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CAPITULO III
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL ÁREA DE AUDITORÍA
1. Generalidades
Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas y personal que ejerce el control de los recursos públicos, contenidos en los respectivos orgánicos funcionales y demás normas afines, en el presente manual se incluyen las funciones o tareas específicas de auditoría, asignadas al nivel directivo, al de supervisión y al personal operativo, con el propósito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen ciñéndose a la Ley y normatividad vigente.
2. Funciones
2.1 Nivel Directivo
Las funciones principales de los Directores, Subdirectores y Jefes de Auditoría entre otras son las siguientes:
a. Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
b. Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
c. Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
d. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la aud itoría específica.
e. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
f. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.
g. Exigir la aplicación sistemática del proceso de la auditoría a base de la metodología definida para el efecto, en todos aquellos trabajos cuya naturaleza, objetivo y alcance lo ameriten.
h. Fomentar la aplicación de las políticas y normas de auditoría emitidas por la Contraloría General, como garantía de la calidad del trabajo.
i. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditoría o de examen especial, que serán remitidos a la administración de las entidades examinadas.
j. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecución del plan anual de trabajo.
k. Supervisar selectivamente el funcionamiento técnico y administrativo de los equipos de trabajo ubicados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno.
l. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad relacionada con el control de los recursos públicos emitida por la Contraloría General del Estado.
2.2 Del Auditor Supervisor
El Supervisor de auditoría cumple una importante función de coordinación permanente, entre los equipos de auditoría que supervisa y la respectiva dirección o jefatura. Sus funciones principales son:
a. Preparar y aplicar los programas de supervisión, en las principales etapas del proceso de la auditoría.
b. Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditoría, las funciones de responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificación preliminar o específica.
c. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisión adecuada de las labores del equipo.
d. Supervisar periódicamente las actividades del equipo de auditoría, de acuerdo con la fase del proceso de la auditoría que se esté realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, así como los de carácter administrativo.
c. Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciación de la auditoría o examen especial.
d. Dirigir el equipo de auditoría de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, la planificación y la programación específica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros.
e. Incentivar la participación activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
f. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y más documentos que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditoría.
g. Organizar conforme a lo establecido, el índice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditoría aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de información para estructurar y redactar el informe de auditoría.
h. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditoría y revisar la aplicación de los programas específicos para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
i. Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administración de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluación del control interno, previa revisión y aprobación del respectivo informe por parte del supervisor.
j. Asegurar, mediante la revisión oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios responsables de las actividades relacionadas.
k. Preparar, en coordinación con el supervisor, la estructura del borrador del informe final de la auditoría.
l. Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la estructura establecida y de común acuerdo con el supervisor.
m. Preparar y tramitar la convocatoria a la administración de la entidad para la reunión en que se presentarán los resultados finales del examen, exponer
los resultados, documentar la reunión efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunión.
n. Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trámite de revisión y aprobación correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentación adicional obtenida en la presentación de los resultados.
2.4 De los Auditores
Los auditores integrantes de los equipos de auditoría, trabajan bajo la supervisión directa del jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:
a. Aplicar los programas de auditoría preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo.
b. Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoría utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo.
c. Cumplir con los criterios de ejecución establecidos para su trabajo, así como, los estándares profesionales (normas de auditoría) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditoría.
d. Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo.
e. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditoría realizadas.
f. Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificación específica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditoría y de la Contraloría.
g. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditoría, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditoría.
h. Redactar, en la correspondiente cédula o papel de trabajo, los resultados del examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final.
i. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integración completa de los resultados y su correspondiente archivo.
3.2 Designación y Responsabilidades del Equipo de Trabajo
El nivel directivo (Director, subdirector o Jefe de Auditoría) designará por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a un ente o área, precisando los profesionales responsables de la supervisión técnica y de la jefatura de equipo.
La designación del equipo constará en una orden de trabajo que contendrá los siguientes elementos:
- Objetivo general de la auditoría.
- Alcance del trabajo.
- Presupuesto de recursos y tiempo.
- Instrucciones específicas.
a. Para cada auditoría se conformará un equipo de trabajo, en concordancia con la disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a ser examinadas.
b. El equipo estará dirigido por un auditor experimentado al que se le designará como jefe de equipo y será supervisado técnicamente. En la conformación del equipo también se deberá considerar lo siguiente:
- Rotación del personal para los diferentes equipos de auditoría.
