Download Funciones Esenciales y Habilidades Clave de una Secretaria Profesional and more Lecture notes Marketing Management in PDF only on Docsity!
Básico de Secretariado
ACTIVIDAD 2 Tema 5
Valor: 20 puntos
Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las
siguientes preguntas:
1. ¿Describa cada una las funciones secretariales?
La labor de una secretaria es dar soporte y colaboración a su jefe para que logre cumplir a cabalidad con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones. Aunque la naturaleza de la empresa incide en el tipo de labores que se requiere de una secretaria, se podría decir que sus funciones principales son:
- Gestión de agenda Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones, personales. También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones con las que debe relacionarse su empleador. La agenda de una secretaria suele servir como bitácora operativa del ejecutivo para el cual trabaja.
- Atención al público Secretariado Auxiliar La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto. Asimismo, es la persona que recibe a los visitantes en la oficina. Por esto es importante que la secretaria
mantenga una imagen acorde con la imagen corporativa del lugar de trabajo.
- Gestión de documentos Además de ser la persona que recibe y gestiona la correspondencia de su jefe, una secretaria escribe, lee, responde y archiva la mayoría de las cartas, notificaciones, memorandos y correos electrónicos de su empleador. A tal fin, conviene que maneje ciertas aplicaciones de software que le permitan preparar con mayor agilidad y rapidez tales documentos.
- Manejo de información sensible (interna y externa) Entre las funciones que distinguen a una buena secretaria figura manejar adecuada y eficientemente toda información sumamente importante para la operación de la empresa o institución en la que trabaja. Por ejemplo, debe tener el control de los documentos legales que pueden ser requeridos por instancias gubernamentales en cualquier momento. También puede tener acceso a información del entorno o de cualquiera de los actores relacionados con la empresa. Esta información debe ser gestionada de forma discreta, eficiente y oportuna.
- Organización de la oficina. La secretaria debe operar y mantener en operación los equipos y el mobiliario de la oficina: teléfonos, fotocopiadoras, impresoras, proyectores, muebles, archivadores, entre otros. Es quien lleva el control del inventario de insumos y equipos de oficina. También mantiene en orden los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de tal modo de que la información esté fácilmente disponible para cuando se requiera. La secretaria debe tener su espacio de trabajo limpio y organizado, puesto que suele ser de las primeras cosas que ven las personas ajenas a la empresa al entrar en sus instalaciones.
2. Describa la importancia del saludo y la presentación personal en una
secretaria
4. Describir el protocolo de llamada.
Antes de realizar una llamada, es importante prepararse revisando la información necesaria para la conversación. Se debe establecer un objetivo claro y asegurarse de que el tono de voz sea profesional y respetuoso. Al iniciar la llamada, es recomendable identificarse con nombre y cargo, y saludar de manera cordial. Luego, se debe expresar el motivo de la llamada con claridad, asegurando que el interlocutor comprenda el propósito de la comunicación. Al finalizar, se debe agradecer el tiempo del interlocutor y asegurarse de que todas las dudas queden resueltas. Terminar la llamada con cortesía refuerza una imagen profesional y deja una impresión positiva.
5. ¿Qué aspectos conforman la imagen?
La imagen personal es la suma de varios elementos, incluyendo vestimenta, higiene, lenguaje corporal y actitud. Todos estos factores influyen en la percepción que los demás tienen de una persona. El vestuario es fundamental, ya que debe estar alineado con el entorno laboral. La ropa limpia, bien cuidada y acorde al ambiente transmite profesionalismo. Además, el aseo personal es clave para proyectar una imagen pulcra y organizada. La actitud también forma parte de la imagen. Una persona segura de sí misma, con un trato amable y respetuoso, genera confianza y credibilidad. La postura, el contacto visual y la expresión facial complementan la impresión que se proyecta en el entorno laboral.
6. Mencione algunas técnicas de maquillaje y combinación de colores.
El maquillaje debe ser discreto y acorde al ambiente profesional. Se recomienda utilizar tonos neutros y aplicar productos de forma moderada para resaltar la apariencia sin exagerar. La combinación de colores en la vestimenta influye en la percepción de la imagen. Colores como el azul y el gris proyectan seriedad y confianza, mientras que tonos cálidos pueden transmitir accesibilidad y dinamismo. Es importante elegir colores que complementen el tono de piel y la personalidad. El equilibrio es clave en el maquillaje y vestimenta. La armonía entre tonos y la aplicación adecuada de productos contribuyen a una imagen profesional sin perder naturalidad.
7. Liste las técnicas de la forma correcta de caminar
Mantener una postura erguida con la espalda recta es esencial para caminar con elegancia y seguridad. La forma de caminar influye en la percepción que los demás tienen de una persona. Los pasos deben ser firmes y naturales, evitando movimientos bruscos o apresurados. La cadencia al caminar refleja confianza y profesionalismo, además de transmitir una imagen segura. El movimiento de brazos también debe ser controlado. Evitar gestos exagerados y mantener un ritmo fluido contribuye a una presencia más armoniosa y profesional.
profesional. Una persona bien presentada genera respeto y seguridad entre sus colegas. Además, una imagen cuidada influye en la percepción de una empresa. Los empleados representan a la organización, por lo que proyectar una imagen adecuada contribuye al prestigio corporativo. El ambiente laboral también se ve afectado por la imagen de los trabajadores. Una oficina donde los empleados cuidan su presentación y actitud genera un entorno de respeto y armonía, lo que mejora la productividad y el bienestar del equipo.
