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INTRODUCCION
El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de esta. El efectivo es lo que le permite a la empresa invertir, comprar de activos, mercancías, materia prima, pago de nómina, pago de pasivos, etc. La empresa debe mantener una disponibilidad de efectivo suficiente para cubrir sus necesidades mínimas, además de disponer de la capacidad suficiente para tender eventuales necesidades adicionales de efectivo. La planeación y proyección adecuada del flujo de efectivo necesario para el correcto funcionamiento de la empresa, es una herramienta de gran importancia para maximizar la utilización de los recursos. Se debe tener especial cuidado en no tener exceso de efectivo, puesto que éste con el paso de tiempo pierde su poder adquisitivo, por tanto, cualquier exceso de efectivo debe ser invertido rápidamente para así evitar la erosión de su capacidad adquisitiva, y garantizar una rentabilidad adecuada de esos recursos. Esto requiere necesariamente de una proyección realista y precisa de las entradas y salidas de efectivo, puesto que en todo momento la empresa debe conocer con exactitud la cantidad de efectivo con que dispone o dispondrá en el corto plazo para así proyectar la inversión de cualquier exceso de efectivo resultante en un periodo determinado En todo proceso económico, las Instituciones Crediticias tienen una función capital. Los países no siempre cuentan con los fondos y recursos necesarios para realizar proyectos de desarrollo y c00peración económica; los recursos de las Organizaciones Internacionales de ayuda económica y la creación de Instituciones Financieras propias, han sido vitales tanto en América Latina como en el resto del mundo, para la consolidación de numerosos proyectos. De esta inquietud de financiamiento surgen los Bancos Hipotecarios aún cuando en el país existía una desestabilización política y la inflación no terminaba de estar en equilibrio, surgen entonces el denominado Banco Obrero (Hoy INAVI) y cada institución fue creando por su parte el de su entidad. Los bancos Hipotecarios son instituciones de crédito que se procuran de fondos aparte de su capital, por medio de la emisión de títulos hipotecarios, depósitos de ahorro y otras operaciones secundarias. Fondo Fijo de Caja.
Existen muchos casos en los cuales, por medidas de control interno, todos los fondos se depositan en una cuenta bancaria, lo cual significa que no queda dinero disponible dentro de la organización para efectuar los pagos que deben liquidarse rápidamente y en efectivo. Este problema se soluciona mediante la creación de un “Fondo Fijo”, es decir, una suma de dinero que se extra de la cuenta corriente bancaria y queda en la empresa para hacer frente a distintos pagos que puedan surgir. Este sistema también es utilizable en aquellos casos en los que no se utilice una cuenta recaudadora, creándose lo que se denomina “Caja Chica”. Tanto el fondo fijo como la caja chica están sujetos a ciertas condiciones que establece la organización sobre su uso, tales como el monto máximo de pago, los conceptos permitidos y los no permitidos de ser abonados por este medio, monto mínimo de efectivo, etc. A su vez, es posible la existencia de varios fondos fijos en caso que la organización lo requiera, ya sea por contar con distintas localizaciones geográficas, separación física de distintas áreas de la organización, varios puntos de ventas y demás. Creación El fondo fijo se crea mediante la emisión de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la empresa, por el monto establecido, entregando los fondos a la persona responsable que estará a cargo de su manejo para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas. Para ejemplificar esto, crearemos un fondo fijo por el monto de $2.000, con la emisión de un cheque contra el Banco X cuenta corriente. Sin embargo, en el caso que utilicemos fondo fijo pero sin cuenta recaudadora, lo cual se denomina “Caja chica”, es usual que los fondos para su creación se retiren de la cuenta “Caja” Funcionamiento. Una vez creado el fondo fijo, el responsable del mismo efectuará todos los pagos correspondientes y conservará la documentación pertinente, esto hasta el final de periodo contable, o bien, hasta que el monto de dinero disponible disminuya hasta cierta cantidad. En este momento se debe proceder a la rendicion del fondo fijo, con la finalidad de volver a disponer del total del dinero previsto en el fondo. Arqueo de Caja Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente
¿Qué es un Banco? Son entidades que se dedican a trabajar con el dinero, obteniendo una ganancia por las operaciones realizadas. Los bancos son entidades que reciben y prestan dinero al público. Son entidades que se dedican a trabajar con el dinero, obteniendo una ganancia por las operaciones realizadas. Los bancos son entidades que se organizan de acuerdo a leyes especiales y que se dedican a trabajar con el dinero, para lo cual reciben y tienen a su custodia depósitos hechos por las personas y las empresas, y otorgan préstamos usando esos mismos recursos, actividad que se denomina intermediación financiera. Para realizar la actividad de recibir dinero y luego darlo en préstamo, los bancos le cobran a quienes lo necesitan y piden préstamos; asimismo, a quienes les entregan dinero en depósito, les pagan por la confianza depositada. La diferencia entre lo que se les paga y lo que ellos pagan, representa uno de los negocios que realiza el banco. Otras vías de negocio que lleva a cabo el banco, tienen que ver con comisiones por servicios realizados, actividades de tesorería y otros. Tipos de bancos en función de la propiedad Una primera clasificación de los tipos de bancos es la que se puede hacer en función de los diferentes tipos de propietarios de la entidad. Se puede distinguir entre:
- Bancos privados: son bancos cuyos accionistas son entidades privadas o personas físicas.
- Bancos públicos: entidades cuyo titular es el Estado en su totalidad.
