Manual de Microsoft Project, Assignments of Development Economics

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MS PROJECT

MANUAL DE OFFICE PROJECT

Contenido

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CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO

Al crear un proyecto nuevo, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o una

fecha de finalización, y puede definir propiedades de archivo específicas que ayuden a organizar o buscar el

proyecto.

Pasos para crear y programar un

proyecto nuevo

1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en

Nuevo.

2. Asegúrate de que la opción Proyecto en blanco esté

activada y, a continuación, Da clic en Crear en el panel

derecho.

3. En la pestaña Proyecto , en el grupo Propiedades , Da clic

en Información del proyec to.

4. Programa el proyecto en el cuadro de diálogo

Información del proyecto :

Para programar un proyecto a partir de la

fecha de comienzo, Da clic en el Fecha de

comienzo del proyecto en el cuadro

Programar a partir de y, a continuación,

selecciona la fecha en el cuadro Fecha de

comienzo.

Para programar un proyecto a partir de la

fecha de finalización, Da clic en Fecha de

finalización del proyecto en el cuadro

Programar a partir de y, a continuación, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de finalización.

Presiona el botón de Aceptar.

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Definir las propiedades del archivo para el proyecto

1. Abre el proyecto.
2. Da clic en la pestaña

Archivo y, a

continuación, en

Información.

3. En el panel derecho, Da

clic en Información del

proyecto y, a

continuación, Da clic en

Propiedades

avanzadas.

4. En la pestaña Resumen , escribe la información pertinente del proyecto en los cuadros.
5. En la pestaña Personalizar , escribe la información

personalizada en los cuadros Nombre , Tipo y Valor y, a

continuación, Da clic en Agregar.

6. Da clic en Aceptar.

Pasos para abrir un proyecto

1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, Da clic

en Abrir.

2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir , Da clic en la unidad o carpeta que contiene el proyecto.
3. En el panel derecho del cuadro de diálogo Abrir , Abre la carpeta que contiene el proyecto que deseas.
4. Da clic en el proyecto y, a continuación, en Abrir.

Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS

Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver un plan de proyecto para que otras

personas puedan verlo sin que sea necesario que tengan Project instalado en sus equipos.

1. Da clic en la pestaña Archivo y luego Da clic en Compartir.
2. Da clic en Crear documento PDF/XPS y luego Da clic en Crear un PDF/XPS a la derecha.

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4. En el siguiente cuadro de diálogo, selecciona el tipo de informe y vuelva a hacer clic en Seleccionar. El

informe aparecerá en el modo Vista previa de impresión.

5. Da clic en Imprimir.

Paso para agregar un encabezado o un pie de página a un informe básico

1. Da clic en el grupo Proyecto.
2. En el grupo Informes , Da clic en Informes.
3. En el cuadro de diálogo Informes , Da clic en Personalizado y, a

continuación, en Seleccionar.

4. En el cuadro de diálogo Informes personalizados , selecciona un informe en la lista Informes y, a

continuación, Da clic en Imprimir.

La lista de informes contiene todos los informes que se pueden imprimir.

5. Da clic en Configurar página.
6. Da clic en la pestaña Encabezado o Pie de página.
7. Da clic en la pestaña Izquierda , Centro o Derecha.
8. En el cuadro de texto, escribe o pegue el texto, agregue información del documento o del proyecto, o

inserte o pegue un gráfico.

Para agregar números de página, Da clic en Insertar números de , Insertar

número total de o en ambas.

Para agregar la fecha u hora actual, Da clic en Insertar fecha , Insertar hora

actual o en ambas.

Para agregar el nombre del archivo, Da clic en Insertar nombre de.

Para agregar un gráfico, Da clic en Insertar.

Para dar formato a la información predefinida, selecciona el símbolo de "y" comercial ( & ) o

el texto al que deseas dar formato, Da clic en Formato de la fuente del y, a

continuación, selecciona las opciones de formato que deseas.

Para agregar información específica del proyecto, Da clic en la información que deseas en

los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuación, Da clic en Agregar para

cada entrada. Repita este paso para agregar más información del proyecto.

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AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Con Project 2010, puedeS crear tareas para dividir el trabajo del proyecto en varias partes.

Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como "actividades" o "paquetes de

trabajo".

Pasos para Crear una tarea nueva

1. En la pestaña Vista , en el grupo Vistas de tareas , da clic en Diagrama de

Gantt.

