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UNIDAD 4
PLANEACIÓN
OBJETIVO:
El estudiante conocerá la importancia de la planeación, los principios por lo que se rige y los tipos que existen.
Temario
4.1 Concepto de planeación 4.2 Importancia y beneficios 4.3 Principios 4.4 Etapas 4.5 Tipos de planeación
Alicia en el país de las maravillas le pregunta al gato Cheshire que camino debe seguir para salir de ahí. El gato le responde: depende a dónde quieres llegar. Alicia dice que no le importa. El gato responde entonces no importa el camino que tomes. En la vida y sobre todo en las empresas debemos saber hacía dónde vamos, es decir, debemos planear.^52
(^52) Carroll Lewis, Cuento Alicia en el país de las maravillas , p.22.
MAPA CONCEPTUAL
Concepto Importancia Propósitos Misión Investigación-premisas Suposiciones del futuro Objetivos Estrategias Políticas Proceso
Administrativo Planeación^ Etapas^ Programa
Presupuestos Procedimientos Planes Estratégica Tipos Táctica Operativa
Son los cimientos y guía de cualquier actividad
Guías para orientar la acción
PLANEACION
Fija el curso de acción, secuencia de operaciones
Resultados que se esperan obtener.
Secuencia de actividades rutinarias
Mandos bajos y corto plazo
Curso de acción-mejor alternativa
Esquema que establece secuencia de actividades
Expresión cuantitativa de los objetivos
Resultado de la planeación
Mandos medios y mediano plazo
Altos mandos y largo plazo
4.1. CONCEPTO DE PLANEACIÓN
La vida es un ciclo que puede tener varios caminos a seguir, pero si somos como Alicia en el país de las maravillas, donde no importa a donde se llegue, entonces no es necesario definir lo que se quiere. Las personas como las empresas necesitan planear, para establecer hacia dónde se van dirigir y qué requieren llevar a cabo para lograrlo. Como estudiantes, tienen en mente varios objetivos, entre ellos terminar una carrera universitaria, poner un negocio, casarse, entre otros. Por su parte, las empresas requieren definir qué productos van a vender, dónde los van a vender, cuál es el mercado meta, etc., en ambos casos, necesitan planear para lograr los objetivos que se están marcando. La planeación es la primera etapa del proceso administrativo, es indispensable que se realice adecuadamente pues es la base de las siguientes etapas del proceso. A continuación se expondrán algunos conceptos de planeación con el propósito de establecer una definición. “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”, según A. Reyes Ponce_._^53 “Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos”, indica Ernest Dale”.^54 “La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas”, expresa J. A. Fernández Arenas.^55 “En conclusión, se puede decir que planeación es fijar el curso de acción a seguir, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
(^53) Munch Lourdes, Fundamentos , p. 63. (^54) Idem. (^55) Idem.
operaciones y tiempo para realizarlo. Es la base de las siguientes etapas del proceso administrativo”.^56
“La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, cuando se planea adecuadamente se pueden prever las contingencias y cambios del futuro, y con ello establecer las medidas necesarias para afrontarlos”.^57
4.2. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS La importancia de la planeación radica, principalmente, en que ésta establece planes de trabajo, desarrolla métodos, marca cursos de acción, lo que permite que sean más eficientes los tiempos y recursos utilizados. Además, reduce la incertidumbre, porque al planear necesitamos investigar los obstáculos que se pueden presentar en el logro de los objetivos, y así fijar estrategias para minimizarlos. Como es una actividad que deben desarrollar todas las áreas de una empresa u organización, se eleva la moral de los integrantes, porque se sienten tomados en cuenta y se comprometen. Cada departamento debe de realizar su planeación, ejemplo: ventas (qué nuevos productos venderá, qué promociones hará, etc.), recursos humanos (programas de capacitación, incrementos de sueldos, etc.). La planeación es fundamental porque es la base del control, es necesario que estén claros los objetivos, sobre todo en el aspecto cuantitativo.
(^56) Íd. 57
Muchas empresas no toman en consideración los puntos expuestos sobre todo las Mipymes (Micro, pequeñas y medianas empresas), es decir, no efectúan una planeación, lo que las lleva al fracaso. El éxito de las grandes empresas es que planean y no sólo a un año, sino a varios años. Para los países también es importante planear, por ejemplo, en México en el Plan Nacional de Desarrollo se encuentra la planeación de 25 años del país. Australia está manejando su planeación del país a 100 años.