- Continuidad del personal hasta la finalización de la auditoría.
- Independencia de criterio de los auditores.
- Equilibrio en la carga de trabajo del personal.
c. La organización e integración del equipo de auditoría es uno de los factores importantes para el éxito del trabajo, decisión en la cual debe participar el jefe de equipo y el supervisor para exponer sus criterios sobre el particular, pues ellos serán los responsables del desarrollo y cumplimiento de los estándares establecidos para la auditoría específica por la Dirección o Jefatura.
d. Para cumplir los objetivos con mayor eficiencia es necesario que la auditoría esté adecuadamente planificada y organizada. Por consiguiente, durante la planificación de una auditoría se determinará quién realiza el trabajo y cuándo será ejecutada, además de establecer los controles para asegurar que se concluya según lo planificado.
e. Los estimados de tiempo para cada auditoría, deben confirmarse durante la planificación y señalarlo para cada persona o por lo menos para cada componente de la auditoría, así como prever el tiempo para la supervisión. Las estimaciones de tiempo deben ser realistas y manejadas por el jefe de
equipo de la auditoría con el detalle de las fechas planificadas para su terminación.
f. La supervisión técnica siempre se realizará a tiempo parcial (1/2, 1/3, 1/4, o 1/5 del tiempo asignado a la auditoría) dependiendo igualmente de la naturaleza, alcance y complejidad del examen.
g. El cumplimiento de las normas de auditoría, de las funciones e instrucciones impartidas en los diferentes niveles, así como una apropiada comunicación entre los miembros del equipo de auditoría contribuye al éxito del trabajo.
4. Código de Etica del Auditor Gubernamental
El auditor gubernamental está llamado a jugar un importante papel con respecto a la implantación de las normas en materia de administración y control de los recursos públicos, consecuentemente es necesario establecer un marco normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrán a su cargo la delicada misión del control gubernamental.
Para lo cual la Contraloría General de Estado expidió mediante Acuerdo N°034 de octubre 24 del 2002, el “Código de Etica de los Servidores de la Contraloría General y del Auditor Gubernamental; que en su capítulo II “Código de Etica para los Auditores de la Contraloría General, de las Auditorías Internas Gubernamentales y de las Firmas Privadas de Auditoría Contratadas” en sus artículos pertinentes establece lo siguiente:
PROPOSITO DEL CODIGO DE ETICA .- El Código de Ética constituye un compendio de los va lores y principios que guían la labor cotidiana de los auditores. La independencia, las facultades y las responsabilidades del auditor en el sector público, plantean elevadas exigencias éticas a la Contraloría y al personal que emplea o contrata para la auditoría. De ahí que, el auditor debe estar familiarizado con el Código de Ética de los servidores de la Contraloría y con el propio del auditor gubernamental.
CUMPLIMIENTO DEL CODIGO DE ÉTICA .- El Código de Ética deberá ser observado por el auditor; su quebrantamiento dará lugar a la determinación de responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad penal, a que hubiere lugar.
HONOR .- El Auditor, al que se le impute la comisión de un delito de acción pública, deberá facilitar la investigación para esclarecer su situación, a fin de dejar a salvo su honra y la dignidad de su cargo.
INDEPENDENCIA. - El auditor mantendrá total independencia respecto de las instituciones sujetas al control de la Contraloría, así como de las persona s y actividades sometidas a su examen. No efectuará labores de auditoría en
OBJETIVIDAD E IMPARCIALIDAD .- El auditor deberá ser objetivo e imparcial en toda labor que efectúe, particularmente en sus informes; por consiguiente, las conclusiones deberán basarse en las pruebas obtenidas, de acuerdo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y a las normas nacionales e internacionales sobre la materia.
El auditor deberá utilizar la información aportada por la entidad fiscalizada y por terceros. También deberá recoger la información acerca de los intereses institucionales de la entidad fiscalizada y de los de terceros; sin embargo, tales intereses no deben conducir a conclusiones subjetivas del auditor.
NEUTRALIDAD POLÍTICA .- Es indispensable que el auditor conserve su independencia con respecto a las influencias políticas para realizar con imparcialidad su trabajo. Esto es relevante para el auditor, porque el resultado de la intervención de la Contraloría General lo utilizan otros órganos del Estado, facultados por la ley para tomar en consideración los informes del Organismo Técnico Superior de Control.
