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Excel 201 6

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Tablas Dinámicas

Las Tablas dinámicas son una de las funciones más poderosas en Excel y también son sorprendentemente rápidas de crear. Con los datos de origen organizados correctamente, se puede crear una tabla dinámica para resumir y analizar rangos de datos en tan solo un par de minutos. Hay infinitas posibilidades para estructurar los datos en una tabla dinámica, por lo que se deseará tener una buena idea de lo que se desea medir o entender antes de comenzar.

Las tablas dinámicas son excelentes para agrupar o expandir niveles de datos, transformar columnas en filas y viceversa (haciendo que los datos sean dinámicos), y filtrar y ordenar datos. Se prestan particularmente bien para formar un resumen conciso a partir de largas listas de datos. Se pueden utilizar para crear informes dinámicos en una fracción del tiempo que tomaría hacerlo manualmente, ayudando a tomar decisiones conscientes.

Este módulo explica cómo crear tablas dinámicas, modificar su estructura y formato, utilizar escalas de tiempo y agrupar valores. Una vez que se han dominado las tablas dinámicas, se descubrirá que hay una variedad de formas en las que se pueden utilizar para agregar valor a los proyectos.

Objetivos

Crear Tablas Dinámicas Agregar Múltiples Campos de Tabla Dinámica Cambiar el Cálculo de una Tabla Dinámica Agregar Campos Calculados La Función IMPORTARDATOSDINAMICOS Filtrar Tablas Dinámicas Escalas de Tiempo Diseño de Tabla Dinámica Agrupar Valores Actualizar una Tabla Dinámica Formato a Tablas Dinámicas

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Crear Tablas Dinámicas

Cuando nos encontramos con una hoja de cálculo llena de datos, con muchas columnas y quizás cientos o miles de filas, hacer que todo tenga sentido puede ser una tarea desalentadora. Las tablas dinámicas ayudan a extraer solo los datos que se necesitan para tomar decisiones conscientes rápidamente. Son muy flexibles, fáciles de ajustar y se pueden crear y modificar con tan solo unos cuantos clics. No hay que preocuparse si las tablas dinámicas son confusas al principio, tendrán mucho más sentido una vez que se comience a trabajar con ellas.

Antes de comenzar a crear una, es importante tener en mente algunas reglas:

• Los datos deben estar organizados cuidadosamente en filas y columnas sin ninguna fila o columna en blanco.
• Cada columna debe tener el mismo tipo de datos. Por ejemplo, no se debe tener una columna de precios en la que algunas celdas tengan el formato de moneda aplicado y algunas tengan el formato contabilidad aplicado.
• Las tablas dinámicas pueden crearse utilizando un rango de celdas o una tabla existente.

Crear una Tabla Dinámica

Seleccionar cualquier celda en el rango de datos que se desea analizar. Hacer clic en la pestaña Insertar en la cinta de opciones.

Hacer clic en el botón Tabla dinámica en el grupo Tablas.

Se abre el cuadro de diálogo he Crear tabla dinámica. Aquí, hay que elegir qué datos analizar y dónde colocar la tabla dinámica.

Si ya se ha hecho clic dentro de un rango de datos, se llena el campo Tabla o rango. Verificar que se muestra el rango correcto.

Tip: El rango de datos no tiene que estar en el libro de trabajo actual. Seleccionar Utilice una fuente de datos externa para seleccionar datos fuera del libro de trabajo.

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Agregar Campos de Tabla Dinámica

Una vez que se ha creado una tabla dinámica, es necesario especificar los datos que se desea analizar. El panel Campos de tabla dinámica aparece a la derecha. Debajo del campo Buscar se ve una lista de todos los campos posibles que se pueden utilizar en la tabla dinámica. Estos campos son los encabezados de columna de la fuente de datos original.

Para facilitar su comprensión, hay que desglosar la tabla. Digamos que el conjunto de datos original contiene información de ventas de boletos e incluye fechas, destinos, precios, el número de ventas, ventas totales, agentes de ventas, etc., pero todo lo que realmente se necesita es saber cuántos boletos se vendieron cada mes para cada destino. Se puede tomar el campo Destino y el campo Fecha, agregarlos como filas y columnas en la tabla dinámica, y agregar un campo numérico de ventas al área de valores. La tabla dinámica mostrará un subconjunto de los datos originales, pero solo incluirá los valores que realmente se necesita ver.