4.3. PRINCIPIOS Para que la planeación sea efectiva debe contar con principios:
I. Factibilidad : lo que se concibe debe ser viable. II. Objetividad y cuantificación: se deben apoyar los objetivos en estadísticas, estudios de mercado, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos, entre otros y datos numéricos, para que cuando se elaboren los planes se reduzcan al mínimo los riesgos. III. Flexibilidad : es necesario establecer márgenes de holgura, para afrontar acontecimientos imprevistos. IV. Unidad: es indispensable que todos los planes específicos de la empresa se integren a un plan general y dirigirlos al logro de los propósitos e intenciones generales. V. Cambio de estrategias : cuando un plan es a largo plazo en ocasiones se debe modificar las estrategias.^59
(^59) Munch Lourdes, Fundamentos , pp. 74-77.
4.4. ETAPAS
La planeación es básica y es el punto de partida de toda actividad, está compuesta de una serie de etapas para su establecimiento, que a continuación se mencionan:
Etapas de la planeación
1.Propósitos
2. Investigación **3. Premisas
- Objetivos 5. Estrategias
- Políticas
- Programas
- Presupuestos 9. Procedimientos
- Planes**
1) Propósitos Todas las empresas tienen una misión, un propósito, una función o tarea fundamental. Son aspiraciones primordiales o finalidades de tipo cualitativo que un grupo sociañ persigue en forma continua o semipermanente. El propósito, por lo general, se define como la misión de la empresa, es la razón de ser. Se recomienda que la misión la elaboren los altos ejecutivos para que se comprometan con ella y no sea unilateral del director o dueños de la empresa.
Misión Aliat Universidades Dar una educación en base a una antropología filosófica, en la cual el ser humano, es visto como persona, la cual posee como nota integradora, la libertad, en alma y cuerpo.
ACTIVIDADES APRENDIZAJE
11 .. Investigue la misión de una empresa nacional e internacional y comente en clase. 22 ..^ Describa cuál es su misión personal y comente.
2) Investigación Se trata del proceso mediante el cual se adquiere información importante y fidedigna con la finalidad de explicar, definir y predecir la conducta de los fenómenos que serán presentados en el futuro y permitirán adquirir una planeación más real.
3) Premisas Con la investigación realizada en el punto anterior, se pueden elaborar las premisas, que son situaciones o suposiciones futuras que pueden afectar los planes y por ende se deben considerar para que éstos sean lo más cercano a la realidad. Por su naturaleza las premisas se clasifican en:
4) Objetivos Significan los resultados que se pretenden obtener, ,esto es, los fines que se desean alcanzar y que se establecen cuantitativamente. Ejemplo: aumento de
ventas en 15%, incremento de 100% en la prestación de servicios para el siguiente año. Deben ser específicos, si por ejemplo: se indica que el objetivo es incrementar las ventas para el siguiente año y no se determina la cantidad o porcentaje, será lo mismo un incremento de 1 o de 10%. Además, deben ser alcanzables, supongamos que la tendencia en incremento de ventas ha sido en los últimos 3 años de 5%, y el objetivo para el siguiente año es incrementar en 50%, con los mismos productos, promociones, puntos de venta, es imposible alcanzarlo.
5) Estrategias Las estrategias son los pasos, cursos de acción o alternativas que se deben seguir para alcanzar los objetivos. Las estrategias muestran el uso de recursos y esfuerzos para alcanzar los objetivos. Las estrategias nacen como una respuesta para afrontar los retos de la competencia. Por ejemplo: si queremos incrementar las ventas en 50%, algunas de las estrategias deben ser las siguientes: introducir nuevos productos, tener más puntos de venta, realizar más promociones, incrementar la publicidad, capacitar mejor al personal, realizar ventas por Internet, entre otras. Para definir las estrategias se deben seguir una serie de etapas, a saber:
Etapas de las estrategias
cursos o alternativas. Se^ 1.Determinación de los alternativas para lograr los^ identifican varias incrementar los clientes las^ objetivos. Ejemplo: para alternativas serían: dar más crédito, realizar descuentos, dar capacitación a vendedores, crear franquicias, etc.
2. Evaluación: se analizan y evaluan las alternativas, identificando: tiempo, costo, ventajas y desventajas.
alternativas, de acuerdo a^ 3. Selección de la evaluación seselecciona.
Requisitos de las políticas
Requisitos de las políticas
Establecerse por escrito y dar validez claramente y^ Redactarse con precisión
conocer a^ Darlas a todos los niveles donde se vanaplicar
Coordinarsecon las políticas^ demás^ Revisarse^ periódica-mente^ Estable en su^ formulación^ Ser flexible^ aplicablesSer
Estar acordea los objetivos de la empresa
7) Programas Ya delimitados los elementos anteriores de la planeación, se requiere elaborar el programa, esto es, un esquema donde se establecerá la secuencia de actividades específicas para alcanzar los objetivos, así como, el tiempo necesario para llevaros a cabo. El procedimiento para realizar un programa es:
Una de las técnicas que más se utiliza para elaborar un programa es la gráfica Gantt^60 y a continuación se ejemplifica:
(^60) Es una gráfica de barras donde se programan las actividades, existe un software que ayuda a su realización que se llama Microsoft Project.
