guia dos microsoft excel, Guías, Proyectos, Investigaciones de Competencias en MS Microsoft Excel

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Tabla de Contenido

• Introducción
• Mapa conceptual
• 1. Novedades en Excel
• 2. Comandos Básicos de Trabajo en Excel.................................................................
  • 2.1 Ingresar a Microsoft Excel
  • 2.2 Conocer el área de trabajo
  • 2.3 Áreas del libro Excel
  • 2.4 Área de trabajo
  • 2.5 Ingresar datos a la hoja de cálculo
  • 2.6 Formato a texto
  • 2.7 Guardar Libro
• 3. Edición de Elementos de Página
  • 3.1 Encabezado y pie de página
  • 3.2 Modos de Vista en Excel
  • 3.3 Impresión de Hoja de Cálculo
  • 3.4 Ocultar filas y columnas de una hoja
• 4. Trabajo en Excel desde las Celdas
  • 4.1 Combinar celdas
  • 4.2 Bordes de celdas
  • 4.3 Formato personalizado de celdas
• 5. Funciones básicas de Excel
  • 5.1 Sumar valores de celdas
  • 5.2 Insertar función SUMA manualmente
  • 5.3 Insertar funciones predeterminadas
• Referencias
• Créditos

1. Novedades en Excel 2016

Excel es un programa que le permite administrar hojas de cálculo, en donde puede realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Este programa es útil para ejecutar desde simples sumas hasta cálculos avanzados.

Excel 2016 le ayuda a analizar, administrar y compartir información, lo que ayuda en la toma de mejores y más inteligentes decisiones. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ofrecen al usuario la opción de realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos.

En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Así se produzcan informes financieros o administren gastos personales, Excel 2016 brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr los objetivos. Entre las nuevas herramientas más importantes se encuentran:

 Nuevos gráficos: desde la opción insertar gráficos, puede encontrar seis (6) nuevas formas que le permitirán elaborar informes más detallados y profesionales.

 Función previsión mejorada: en las versiones anteriores, se ejecutaba la función de previsión lineal. En Excel 2016, esta puede mejorar la función previsión con el suavizado exponencial, desde la pestaña Datos, dando clic al botón Hoja de Previsión.

 Mapas 3D: anteriormente, la opción de Mapas 3D se conocía como Power Map. La aplicación es útil para realizar una visualización geoespacial en 3D y está disponible en la pestaña Insertar y el botón Mapa 3D.

 Nuevas plantillas: con el fin de desarrollar nuevos formatos financieros, puede contar con las nuevas herramientas llamadas Mi flujo de efectivo y Análisis de acciones, que le serán útiles para realizar un seguimiento de lo que gana, de lo que gasta y en qué lo gasta. Por otro lado, la plantilla Información de calendario le permite ver este.

 Mejoras para las tablas dinámicas: entre las novedades para las tablas dinámicas, las cuales ya habían experimentado un fuerte cambio en las versiones 2010 y 2013 gracias a Power Pivot, ahora puede detectar relaciones automáticamente, crear, modificar y eliminar medidas personalizadas, agrupar campos de tiempo (año, trimestre, mes) y ofrece botones para explorar estas tablas más profundamente.

 Mejoras para segmentación de selección múltiple: antes podía seleccionar sólo un elemento en una segmentación de Excel desde un dispositivo táctil; ahora, es posible realizar una selección de más de una opción en los sistemas de entrada táctil.

 Publicación de archivos a través del Power BI: con esta herramienta podrá compartir sus informes, archivos y/o tablas dinámicas con sólo seleccionar la opción Publicar en Power BI del Excel 2016.

 Rotación automática de imágenes: con esta opción usted no necesitará rotar la imagen para que coincida con la orientación de la cámara, pues la herramienta lo hará por usted. Recuerde que aplica sólo para las imágenes recién insertadas y no las de documentos existentes.

 Cuadro ¿Qué desea hacer?: con esta nueva opción de ayuda, usted solo debe digitar la acción que necesita realizar desde Excel 2016 y automáticamente será guiado a los espacios y/o características que desea utilizar. De este modo, usted no sólo sabrá qué hacer sino que será guiado hacia el cómo hacerlo, muy útil para nuevos usuarios de Excel.

 Herramienta Búsqueda inteligente: a través de la herramienta Búsqueda usted podía ubicar alguna palabra o frase dentro de la hoja de cálculo, mientras que esta opción le permite encontrar definiciones, artículos y búsquedas relacionadas destacadas de la web. Esto lo puede realizar desde la pestaña Revisar y la opción Búsqueda inteligente.

 Ecuaciones de lápiz: antes, para insertar una ecuación en la hoja de cálculo, el usuario debía ingresar al editor de ecuaciones y crear sus fórmulas teniendo en cuenta las plantillas y opciones que ofrecía esta herramienta. Actualmente, usted solo necesita acceder a la opción Ecuación de lápiz y desde allí puede escribir o usar su dedo para elaborar sus ecuaciones a mano, las cuales se convierten luego en imágenes, que pueden modificarse posteriormente.

 Herramienta compartir mejorada: si usted necesita compartir su documento con usuarios que requieren acceso para editarlo, podrá hacerlo con la opción Compartir que encuentra en la parte superior izquierda del área de la cinta de opciones.

 Historial mejorado: además de revisar los cambios de la hoja de cálculo, usted podrá acceder a las versiones anteriores del mismo, utilizando la pestaña Archivo y la opción Historial.