Hacer clic y arrastrar un campo al área Filas.

Hacer clic y arrastrar un campo al área Valores.

Si se desea, hacer clic y arrastrar un campo al área Columnas. Tip: Si se desea filtrar la tabla dinámica, agregar un campo adicional al área Filtros.

La tabla dinámica se actualiza para mostrar los valores de los campos que se han agregado. Lo mejor de las tablas dinámicas es que son extremadamente flexibles. Si la tabla no está mostrando los datos que se desea, simplemente hacer clic y arrastrar los campos dentro y fuera de las áreas Filas, Valores y Columnas hasta que la tabla dinámica represente los datos correctamente.

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Agregar Múltiples Campos de Tabla Dinámica

Cuando se agregan campos a las áreas Filtros, Columnas, Filas y Valores de una tabla dinámica, no estamos limitados a solo añadir un campo; es posible agregar tantos como se desea. Sin embargo, si se hace demasiado compleja, la tabla dinámica comenzará a volverse difícil de entender. Es posible que sea necesario experimentar agregando múltiples campos a ciertas áreas para ver qué funciona mejor para el conjunto de datos. Hay que recordar que siempre se pueden arrastrar los campos fuera del área a la que se han agregado en el panel Campos de tabla dinámica para eliminarlos.

Vamos a remitirnos al ejemplo anterior, en el que solo estábamos interesados en ver las ventas mensuales de cada destino. Después de crear la tabla dinámica, es posible que el jefe solicite ver los datos de los agentes que hicieron esas ventas. En lugar de crear una tabla dinámica por separado, es posible agregar fácilmente el campo Nombre como una fila adicional para expandir los datos que se representan.

Agregar un Campo de Fila o Columna Adicional

Hacer clic en cualquier celda en la tabla dinámica.

Aparece el panel Campos de tabla dinámica.

Tip: También se puede activar el panel Campos de tabla dinámica haciendo clic en el botón Lista de campos en la pestaña Analizar.

Hacer clic y arrastrar un campo al área Filas o Columnas.

La tabla dinámica se actualiza para incluir los valores adicionales. El orden en el que se colocan los campos en cada área en el panel Campos de tabla dinámica afecta la apariencia de la tabla. Se puede arrastrar los valores del campo hacia arriba o hacia abajo dentro de un área (el área Filas, por ejemplo) para ajustar qué datos aparecen primero.

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Expandir o Contraer un Encabezado

Una vez que se ha agregado más de un valor en un área, los botones expandir o contraer aparecen para los valores de nivel superior en la tabla dinámica. Utilizar estos para cambiar la cantidad de datos visibles a la vez.

Hacer clic en el símbolo Expandir o Contraer junto a un encabezado de fila o columna.

Agregar un Campo de Valor Adicional

Si el conjunto de datos original tiene múltiples columnas con valores numéricos, es posible que sea necesario agregar campos adicionales al área Valores. Si este es el caso, la tabla dinámica mostrará la suma de un conjunto de datos seguido de la suma del segundo conjunto de datos en una columna adyacente.

Hacer clic y arrastrar un segundo campo al área Valores.

El orden en el que se colocan los campos en el área Valores es muy importante. Si se agrega un campo y la tabla dinámica no luce bien, hay que intentar ajustar el orden de los campos hasta que la tabla muestre datos útiles.

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Cambiar el Cálculo de una Tabla Dinámica

Además de ajustar el diseño de los datos de la tabla dinámica, también es posible cambiar cómo resume los valores una tabla dinámica. Por ejemplo, es posible que se desee que la tabla muestre promedios en lugar de totales.

