OBS BUSINESS
SCHOOL
MASTER IN PROJECT MANAGEMENT
Dirección Estratégica de Proyectos
Actividad 5: Caso PMO TIC
Docente: Joan Torres
Integrantes:
- Dumeng, Luis
- Figueroa, Alexandra
- Gonzalez, Veronica
- Velasquez, Mauren
- ……. , Roser
Abril 2021
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ccaso tic - obs mster project management, Ejercicios de Protección Civil
caso de estudio del programa ded gestion de proyectos de OBS business school
Tipo: Ejercicios
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MASTER IN PROJECT MANAGEMENT
Dirección Estratégica de Proyectos
Actividad 5: Caso PMO TIC
Docente: Joan Torres
Integrantes:
- Dumeng, Luis
- Figueroa, Alexandra
- Gonzalez, Veronica
- Velasquez, Mauren
- ……. , Roser
Abril 2021
Tabla de contenido
3.3 Indica que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO. (Describe 3 Ejemplos al menos)
- RESUMEN EJECUTIVO......................................................................................................................................................
- DISEÑO............................................................................................................................................................................
- 1.1 Diseña la estructura organizacional de la empresa y realiza la figura correspondiente......................................
- claramente en la figura realizada)?......................................................................................................................... ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas (indicarlo
- 1.2 Determina si crearías una PMO............................................................................................................................
- 1.3 Diseña la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO, indicando el número de personas necesarias.....
- 1.4 Explica las principales responsabilidades de la PMO............................................................................................
- 1.5 Indica las ventajas y desventajas que la empresa tendría con la elección de la PMO diseñada..........................
- implantar la PMO?...................................................................................................................................................... 1.6 ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la necesidad de
- 1.1 Diseña la estructura organizacional de la empresa y realiza la figura correspondiente......................................
- IMPLEMENTACION..........................................................................................................................................................
- 2.1 Fases de la implementación de la PMO................................................................................................................
- COMUNICACIÓN..............................................................................................................................................................
- 3.1 Indica que tipo de información sería entregada por los “project Leaders” a la PMO. (3 Ejemplos al menos)....
- 3.2 Indica que tipo de información sería entregada por la PMO a los “Project Leaders”. (3 Ejemplos al menos)....
- CONCLUSIONES.............................................................................................................................................................
- BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................................................
DISEÑO
Hay una cartera importante de clientes que están esperando por los servicios y se debe garantizar el éxito de los proyectos en las 4 líneas de negocio. Estas evaluando la posibilidad de establecer una PMO.
1.1 Diseña la estructura organizacional de la empresa y realiza la
figura correspondiente.
¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas (indicarlo claramente en la figura realizada)? Figura 1.1 Estructura organizacional Funcional TIC La estructura organizacional es una estructura funcional en la que los 3 socios fundadores son los miembros del comité ejecutivo o directivo de la nueva empresa. Los 3 socios principales de la compañía TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) están a cargo de las 4 lineas de negocio: Movilidad – desarrollo de aplicaciones moviles. Implantacion de aplicaciones ERP (Enterprise Resource Planning). TIC Socios Fundadores Movilidad Proyecto 1 Proyecto 2 ERP Proyecto 3 Proyecto 4 Consultoria Proyecto 5 Gestion de Concursos Proyecto 6
Consultoria en mejoras de procesos. Apoyo a las empresas en la gestion de concursos para grandes proyectos de “outsourcing”(e.g comunicaciones, administración de sistemas, centro de proceso de datos, etc). Los socios fundadores a su vez son los “Sponsors” de todos los programas y proyectos para poder proveer recursos y apoyo para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la nueva sociedad. Esto resulta en un problema de manejo de la empresa ya que hay 20 personas contratadas trabajando con varios clientes, gestionando diferentes tipos de de proyectos en cada una de las líneas de negocio. El problemas es que cada uno sigue su metodología de gestion. Al no haber una estandarización en los procesos, reportes, metodoogia, el grupo de socios fundadores (gerencia alta de la empresa) esta teniendo problemas a la hora de priorizar proyectos y asegurar los recursos adecuados en los proyectos y programas que traen beneficios a la empresa.
