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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y
DESCRIPTOR DE PUESTOS
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1.1.5.5. Unidad de Acceso a la Información Pública ........................................................................ 140 1.1.5.6. Gerencia General ................................................................................................................. 144 1.2.1. Informática ......................................................................................................................... 157 1.2.2. Asesoría Legal ..................................................................................................................... 169
- GERENCIA FINANCIERA ............................................................................................................................ 179
2.1. Gerencia Financiera ......................................................................................................................... 180 2.1.1. Departamento de tesorería ..................................................................................................... 185 2.1.2. Departamento de Contabilidad ............................................................................................... 206 2.1.3. Departamento de Administración Tributaria Municipal ......................................................... 218 2.1.4. Departamento de Cuentas Corrientes..................................................................................... 242
- GERENCIA DE SERVICIOS CIUDADANOS .................................................................................................. 253
3.1. Gerencia de Servicios Ciudadanos ................................................................................................... 255 3.1.1. Departamento de Ingeniería, Arquitectura y Supervisión de Obras ....................................... 263 3.1.2. Departamento de Aseo, Ornato y Mantenimiento de Calles y Caminos. ............................... 289 3.1.2.1. Departamento de Aseo, Ornato y Mantenimiento de Calles y Caminos, Sección Administrativa. .................................................................................................................................... 291 3.1.2.2. Departamento de Aseo, Ornato y Mantenimiento de Calles y Caminos, Sección Mantenimiento de Calles y Caminos ................................................................................................... 303 3.1.2.3. Departamento de Aseo, Ornato y Mantenimiento de Calles y Caminos, Sección Barrido de Calles y Avenidas ................................................................................................................................. 320 3.1.2.4. Departamento de Aseo, Ornato y Mantenimiento de Calles y Caminos, Sección Taller Municipal 3.1.3. Alumbrado Público y Mantenimiento ..................................................................................... 341 3.1.4. Mercados Municipales ............................................................................................................ 361 3.1.5. Rastro y Tiangue ...................................................................................................................... 386
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I. INTRODUCCIÓN
El Manual de Organización, Funciones y Descripción de Puestos, es un documento administrativo que concentra de forma sistemática información básica de los puestos existentes dentro de una Institución, sus denominaciones, las tareas a realizar, así como los requisitos esenciales de educación, experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas que se requieran para desempeñarlo., con el objetivo de orientar al personal sobre la forma en que una institución se organiza para cumplir con sus objetivos trazados.
La Alcaldía Municipal de San Miguel a fin de dar cumplimiento con el marco legal y administrativo que rige su funcionamiento, ha elaborado el presente Manual de Organización, Funciones y Descripción de Puestos en el cual se describe de manera formal la estructura organizativa, plasmando en el mismo la Misión, Visión y su despliegue en objetivos que marcan las directrices y lineamientos generales para la estructuración de los perfiles necesarios para cada cargo.La elaboración de los perfiles de puestos es un proceso a través del cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos trazados por la municipalidad.
Este manual será un Instrumento de valioso para fortalecer la Administración del Recurso Humano de la Municipalidad, que contribuirá a facilitar la adecuada coordinación de trabajo para llevar a cabo una gestión eficiente y efectiva, respondiendo a las necesidades de la municipalidad y a las disposiciones contenidas en las diferentes leyes que rigen la función municipal, por lo que para su elaboración se contó con el apoyo del señor Alcalde Municipal, Miembros del Concejo, Jefes y empleados de los diferentes departamentos.
Se remite para la respectiva aprobación a los Miembros del Concejo Municipal el presente documento que está dividido en cinco capítulos titulados: Administración Superior, Gerencia Financiera, Gerencia de Servicios Ciudadanos, Gerencia de Participación Ciudadana y Gerencia Administrativa para facilitar su manejo y uso, y se recomienda realizar una actualización anual a fin de que la municipalidad pueda realizar los ajustes necesarios con el objetivo que el mismo contribuya y facilite la toma de decisiones, con base a la realidad actual de la municipalidad; ya que la carencia de actualización puede conllevar a la misma a una toma de decisión de frágil soporte formal y legal.
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II. OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL:
Contar con un instrumento formal y actualizado que defina y establezca la estructura orgánica de la Alcaldía
Municipal de San Miguel, detallando los niveles de control, responsabilidad y los canales de comunicación para facilitar la administración municipal y lograr una gestión eficiente y efectiva en beneficio de la comuna migueleña.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Proporcionar herramientas técnicas que definan, ilustren y aclaren la estructura organizativa y el funcionamiento de las distintas unidades de la administración de acuerdo a sus objetivos. Así como la de identificar claramente las funciones que corresponden a cada puesto.
