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MANUAL DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS
Para Aseo city es muy importante que sus Departamentos estén avanzando e innovando en sus procesos, por eso, tener una herramienta de comunicaciones actualizada como lo es el Manual de Políticas y Procedimientos de Comunicaciones significa ir de la mano con los cambios y los progresos que tendrá la empresa en el futuro. MANUAL POLITICA DE COMUNICACIONES I. OBJETIVO
- Dimensionar la actividad de comunicación en toda la empresa.
- Recoger las diferentes herramientas disponibles en cada ámbito para la gestión de la comunicación de las pymes.
- Todas las personas de la empresa comunican, y dependiendo de su posición y responsabilidades su comunicación será más o menos crítica, pero igualmente importante y su gestión debe de ser correcta y coordinada con el resto de la organización.
- Es por ello que el manual pretende ser una guía comprensiva de todos los ámbitos de la comunicación, en los que se muestren las herramientas y estrategias disponibles para la correcta gestión de la comunicación en cada uno de ellos. **ALCANCE
- A quienes aplica** Dirigido a todos los trabajadores en general para propiciar integración y sentido de pertenencia a la institución o Comunicación Interna o Subgerencia de RRHH 2. Responsables de administrarla
Alta dirección Es el responsable de Comunicar el Norte Estratégico de la Institución: objetivos, políticas, metas, plan estratégico, entre otros. Gerentes Es el responsable de difundir los objetivos, avances y resultados de los proyectos en curso para orientar a los equipos. Llevando a cabo reuniones efectivas, feedback y reconocimiento a sus equipos de trabajo. Directores y subgerentes Son responsables de comunicar metas y objetivos de los proyectos en curso. Llevando a cabo reuniones efectivas, feedback y reconocimiento a los colaboradores pertenecientes a sus equipos de trabajo. Lineamiento
- Lineamiento 1: Planeación de la Comunicación Se diseñará el Plan de la comunicación para coordinar, verificar y evaluar las acciones comunicativas llevadas a cabo en el Ministerio. Este proceso estará a cargo de la Dirección de Comunicación Social con apoyo de la Dirección General de Gabinete Técnico. - Lineamiento 2: Inducción de los Funcionarios Se garantizará la integración, la adhesión a la cultura y a las normas institucionales del nuevo funcionario. El proceso de inducción estará a cargo de la Dirección del Talento Humano con apoyo de la Dirección de Comunicación Social. 3. POSTULADOS Comité de Comunicación Interna
Imagen corporativa En la gestión de la comunicación de una institución es imprescindible observar la imagen corporativa de la misma. En nuestro caso, existe un Manual de Imagen Corporativa desarrollado por el Instituto y un Manual de normas gráficas del Distrito, que debemos respetar y tomar como base Comunicación externa Se refiere a la comunicación que tiene como público objetivo a los agentes externos a nuestra Institución y que persigue difundir en todo lo posible nuestra actividad. Conseguir un mejor aprovechamiento y optimización de las nuevas tecnologías en la comunicación. Comunicación off-line: redes, radio y televisión Elaborar posters, anuncios, carteles, etc., con la finalidad de disponer de otra forma útil y efectiva de comunicar nuestro servicio. Es importante que la primera imagen que nuestros público y clientes tengan en nuestros servicios sea una agradable, positiva y que refleje nuestra identidad. Líneas estratégicas Para lograr estos objetivos se proponen las siguientes estrategias: Establecer, mantener y, en su caso, mejorar nuestras relaciones con los diversos departamentos de nuestra estructura interna, mediante la difusión regular de noticias e informaciones relacionadas con nuestras obras. Potenciar la actividad en las redes internas de comunicación (correo electrónico, plataformas, redes sociales...) para lograr una comunicación directa, eficaz, flexible, multidireccional y abierta.
4. NORMAS SUBORDINADAS
Norma/ lineamientos para la Comunicación interna Planificación y seguimiento de la comunicación Objetivo Asegurar la coherencia y claridad en nuestras comunicaciones internas. Fijar los responsables de la comunicación dentro de Aseo City. Definir los canales de comunicación que existen y comunicar a todos los colaboradores de dicha política. Definir nuestra política de comunicación organizacional y hacer conocer a nuestros colaboradores. Funciones El brindar la información a los colaboradores de la empresa Aseo City Se tendrá una comunicación formal y respetuosa hacia los líderes y entre compañeros. Se respetará los niveles jerárquicos al momento de relacionarse con algún colaborador o líder. Aseo city informara a todos los integrantes algún cambio en las herramientas de la comunicación. Mantener confidencialidad de los proyectos emprendidos en la empresa. Campo de aplicación Aplicables Aplicable a todos los niveles Ejecutivos y gerencia de la organización. Aplicable a todas las áreas de Recursos Humanos. Aplicable a todos los colaboradores de Aseo City. Responsable de Comunicación Interna Elaborar y/o actualizar contenidos referentes a la Política de Gestión de la Comunicación. Realizar propuestas de mejora según las necesidades de la empresa.
