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Tabla de Contenidos

APLICACIÓN DE FORMATOS CONDICIONALES Y REPRESENTACIÓN

GRÁFICA DE DATOS

Excel nos brinda herramientas muy poderosas y prácticas para presentar de forma clara, sencilla y dinámica los datos. Algunas de éstas son los formatos condicionales, los gráficos y minigráficos que permiten resaltar los valores requeridos en base a criterios o también representar los datos numéricos, utilizando líneas, barras, áreas y otros formatos, para poder visualizar fácilmente. Esta sesión permitirá reconocer a los formatos condicionales como una de las funcionalidades de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que es posible dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Asimismo, se trabajará con rangos y tablas para generar gráficos que permitan interpretar de una forma más sencilla y efectiva los datos.

CAPACIDAD

Gestiona datos en Ms Excel.

TEMÁTICA

1. Formatos condicionales por valor de celda
2. Formatos condicionales por fórmula
3. Conversión de un rango en tabla
4. Estilos a las tablas
5. Segmentación de tablas
6. Gráficos

Tema 07

1. FORMATOS CONDICIONALES POR VALOR DE CELDA

Los formatos condicionales son una de las herramientas más útiles de Ms. Excel que nos permite identificar patrones o tendencias en una hoja de cálculo, así analizamos rápidamente los datos y respondemos visualmente preguntas específicas a partir de un cambio en el valor de la celda.

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

¿Qué vendedores han alcanzado ventas superiores a S/ 20,000 este mes?
¿Qué productos han sido los menos vendidos durante este en año?
¿Qué estudiantes han salido desaprobados en el I trimestre?
¿Cuáles son los vendedores con mejores resultados y cuáles los de peores resultados de una determinada zona?

¿Cómo acceder a los formatos condicionales?

Para acceder a los formatos condicionales deberá seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la ficha Inicio , en el grupo Estilos seleccione la opción Formato condicional.
2. En las opciones que se despliegan, podrá seleccionar la regla correspondiente al formato que desea aplicar:

¿Qué reglas existen para aplicar Formatos Condicionales por valor de celda?

El formato condicional por valor de celda permite resaltar celdas o rangos de celdas que cumplan con una regla o condición. Generalmente destaca valores y permite ver datos empleando barras, escalas de colores y conjuntos de íconos.

En la ficha Inicio, grupo Estilos, haga clic en Formato condicional , luego en Reglas para resaltar celdas y en Texto que contiene

En el siguiente cuadro de diálogo, escriba la condición dada: Hiraoka S.A. y el formato a aplicar. Puede darse el caso que el formato aparezca en la lista de opciones y solo sea necesario seleccionarlo con un clic; sin embargo, de no figurar en la lista se deberá elegir la opción Formato personalizado para establecer los formatos requeridos.

En el presente ejercicio, después de elegir Formato personalizado, seleccionar de la pestaña Fuente el color solicitado ( rojo oscuro ) y el estilo ( negrita). Luego Aceptar.

Después de hacer clic en el botón Aceptar , el resultado será el siguiente:

2. Aplicar FORMATO CONDICIONAL “relleno amarillo” al IMPORTE superior a S/. 10,
   Seleccione el rango C5:C24, correspondiente a IMPORTE.

1.2 REGLA SUPERIOR E INFERIOR

Sirve para buscar los datos considerados como los valores más altos o los más bajos en un rango numérico de celdas. Ejercicio: Se desea determinar las 5 mejores ventas de una tienda y etiquetarla con el texto Súper , de color azul y estilo negrita, tal como se muestra.

1. Seleccione el rango E5:E24, correspondiente al Total de las ventas realizadas.
2. En la ficha Inicio , grupo Estilos , seleccione las opciones de acuerdo a la secuencia siguiente: Formato condicional , Reglas para valores superiores e inferiores y 10 superiores.

3. Ahora ingrese el criterio ( 5 ) y seleccione el formato a aplicar ( Formato personalizado ):
4. Para establecer el formato “texto Súper” se deberá elegir la ficha Número , categoría Personalizada y en el recuadro Tipo escribir entre comillas el texto “ Súper S/.” que acompañará al Total de la venta:
5. Para definir el formato de color de fuente y estilo, seleccione la ficha Fuente y elija el color: Azul y el estilo: Negrita. Finalmente Aceptar.

1. Seleccione el rango E5:E24, correspondiente al Total.
2. En la ficha Inicio , grupo Estilos , despliega la opción Formato Condicional. Luego seleccionar Barras de datos
3. El resultado será el siguiente:

Importante: Si desea que se visualice sólo la barra y no los valores, entonces:

1. En la columna F copie y pegue los datos del Total tal como se muestra:

2. Ahora, seleccione F5:F24 y elija en la ficha Inicio, Formato condicional luego Barra de datos , por último, la opción Más reglas…
3. En la ventana que aparece, debe activar la casilla Mostrar sólo la barra , luego seleccione el tipo de relleno : Degradado, color : Naranja, borde : sólido, color : naranja.
4. Haga clic en el botón Aceptar y el resultado será el siguiente:

4. Al hacer clic en el botón Aceptar , el resultado será el siguiente:

Importante: La celda que tiene el valor más alto tiene el color verde más oscuro, de igual manera la celda que contiene el valor medio, tiene el color amarillo y la celda que tiene el valor más bajo tiene el color más oscuro. Las otras celdas muestran colores degradados.

1.5 CONJUNTO DE ÍCONOS

Utiliza un conjunto de íconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada ícono representa un rango de valores. Por ejemplo: en el conjunto de íconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores más bajos. Ejercicio: A partir del cuadro de datos, clasifique el importe de las ventas de una empresa, como ALTO (verde), MEDIO (amarillo) y BAJO (rojo).

1. Seleccione el rango C4:C
2. En la ficha Inicio , grupo Estilos , haga clic en Formato condicional y después en Conjunto de íconos.
3. Seleccione un conjunto de íconos, por ejemplo: 03 símbolos (en círculo).

El resultado es el siguiente:

Como se aprecia en la imagen, Excel tiene predefinidos intervalos para los valores altos, medios y bajos respectivamente, pero es posible personalizarlos, de acuerdo a un requerimiento en particular. Ejemplo:

Importes altos : >=15,
Sueldos medios : >=5,000 y <15,
Sueldos bajos : < 5,

Para aplicar estos valores personalizados siga el siguiente procedimiento:

1. Seleccione en la ficha Inicio, grupo Estilo, opción Formato condicional. Luego elija Administrar reglas.

2. FORMATOS CONDICIONALES POR FÓRMULA

Este formato condicional utiliza una fórmula como condicionante en la aplicación de los formatos seleccionados.

Ejercicio 01:

Resaltar con color de relleno negro y color de fuente blanca, los nombres de los clientes cuyos importes de ventas sean mayores a 10,000 soles.

1. Seleccionar el rango de celdas: B10:B26 (Rango a colorear)
2. Hacer clic en la ficha Inicio, Formato Condicional , elija Nueva regla…

3. Seleccionar la regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
4. Ingresar la fórmula que permitirá aplicar el formato condicional: =C10>=10,
5. Hacer clic en el botón Formato para establecer el formato a aplicar: Fuente (color blanco), Relleno (color Negro ).
6. Al hacer clic en el botón Aceptar , el resultado será el siguiente:

Ejercicio 02

A partir del ingreso del VEHÍCULO indicado (celda H7) se deberá rellenar con trama diagonal celeste las celdas (código, departamento y monto) correspondientes a dicho vehículo.