2. En un campo Nombre de tarea vacío, escribe el nombre de la tarea y luego

presiona ENTRAR.

Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1. Selecciona la fila debajo de donde deseas que aparezca la nueva tarea.
2. En la pestaña Tarea , en el grupo Insertar , da clic en la parte superior

del botón Tarea.

3. Escribe el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de

las tareas se vuelven a numerar automáticamente después de que se

inserta una tarea.

Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red

1. Para pasar a la vista Diagrama de red , en el grupo Vista de tareas de

la pestaña Vista , da clic en Diagrama de red.

2. En la pestaña Tarea , en el grupo Insertar , da clic en la parte superior

del botón Tarea.

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Pasos para Crear una tarea repetitiva

Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbela como una tarea repetitiva. Si no se repite en determinados

intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo.

1. En la pestaña Vista , en el grupo Vistas de tareas , da clic en Diagrama de

Gantt.

2. Selecciona la fila debajo de donde deseas observar la tarea repetitiva.
3. En la pestaña Tarea , en el grupo Insertar , da clic en la parte inferior del

botón Tarea y, a continuación, da clic en Tarea periódicamente.

En el cuadro Nombre de tarea , escribe el nombre de la tare a.

5. En el cuadro Duración , escribe la duración de una

única repetición de la tarea.

6. En la sección Patrón de repetición , da clic en

Diariamente , Se manalmente , Mensualmente o

Anualmente.

7. Selecciona la casilla junto a cada día de la

semana en que debe repetirse la tarea.

8. En el cuadro Iniciar , escribe la fecha de inicio y

realice uno de los siguientes procedimientos:

Selecciona Finalizar después de y, luego, escribe

la cantidad de repeticiones de la tarea.

Página

Selecciona Finalizar el y, luego, escribe la fecha en que deseas que finalice la tarea repetitiva..

9. En la sección Calendario para programar esta tarea , selecciona un calendario de recursos de la lista

Calendario para aplicar a la tarea. Si no deseas aplicar un calendario, selecciona Ninguno.

Cuando insertas una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automáticamente y

se observa un indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores.

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo

Nombres del recurso , el recurso se asignará al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas

individuales cada vez que se repiten.

Sugerencias para trabajar con tareas

Para definir las tareas más efectivamente, ten en cuenta las siguientes pautas:

Desglosa las tareas al nivel de detalle del que deseas realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en más

detalle para las áreas más peligrosas.

Asegúrate de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas.

Define las tareas cortas en comparación con la duración total del proyecto. Las tareas cortas le permiten

estimar más fácilmente el tiempo y los recursos.

Evita definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para

contabilizar el tiempo (administrativo) no laborable.

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4. En el cuadro de diálogo Información de tarea , da clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación,

especifique la duración del hito

en el cuadro Duración.

5. Activa la casilla de verificación

Marcar la tarea como hito y,

a continuación, da clic en

Aceptar.

Project 2010 muestra

el símbolo de hito en

la vista Diagrama de

Gantt en el último día

de la tarea.

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DURACION DE LAS TAREAS

Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2010 asigna una duración estimada de forma

predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la cantidad real

de tiempo que requiere la tarea.

Pasos para Cambiar la duración de una tarea

1. En la columna Duración de la tarea, escribe la duración en minutos ( m ), horas ( h ), días ( d ), semanas ( s ) o

meses ( me ).

3. Presiona ENTRAR.

Pasos para cambiar las unidades predeterminadas

1. Da clic en la pestaña Archivo y luego da clic en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto , da clic en Programación en el panel izquierdo.
3. En el cuadro Mostrar duración en , selecciona una unidad de duración.

Permitir mejores estimaciones

Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas

automáticamente. Si tu proyecto no usa duraciones estimadas y se escribe un signo de interrogación en la

columna Duración de una tarea, el valor no se considera una estimación. Para permitir las duraciones

estimadas de tareas en tu proyecto, realiza lo siguiente:

1. Da clic en la pestaña Archivo y luego da clic en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto , da clic en Programación en el panel izquierdo.
3. Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.

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Vincular tareas en la vista Calendario

1. En la pestaña Vista , en el grupo Vistas de tareas , da clic en Calendario.
2. Sitúe el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora.
3. Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

Activar y desactivar el vinculado automático

Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea

se vincule automáticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automático. Por

ejemplo, si tiene tres tareas con vínculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea

adoptará el vínculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella.

El vinculado automático está deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a

continuación.

