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“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCION Y LA IMPUNIDAD”
TEMA : COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
ALUMNA : VENUS YEMY CHUFANDAMA PEZO
DOCENTE : LIC. ADM. CLAUDIA PINEDO SOPLIN
CARRERA : CONTABILIDAD
SAN JUAN - IQUITOS
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
El éxito en una empresa depende en gran medida de la eficiencia de sus operaciones y esta a su vez depende del elemento humano, el cual debe trabajar en un clima favorable a los objetivos de la empresa, que motive al personal a integrar sus esfuerzos en el logro de los mismos y a actuar con todo su potencial. Por ello es necesario prestar especial atención a la comunicación empresarial, a la que algunos autores definen de la siguiente manera:
"La comunicación puede definirse como una actividad inherente a la naturaleza humana que implica la interacción y la puesta en común de mensajes significativos, a través de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en el comportamiento de los demás y en la organización y desarrollo de los sistemas sociales. Se considera a la comunicación como un proceso humano de interacción de lenguajes que se encuentra más allá del traspaso de información. Es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico."
" La comunicación ejecutiva (empresarial) es el conjunto total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y
su medio. Es decir, dichos mensajes se intercambian entre los miembros de la organización y su medio; estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras".
"La comunicación en las organizaciones debe entenderse más allá de un proceso de intercambio de información, o un simple medio de influencia, sino como un proceso social de interacción sobre la base del cual se conforma una conciencia organizacional que marca una identidad corporativa, es decir una cultura y forma de hacer para la organización".
"La comunicación empresarial es el conjunto de actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno. La aplicación de un correcto sistema de comunicación, permite influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los trabajadores de la empresa y los públicos externos, con el fin de cumplir con mayor eficiencia y rapidez los objetivos de la empresa".
Analizando estos diferentes conceptos nuestro criterio concuerda en gran medida con esta última definición según el decreto ley 281, por lo que definimos a nuestro juicio la comunicación empresarial como el conjunto de actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno. Una adecuada aplicación del mismo crea una cultura e identidad corporativa y conforma una conciencia organizacional que genera acciones para con la empresa.
La existencia de un sistema de comunicación según este concepto le quita margen a la improvisación, a los rumores entre los grupos informales ya que la falta de información dentro, y sobre la empresa crea dudas, tensión y frustración entre los trabajadores y en la población, si la comunicación no se da de manera formal de todos modos se va a generar de manera informal, basándose en suposiciones y comentarios extraoficiales, pues la necesidad de comunicarse es propia del ser humano, para evitar esto hay que dirigir los esfuerzos a lograr una entidad altamente comunicativa, que derribe todas las barreras que dificultan la comunicación.
Una adecuada comunicación en la entidad debe estar encaminada a:
- Hacer más horizontal y menos jerárquica a la organización, logrando con esto una mejor y directa participación de los trabajadores en la producción o servicio.
- Lograr mayor transparencia en la organización mediante el conocimiento compartido, y proyectarse en correspondencia al exterior, con lo que se crean, fortalecen y aprovechan las ventajas distintivas de la empresa para convertirlas en ventajas competitivas, toda vez que una buena comunicación es requisito para enseñar y aprender.
- Hacer más participativo e interactivo el trabajo intelectual mediante la potenciación del trabajo en grupo y del valor de las comunicaciones formales e informales a fin de elevar la producción, productividad y competitividad empresarial con la aplicación del conocimiento y la creatividad al aprovechamiento racional de los recursos.
salud, control interno y la eficiencia, entre otros aspectos". Es por ello que la comunicación es considerada como el engranaje que mantiene juntas las partes de una organización.
La comunicación dentro de la empresa debe cumplir con una serie de funciones como: proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnóstico de la realidad. Tiene funciones de producción relacionadas con la forma de capacitación del personal, orientaciones directas para la realización del trabajo, apertura de espacios para la consolidación de objetivos, la solución de conflictos, las quejas del trabajo de sus superiores, la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del producto o servicio realizado. Esta debe propiciar espacios de socialización que permitan un contacto con el ambiente físico y humano a través de la información; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la organización. La comunicación interna busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas institucionales, reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual.
