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IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS DE INCORRECCIÓN MATERIAL MEDIANTE EL CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y DE SU ENTORNO
Control Interno y Riesgo de Auditoría
(NIA 315 y 330)
Definición de Control Interno.
El proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, proveer la eficiencia operativa y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Objetivos del Control Interno:
Protección de los activos de la empresa. Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. La promoción de la eficiencia en las operaciones del negocio. Que la ejecución de las operaciones se adhieran a las políticas establecidas por la administración de la empresa.
Clasificación del Control Interno:
Control Interno Contable:
Consiste en el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros. En consecuencia está diseñado para proporcionar seguridad razonable de que:
Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización de la Dirección. Las transacciones se registran para permitir la preparación de Estados Financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad, y para mantener el control sobre los activos. El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la Dirección. El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que se detecten diferencias.
Lic. Salvador Giovanni Garrido Valdez. Curso Auditoría I
Control Interno Administrativo:
Incluye el plan de organización y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización por parte de la Dirección; de acuerdo a esto se enfoca a la promoción de la eficiencia operativa y que la ejecución de las operaciones se adhieran a las políticas prescritas por la administración.
Aspectos a Considerar en Relación con el Control Interno:
Organización.
o Dirección. o Coordinación. o División de labores (segregación de funciones). o Asignación de responsabilidades.
Procedimientos.
o Planeación y Sistematización. o Registros y Formas. o Informes.
Personal.
o Entrenamiento. o Eficiencia. o Moralidad. o Retribución.
Supervisión.
o Si existe una adecuada planeación y sistematización de los procedimientos, es necesario ejercer una adecuada supervisión, en forma sistemática en cada uno de los aspectos considerados en el Control Interno.
Principios de Control Interno:
Segregación de funciones. Asignación de responsabilidades. Rotación de puestos. Instrucciones por escrito. Sistemas de autorización. Programa de Remuneración adecuado. Seguros y fianzas.
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Sistema Contable:
Consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, analiza, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo y pasivo que le es relativo. Un sistema contable efectivo debe tomar en cuenta el establecimiento de métodos y registros que:
o Identifican y registran todas las operaciones válidas. o Describan oportunamente todas las transacciones con suficiente detalle para permitir la adecuada clasificación de las mismas, para incluirse en la información financiera. o Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros. o Determinar el período en que las transacciones ocurren permitiendo registrarlas en el período contable apropiado (período contable). o Presentar debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros.
Procedimientos de Control:
Son aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable establecidos por la gerencia para proporcionar seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la entidad. Pueden catalogarse como procedimientos correspondientes a:
Debida autorización de transacciones y actividades. Segregación adecuada de funciones. Diseño y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a asegurar el registro adecuado de las transacciones. Dispositivos de seguridad adecuados sobre el acceso y suo de activos y registros. Arqueos independientes de desempeño y evaluación debida de cifras registradas.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Para realizar la evaluación del control interno existen diferentes métodos, los cuales se describen a continuación.
Cuestionarios Consiste en realizar preguntas previamente elaboradas por el auditor, las cuales se deben enfocar en aspectos cómo: el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Ventajas Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
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Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas. Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
Diagramas de flujo Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.
Ventaja Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Desventajas Pérdida de tiempo al obtener información sobre la estructura organizacional de la Institución. No se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público. Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
Narrativas Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripción debe realizarse de manera tal, que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en: Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.
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llamamos riesgo relativo) y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de los procedimientos de control del cliente o de el trabajo de auditoría (considerado como riesgo probable).
La auditoría no puede establecer con certeza que los estados financieros de una empresa, estén razonablemente presentados. Durante la etapa de planeación técnica, se identifican los riesgos significativos u aplicando la capacidad y criterio para seleccionar los procedimientos de auditoría se puede reducir el riesgo a un nivel aceptable.
Clases de Riesgos que tiene el Auditor en la ejecución de una auditoría:
Riesgo profesional por asociación con el cliente.
Riesgo de emisión de un informe de auditoría inadecuado.
Riesgo de que no cumplamos con las expectativas del cliente.
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RIESGO DE AUDITORÍA
RIESGO Errores INHERENTE
RIESGO DE CONTROL Errores
RIESGO Errores DE DETECCIÓN
SISTEMA CONTABLE
CONTROL INTERNO
PRUEBAS DE AUDITORÍA
ESTA DOS
FINA NCIEROS
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1. Riesgo Inherente.
