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PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
HSEQ Código: HSEQ-P-10 Versión: 01
Fecha: 13/08/ AUDITORÍAS INTERNAS
TRANSPORTES I.B. S.A.S
SISTEMAS DE
GESTION
AMBIENTAL 13/08/
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
DIANA HERNANDEZ – JEIMMY BARRERA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
COORDINACIÓN REGIONAL DE
GESTION AMBIENTAL.
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y
GESTIÓN INTEGRADO.
DIRECCIÓN GENERAL DE
GESTIÓN INTEGRADO.
Fecha: 13/08/2020 Fecha: 13/08/2020 Fecha:
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
- Página 2 de - HSEQ Código: HSEQ-P-10 Versión:
- ÍNDICE..................................................................................................................................... 0. ÍNDICE
- OBJETO................................................................................................................................
- ALCANCE.............................................................................................................................
- REFERENCIAS.....................................................................................................................
- DEFINICIONES.....................................................................................................................
- PROCEDIMIENTO – AUDITORÍA INTERNA........................................................................
- 6.1. GESTIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS A NIVEL CORPORATIVO.........................
- 6.2. GESTIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS A NIVEL DE ÓRGANO GESTOR..............
- 6.2.1. PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS.................................................
- 6.2.2. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA................................................................................
- HISTÓRICO DE EDICIONES................................................................................................
- ANEXOS...............................................................................................................................
EVIDENCIA DE AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. HALLAZGOS LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría como oportunidades de mejora. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Extensión y límites de una auditoria, incluyendo áreas y/o procesos a cubrir. AUDITOR INTERNO: Persona calificada para realizar Auditorías internas de calidad y/o seguridad y Salud en el trabajo y Ambiental. AUDITADO: Persona u Organización, dependencia y/o proceso que es auditado. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organización o persona que solicita una auditoría. CONFORME: Es el cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. OBSERVACIÓN: Hallazgo de una auditoria, el cual indica una situación que conlleva una oportunidad de mejora o un riesgo potencial de constituirse en no conformidad. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: Resultados de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y los hallazgos de la auditoria. PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una ó más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Incluye las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias. PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
5. GENERALIDADES
La empresa de transportes I.B. S.A.S lleva a cabo auditorías Internas a intervalos planificados de un año, para determinar si el Sistema de Gestión ambiental es conforme con las disposiciones planificadas, si se ha implementado y si se mantiene de manera eficaz.
su programa de auditorías planificando una auditoria cada año a todos los procesos del Sistema de Gestión tanto de calidad como de seguridad y salud en el trabajo, y ambiental, tomando como base el estado de los procesos, las áreas por auditar, el impacto de los resultados de auditorías previas, los recursos de que dispone la institución y los reclamos de los usuarios. Los auditores no pueden auditar su propio trabajo. Los dueños o responsables de procesos deben generar las acciones respectivas, sin demora injustificada de acuerdo al resultado de la auditoría. Se pueden contratar auditorías con personal externo competente el cual podrá aplicar su propia metodología. EL Sistema de gestión ambiental será evaluado conforme a los requisitos exigidos en la NTC-ISO 14001:2015. La empresa de transportes I.B S.A.S acoge los principios internacionales de auditoria. Estos hacen de la auditoria una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual La empresa de transportes I.B S.A.S puede actuar para mejorar su desempeño. Los principios que se refieren a los auditores son: Conducta ética: La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son conductas esenciales para auditar. Presentación ecuánime: Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria informan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Debido cuidado profesional: Se refiere al proceder del auditor, aplicando diligencia y juicio al auditar. Los principios que se refieren a la auditoria: Independencia: Los auditores no auditaran su propio trabajo. La independencia es la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria. Enfoque basado en la evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático. La evidencia de la auditoria es verificable. La Selección de los auditores y la realización de las auditorias aseguran la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría, por ello la selección del equipo
Definición de los objetivos, alcance y criterios de la auditoria La determinación de la viabilidad de la auditoria La revisión de la documentación pertinente al proceso a auditar La preparación de las actividades de auditoría en campo contempla: la preparación del plan de auditoria, asignación de tareas al equipo auditor, la elaboración de las listas de verificación, las cuales consideran los resultados de auditorías previas. Las Listas de verificación a aplicarse son revisadas por el Auditor Principal, para asegurar la objetividad de la auditoria. La realización de las actividades de auditoria en campo La preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoria La realización de actividades de seguimiento de la auditoria Deben Mantenerse los registros En caso necesario, el auditor Principal lleva a cabo reuniones con los auditores para aclarar dudas o situaciones que puedan afectar el desarrollo de la Auditoría o en su caso, para evaluar el desempeño del Plan de Auditoría. Las acciones correctivas frente hallazgos de no conformidad son tomadas sin demora, bajo la responsabilidad de cada dueño de proceso que este siendo auditado, para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de verificación. Para auditar el SGA el auditor principal debe tener formación en curso de auditores internos ISO 14001:2015. Lo anterior resaltando que el auditor, debe ser: buen comunicador, analítico, receptor, carácter firme, honesto, justo, objetivo, paciente y Trabajar en equipo. Las auditorias que se ejecuten como parte de la formación de Auditores Internos no serán tenidas en cuenta para levantar acciones correctivas y por tanto no se hace necesario su seguimiento y cierre. Se constituyen en una herramienta de práctica de la formación.