Presentar las diferentes unidades organizativas que integran la organización municipal, así como los puestos tipos de trabajo en cada una de ellas.
Definir el marco de acción de las diferentes unidades que integran organizativamente la municipalidad.
Determinar las líneas jerárquicas, los niveles de autoridad y grados de responsabilidad entre los diferentes componentes de la organización.
Servir de guía de trabajo, al presentar las funciones y responsabilidades de cada unidad organizativa, así como disponer de una herramienta técnica que pueda ser aprovechada para la toma de decisiones sobre los recursos humanos actuales y futuros que se contraten.
Contribuir al proceso de capacitación de los empleados de la Alcaldía de acuerdo a las necesidades y requisitos de desempeño de cada puesto de trabajo.
Facilitar los procesos de actualización, análisis y evaluación permanente de los sistemas de organización y funciones, así como también el de los descriptores de puestos de la Alcaldía.
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VI. METODOLOGÍA
Para la elaboración del Manual de Organización Funciones Y Descripción de Puestos de la Alcaldía Municipal de San Miguel, se utilizó la siguiente metodología:
Se realizó una extensa recopilación de las leyes, ordenanzas, acuerdos de Concejo y diferentes documentos
utilizados por la Alcaldía.
Se hizo un minucioso estudio comprensivo de la documentación y el respectivo análisis de la estructura
organizativa actual de la Alcaldía de San Miguel.
Mediante cuestionarios y entrevistas a Jefes y empleados de la Alcaldía y la observación directa, se recopiló
y verificó información de los objetivos, funciones, relaciones de trabajo de las unidades, así como las responsabilidades y requerimientos de cada uno de los puestos que conforman la estructura organizativa de la institución.
Paralelamente se procesó la información contenida en los cuestionarios de descriptores de puestos y
análisis de requisitos.
Se realizaron reuniones con cada jefatura de área para revisar y validar los objetivos y funciones de las
unidades organizativas de la alcaldía, así como los descriptores de puestos diseñados con base en la estructura organizativa aprobada.
Se presentó la Gerencia General y a los Miembros del Concejo Municipal, los formatos de cada unidad
organizativa conteniendo: Objetivos, funciones y tipos de relaciones de trabajo. También se incluyeron los Descriptores de Puestos de trabajo sugeridos para cada unidad
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VII. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Como instrumento Administrativo, el Manual de Organización, Funciones y Descriptor de Puestos experimenta en el transcurso del tiempo ciertos cambios debido a la influencia de variables como ampliación de competencias, la reorganización interna, la incorporación de nueva tecnología y la identificación de nuevas demandas de la población; por lo que se establecen como pautas para la revisión y actualización las siguientes:
La revisión del manual se realizara anualmente para la verificación de cambios en los cargos existentes en la
Municipalidad.
La unidad encargada de planificar, organizar y ejecutar el proceso de revisión y actualización será el
Departamento de Recursos Humanos o quien el Concejo Municipal considere conveniente.
Las Jefaturas y personal subalterno deberán participar activamente en el proceso de revisión según lo
disponga la unidad o entidad asignada por el Concejo para aprovechar su conocimiento y facilitar posteriormente la aceptación de los cambios.
Las modificaciones a este manual serán aprobadas por el Concejo Municipal para su respectiva validación y
legalización.
El manual actualizado será socializado con el personal en general para que los cambios sean adaptados.
La actualización del manual ha transcurrido por un proceso que tiene a la base los pasos siguientes:
Revisión y análisis del Manual de Organización, Funciones y Descriptor de Puesto anterior.
Diagnóstico de la anterior estructura organizativa con la finalidad de identificar nuevas unidades acuerdo a
las necesidades actuales de la municipalidad.
Análisis de una propuesta estructurada a partir de lo establecido por la Ley de la Carrera Administrativa
Municipal y otras leyes relacionadas, teniendo como fundamento los principios básicos de administración.
Redefinición de la estructura organizativa, cargos, funciones y relaciones que para cada unidad en base al
Presupuesto Municipal vigente y a las necesidades y requerimientos de la municipalidad.
Validación y aprobación de la actualización por parte del Concejo Municipal.
Socialización con las Jefaturas y personal sub alterno.
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IX. ORGANIGRAMA
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X. MANUAL DE ORGANIACION, FUNCIONES Y DESCRIPTOR DE PUESTOS
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UNIDAD 1.1. Concejo Municipal NATURALEZA Administración Superior DEPENDENCIA JERARQUICA Ninguna
UNIDADES BAJO SU MANDO Comisiones, Sindicatura, Auditoría Interna, Secretaría Municipal y Despacho Alcalde Municipal
OBJETIVO Ejercer el Gobierno Municipal con ética, responsabilidad y sensibilidad social para interpretar las necesidades de los migueleños e impulsar en base a ello proyectos y programas de desarrollo económico y social.
RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS EXTERNAS
Todas las unidades de la institución
ISDEM
COMURES
Ministerios e Instituciones Autónomas.
Organismos e Instituciones Internacionales.
Empresas Privadas
FUNCIONES
- Nombrar de fuera de su seno al Secretario Municipal.
- Nombrar al Tesorero, Gerente(a) s, Directores(a) o Jefe(a) s de las distintas dependencias de la Administración Municipal.
- Nombrar las comisiones que fueren necesarias y convenientes para el mejor cumplimiento de sus facultades y obligaciones que podrán integrarse con miembros de su seno o particulares.
- Emitir ordenanzas, reglamentos y acuerdos para normar el Gobierno y la administración municipal.
- Aprobar los planes de desarrollo local.
- Aprobar el plan y los programas de trabajo de la gestión municipal.
- Elaborar y aprobar el Presupuesto de Ingresos y Egresos del municipio.
- Aprobar los contratos administrativos y de interés local cuya celebración convenga al municipio.
- Adjudicar las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios de conformidad a la ley correspondiente. 10.Emitir los acuerdos de creación de entidades municipales descentralizadas; sean en forma individual o asociadas con otros municipios, así como la aprobación de sus respectivo estatutos; 11.Emitir los acuerdos de cooperación con otros municipios o instituciones. 12.Emitir los acuerdos de constitución y participación en las sociedades a que se refiere el artículo 18 de este Código. 13.Emitir los acuerdos de creación de fundaciones, asociaciones, empresas municipales y otras entidades encargadas de realizar actuaciones de carácter local, así como la aprobación de sus respectivos estatutos. 14.Velar por la buena marcha del gobierno, administración y servicios municipales.
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15.Conocer en apelación de las resoluciones pronunciadas por el Alcalde y en revisión de los acuerdos propios. 16.Designar apoderados judiciales o extrajudiciales que asuman la representación del municipio en determinados asuntos de su competencia, facultando al Alcalde o Síndico para que en su nombre otorguen los poderes o mandatos respectivos. 17.Autorizar las demandas que deban interponerse, el desistimiento de acciones y recursos en materias laborales y de tránsito, la renuncia de plazos, la celebración de transacciones y la designación de árbitros de hecho o de derecho. 18.Acordar la compra, venta, donación, arrendamiento, comodato y en general cualquier tipo de enajenación o gravamen de los bienes muebles e inmuebles del municipio y cualquier otro tipo de contrato, de acuerdo a lo que se dispone en este Código. Esta facultad se restringirá especialmente en lo relativo a la venta, donación y comodato en el año en que corresponda el evento electoral para los Concejos Municipales, durante los ciento ochenta días anteriores a la toma de posesión de las autoridades municipales. 19.Fijar para el año fiscal siguiente las remuneraciones y dietas que deban recibir el Alcalde, Síndico y Regidores. 20.Conceder permiso o licencias temporales a los miembros del Concejo para ausentarse del ejercicio de sus cargos a solicitud por escrito del Concejal interesado. 21.Emitir los acuerdos de creación, modificación y supresión de tasas por servicio y contribuciones públicas para la realización de obras determinadas de interés local. 22.Acordar la contratación de préstamos para obras y proyectos de interés local. 23.Conceder la personalidad Jurídica a las asociaciones comunales. 24.Designar de su seno al miembro que deba sustituir al Alcalde, Síndico o Regidor en caso de ausencia temporal o definitiva. 25.Designar al miembro del Concejo que deba desempeñar el cargo de Tesorero, en caso que dicho funcionario no estuviere nombrado. Igualmente se procederá en caso de que el Tesorero se ausentare, fuere removido o destituido. El plazo del nombramiento interino no podrá exceder de noventa días. 26.Apoyar, supervisar y evaluar las tareas que en su carácter de ejecutivo de la municipalidad le son encomendadas al señor Alcalde Municipal. 27.Velar porque se protejan y conserven los bienes de la municipalidad y establecer los casos de responsabilidad administrativa para quienes los tengan a su cargo, cuidado y custodia. 28.Realizar las obras necesarias para el mejoramiento y progreso de la comunidad y la prestación de servicios públicos locales en forma eficiente y económica. 29.Contribuir a la preservación de la salud, recursos naturales, fomento de la educación y la cultura, al mejoramiento económico-social y a la recreación de la comunidad 30.Contribuir a fomentar la moral, el civismo y los derechos e intereses de los ciudadanos de la municipalidad. 31.Resolver sobre cualquier situación relacionada con la municipalidad.