Susceptibilidad a un error, en una aseveración relativa a una clase de transacciones, saldos de balance o revelación, que pudiera ser material en lo individual o en el agregado con otros errores, antes de considerar cualquier control relativo.
Factores importantes para la evaluación del Riesgo Inherente.
Naturaleza del negocio del cliente. Naturaleza de los componentes. Naturaleza de los sistemas contables y de información.
Durante la planeación de la auditoría deberá tomarse en cuenta los siguientes factores de riesgo inherente. La comprensión por parte del auditor de la estructura del control interno, aumentará o disminuirá su preocupación por el riesgo de esas declaraciones. La presencia de algunos factores aislados, no necesariamente indicarán mayor riesgo.
Factores Generales:
Una sola persona controla las decisiones de la administración con respecto a operaciones y finanzas. La actitud de la administración para proporcionar información financiera, se muestra indebidamente agresiva. Alta rotación administrativa (en particular el personal contable de alto nivel). La gerencia asigna una importancia indebida al cumplimiento de las proyecciones de utilidades. En la comunidad empresarial, la administración no goza de buena reputación.
Factores de Operación y de la Industria:
La rentabilidad de la entidad en relación a su industria es insuficiente o inconsistente (disponibilidad monetaria).
Alta sensibilidad de los resultados de operación a los factores económicos (inflación, tasas de interés etc).
El ritmo de cambio de la entidad es acelerado (cambios bruscos en sus resultados). La organización se encuentra descentralizada, sin supervisión adecuada.
Se evidencian asuntos internos o externos que plantean muchas dudas con respecto a la capacidad de la entidad de seguir como negocio en marcha.
Factores del Trabajo:
Se presentan muchos aspectos contables contenciosos o difíciles (por ejemplo manufactura). Se presentan importantes operaciones o saldos difíciles de auditar. Se presentan importantes e inusitadas operaciones con partes relacionadas, que no son del curso normal del negocio. Importancia de la naturaleza, causa o número de declaraciones incorrectas conocidas y probables, detectadas en la auditoría del período anterior.
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Se trata de un cliente nuevo, sin ninguna historia de auditorías anteriores, o no se obtiene información suficiente del auditor predecesor. Representación fraudulenta gerencial.
2. Riesgo de Control.
Riesgo de que un error pudiera ocurrir en una aseveración relativa a una clase de transacciones, saldos de balance o revelación que pudiera ser material en lo individual o en el agregado con otros errores, los cuales no serán prevenidos, detectados o corregidos oportunamente por el control interno de la entidad.
El riesgo de control representa el riesgo de que el sistema de control interno establecido por la administración incluyendo la auditoría interna, no puedan evitar o detectar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.
Al igual que el riesgo inherente, el riesgo de control existe independientemente de la auditoría externa, y en gran medida fuera del control del auditor.
Tanto el riesgo inherente como el riesgo de control se pueden evaluar en:
Cualitativo Cuantitativo Alto más de 60% Medio de 40% a 60% Bajo menos de 40%
Dependiendo de loa resultados del análisis realizado por el Auditor, prevaleciendo sobre todo, su criterio profesional.
Un riesgo alto de control interno, implica realizar más pruebas sustantivas y un riesgo bajo de control interno implica realizar menos pruebas sustantivas.
Consideraciones de la Gerencia.
Grado de importancia que se le da a la definición de políticas y procedimientos de control. Comunicación a las partes involucradas de las políticas y procedimientos adoptados o recomendados por auditoría externa. Conciencia del cumplimiento de los controles internos establecidos.
Consideraciones en los sistemas de control.
Fallas significativas en los sistemas contables y de control. Segregación de funciones a través de medios físicos programados. Debilidades significativas que han sido detectadas y aún no corregidas. Revisión y actualización de las políticas y procedimientos
Consideraciones en el Personal.
Adecuada cantidad de personal. Alta rotación de personal. Existencia de políticas de ascenso e incremento salarial.
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Hay que tomar en cuenta que hay muchas cosas que le molestan, y por la cuales se puede perder al cliente.
Conclusiones:
Los Contadores Públicos y Auditores, tenemos dentro de las limitaciones inherentes del proceso de auditoría que buscar errores e irregularidades que afecten significativamente los estados financieros y nuestro informe de auditoría. Por consiguiente, como parte de la planeación, se deben considerar y seleccionar los procedimientos de auditoría que puedan responder a estos riesgos. En circunstancias normales, el plan de auditoría no está diseñado para descubrir irregularidades y errores no significativos. A pesar de ello, no se debe ignorar la posibilidad de que pueden haber ocurrido errores e irregularidades no significativas cuando realizamos nuestros procedimientos de auditoría.