DOCUMENTOS
APORTADO NO APORTADO
Documento de Soporte del SGA X
Misión de la empresa X
Política Ambiental X
Licencia Ambiental y demás permisos
ambientales
X
Plano de localización de referencia X
Plano de la planta física X
Organigrama X
Número de empleados totales y por
dependencia.
X
Descripción de procesos X
Descripción de materia prima e insumos X
Plan de manejo Ambiental X
Medidas de control ambiental X
Informes del control ambiental desarrollado X
Identificación de las personas con
responsabilidad en el control Ambiental
X
Revisó:
Fecha:
Control de documentos Se realiza una Actualización periódica de documentos? Se encuentran Disponibles los documentos? Se tienen Identificados todos los documentos? Se han delegado las Responsabilidades para modificación de documentos? Control operacional Tiene Identificadas las operaciones y actividades asociadas? Se tiene control sobre los aspectos ambientales significativos? Se tienen los Procedimientos documentados con criterios de operación? Los proveedores y contratistas tienen conocimiento de este? Preparación y respuesta ante emergencias Se ha diseñado un Plan de Contingencia? Se han actualizado estos procedimientos de emergencias? Se Realizan simulacros? Monitoreo y medición Se tienen los Procedimientos documentados para monitoreo? Se tienen los Procedimientos documentados para medición? Se tienen los Registros de monitoreo y medición? Se Calibran y mantienen los equipos de monitoreo? No conformidad y acción correctiva y preventiva Se han Definido los responsables? Se tienen Procedimientos de acciones correctivas y preventivas? Se cuenta con Registros de cambios en procedimientos? Registros Se cuenta con Procedimientos para control de registros? Se cuenta con Registros de entrenamiento? Se cuenta con Registros de resultados de auditorias y revisiones? Auditoria al SGA Poseen Programas para auditorias? Poseen Procedimientos para auditorias? Se han delegado Responsables para las auditorias? Poseen Documentación de la revisión por la gerencia?
Para realizar la revisión al Sistema de Gestión Ambiental se utiliza la siguiente clasificación con su correspondiente sigla: CS = Cumple satisfactoriamente FC = Falla Conceptual FE = Falla Estructural **RESPONSABLES
ACTIVIDAD RESPOPNSABLE REGISTRO**
1 Plan de auditoria Auditor Interno HSEQ-FOR-25 Plan de auditoria 2 Preparación de la auditoria Auditor Interno 4 Procedimientos Auditor Interno 5 Realizar reunión de apertura con los involucrados en la auditoria y presentar el plan de auditoria para su aprobación y/o modificación Auditor Líder Acta de reunión 6 Realizan auditoria en sitio ejecutando entrevistas y revisando registros Auditor Líder y auditor interno HSEQ-FOR- Informe de auditoria 7 Aplicar lista de verificación de auditoria Auditor Líder y auditor interno HSEQ-FOR-26 Lista de verificación auditoría interna 8 Realizan reunión de cierre con los involucrados informando los hallazgos encontrados Auditor Líder y auditor interno Acta de reunión Realizan informe de auditorías y entregan a gerencia y Dpto. HSEQ Auditor Líder Informa de auditoria 9 Definen las acciones correctivas o preventivas para cerrar las no conformidades de la auditoria, de acuerdo al procedimiento Responsables de las No Conformidades Formatos de procedimientos respectivos
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
HSEQ Código: HSEQ-P-10 Versión: 01
Reunión de cierre: Reunión formal en donde se reúnen los auditores y auditados para resumir los hallazgos encontrados durante la auditoria, allí se concluye el resultado final y se acuerda la fecha límite para el cierre de las No Conformidades detectadas. Documentación: Una vez realizada la ejecución de la auditoria, será responsabilidad del auditor líder asignado entregar el informe de auditoría en donde se evidenciarán al detalle los hallazgos detectados en dicho proceso, los cuales deben ser registrados en el formato (Informe de Auditorias), también debe entregar lista de verificación diligenciada. Resultado de auditoria: Con base en la Información registrada en el Informe de auditoría se deben tomar las acciones correctivas, preventiva y/o de mejora frente a los hallazgos identificados; para lo cual se aplica el procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora.