- Bancos mixtos: entidades con mezcla de capital público y privado. Tipos de bancos en función de su actividad Una clasificación más interesante es la de los tipos de bancos en función de su misión y objetivo. Puede parecer que todos los bancos son iguales, sin embargo, al analizar su misión y objetivos, su cartera de productos y oferta comercial, salen los siguientes tipos de entidades:
- Banco central o emisor: son las entidades que se llaman “banco de bancos”, que se encargan de dirigir y supervisar el funcionamiento del sistema financiero de un
país. Se llama emisor cuando entre sus funciones, además, están las de fijar la política monetaria, emitir moneda y mantener las reservas de un país
- Banco comercial: son bancos que realizan sólamente operaciones comerciales de banca (préstamos, créditos, depósitos), es decir, aquellas que no son de inversión.
- Bancos de Inversión: los bancos de inversión se dedican a ofrecer productos de inversión, tanto a empresas como a particulares. Entre sus funciones están las de participar en operaciones de fusión y adquisición de empresas, de captación de capital, de compraventa de valores en diferentes mercados, de investigación de mercados y elaboración de informes, de gestión de tesorería y de asesoramiento estratégico y de control de operaciones y tecnología.
- Banca corporativa: son entidades que dirigen su negocio a clientes que son empresas, ofreciendo productos específicos para que puedan desarrollar su actividad.
- Bancos de Consumo o Retail: son bancos cuyos productos se dirigen a un perfil de cliente de persona física.
- Cajas de Ahorro: son entidades sin ánimo de lucro, que tienen existencia en España. Tras la situación de crisis de los últimos años, muchas de ellas se han transformado en bancos, quedando un sector más reducido en cuanto a número de cajas de ahorros. Ofrecen productos para particulares y empresas, dedicando un importante esfuerzo a la función de obra social, razón de ser de estas entidades.
- Bancos Hipotecarios: son bancos cuya actividad se centra en la concesión de préstamos para compra o reforma de vivienda e inmuebles, con garantía hipotecaria.
- Bancos de Tesorería: su misión es dar soporte a operaciones entre empresas que requieran una importante aportación de capital. Se caracterizan por no tener clientes que sean personas físicas y carecer de oficinas abiertas al público, dado que no tienen una actividad comercial “al uso”. CONCILIACIONES Es el proceso que se sigue para determinar las diferencias y las causas que las originaron, entre los saldos de dos cuentas reciprocas. Las causas por las cuales pueden resultar diferencias entre los saldos de dos cuentas que se comparan en determinada fecha, pueden quedar comprendidas en los siguientes puntos:
estado de cuenta del banco y otros documentos en que se notifiquen movimientos del efectivo de la empresa depositado en el banco. Como parte del control del activo fijo, siempre es necesaria la correlación entre los bienes existentes en el sistema contable y el inventario físico realizado, así como sus valores, lo que se lleva a cabo en las siguientes etapas: a) Conciliación Directa: Se emplea esta metodología cuando las descripciones de la base contable permiten asignar cada valor histórico de la misma a una unidad de inventario en forma segura a través de la descripción. b) Conciliación por Asignación: Se emplea esta metodología cuando la descripción contable no permita asignar de manera directa el valor histórico. Esto significa que existe un grado de certeza menor al de la Conciliación Directa. También se hace esta asignación cuando una unidad mínima indivisible del inventario, en la base contable se encuentre dividida en varios componentes, por lo que será necesario unir los diferentes conceptos en un solo registro. Mediante estos procesos usted puede tener certeza de que la información registrada en sus libros financieros y fiscales es verídica y segura. CONCILIACIÓN ARITMÉTICA Tiene por objeto presentar el efectivo de las “partidas no correspondidas” para comprobar que los datos sean correctos, por lo menos aritméticamente. a) Partiendo del saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco. Cuando se inicia la conciliación aritmética con el saldo deudor determinado en la cuanta de bancos de nuestra empresa, a este se le suman los abonos no correspondidos y se le restan los cargos no correspondidos, para llegar a coincidir con el saldo acreedor determinado por el banco. b) Conciliación aritmética partiendo del saldo acreedor determinado el estado de cuenta del banco, para llegar a coincidir con el saldo deudor nuestro. Cuando se inicia la conciliación aritmética con el saldo acreedor determinado en el estado de cuenta del banco, a este se le suman los cargos no correspondidos y se le restan los abonos no correspondidos, para llegar a coincidir con el saldo deudor determinado en nuestra cuenta de bancos.
Formato de Conciliación Bancaria (aritmética): Saldo en bancos según estado de cuenta, MAS, Nuestros cargos no correspondidos por el banco, MAS, Cargos del banco no correspondidos por nosotros, MENOS, Nuestros abonos no correspondidos por el banco, MENOS, Abonos del banco no correspondidos por nosotros, = Saldo según auxiliares. Se compara el saldo acreedor del estado de cuenta del banco con nuestro saldo deudor del auxiliar de bancos por el mismo periodo, si son iguales ya no se hace nada. Si los saldos son diferentes comparamos nuestros depósitos del auxiliar contra los créditos del estado de cuenta bancario, marcando con una letra las partidas iguales. Cotejamos nuestros créditos (cheques) del auxiliar de bancos contra los cargos del estado de cuenta del banco en donde marcamos las partidas iguale con números. Se revisan los dos documentos, el auxiliar de bancos y el estado de cuenta para sacar todas las cantidades que no fueron marcadas y se les denomina “partidas en conciliación” Con las partidas en conciliación se elabora un resumen conocido como CONCILIACION BANCARIA. Conclusión La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una crisis de solvencia. Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos, líquidos. El fondo fijo permite solventar rápidamente aquellos gastos imprevistos o de menor cuantía que son necesarios para el buen desarrollo de las actividades que equipos y áreas de trabajo llevan adelante. Este método de administración contable permite a las compañías o sus áreas específicas tener a la mano una determinada suma de dinero en efectivo. El objetivo es que los trabajadores puedan incurrir en este tipo de gastos sin utilizar