Norma/ lineamientos para la Comunicación externa Objetivo Mejorar la imagen de marca y está vinculada a las relaciones de la empresa con en el resto de los grupos de interés: consumidores, proveedores, accionistas y sociedad en general. También tenemos tipos de comunicación externa. Comunicación externa operativa: Se trata de la comunicación vinculada con la actividad y desarrollo diario de la compañía, que se produce con todos los públicos de la organización. Comunicación externa estratégica: El objetivo de este tipo de comunicación externa es obtener información sobre aspectos estratégicos de la empresa que permitan mejorar la posición competitiva de la misma, como situación de la competencia, novedades legislativas, estado del mercado. Comunicación externa de notoriedad : Esta forma de comunicación externa es la que habitualmente se asocia con el término, haciendo referencia al flujo de información, con el que la compañía trata de dar a conocer sus productos y servicios y mejorar su imagen y reputación. Campo de aplicación Es la relación que existe entre la empresa con relación a factores externos a la misma. Gobierno Clientes Sociedad Trabaja de la mano con las siguientes Relaciones públicas Marketing Opinión publica Investigación de mercado Medios de comunicación Director de comunicaciones corporativas o de relaciones externa el mismo planifica, dirige, organiza, controlan y evalúan como funciones tiene las siguientes.
Dirigir y evaluar los departamentos de la empresa que desarrollen e implementen estrategias de comunicación y programas de información: Desarrollar y mantener la imagen e identidad corporativa del cliente, lo cual comprende el uso de logos y anuncios. Observar tendencias sociales, económicas y políticas que puedan afectar a la organización o a los clientes y recomendar maneras de mejorar su imagen en base a ellas. Trabajar en conjunto con los Gerentes de Mercadeo y Publicidad para garantizar que las campañas estén alineadas con la imagen que la empresa o el cliente quieran proyectar. Asistir a ejecutivos en la redacción de discursos, organización de entrevistas y demás maneras de contacto público. Presentar a los clientes ideas de campañas, fechas de entrega y gastos, además de materiales necesarios para su aprobación o modificación. Desarrollar y presentar resúmenes para conferencias o eventos importantes. Dirigir y supervisar la estrategia de redes sociales de la empresa. Definiciones Marketing: Encargado de difundir la marca de la empresa “Aseo City”, difundir sus servicios de limpieza y en consiguiente aumenta las ventas y la rentabilidad de la empresa. Identidad corporativa: Es la representación visual de una empresa y de esta dependerá la imagen o concepto público habrá de tener de la empresa. Es la carta de presentación de la empresa. Opinión publica: Es esencial para estar al tanto de los sentimientos de los clientes, así eliminar riesgos y mejorar las oportunidades generadas por el cambio, además es también importante para proteger nuestra reputación y nuestra marca. Consideraciones Diagnóstico de comunicación externa referente a Calidad de Servicio Los resultados fueron favorables, ya que la mayoría de nuestros clientes están satisfechos con respecto a la puntualidad, capacitación del personal, disponibilidad, atención y ejecución. Diagnóstico de comunicación externa referente a Imagen Visual Fueron positivos ya que en la mayoría los clientes se encuentran conformes con el equipo y las áreas de trabajo.
Los proveedores con calificación “NO CUMPLE” serán suspendidos según lo establezca el Gerente de Finanzas y presentará un plan de mejora para la reevaluación. Al término de la suspensión el proveedor podrá seguir prestando servicios a Ase City luego de incorporarse según proceso de selección. Los proveedores con calificación “REGULAR” serán reevaluados en un plazo no mayor a 6 meses de haber presentado el plan de mejora. Si el proveedor es calificado como “REGULAR” y/o “NO CUMPLE” en los factores de cumplimiento de normas de Seguridad, gestión ambiental y cumplimiento de normas de protección se debe realizar una reevaluación. Norma/ lineamientos para la imagen e identidad corporativa: Manual de identidad corporativa Objetivo Poner en orden la identidad visual de nuestra empresa y valores que queremos transmitir y así llegar al público adecuado. Comportamiento corporativo (imagen funcional) Son actuaciones de la empresa en el plano funcional y operativo de su producción: calidad de los servicios y atención al cliente. Cultura corporativa ( imagen interna ) Es el modo de ser y hacer de la empresa; la imagen que tiene la empresa misma Personalidad corporativa ( imagen intencional ) son manifestaciones de la empresa hechas para proyectar la imagen que se quiere inducir en la mente de sus públicos. Campo de aplicación Inversores, clientes, colaboradores, diseñador de imagen corporativa. Definiciones Inversores: son importantes para el financiamiento de la empresa
Clientes: Es a quien debemos llegar es el ente a quien va orientada la empresa. Diseñador de imagen: Es el profesional encargado de gestionar códigos de comunicación a través de la comunicación mediante imágenes. Consideraciones Diagnosticar la percepción de la identidad corporativa de los colaboradores de Aseo City. En dicho documento encontraremos la percepción de la identidad corporativa. Los varones y mujeres son quienes perciben mejor la identidad corporativa de la empresa. NORMA / Lineamientos para las Reuniones de trabajo efectivo. Establecer un procedimiento que ayude en las actividades de nuestros colaboradores como; compartir información, estrategias y tomar decisiones, en un tiempo determinado obteniendo resultados beneficios para la empresa, como para el personal que participe. Campo de aplicación:
- Aplicable a todos los niveles Ejecutivos y Gerencia de la empresa.