SECRETO PROFESIONAL .- La información obtenida por el auditor en el proceso de auditoría, no deberá revelarse a terceros, salvo para cump lir con los preceptos legales que correspondan a la Contraloría General y como parte de los procedimientos normales de la auditoría.
COMPETENCIA PROFESIONAL .- El auditor tiene la obligación de actuar profesionalmente en su trabajo, no deberá realizar tareas para los cuales no demuestre la competencia profesional necesaria. Deberá conocer y observar las normas, las políticas, los procedimientos y las prácticas aplicables a la naturaleza de la auditoría, contabilidad y gestión financiera. De igual manera, deberá conocer los principios y normas que rijan a la entidad fiscalizada.
COMPROMISO CON LA INSTITUCION Y LA PATRIA .- Las acciones del auditor serán orientadas hacia el desarrollo de una eficaz Administración Pública y al servicio de la comunidad. Para conseguir este objetivo, deberá comprometerse con los intereses de la Contraloría General, en salvaguarda del patrimonio público.
CONFLICTO DE INTERESES .- Cuando un auditor realice el examen en una entidad cuidará que su actuación no origine conflicto de intereses.
En particular, el auditor deberá garantizar que dicho examen no incluya responsabilidades o facultades de gestión que correspondan a los directivos de la entidad fiscalizada.
RENDICIÓN DE CUENTAS .- El auditor deberá rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u omisiones que afecten a la colectividad, y deberá someterse a la revisión y análisis de aquellas.
DECLARACIÓN PATRIMONIAL JURAMENTADA .- El auditor deberá presentar, al inicio, cuando haya variación de su patrimonio, y al término de su gestión, la declaración patrimonial juramentada, de conformidad con las preceptos constitucionales y legales vigentes.
IMPEDIMENTO PARA SER AUDITOR.- No podrá ser designado ni contratado como auditor quién, por su conducta irregular conocida de forma pública y notoria, o evidenciada por la presentación de pruebas, demuestre que su incorporación a la Contraloría General o su permanencia en ella, originaría presunciones de que su actividad sea incompatible con lo establecido en este Código. La exigencia de calidad profesional y personal para los auditores, y, en general, para los servidores de la Contraloría, deberán ser rigurosamente cumplidas.
BENEFICIOS NO PERMITIDOS .- El auditor no deberá, en ningún caso, de modo directo ni indirecto, para sí ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, obsequios, promesas u otras ventajas, y particularmente en las siguientes situaciones:
- Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones.
- Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que éste retarde o deje de hacer tareas relativas a sus funciones.
SANCIONES .- La violación, debidamente comprobada, de lo establecido en el presente Código de Ética da lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la ley y en los reglamentos respectivos, y a la instauración de sumario administrativo.
DE LAS COMPAÑÍAS PRIVADAS DE AUDITORÍA .- La firma privada de auditoría y su personal, que fuere contratado por la Contraloría General, deberá reunir los requisitos de capacidad, idoneidad, experiencia, solvencia moral, y cumplir con las normas de auditoría gubernamental, y con la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en lo que fuere aplicable.
INDEPENDENCIA DE LAS COMPAÑÍAS PRIVADAS DE AUDITORÍA.- Las compañías privadas de auditoría, y su personal, deberán guardar independencia respecto a las funciones, actividades e intereses de la institución sujeta a examen y a sus servidores, y al ser registradas y calificadas se tendrá en cuenta su integridad, profesionalidad y ética.
Por otra parte, por mucho que se desarrolle la reflexión ética y se expliquen los códigos deontológicos, jamás se tendrán respuestas matemáticas a los dilemas morales, siempre existirá un necesario debate interno, un conflicto que deberá ser resuelto en forma personal e intransferible considerando las circunstancias del caso. La ética en el mundo actual difícilmente puede parecerse a un conjunto de mandamientos, normas, prescripciones y proscripciones nítidamente establecido: es más bien una perspectiva de reflexión personal sobre la libertad que ejercemos eligiendo y descartando en una realidad social demasiado rica como para no romper las costuras de todos los formularios.
II CORRUPCIÓN
¿Qué se puede entender por corrupción? En primer lugar se refiere al incumplimiento de deberes derivados del ejercicio del cargo público y a un abuso de confianza. Es el abuso de autoridad por razones de beneficio particular no necesariamente monetario.