Los sistemas de control bien diseñados reducen el riesgo de sufrir una pérdida significativa a causa de irregularidades, especialmente de empleados de baja jerarquía. Los sistemas de control tienen menos posibilidades de evitar las irregularidades cometidas por la gerencia superior que está en posición de vulnerar varios controles. En consecuencia debemos interesarnos particularmente en el ambiente de control, los controles gerenciales e independientes y en el rol de la auditoría interna, ya que pueden proporcionar la seguridad de que la gerencia no está involucrada en irregularidades. No obstante, es necesario reconocer que probablemente no existan controles efectivos para evitar las irregularidades cometidas por la gerencia superior.
Caso Práctico.
Con base en la verificación realizada de los procedimientos seguidos por el personal de auditoría interna y la aplicación de cuestionarios de control interno, se obtuvo información referente a las áreas de Caja, Inventarios y Activos Fijos.
Para efectos del caso práctico se presenta la información obtenida en forma desordenada para que determine cuáles son las debilidades existentes y las clasifique en el área correspondiente. Es necesario plantear las recomendaciones para superar las posibles deficiencias de control interno.
Narrativa de los rubros de Caja, Inventarios y Activos Fijos.
Al ingresar a la bodega se verificó que existen en diferentes puntos de la misma, extintores ya que la mercadería que se resguarda es en su totalidad inflamable, sin embargo se determinó que el único que ha recibido entrenamiento para la utilización de dichos extintores es el Jefe de la Bodega; se extiende recibos con numeración impresa por todo el efectivo recibido, trasladando posteriormente la copia correspondiente de dichos recibos al departamento de contabilidad. Además se determinó que se compra, vende o retira mobiliario y equipo, sin la autorización formal de la Gerencia de la empresa y la mercadería que se retira de la bodega se hace con las hojas de retiro correspondientes, las cuales se le trasladan el mismo día o el día siguiente a primera hora a la persona que lleva el control de las altas, bajas y existencias del inventario.
Existe un empleado responsable por parte del departamento de Contabilidad que efectúa cortes de caja periódicos y arqueos sorpresivos de los fondos a cargo del cajero. El personal de otras
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dependencias tiene acceso libre a las bodegas y se retira de las mismas sin que se le haga la revisión correspondiente por parte del guardia de seguridad a cargo del ingreso y egreso del personal de la bodega, dicho personal y el personal de la bodega pasa por un pasillo en el cual tiene su escritorio el cajero de la empresa, ya que es el único acceso a la bodega. Diariamente el Cajero hace su corte de caja y prepara el depósito respectivo, dejándolo luego guardado en la gaveta de su escritorio, no obstante que existe en la empresa una caja de seguridad; al día siguiente de haber recibido los ingresos correspondientes, por política de la empresa el cajero envía a depositar tanto el efectivo como los cheques.
La persona que tiene a su cargo la compra de los inventarios, es la misma que efectúa el registro contable de dichas compras y una persona de contabilidad es la encargada de realizar comparaciones periódicas del control de las existencias contra los saldos en las cuentas de mayor, y en plática sostenida con el Encargado de activos fijos, se determinó que no se cuenta en la empresa con un registro auxiliar que permita identificar de forma inmediata cada bien propiedad de la empresa, además se verificó que la persona que tiene asignadas las funciones de cajero, también tiene a su cargo el manejo y control del libro de cuenta corriente de clientes.
En su totalidad el mobiliario y equipo adquirido por la empresa, no importando su precio se contabiliza como un activo fijo; diariamente el Cajero pasa a Contabilidad las copias de las boletas de depósito y de los recibos, con su respectiva copia de corte de caja para efectuar la operación contable correspondiente. El personal del Departamento de Contabilidad por su parte verifica la corrección de la información recibida; asimismo se verificó que el libro Auxiliar de Cuenta Corriente de clientes nunca se ha analizado, ni se ha comparado el saldo con las cuentas de mayor y tampoco se ha enviado a los clientes los estados de cuenta correspondientes, también se estableció que la empresa cuenta con las pólizas de seguro para los inventarios y activos fijos para cubrir los riesgos del manejo y custodia tales como incendio y robo. La persona que realiza el registro contable de los ingresos de mercadería, lo hace al momento de recibir la documentación correspondiente, y además verifica que el Encargado de llevar el control de existencia efectúe el ingreso de la mercadería a dicho control.
