IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Tanto las empresas como las personas, conocemos que toda actividad o tramite
genera un documento, documento en el cual se puede testificar información y es
esencial por su contenido histórico, evolutivo, de identidad y organizacional, el
conjunto de estos documentos es denominado archivo, por esto se considera de
vital importancia mantenerlos en orden, para que la toma de decisiones basada en
evidencias sea mucho más fácil, teniendo como características que son exactos,
funcionales, simples, técnicos y ahorran costos derivados del tiempo y personal
empleado en las búsquedas de documentación.
Los archivos se remontan probablemente al comienzo de la humanidad, al inicio de
las diferentes culturas donde se evidenciaron los primeros escritos bien
organizados, los mismos que se convirtieron en instrumento de control de riquezas y
poder, entre esas culturas en las cuales el archivo iniciaría su evolución podríamos
encontrar a los egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia, los arcadios, sumerios
y los babilonios.
Al hablar de riqueza iniciaríamos diciendo que en los siglos XII y XIII los primeros
documentos fueron de carácter financiero, luego de esto, se evidencian archivos
que cumplen incluso con un requisito que rige actualmente, la seguridad, quizá no
de la misma manera obviamente, pero la seguridad de un documento es vital para
evitar su deterioro o extravío y más, si de la corona Real se trata, solo por mencionar
un ejemplo; esto sucede en el siglo XIV, por tal razón, el pionero de los archivos seria
justamente, España, en cabeza de Carlos I, entre los siglos XV y XVI, ya en los
siglos XVII y XVIII, se inicia una investigación más detallada de los archivos en
cuanto a la importancia y las diferencias entre su carácter general o administrativo,
es al inicio de la revolución francesa en el siglo XIX donde se toma un poco mas de
conciencia de la funcionalidad e importancia de los archivos y la necesidad des
estudiar como archivista, en la actualidad, el interés por la investigación en los
países mas desarrollados, son apoyados en soportes de archivos existentes
teniendo como referencias archivos tecnológicos y no solo textuales.
Pero, ¿podríamos simplemente guardar documentos y ya, sin ningún tipo de
clasificación?, la respuesta es no, ellos se clasifican de acuerdo al tiempo
establecido en cada una de las etapas, ya sea, archivo de gestión, central o
histórico, esto corresponde a su ciclo vital, según la organización, hay archivos
controlados por una sola dependencia, archivos descentralizados que son
independientes de todo proceso archivístico, archivos que lleva cada dependencia y
es responsabilidad del jefe de cada oficina o archivos que se manejan de acuerdo
con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado pero que a
su vez se controla desde el archivo central y según su naturaleza se pueden
subdividir en archivo público, privado y privado de interés público.
