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Conceptos de Administración del tiempo. En la sociedad actual, se atribuye el 80% de los problemas en las organizaciones al factor humano. En Latinoamérica se vive aún más serio este aspecto por los problemas de corrupción, subdesarrollo y desorganización, por lo que se vuelve urgente el apoyo del área humanista para revertir todas sus consecuencias negativas. Es importante resaltar la cuestión de la actitud ante el trabajo y la vida en general para reducir las deficiencias generadas de los malos hábitos aprendidos por generaciones. ¿Qué es el tiempo? Pocas personas toman real conciencia de lo que significa planear sus actividades de tal forma que las 24 horas del día les alcance para realizar todas ellas. El tiempo ha sido objeto de estudios tanto filosóficos como científicos, pues saben que de su aprovechamiento se obtendrá una mejora en la productividad de sus pueblos, pues redunda en una fuente de riqueza económica. Las empresas deberían de ser las más interesadas en aprovechar al máximo el potencial de sus empleados para que éstos administren correctamente sus actividades y de esta manera evitar pagarles por menos resultados. Si damos una definición general del tiempo, podemos decir que es “la dimensión del cambio”. Todos tenemos las mismas horas todos los días, ni más ni menos minutos, hagamos lo que hagamos; lo que sí podemos administrar son las actividades que realizamos dentro de él. ¿Qué es la administración? Viene del latín minister que significa criado, cuya condición era el uso de las manos, o sea un administrador era el que “servía con las manos”, con el tiempo el
término derivó en “aquello que es funcional en el uso de determinados medios para determinados fines”. ¿Qué es a Administración del tiempo? Es la administración de uno mismo, manejando adecuadamente los recursos de todo tipo. Cuando se quiere recuperar tiempo perdido, inevitablemente se abusará de otro recurso alternativo, por ejemplo, si salimos tarde de la casa hacia el trabajo, creeremos 4 que “recuperar” tiempo se podrá acelerando (forzando) al coche, lo que generará mayor gasto del vehículo y de nuestro cuerpo y mente por el estrés. ¿Cuántos tipos de tiempo hay? Tiempo físico: es el cambio inexorable a nivel de la materia, el cual no se puede detener. Tiempo psicológico: es la forma en como experimentamos la lentitud o rapidez en que transcurre un evento, el cual nos puede parecer efímero o eterno, dependiendo de las circunstancias en las que nos encontremos. Eficiencia, eficacia y efectividad Son sin duda términos relacionados con el aprovechamiento del tiempo Eficacia: es alcanzar una meta determinada. Eficiencia: es alcanzar esa meta, con alta calidad y en menor tiempo. Efectividad: es el resultado que obtenemos dividido entre el resultado que se esperaba. ¿Urgente o importante? Urgente: toda aquella actividad que no admite retrasos en su ejecución, por ejemplo, cuando alguien sufre un accidente, es imprescindible llevarlo de
Planeación del tiempo semanal. De esta manera, una actividad planeada para el día lunes puede ser entrevistarse con proveedores, a la cual se le destina un tiempo de 3 horas; después realizar cobro de facturas, destinándole a ello 2 horas Eficaces en el uso de tiempo. El porcentaje de eficacia se logra dividiendo el tiempo calculado entre el tiempo real multiplicando el resultado por cien. Si una tarea se planeó realizar en 2 horas, pero se utilizaron 3, 2/3=0.66 x 100= 66% de eficacia. Estas herramientas son lo que conforma la agenda. Enemigos del tiempo Los enemigos del tiempo externos: son fáciles de detectar: la interrupción constante por llamadas telefónicas; las juntas de trabajo excesivas, el tráfico vehicular, etc. Los enemigos internos: tienen que ver con la procrastinación (dejar todo para después), la negligencia, la pereza o la distracción en aspectos ajenos a la tarea por cumplir.
Los primeros no podemos controlarlos, pero los segundos sí. Y es ahí donde entra la ardua labor de la disciplina y la voluntad para querer cambiar, al menos de manera paulatina, nuestros malos hábitos de administración de actividades. Delegación del trabajo Consiste en asignar tareas propias a otros para disminuir las cargas de trabajo y poder realizar con mayor holgura y calidad las actividades más importantes. muchas personas se resisten a delegar por diferentes razones:
- Creer que otras personas son incompetentes para realizar la tarea.
- Temer que el otro haga mejor el trabajo que uno, poniendo en riesgo nuestro puesto de trabajo.