1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto , da clic en Programación y desplácese hasta la sección

Opciones de programación de este proyecto.

3. Para activar el vinculado automático, active la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas

insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automático, desactive la casilla de

verificación.

Acerca de vincular tareas

Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vínculo predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un

vínculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos

adicionales de vínculos de tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de forma realista:

TIPO DE EJEMPLO DESCRIPCIÓN

VÍNCUL

Fin a

comienzo

(FC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya

completado la tarea de la que depende (A).

Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter

cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que

se haya completado la tarea "Preparar cimientos".

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Comienzo a

comienzo

(CC)

La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la

tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una

vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de

vínculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo

tiempo.

Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar

cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que

comience la tarea "Verter cemento".

Fin a fin (FF)

La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya

completado la tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una

vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de

vínculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo

tiempo.

Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar

instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar instalación eléctrica" no

puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar

cableado".

Comienzo a

fin (CF)

La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que

comience la tarea de la que depende (A).

La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una

vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de

vínculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de

forma simultánea en cuanto comience la tarea de la que depende.

Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construcción

se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son

"Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no

se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de

cimbras".

Acerca de vincular las tareas programadas manualmente

Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project respeta el tipo de vínculo y coloca la

tarea programada manualmente relativa a la otra tarea. Por ejemplo, la tarea sucesora con un vínculo Fin a

comienzo se muestra al comienzo cuando finaliza la tarea predecesora.

Sin embargo, puedes configurar Project 2010 de modo que una tarea programada manualmente no se mueva

cuando se vincule a otra tarea:

1. Da clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto , da clic en Programación y desplácese hasta la sección

Opciones de programación de este proyecto.

3. Desactiva la casilla de verificación Actualizar tareas programadas manualmente al editar vínculos.

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1. En la vista de Diagrama de Gantt, da clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangría como

subtarea o anular la sangría como tarea de

resumen.

2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas,

da clic en Aplicar sangría para aplicar la

sangría a la tarea, de modo que se convierta en una subtarea.

Recomendaciones

Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior

hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.

Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema. Al desplazar o

eliminar una tarea de resumen, automáticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas.

Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automáticamente todas sus subtareas. Para eliminar una

tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangría de las subtareas hasta

que estén al mismo nivel que la tarea de resumen.

Al reorganizar una lista de tareas, cambiarán los números de esquema de los elementos de la lista. Los

números de esquema se actualizan automáticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la

estructura actual de la lista de tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado

especificado manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Si desplaza una tarea,

deberá ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación.

La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para

crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas. Después de organizar las tareas

vinculadas en su programación de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido

previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.

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Usar planeación descendente para crear tareas de resumen (o fases)

Con el método descendente de programación de trabajo del proyecto, primero se identifican las fases

principales (o tareas de resumen) y, a continuación, se desglosan las fases en tareas individuales, en lugar de

proceder en orden inverso.

En ocasiones, es necesario tener una visión general del proyecto antes de planear los detalles.

Lo que es importante tener en cuenta a la hora de crear tareas de resumen descendentes en Project 2010 es

que, cuando una tarea de resumen está programada manualmente, las duraciones de las tareas individuales

(a veces denominadas subtareas) no se resumirán automáticamente.

Paso 1: Crear una tarea de resumen (o fase)

El primer paso de la planeación descendente es crear tareas de resumen de alto nivel (o fases) con una

estimación de cuánto durarán dichas tareas. La estimación, por ejemplo, podría ser un presupuesto de la

cantidad de tiempo que su departamento puede dedicar a una fase determinada de un proyecto más

grande, sin conocer los detalles de las tareas correspondientes a cada fase.

1. Da clic en la pestaña Vista. En el grupo Vistas de tareas , da clic en Diagrama

de Gantt.

2. Especificar una nueva tarea. Esta tarea será la tarea de resumen de esta fase

del proyecto.

3. Sigue uno de estos pasos:

En el campo Duración

correspondiente a dicha tarea,

especifique una duración (por

ejemplo, 20d ).

Especifique una fecha de inicio o

de finalización para una fase si no

sabe exactamente cuánto durará.

Si no especificas una

duración, fecha de inicio o fecha de finalización, no podrá crear una fase descendente. No obstante,

después de crear una tarea de resumen sin duración, fecha de inicio o fecha de finalización, es posible

agregar esta información posteriormente para convertir la tarea de resumen en una fase descendente.