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La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados, sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Para aprender a valorarlo se deben tomar en cuenta los siguientes puntos: o Identificar metas, objetivos y prioridades. o Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo. o Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo. o Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. o Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional. D E F I N I C I Ó N D E A D M I N I S T R A C I Ó N D E L T I E M P O La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. C A R A C T E R Í S T I C A S D E L T I E M P O o Puede ser un enemigo para vencer o un aliado si lo logramos organizar. o Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se te asignen a las actividades diarias. o Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. o No se puede comprar. o No se puede atrapar, detener o regresar. o Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad. o Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. M I T O S D E L T I E M P O o El mito de la actividad: “el emprendedor más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad para no llegar a ninguna parte.
CONCEPTOS Y HERRAMIENTAS
RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
A D M I N I S T R A C I Ó N D E
L T I E M P O
o El mito del hombre equipo: “cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. o El mito de la decisión aplazada: “hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. o El mito del indispensable: “los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diaria”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor. o El mito de ahorrar tiempo: “hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal. o El mito de trabajar contra el tiempo : “el tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. E N E M I G O S D E L T I E M P O Enemigos internos: o No saber decir “no” o No saber delegar o Aplazar cosas o Indisciplina Enemigos externos: o Uso del teléfono o Visitas inesperadas o Urgencias o Poca capacidad de las personas que nos rodean o Falta de comunicación o Exceso de reuniones C O N C E P T O S I M P O R T A N T E S La eficacia está orientada a la consecución de objetivos, independientemente de la cantidad de recursos (tiempo, dinero, esfuerzo) que hayamos tenido que emplear. La eficiencia podríamos enfocarla a conseguir el propósito con los recursos iniciales, es decir, existe limitación de algún recurso.
o Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores. o Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo. o Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención o Arreglos y anuncios para la próxima reunión. M A T R I Z D E L A A D M I N I S T R A C I Ó N D E L T I E M P O Para ser efectivos e incrementar nuestro nivel personal de productividad debemos ser capaces de desarrollar la habilidad de administrar nuestro tiempo personal eficazmente. Stephen Covey ha desarrollado varias teorías de la efectividad humana desarrollando la habilidad de hacer primero lo primero y llevando el control de nuestras metas, nuestros objetivos y nuestras acciones en un tiempo determinado al cual le hemos asignado determinadas prioridades. La matriz de Covey establece que todas las actividades se definen según dos focos: lo IMPORTANTE y lo URGENTE o Importante es aquello que resulta imprescindible para el cumplimiento de los objetivos y metas del equipo, proyecto, organización, otro. o Urgente es aquello que se debe resolver a la brevedad para evitar complicaciones mayores. Los 4 cuadrantes de la matriz de administración del tiempo son los siguientes:
1. Lo Importante y Lo Urgente: En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas, en ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario, aquello que tiene mayor relevancia que lo demás. 2. Lo Importante y no Urgente: Corresponde a aquellas actividades que no deben ser atendidas inmediatamente, pero sí tienen gran importancia. Se trata de tareas que no son decisivas a corto plazo, y sí a mediano y largo plazo. 3. Lo Urgente pero no Importante: En este cuadrante se podrían ubicar todas aquellas actividades superfluas que se llevan a cabo por hábito o azar. 4. Lo no urgente y no importante: Es aquel cuadrante para ubicar todo lo inútil. Ni reviste carácter de urgencia, ni tampoco tiene
mayor relevancia. En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes. T I P O D E A D M I N I S T R A C I Ó N D E A C U E R D O C O N E L C U A D R A N T E o Urgente e importante: Administración por crisis o No urgente e importante: Administración proactiva o Urgente y no importante: Administración reactiva o No urgente y no importante: Administración inefectiva H E R R A M I E N T A S P A R A O P T I M I Z A R L A A D M I N I S T R A C I Ó N D E L O S P R O C E S O S Todas aquellas que nos ayuden a planificar y organizar bien nuestras actividades y proyectos. Como: o Diagrama causa-efecto. o Diagrama de Pareto. o Diagrama de flujo o diagrama de actividades.
