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Una introducción al proceso administrativo, destacando la importancia de la planificación y el control como funciones primordiales de los gerentes. Se define el concepto de 'planificación y control integral de utilidades' como un enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de estas funciones administrativas. Se aborda la evolución histórica del presupuesto, desde sus orígenes en el sector gubernamental del siglo xviii hasta su adopción en la empresa privada en el siglo xx. Se resalta la importancia del presupuesto como herramienta moderna para la planificación y el control de actividades, permitiendo a las empresas mantenerse competitivas al disminuir la incertidumbre y otorgar mayor exactitud en los resultados finales. El documento también enumera las principales ventajas y limitaciones del uso del presupuesto en la gestión empresarial.
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1. 1 PRESUPUESTO INTRODUCCIÓN
Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las operaciones de planificación y control. En los negocios, en el gobierno y en la mayoría de otras actividades de grupo, se emplea en forma generalizada un sistema de planificación y control (denominado también presupuestación administrativa ) en el desempeño de las responsabilidades de planificación y control a cargo de la administración. Se utiliza el término descriptivo planificación y control integral de utilidades , otros términos que se emplean en el mismo contexto son presupuestación en los negocios , presupuestación de la dirección (o gerencial) y presupuestos. Para nuestros propósitos, el término planificación y control integral de utilidades se define como un enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de fases importantes de las funciones administrativas de planificación y control. Específicamente, comprende:
La eficacia con la que se administra una entidad se reconoce generalmente como el factor individual más importante en el éxito a largo plazo de tal entidad. El éxito de la empresa se mide en términos del logro de sus metas. La administración puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, los materiales y el capital. El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desempeño de las siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
Tanto las empresas mercantiles como las no mercantiles deben tener objetivos y metas. En las organizaciones mercantiles, las orientaciones primordiales a las metas son:
La figura siguiente destaca la existencia de información histórica que constituye una fuente importante para efectuar los pronósticos, lo cual no implica que los hechos del pasado tiendan a repetirse. Los datos históricos son transcendentales para la elaboración del presupuesto, por ejemplo, la evolución de las ventas den valores absolutos o porcentuales puede constituir un parámetro a considerar en la proyección.
La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas, a tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente como las funciones del Proceso Administrativo. El Presupuesto se encuentra en todas las etapas del Proceso Administrativo:
1. Planificación es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los posibles objetivos, basándose en la información estadística que se posea en el momento de efectuar la estimación. 2. Organizar es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus labores para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la entidad, por medio del establecimiento de elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan, lo que permite apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, utilizando en este caso al Presupuesto como elemento para modificar la estructura del negocio si se requiere. 3. Integración de Personal, suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos. Para la elaboración del presupuesto de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos, coincidiendo y funcionando así todas las actividades de la Institución. 4. Dirigir y motivar es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa. Ayuda en las políticas a seguir, toma de decisiones y visión de conjunto, así como a conducir y guiar a los subordinados. 5. Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica: a) establecer metas y normas, b) comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas, y c) reforzar los aciertos y corregir las fallas. El control presupuestario es la manera de mantener el plan de operaciones dentro de los límites preestablecidos. Al comparar resultados reales con los presupuestados, determina variaciones y suministra a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.
La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer algo, o de adoptar o rechazar una actitud. Una sana toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjeturación secundaria. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en sí y por sí, una decisión.
El instinto de supervivencia del hombre lo ha hecho buscar la forma de anticiparse a lo que sucederá en el futuro a fin de hacer frente a las adversidades y alcanzar sus objetivos.
Los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de su cosecha de trigo con el objeto de prevenir años de escasez. Los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados para exigir el tributo correspondiente.
El profesor Joseph Vlaemminck, en su obra Historia y doctrinas de la contabilidad, menciona que en los registros de los Massari de Génova (1340) (orígenes de la contabilidad) aparecen cuentas de presupuesto. Luego cita al monje benedictino Angelo Pietra como el primer autor que se preocupa de la previsión de ingresos y gastos (siglo XVI) y a Lodovico Fiori como el autor que habla de la utilidad de los presupuestos (1636).
El presupuesto como herramienta de planificación y control tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaban al Parlamento británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.
Después de la Primera Guerra Mundial las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector publico se llega incluso a aprobar una Ley de presupuesto nacional. 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad, particular al sistema “presupuesto flexible”. Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundo de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y
programar, y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y la toma de decisiones con base en el estudio y evaluación amplios de los costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en el que se definen los principios básicos del sistema. En 1948 el Departamento de Defensa de Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades. En 1961 el Departamento de Defensa de Estados unidos trabaja con un sistema de planeación de programas y presupuestos. En 1965 el gobierno de Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control el sistema conocido como “planeación por programas y presupuestos”.
Han surgido muchos métodos, que van desde la proyección estadística de estados financieros hasta el sistema “base cero” con el cual se ha tratado de fijar una serie de “paquetes de decisión” para elegir el más razonable, y eliminar así la improvisación y los desembolsos innecesarios. CONCEPTO DE PRESUPUESTO El empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus operaciones, los ingresos, costos y gastos, con el objetivo claro de obtener utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todas las actividades empresariales. Le compete además instaurar procedimientos que no ahoguen la iniciativa de las personas y que auspicien la determinación oportuna de las desviaciones detectadas frente a los pronósticos, con el propósito de evitar que en el futuro las estimaciones se reflejen en cálculos excesivamente pesimistas u optimistas. Para Meyer, Jean en su libro Gestión Presupuestaria, Presupuesto es, “un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa”. Al hablar de previsiones, se hace referencia a las decisiones que con anticipación debe tomar el “jefe de la empresa” para alcanzar los resultados propuestos. Hasta hace algunos años, este era el modo de administrar de muchos empresarios, de tal manera, que el éxito o fracaso de la organización era el premio o castigo que solo obtenía el gerente y de esos resultados dependía su estabilidad laboral. Hoy, el enfoque ha cambiado. Los resultados por lo general dependen de un equipo que se compromete y lucha por unos objetivos trazados de manera conjunta. Otra definición de Presupuesto “es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la empresa en un periodo, en desarrollo de las estrategias adaptadas, que permite organizar los recursos y procesos necesarios para lograrlos y evaluar su ejecución”
•Estar basado en estimaciones o pronósticos, que son susceptibles de errores, y a imprevistos como: disposiciones fiscales, tendencia del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc.