A. Formas de comunicación El sistema de comunicación interno de la empresa u organización superior de dirección puede adoptar las siguientes formas: a. Comunicación descendente
b. Comunicación ascendente c. Comunicación horizontal
a. La comunicación descendente , permite mantener informados a todos los trabajadores de la empresa u organización superior de dirección, sobre los principales aspectos para el desarrollo de ésta. Proporciona a todos los trabajadores información sobre lo que deben hacer, cómo hacerlo y qué se espera de ellos. Esta forma de comunicación no es compatible con los estilos de dirección autoritarios ni con la falsa creencia de que una clara comunicación pueda ser tomada como un signo de debilidad.
b. La comunicación ascendente , es muy importante para los directivos de las empresas u organización superior de dirección, ya que permite conocer por los propios trabajadores cuáles son sus criterios y opiniones sobre lo que funciona correctamente o no, sus diferentes ideas, estado de ánimos y motivaciones y propuestas de mejoras. Este método de comunicación permite mantener contacto directo con los trabajadores, conocer sus opiniones y necesidades, herramienta muy necesaria para la toma de decisiones. c. La comunicación horizontal , es aquella que permite lograr conocimiento de las diferentes áreas entre sí y como resultado de esto favorece un buen entendimiento entre los trabajadores. Este estilo de comunicación permite el funcionamiento eficaz de los equipos de trabajo, la implantación de una dirección participativa, favorece la coordinación de diferentes actividades y el conocimiento de las actividades que se desarrollan, por lo que es muy importante que se fomente este tipo de comunicación".
B. Niveles de comunicación
El sistema de comunicación interna existente en la empresa debe propiciar la integración de dos niveles de comunicación vertical y horizontal:
Horizontal: La comunicación horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional (comunicación plana) esta se da mayormente de forma informal.
Vertical: La comunicación vertical es aquella comunicación que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores y viceversa. Es importante notar que se debe promover una comunicación vertical ascendente lo que facilitaría los procesos organizacionales y un clima de comunicación óptimo".
C. Canales de comunicación
Estos niveles se desarrollan mediante los siguientes canales de comunicación.
Formal: La comunicación formal es aquella comunicación cuyo contenido está dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicación ocurre a través de encuentros, reuniones, y entrevistas programadas en los planes de actividades de las organizaciones por la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocráticas que ocurren en las organizaciones.
Informal: La comunicación informal es aquel tipo de comunicación cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (Pasillos, cafetería, etc.). Es más rápida que la formal. En este sentido no hay mejor arma para intensificar la buena comunicación que las reuniones formales con fecha y hora establecida. Sin embargo, muchos empleados bostezan ante la sola convocatoria, porque la consideran aburrida, repetitiva y mono lógica: el jefe siempre termina teniendo la última palabra y eso los desestimula. Es por esto que las reuniones formales deben hacerse de forma dinámica, agradable, utilitaria y tan corta como sea posible y logre el balance exacto del dilema del que decir ,como decirlo ,y cuando y donde decirlo, la oratoria por parte de la dirección tiene que ser explicita , clara y motivadora para que cada trabajador se sienta motivado. Comunicación Interna
FORMAL INFORMAL
ASCENDENTE Supervisores Lideres DESCENTENTE Subordinados Seguidores HORIZONTAL Colegas Amigos
D. Barreras de la comunicación
imagen de la empresa a la sociedad, este se encarga que se conozcan los principales resultados económicos obtenidos, así como su aporte a la sociedad. El sistema se apoya en los planes de marketing y sus escenarios futuros van creciendo por las innumerables amenazas y oportunidades que demanda permanentemente el ambiente externo organizacional
La comunicación externa concebida de manera global debe gestionarse mediante acciones de comunicación directa con representantes de la comunidad, dirigentes de las organizaciones políticas y de masas u otras instituciones externas que se relacionan con la empresa u organización superior de dirección, y mediante el trabajo con medios de comunicación tanto electrónicos, como impresos y audiovisuales a fin de poder garantizar un adecuado nivel de conocimiento y reconocimiento social sobre la empresa u organización superior de dirección, sus resultados, sus trabajadores y sus valores".
3. LA IDENTIDAD CORPORATIVA
La identidad corporativa no es más que "la proyección de una imagen, es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer una organización, la cual las personas describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interacción de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre una organización ", esta se conforma mediante un conjunto de atributos que la empresa intenta trasmitir a su mercado. Abarca por tanto todos los puntos posibles de contacto de la empresa con sus clientes, comunicando en todo momento su filosofía y lo que es más su identidad.
La formación de una imagen corporativa se centra en dos áreas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicación interpersonal, y la externa que contempla la proyección de la imagen a través de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del público/ receptores. La proyección de una imagen tiene que ser planificada previamente por el sistema de comunicación empresarial, dirigida a un público identificado basándose en una identidad real establecida con un mensaje claro que facilite la promoción.
4. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN
El sistema de comunicación empresarial en Cuba se integra al proceso de perfeccionamiento empresarial, como una necesidad del propio desarrollo de la empresa estatal."Su implantación implica la permanente interacción entre los trabajadores y la dirección, a fin de lograr un intercambio de ideas que logre un mejor desempeño y por tanto mayor eficacia y eficiencia en la gestión". (Para la implementación del mismo se debe tomar como referencia y guía lo establecido en el Decreto ley No.281 la cual establece los siguientes pasos.
- Escoger asesoría competente que profesionalmente domine el tema de la comunicación.
- Seleccionar al personal a preparar en las técnicas de comunicación empresarial.
- Efectuar un diagnóstico que permita conocer el grado de desarrollo y características de la comunicación de la empresa u organización superior de dirección, así como las características de sus trabajadores, el grado
de motivación que existe, la participación en la solución de los problemas, etc.
- Diseñar el sistema de comunicación empresarial a implantar, expresados en el Manual de Gestión de Comunicación y el Manual de Identidad Corporativa.
- Evaluación periódica de los resultados positivos y negativos del proceso de comunicación, mediante la creación de procedimientos e instrumentos para la medición del impacto que ha tenido el sistema de comunicación implantado, que permita evaluar periódicamente: su funcionamiento, si los trabajadores conocen la situación actual de la empresa u organización superior de dirección, sus éxitos y problemas, si participan en la solución de los principales problemas, en el auto-control, que cumplen objetivos específicos, que han asumido responsabilidades y facultades y el impacto en el trabajo de dirección y de los dirigentes en particular.
- Diseñar las acciones a tomar para rectificar las desviaciones e insuficiencias encontradas.
El tercer paso lo constituye efectuar el diagnóstico que posibilite conocer entre otros aspectos los siguientes:
- Conceptos de comunicación que se manejan en la empresa u organización superior de dirección, el tipo de comunicación predominante, la existencia o no de un enfoque de comunicación que se corresponda con objetivos, valores y estrategia de la organización y si están o no correctamente definidos los elementos que integran el ciclo de comunicación de la empresa u organización superior de dirección.
- Naturaleza de los procesos de comunicación, los canales más usados, el uso de los mensajes y su planificación, elementos de cultura organizacional, valores compartidos, sentido de pertenencia y aspectos de clima interno.
- Relevancia y funciones de la comunicación en la empresa u organización superior de dirección.
- Organización del sistema de comunicación en la empresa u organización superior de dirección.
- Criterios sobre la retroalimentación y participación en la dirección por los trabajadores.
- Significación de los espacios de retroalimentación según los trabajadores de la empresa u organización superior de dirección.
- Flujos de comunicación existentes: vertical descendente, vertical ascendente, horizontal o la combinación de estos. Naturaleza de los procesos comunicativos.
- Canales de comunicación: asambleas de afiliados, conversaciones y encuentros informales con los trabajadores, los murales, las reuniones, las circulares, el correo electrónico, las cartas y el teléfono, las entrevistas, la radio base, el buzón de quejas y sugerencias, el periódico o revista interna, los rumores, entre otros.
4.2. Manual de Identidad Corporativa El manual de identidad corporativo, constituye una herramienta básica para la dirección de la empresa u organización superior de dirección en el logro de una imagen que la distinga. Este constituye su carta de presentación, su cara frente al público. En este se describe la actividad principal y secundaria de la empresa, el tiempo de existencia, su ubicación, tipo de mercado; se presenta los atributos de la imagen visual de la empresa u organización superior de dirección y su uso en los diferentes soportes comunicativos, se especifica cómo, cuándo, y dónde se deberá usar la imagen. Su elaboración debe diseñarse a partir del análisis de la imagen que se posee en relación con los principales competidores y la compatibilidad entre imagen y mercado, todo ello sustentado mediante investigaciones que deben indicar que se debe mejorar y por qué.
5. FUNCIONES DE ÁREA DE COMUNICACIÓN.
Las funciones principales a cumplir después por el área de comunicación empresarial son:
- Diseñar el sistema de comunicación a implantar.
- Implantar el sistema de comunicación.
- Evaluar el cumplimiento del sistema de comunicación.
- Efectuar periódicamente diagnósticos sobre el funcionamiento del sistema de comunicación.
- Elaborar planes de acción que garanticen resolver las deficiencias detectadas en los diagnósticos sobre el sistema de comunicación.
- Estudiar nuevas formas y alternativas sobre comunicación a implantar.
- Participar en el proceso de la elaboración del plan de la empresa u organización superior de dirección y en la definición del presupuesto de comunicación.
- Informar al consejo de dirección de la empresa u organización superior de dirección los resultados y deficiencias en el proceso de implantación del sistema de comunicación, así como los planes de medidas a implantar.
- Otras que sean designadas por el director general de la empresa u organización superior de dirección.