Se ocupa de instituir los niveles como meta, en la productividad total y/o parcial, de modo que se puedan usar como punto de comparación en la segunda etapa (evaluación del ciclo de productividad) y de igual manera sirvan de base para trazar estrategias de mejoramiento, en la última etapa (mejoramiento) del ciclo. La planeación puede ser: o A corto plazo: Cuando el tiempo tope para alcanzar la meta es menor a un año, dicha planeación es adecuada para establecer metas en los niveles de productividad, por ejemplo, cuando se establecen determinados índices de productividad bien sean totales o parciales, para periodos de una semana, de un mes, un trimestre o un semestre. o A largo plazo: Cuando el tiempo tope para planear los niveles de productividad va más allá de un año. El tiempo usual en estos casos puede ir de 3 a 15 años. Es ideal como herramienta de planeación estratégica. Puede usarse por ejemplo integrada al plan de penetración de mercado, diversificación de productos y en el plan de capacidad operativa. Para desarrollar un plan, se deben desarrollar diferentes procesos que están ligados a: o El alcance: Punto donde se deben definir los alcances de las actividades y tareas, con el fin de que el proyecto concluya y se entregue de acuerdo con lo especificado. o Los Tiempos: En esta fase se define el cronograma con las actividades, secuencias y avances del proyecto. o Los Costos: Aquí se planifica el uso de los recursos, se estiman costos aproximados y se prepara un presupuesto. o Recursos Humanos: En este punto se identifican y asignan los trabajadores a participar en el proyecto y sus debidas responsabilidades dentro del proyecto. M E J O R A M I E N T O D E L A P R O D U C T I V I D A D Las mejoras continuas se implementan con la intención de que las metas se logren alcanzar. El ciclo de la productividad nos permitirá alcanzar el mejoramiento de esta, es un programa continuo y constante. En esta fase se identifican las causas de una posible desviación y se plantean algunas medidas correctivas, lo cual es posible efectuando el seguimiento de las acciones planeadas dentro del proceso de productividad.
LA LEY DE PARKINSON
La ley de Parkinson es una afirmación por la cual una persona que deba hacer una tarea y disponga de un tiempo determinado para realizarla, siempre va a tender a ocupar por completo dicho tiempo, por mucho que sea más que de sobra para completar la actividad. En otras palabras, el trabajo a realizar se dilatará para acoplarse a la franja de tiempo disponible por completo. Es un círculo vicioso, la persona tarda más porque sabe que puede permitir tardar más. L A L E Y D E P A R K I N S O N E N L A B U R O C R A C I A Efecto de este fenómeno en los contextos burocráticos. El primero de ellos se referiría al aumento constante de los subordinados de cada burócrata. El segundo principio es consecuencia del primero y se refiere a la cantidad de trabajo que unos burócratas les generan a los demás. Es evidente que cuantos más burócratas haya en un sistema, mayor cantidad de gestiones y papeleo van a generar hacia el siguiente nivel inferior. Este fenómeno se ha estudiado a nivel matemático, llegando a la conclusión de que si una pirámide de burócratas experimenta un crecimiento continuado del 6% llega un momento en el que colapsa, al dedicar todos sus recursos al propio mantenimiento de su administración sin poder dar abasto al trabajo que hay que producir. T R E S L E Y E S D I F E R E N T E S
1. Expansión del trabajo: Se trata del principio por el cual un trabajo a realizar va a expandirse hasta ocupar toda la franja de tiempo que se haya asignado para poder completarlo. Por eso, una misma tarea nos puede ocupar una semana o un mes para realizarla, suponiendo que sea una u otra la cantidad de tiempo de que disponemos para ello. 2. Expansión de los gastos: La ley de Parkinson no solo se limita al trabajo. También se puede aplicar a los gastos. En este sentido, observaríamos que los gastos que tiene una determinada entidad van a crecer hasta haber cubierto por completo la cifra de ingresos de que dispone.