Cambiar el Cálculo de la Tabla Dinámica

Hacer clic en cualquier celda dentro de la tabla dinámica. Hacer clic en la pestaña Analizar en la cinta de opciones. Hacer clic en el botón Campo activo en la cinta de opciones. Hacer clic en Configuración de campo.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor. Desde aquí, es posible seleccionar opciones de cálculo incluyendo Suma, Recuento, Promedio o Máximo, entre otros.

Tip: Cuando un campo que contiene valores numéricos se agrega a una tabla dinámica, Excel calcula la suma automáticamente. Seleccionar el tipo de cálculo que se desea utilizar.

Hacer clic en Aceptar.

Los datos resumidos en la tabla dinámica cambian para utilizar el nuevo cálculo.

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Eliminar un Campo Calculado

Si se decide que no es necesario el campo calculado en la tabla dinámica, es posible eliminarlo al igual que cualquier otro campo.

Desmarcar el campo calculado en el panel Campos de tabla dinámica.

El campo calculado se elimina de la tabla dinámica; sin embargo, permanece en la lista de campos para utilizarse de nuevo en el futuro.

Note: Si se desea eliminar el campo calculado por completo, es necesario volver a abrir el cuadro de diálogo Insertar campo calculado, seleccionar el campo que se creó en la lista Campos y hacer clic en el botón Eliminar.

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La Función IMPORTARDATOSDINAMICOS

La función IMPORTARDATOSDINAMICOS se utiliza para extraer datos de la tabla dinámica. Se coloca la función en una celda fuera de la tabla dinámica y utiliza datos dentro de la misma para realizar un cálculo. La sintaxis de la función IMPORTARDATOSDINAMICOS luce así: =IMPORTARDATOSDINAMICOS (Camp_datos, Tabla_dinámica, [Campo1, Elemento1], ...). La función se llena con la siguiente información:

• Camp_datos: El nombre del campo en la tabla dinámica que se desea consultar.
• Tabla_dinámica: Cualquier celda ubicada en la tabla dinámica.
• Campo1, Elemento1 (Opcional): El campo o elemento que se desea referenciar.

Utilizar la Función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Hacer clic en una celda fuera de la tabla dinámica donde se desea agregar la función.

Escribir el signo =. Hacer clic en la celda de la tabla dinámica que contiene los datos que se desea extraer. Tan pronto como se escribe = y se hace clic dentro de la tabla dinámica, se agrega automáticamente la función IMPORTARDATOSDINAMICOS.

(Opcional) Expandir la función para incluir cálculos adicionales.

La ventaja de utilizar la función IMPORTARDATOSDINAMICOS en lugar de una referencia de celda es que registra los datos para garantizar que se devuelve el valor correcto, incluso si la ubicación de la celda referenciada cambia cuando se actualizan los datos en una tabla dinámica.

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Filtrar Tablas Dinámicas

Al igual que con los rangos de datos básicos y las tablas en Excel, se puede filtrar una tabla dinámica para enfocarse en un segmento de datos más pequeño.

Por ejemplo, en lugar de mostrar los valores de ventas de cada destino, se puede agregar el campo Comisión como un filtro de informe para mostrar solo las ventas en las que un agente obtuvo una comisión.

Agregar un Campo de Filtro

Hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica. Arrastrar un campo al área Filtros en el panel Campos de tabla dinámica.

El campo filtrado aparece en la parte superior de la tabla dinámica. Se muestra el texto (Todas) para saber que los datos no se están filtrando actualmente.

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Hacer clic en la flecha de la lista del campo que se ha agregado como un filtro.

Aparece una lista de opciones de orden y filtrado. Los elementos disponibles en el menú diferirán basados en el campo que se ha agregado como un filtro. Además, aparece el campo Buscar en la parte superior de la lista del filtro. Si se desea, escribir manualmente el criterio por el que se desea filtrar. Tip : También se pueden filtrar los encabezados de fila o columna en una tabla dinámica, haciendo clic en la flecha de la lista Encabezados de fila o Encabezados de columna y seleccionando solo los valores que se desea mostrar.

Seleccionar el o los elementos que se desea utilizar como un filtro. Hacer clic en Aceptar.

Se actualiza la tabla dinámica para mostrar solo los valores que cumplen con el criterio de filtro.

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