Como se puede evidenciar, esta nueva versión de Excel, si bien aún conserva muchas de las características y opciones de versiones anteriores, puede ayudarle de mejor manera antes de elaborar sus informes con las nuevas plantillas; durante la inserción y edición de la información cuenta con las opciones de Mapas 3D, ecuaciones a mano, rotación de imágenes, gráficos y tablas dinámicas, entre otros. Finalmente, si desea realizar cambios drásticos, puede volver a las versiones anteriores del documento para darle el toque personalizado y profesional a sus datos.

Paso 2. Clic en Todas las Aplicaciones o Excel 2016 (si lo tiene como favorito).

Paso 3. Clic en Excel 2016.

Paso 4. Ingrese al programa Excel 2016.

Fuente: SENA

2.2 Conocer el área de trabajo

La pantalla inicial de Excel 2016 tiene una serie de componentes que le permitirán realizar la edición de sus hojas de cálculo y la inserción de imágenes, funciones, gráficos, entre otras más avanzadas. A continuación, se describirán los componentes fundamentales.

Figura 2. Pantalla inicial Microsoft Excel

Fuente: SENA

Figura 4. Barras del Área de Menú

Fuente: SENA

2.4 Área de trabajo

En esta área se ingresan los datos, funciones y gráficos. Está compuesta por los siguientes cuadros y barras:

1. Cuadro de nombres: sirve para viajar rápidamente al interior del documento ubicando coordenadas, ejemplo: E22, celda ubicada en la columna E y la fila 22).
2. Barra de fórmulas: es el espacio donde se puede observar y editar el contenido de una celda, bien sea este un texto, número, fecha o fórmula.
3. Barra de etiquetas: espacio en donde el usuario puede desplazarse a las diferentes hojas del documento o puede crear más hojas. (Parte inferior izquierda de la pantalla).
4. Barra de desplazamiento: barra que permite el desplazamiento hacia los lados del documento si la vista no cubre el 100% del área ocupada de la hoja de cálculo.
5. Barra de estado: permite utilizar el zoom del documento y cambiar de vista.
6. Hoja de cálculo: es el espacio donde se ingresan los datos o texto. Se encuentra dividida en columnas (numeradas con letras – recuadro rojo), filas (numeradas en forma descendente – recuadro azul) y celdas (intersecciones entre una columna y una fila – recuadro verde).

Figura 5. Componentes del área de trabajo

Fuente: SENA

2.5 Ingresar datos a la hoja de cálculo

Para desarrollar una base de datos, puede empezar por cambiar el nombre de la hoja de cálculo. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Con el cursor señalar la pestaña, hoja 1. Recuadro en rojo.
2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
3. Dar clic sobre el área resaltada (de donde obtuvo el recuadro para cambiar nombre) y digitar el nombre deseado.

Para introducir datos basta con insertarlos en las celdas. En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, números o fórmulas. Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, el cual se puede observar en la celda y en la barra de fórmulas.

Figura 7. Formas de introducir datos en Excel

Fuente: SENA

Usted puede modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella dando clic sobre ella y borrando los datos ingresados o dando clic en la barra de fórmulas y editando el contenido que allí se observa.

Recuerde tener en cuenta que, si observa alguno de estos mensajes en la celda en lugar de los datos que ha ingresado, es porque cometió un error. Cada una de las notificaciones se describe a continuación:

 #####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

 #¡NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operación incorrecto, como puede ser sumar textos.

 #¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero.

 #¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

 #N/A: cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

 #¡REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.

 #¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

 #¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

2.6 Formato a texto

Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se use para el título o nombre de la información que ha de ingresarse en las celdas. Una vez los títulos de la información a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E1:

Pasos para cambiar el formato a texto, número, moneda, entre otros:

1. Clic en la pestaña inicio.
2. Se ubica el grupo número y hacer clic sobre la flecha de Número.
3. Del menú visualizado, dar clic sobre texto.
4. Dar clic en Aceptar.

Figura 8. Dar formato de texto

Fuente: SENA

Fuente: SENA

3. Edición de Elementos de Página

3.1 Encabezado y pie de página

El encabezado y pie de páginas son espacios donde se pueden incluir textos, fechas, números de página o referencias. El primero se ubica en la parte superior de cada una de las páginas y el segundo en la parte inferior.

Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos. Para ello debe:

1. Clic en la pestaña Insertar.
2. Elegir la opción texto.
3. Elegir Encabezado / Pie de página.
4. Aparecerá un texto, dar clic para agregar encabezado, luego clic en el texto para editar el encabezado.
5. Para agregar una imagen se debe dar clic en imagen.
6. También se pueden colocar diferentes encabezados como la hora, fecha, número de página, etc.
7. Para editar el pie de página, dar clic en el botón Ir al pie de página.

Figura 10. Pasos para insertar un Encabezado o Pie de Página

Figura 11. Selección de vista

Fuente: SENA

Para salir del modo Ver Pantalla Completa solo debe presionar la tecla Esc.

3.3 Impresión de Hoja de Cálculo

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente configurar la página para modificar factores que afecten la presentación de las páginas impresas, como son la orientación, encabezados, pie de página, tamaño del papel, etc.

Pasos para imprimir una página:

1. Clic en la pestaña Archivo.
2. Clic en Imprimir.
3. En las opciones de configuración se puede configurar la hoja a imprimir. Allí se puede seleccionar qué páginas se desean imprimir específicamente o el rango, la orientación del papel, el tamaño de la hoja, las márgenes y el tamaño a escala.
4. Por último, dar clic en Imprimir.

Figura 12. Imprimir página en Microsoft Excel 2016

Fuente: SENA