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UNIDAD Sindicatura NATURALEZA Administración Superior DEPENDENCIA JERARQUICA Concejo Municipal UNIDADES BAJO SU MANDO Ninguna OBJETIVO Asesorar al Concejo en todo lo relativo a la fiscalización, representación judicial, extra judicial de la municipalidad y a su vez emitir dictámenes en forma razonada y oportuna en los asuntos que el Concejo municipal así lo requiera.
RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS EXTERNAS
Todas las unidades de la institución
Apoderados.
Organismos Internacionales.
Instituciones Públicas y Privadas.
Contribuyentes y usuarios de los Servicios
municipales. FUNCIONES
- Asesorar al Concejo Municipal, Alcalde y a los demás miembros que integran la Dirección Superior de la municipalidad.
- Hacer cumplir los aspectos legales en todos los contratos y transacciones que realice la municipalidad.
- Revisar todos los comprobantes de pago aprobados por el Concejo Municipal a fin de verificar la legalidad de los mismos, y que se cumplan los requerimientos legales correspondientes, estampándoles el visto bueno.
- Representar y defender judicial y extrajudicialmente los intereses del municipio en todo lo relacionado con los bienes derechos y obligaciones municipales conforme a la ley y a las instrucciones del Concejo Municipal.
- Examinar y fiscalizar las cuentas municipales, proponiendo al Concejo Municipal las medidas que tiendan a evitar inversiones ilegales, indebidas o abusos en el manejo de los recursos del municipio.
- Velar por el estricto cumplimiento del Código Municipal, Ordenanzas, Reglamentos y Acuerdos Municipales.
- Gestionar en asuntos legales previa autorización del Concejo Municipal.
- Asistir a remates públicos que se verifiquen y en los que tengan interés el Concejo Municipal.
- Asistir a los actos oficiales que se le cite. 10.Dictar políticas para formular instrumentos jurídicos y para modificarlos cuando afecte a la municipalidad. 11.Cuidar que se observen escrupulosamente las disposiciones de la ley para la organización política y municipal. 12.Elaborar el Plan Anual Operativo de la Unidad, así como su respectivo presupuesto.
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Fecha: 02/Junio/2014. Página: 17 de 605
13.Planificar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades de la Unidad. 14.Elaborar informes mensuales de las actividades realizadas en la Unidad; en los primeros 5 días hábiles del siguiente mes. 15.Elaborar cronograma de actividades a realizar el mes siguiente, con 5 días hábiles de anticipación, al inicio del mes. 16.Atender cualquier indicación emanada por el Concejo Municipal y que esté apegada a derecho.
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Fecha: 02/Junio/2014. Página: 19 de 605
IV. RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS PARA
Todos los Departamentos de la Alcaldía. Verificar que la gestión municipal se realice con eficiencia. EXTERNAS PARA Organismos fiscalizadores que representan a instituciones gubernamentales
Ejercer Control de las operaciones que realiza la municipalidad V. INFORMACION CONFIDENCIAL A LA QUE TIENE ACCESO Informe de las actividades realizadas por todas las unidades administrativas. VI. OPERACIONES AUTORIZADAS Todas aquellas que por ley le competen. VII. RESPONSABILIDAD SOBRE ACTIVOS Y VALORES
- Responsable de todos los recursos, valores, especies municipales y bienes de la Municipalidad. VIII. RIESGOS DE TRABAJO FISICOS PSICOLOGICOS Ninguno Estrés IX. PERFIL DE CONTRATACION Nivel Académico: (^) Licenciado/a en Ciencias Jurídicas Experiencia Laboral: (^) No requerida. Edad: (^) De 21 años en adelante Sexo: (^) Indiferente Estado Civil: (^) Indiferente X. REQUISITOS ESPECIALES MANEJO DE EQUIPO Computadora. COMPETENCIAS PERSONALES Honestidad Responsabilidad. Estabilidad emocional. Discreción.
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Fecha: 02/Junio/2014. Página: 20 de 605
COMPETENCIAS DE TRABAJO Ética. Toma de decisiones. Capacidad de análisis. Comunicación. Productividad. XI. CONOCIMIENTOS TECNICOS
Requisito Legal: Ser Salvadoreño por nacimiento o naturalización, Ser de estado seglar, originario del municipio o tener por lo menos un año de ser vecino del Municipio respectivo a la fecha de la inscripción como candidato, ser de moralidad notoria, estar en el ejercicio de sus derechos de ciudadano.