Hoja:Fecha:
Area: Gerencia de Operaciones Objetivo: Iniciar ventas en el estado de Yucatán No. 1 Identificar posibles puntos de venta en Yucatán. Juan Pérez Gerente Días 2^ 4 5 6^7 8 11 12 (^26) 3 4 etc.^1 Elaboro Reviso Autorizo
Abril Visitar puntos de venta, hacer negociaciones yfirmar contratos Lourdes Mtz./Rafael Glez.(Ejecutivos de venta) Enviar mercancía a los puntos de venta dondese firmo contrato Rafael Luna (Encargadode Bodega) y Ana López Supervisor de vetnas
Programa de Trabajo Gráfica de Gantt Departamento: Ventas Actividad Responsable Duración
61
Como se puede ver, del lado izquierdo están las actividades a realizar en forma secuencial, después el responsable e indicando el puesto y, por último, con barras se representan los días, semanas, o meses dependiendo de la duración del proyecto.
Importancia Suministran información e indican el estado de avance de las actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos acabo. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos.
8) Presupuestos
(^61) Elaboración de Rebeca Córdova López.
62
Cuando se establecen procedimientos se estandarizan las actividades en las empresas, en las Mipymes es muy raro que se elaboren los procedimientos de manera formal por escrito, por lo regular se presentan en forma verbal o cualquier escrito informal. En las grandes empresas y franquicias son muy importantes los procedimientos para que se realicen las actividades de la misma manera en las diferentes sucursales. Cuando las empresas se certifican en el ISO^63 correspondiente a su actividad, es un requisito primordial contar con procedimientos.
10) Planes Son el resultado de la planeación, para que sean aplicables son necesarios los siguientes lineamientos:
I. Autorización: sólo los planes oficialmente autorizados son los que se deben ejecutar, en algunas empresas el director general informa sobre los planes del siguiente año a todos los empleados, esto es muy estimulante para el colaborador, pues sube la moral y genera sentido de pertenencia. II. Objetividad: deben estar fundamentados por las áreas.
(^62) Munch Lourdes, Fundamentos , pp. 113-114. (^63) La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional que se encargada de establecer las normas que dan los lineamientos para estandarizar la calidad.
III. Actualización: deben estar al día. IV. Confidencialidad: existen ciertos planes que no deben ser conocidos por todos los integrantes de la empresa, porque puede generar que se filtre información hacia la competencia (ejemplo: los planes a largo plazo de la universidad con respecto a nuevas alianzas, colegiaturas, apertura de nuevas carreras). V. Sencillez: deben ser comprensibles por las personas que los van a ejecutar. VI. Adecuación: deben adaptarse a las necesidades de operación (ejemplo: cambiar los planes de estudio a forma cuatrimestral, porque así está el mercado). VII. Completo: que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. VIII. Ventajoso: que proporcione ventajas para que sea atractivo para los ejecutores.^64
Desde los objetivos hasta los planes, éstos se realizan en forma estratégica, táctica u operativa.
65
(^64) Munch Lourdes, Fundamentos , p. 115.
Características
66
b) Planeación táctica. Para lograr la planeación estratégica es necesario realizar varios planes específicos en cada uno de los departamentos de la empresa. Estos planes se dan mediano plazo (a más de un año y menos de 3 años) y se conoce como planeación táctica. La planeación estratégica se refiere a toda la empresa y la táctica a un departamento. Siguiendo con nuestro ejemplo, Bimbo para lograr ser la panificadora número uno ha innovado sus productos, creado productos, mejorado la logística (distribución del producto), abrir diversas plantas productoras en la República Mexicana, comprar empresas panificadoras, entre otros.Como se ve, estas actividades han ayudado a lograr la estrategia.
Características
(^66) Hernández Sergio, op. cit ., pp. 80-81.
67
c) Planeación operativa. Nace por los lineamientos establecidos en la planeación táctica y se refiere a la asignación de tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones, su plazo es a corto plazo (menor a un año). La planeación operativa de Bimbo es la programación diaria de producción, de entrega, la capacitación, las comisiones, búsqueda de nuevos puntos de venta.
Características
68
(^67) Idem. , pp. 81-82. (^68) Idem. , p. 83.