En una visión general del fenómeno, corrupción sería toda acción tomada por un servidor público en el ejercicio de su cargo, que se desviara de las obligaciones jurídicamente establecidas para el mismo por razones de interés privado –familiar, personal..., con beneficios pecuniarios o de “status”. O cualquier violación de las normas contra el uso abusivo del cargo público en beneficio privado.
La corrupción engloba: prevaricación, infidelidad en la custodia de documentos, fraude, malversación de caudales públicos, peculado, cohecho, concusión, enriquecimiento ilícito, abuso en el ejercicio de la función. Un funcionario corrupto sería aquel que utiliza su cargo como un negocio, cuya cuenta de resultados busca maximizar.
La corrupción existe cuando el responsable de un puesto público, con funciones y atribuciones definidas, por medios monetarios o de otra naturaleza no legalmente previstos, es inducido a actuar favoreciendo a quien proporciona el beneficio y, por ello, causando daño al público y a sus intereses.
Por otra parte, es muy importante inculcar a los servidores públicos una comprensión del deber, lo cual incluye elementos ideológicos y profesionales, una subordinación de los intereses personales a los de la ciudadanía y un sentido de lealtad al papel de servidor de lo público. Principios como los de eficiencia, eficacia, jerarquía, constituyen valores fundamentales que deben guiar la acción administrativa, sin olvidar las categorías de conducta como la honestidad personal, la defensa de la democracia local y la profesionalidad en la conducta
Estudios realizados en diferentes países, han demostrado que en aquellas sociedades en las cuales existe un alto desarrollo de la cultura participativa y de confianza con el Estado y sus instituciones, esto es, un alto nivel de cultura cívica, es donde menos corrupción se produce, y viceversa. En todo caso, la corrupción es la forma extrema de ausencia de ética y por su gravedad siempre genera una
crisis de legitimidad en el Estado, que exige respuestas inmediatas, antes de que con su expansión destruya el propio sistema de convivencia.
En conclusión, el comportamiento ético de los integrantes de una institución pública, será tanto mayor cuanto mayor sea el nivel de cultura cívica y, por lo mismo, toda inversión en la educación cívica de los ciudadanos, redundará en beneficio de la Administración. Sin embargo, no debemos dejar de mencionar que corrupción existe también en el sector privado
III VALORES Y PRINCIPIOS
Las sociedades modernas son pluralistas, es decir, son sociedades donde conviven valores muy diferentes que deben ser mutuamente respetados, siempre que sean razonables. No obstante, también existen unos valores primarios o básicos que son aquellos que permiten la presencia y expresión de los demás. Estos valores primarios son fruto del consenso global de la sociedad. Ciertamente, incluso entre estos valores, puede existir conflicto cuando se trata de interpretar qué significan en un caso concreto, o cuando se trata de tomar una decisión y priorizar los mismos, en cuyo torno se configura nuestro sistema de convivencia. Un análisis empírico de estos valores nos llevaría a reconocer los fundamentos de los derechos y libertades fundamentales; de ahí que se expresen constitucionalmente y guíen la conducta de nuestras instituciones. Por ello, los servidores públicos deben ser conscientes de respetar dichos valores sociales primarios, así como los que configuran las bases del régimen constitucional democrático.
IV LOS VALORES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA
Así, pues, la primera labor a realizar será definir explícitamente cuáles son los valores que deben guiar la conducta de los servidores públicos; o sea, los principios que guían el juicio sobre lo que es bueno y correcto en la actuación profesional. Y aquí se manifiesta un primer dilema: ¿es necesario definirlos para todos los empleados de la entidad o cada unidad administrativa debería elaborar los suyos?. La definición a nivel general tiene como aspecto positivo fijar unos criterios comunes y exp licitar una preocupación por la necesaria coordinación de todas las unidades en torno a principios generales. Este ha sido el criterio de la Comisión Nolan del Reino Unido, que en 1995, bajo el supuesto de que toda administración moderna debe guiarse por un cuerpo de principios que rija la relación entre los funcionarios públicos y los particulares, presentó los siguientes principios:
- NEUTRALIDAD
- INTEGRIDAD
- OBJETIVIDAD
- RENDICION DE CUENTAS
- SINCERIDAD
- HONESTIDAD
- LIDERAZGO