1.2 Determina si crearías una PMO.
En caso afirmativo, ¿de que tipo? (según las tipologías explicadas en el material base). Razona la respuesta. Analizando la estructura organizativa de la compañía TIC y partiendo de la información de que tiene empleados especializados, pero trabajando en diferentes proyectos sin una metodologia estándar, esto valida la necesidad de establecer un PMO. La estructura organizativa recomendada es una PMO Dispersa. Esta estructura de PMO ayudara a supervisar, dar soporte y controlar la inversión en los programas y proyectos de las 4 lineas de negocio de TIC. Se recomienda un PMO Corporate Change Management. Este PMO esta en el primer nivel de la empresa. Ya que se menciona que los projects managers aunque tienen experiencia y las competencias adecuadas, cada uno maneja su propia metodología al manejar los proyectos. Con esta estructura, se puede aplicar las normas de gestion de
Figura 1.2 Estructura PMO dispersa recomendada para TIC Para determinar el # de personas en el PMO, tenemos la siguiente formula: Numero de personas P.M.O = recursos proyectos (personas) + 1 100 La compañía tiene contratados 20 empleados actualmente. Si dividimos los empleados por importancia de proyectos en las lineas de negocio (basado en % de crecimiento anual), tendríamos los siguientes: 10 personas en proyectos en línea de Movilidad. PMO= 0.1 + 1 6 personas en proyectos en línea de ERP. PMO= 0.06+ 1 2 personas en proyectos en línea de Consultoria. PMO= 0.02+ 2 personas en proyectos en línea de Gestion de concursos. PMO= 0.02+ Total de personas en la PMO = 4 TIC Socios Fundadores Movilidad PMO departamental Project Office Project Office ERP PMO departamental Project Office Project Office Consultoria PMO departamental Project Office Gestion de Concursos PMP departamental Project Office PMO Corporate Change Management Corporate PMO
1.4 Explica las principales responsabilidades de la PMO.
El objetivo principal del PMO es ayudar a optimizar la inversión en el portfolio de programas y proyectos. LA PMO tendría como responsabilidades básicas: La planificación, la estimación y el caso de negocio. Selección y priorización de proyectos. El manejo de los recursos. Estandarizar los procesos El manejo de beneficio y la realización Manejar la información que se provee y la transferencia en conocimiento. Monitoreo de la ejecución de los programas y proyectos. La comunicación efectiva para lograr el apoyo de los Stakeholders. La configuración y el cierre de proyectos.
1.5 Indica las ventajas y desventajas que la empresa tendría con
la elección de la PMO diseñada.
1.6 ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para
convencer al CEO sobre la necesidad de implantar la PMO?
COMUNICACIÓN
3.1 Indica que tipo de información sería entregada por los
“project Leaders” a la PMO. (3 Ejemplos al menos)
Una de las principales funciones del líder del proyecto es la de gestionar las comunicaciones. Debe comunicarse con todos los interesados así como también mantener los planes de comunicación y gestionarlos de manera predecible y consistente, entendiendo las necesidades que tienen todos los interesados y hacer que la información les llegue de manera concisa, clara y completa, estableciendo también canales de retroalimentación. Dentro de la información que debe entregar el Project leader a la PMO se encuentra toda información relevante del proyecto, positiva o negativa; así como también, repositorios de data de proyectos anteriores tales como:
- Cronogramas de ejecución.
- Planes de gestión.
- Presupuestos.
- Registro de proveedores.
- Análisis de riesgos.
- Medición de rendimiento.
- Informes de estado de proyectos anteriores.
- Registro de estados de hechos.
- Documentos de cierre de proyectos.