- Creerse superior en ese rubro. A pesar de ello, delegar ofrece diferentes ventajas tanto para el que la realiza como para el que se le designa. Delegar, ofrece más tiempo libre para realizar otras actividades, así que cuando incluso se tenga que pagar por ello, valdrá la pena si proporciona la posibilidad de descansar a recrearse.
entender que es lo que se esta haciendo mal para así poder administrar el tiempo correctamente. Herramientas para la administración del tiempo. Tiempo discrecional: Abarca todas aquellas actividades que podemos planear su ejecución de antemano; puede decirse que si lo podemos agendar es controlable. Es el que le dedicamos a una visita al dentista, a la cita con un cliente o a los horarios de la escuela o del trabajo. Tiempo de respuesta: Abarca aquellas situaciones o actividades que se salen de control y fueron imposibles de determinar. Los tiempos de respuesta exigen una atención inmediata al incidente, por lo que no se puede postergar su resolución, es por eso que debemos tener en cuenta este tiempo en nuestras actividades diarias. La razón de identificar el tiempo discrecional y el tiempo de respuesta, radica en la habilidad que debemos adquirir para poder otorgar espacios en la agenda ante la presencia de posibles eventualidades. Ciclo de productividad: Para que se dé la productividad, se ha propuesto un modelo consistente en cuatro fases por medio de las cuales se puede establecer el nivel de la misma. Estos pasos incluyen:
- Medición de la productividad: es un paso previo, se debe tener definido el nivel existente antes de comenzar la ponderación.
- Evaluación de la productividad: los datos medidos se deben comparar con la productividad que se desea alcanzar.
- Planeación de la productividad: Se realizan metas a corto o largo plazo.
- Mejoramiento de la productividad: Se deben realizar revisiones periódicas permanentes para detectar qué se debe mejorar en el proceso, así como las modificaciones pertinentes para lograr los niveles productivos deseados. Después de haber seguido lo más cercanamente posible a lo planeado nuestras actividades, luchando por alejar nuestros enemigos del tiempo, debemos mejorar la productividad ajustando la agenda todo lo necesario hasta obtener los resultados deseados. Principio 10- Este principio fue formulado por Stephen Covey quien afirma que el 90% de lo que nos pasa día a día puede ser controlado por nosotros: las actividades cotidianas como las comidas, tiempos de aseo personal, el trabajo, la escuela, las relaciones personales, etc. El restante 10% abarca situaciones que están fuera de nuestro control y no es posible ejercer una influencia para que esto cambie: una inesperada lluvia al salir del trabajo, la pinchadura de una llanta, una inesperada gripe o resfriado, etc. La importancia de este principio radica en el control del factor emocional que debemos tener sobre los efectos producidos por ese 10% en nuestras reacciones temperamentales. En resumen, Covey plantea evitar molestarnos en exceso ante una situación que nos genere molestia (equivalente a los tiempos de respuesta), debemos tomar la emoción generada en el momento como una alarma que nos permita evitar consecuencias peores. Leyes de Parkinson: Estos principios fueron propuestos por Cyril Parkinson, quien era un empleado del gobierno británico. Él descubrió estas afirmaciones después de años de trabajar como burócrata:
TÉCNICAS PARA EL CONTROL DE LAS EMOCIONES.
Desensibilización sistemática. Fue creada para la disminución de estados de ansiedad altos. Aunque su finalidad es terapéutica, su conocimiento permite su aplicación en la vida cotidiana para reducir niveles de tensión provocados por eventos que nos resultan indeseables y molestos. Básicamente consiste en una serie de ejercicios musculares y de respiración asociados con la visualización del momento ansiogénico en sus fases previas, desde que inicia la sensación de incomodidad hasta que la angustia se vuelve intolerable. La persona tiene que aprender previamente una técnica de relajación consistente en tener una posición cómoda, ya sea sentado o acostado, luego, se le pedirá que tense los músculos en un orden determinado, puede ser comenzando por las extremidades inferiores, el tronco, las extremidades superiores, el cuello y por último, la cabeza. Se le pide tener un control de su respiración: se tensa mientras se inhala, se destensa el cuerpo en el orden inverso mientras exhala con suavidad. Este ejercicio se repite hasta 14 14 que se logra su total dominio. Posteriormente se le pide que haga una lista de eventos previos al suceso que genera ansiedad, comenzando del más al menos intenso. La intención es “desconectar” la sensación de ansiedad del evento visualizado a través de la relajación. Esta técnica requiere paciencia y dedicación, quienes la aplican señalan que la sensación de ansiedad puede desaparecer en un plazo de un mes si su práctica es constante y guiada.
Sensibilización encubierta Esta técnica se usa en el tratamiento de adicciones o de conductas nocivas que afectan a las personas como el incontrolable deseo de apostar en el juego o morderse las uñas. la desensibilización sistemática, consiste en un ejercicio de relajación corporal y de visualización y asociación de ideas, pero en esta ocasión se anclará con eventos repulsivos para evitar su ejecución. Primeramente, se pide a la persona que se relaje (se pueden usar los pasos empleados en la desensibilización sistemática), después se le pide identificar el mal hábito a quitar: circunstancias, lugar, personas que lo rodean, etc. Luego se le pedirá que haga una lista de los pasos previos que se suceden antes de la acción nociva placentera. Una vez elaborada esta lista, se le pedirá que imagine una escena que le cause una alta repulsión o miedo extremo, como alacranes subiendo por su cuerpo desnudo e inmovilizado, o en la extracción de un diente sin anestesia, o en una autopsia, etc. Esta escena debe ocasionar una repulsión real, tal que al imaginarse ocasione temblores, taquicardia o cualquier otro signo visible de repulsión. Esta técnica requiere mucha práctica y constancia. En prácticas terapéuticas se debe acompañar a la persona hasta la etapa final en donde se enfrente realmente a la conducta indeseada.