- Aplicable al área de recursos humanos.
- Aplicable a jefes de cada departamento de la empresa. Responsable de administrarla: Área de Comunicaciones. Definiciones: Acta de reunión: documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. Canales de comunicación interna: Es el medio por el cual se transmiten las comunicaciones formales entre la organización y los colaboradores. Ejecutivos: Trabajadores que ocupan los puestos de Alta Gerencia y Gerencia Media. Condiciones: Reglas establecidas : mantener el orden, puntualidad, empatía, participación, buena comunicación y trabajo en equipo. Previo a la reunión:
- Establecer el día y la hora de la reunión, hora de inicio y culminación.
Directorio : tiene como función cuidar, gestionar y administrar los bienes y recursos de la organización, así como también liderar, guiar y consolidar el equipo de trabajo que contribuye para alcanzar los fines y objetivos de la organización. Ejecutivos: Trabajadores que ocupan los puestos de Alta Gerencia y Gerencia Media. Accionistas: es una persona que posee una o varias acciones en una empresa. Condiciones: Se buscará consolidar la conformación del Directorio con personas calificadas de reconocida trayectoria, que conozcan o tengan experiencia en los diversos sectores de la actividad económica, garantizando la mayor diversidad posible de conocimiento y experiencia. NORMA / Lineamientos para la Comunicación de la junta directiva. Establecer un procedimiento para llevar a cabo la comunicación de la junta directiva contando con una comunicación efectiva para poder suministrar a los miembros y a las partes interesadas, desarrollando información relevante y veraz en el momento oportuno. Campo de aplicación:
- Aplicable a la junta directiva. Aplicable al área de comunicaciones y relaciones humanas. Responsables: Junta Directiva. Definiciones: Junta directiva : es el órgano de gobierno de una organización. Ésta toma decisiones sobre la política de la organización y vigila que se lleven a cabo. Comunicación: Es el proceso a través del cual se transmite información, de esta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Información: La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. Planillas: son registros contables que permiten demostrar la relación laboral del trabajador con la empresa, su remuneración y los beneficios que le corresponden. Condiciones: Recoger información de gran alcance. Trascender las fuentes tradicionales. Recoger información que sea valiosa con respecto a las decisiones actuales, el desarrollo de la industria y los riesgos futuros. Ser un intermediario honesto de información entre la junta directiva y el equipo ejecutivo. No ocultar información adversa y evitar el juego político.
Crear un vínculo con los directores que permite garantizar que se entienda el tipo y la calidad de información que ellos prefieren. Crear un registro de partes interesadas con requisitos específicos de información particular. Toda información distribuida en la junta directiva debe pasar por el secretario corporativo. Confirmar el propósito de la información específica cuando decida compartirla con la junta directiva. Determinando si la información es útil o no. Promover responsabilidad de los envíos de información. He de asegurar que todos los envíos satisfagan los requisitos y los plazos de junta directiva. Regresar los envíos que no se encuentren en la plantilla o el formato correcto. Contar con un acuerdo de proceso de gestión de registros y archivar correctamente todos los documentos comunicados. NORMA / Lineamientos para el Plan de Comunicación. Los objetivos del Plan de Comunicación deben ser definidos por la Alta Dirección en colaboración con el DIRCOM y su equipo, ya que tienen que estar, necesariamente, alineados con la estrategia general de la empresa. Campo de aplicación:
- Aplicable a la junta directiva.
- Aplicable al Área de comunicaciones. Responsables: Dirección de Comunicación con apoyo Gerente general. Definiciones: DIRCOM : director de comunicaciones, es un profesional cuya misión es establecer la concepción, planificación y gestión de cualquier tipo de actividad de comunicación. Comunicación: Es el proceso a través del cual se transmite información, de esta depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos. Plan de Comunicación: es un documento que recoge las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, que se propone realizar una organización. Condiciones: La Dirección de Comunicación realizará un diagnóstico del estado de la Comunicación de la empresa, que servirá como línea de base para orientar la formulación del Plan de Comunicación. El diagnóstico de la situación se realizará por medio de encuestas, entrevistas y observación. Se elaborará el Plan de Comunicación donde se establecerán las estrategias que permitirán alcanzar los objetivos propuestos con sus correspondientes medios y acciones
Definiciones: Grupo de interés : es un conjunto de personas, organizadas en torno a un interés común, con el fin de actuar conjuntamente en defensa de este. Código: Sistema de señales o signos que se usan para transmitir un mensaje. Gobierno Corporativo: se refiere al conjunto de principios y normas que regulan el diseño, integración y funcionamiento de los órganos de gobierno de la empresa Consideraciones:
- Integridad Corporativa: Promover comportamientos honrados e intachables desde el convencimiento de que sin integridad no es posible contar con la confianza de los clientes y restantes grupos de interés con los que se relaciona la empresa, así como de las sociedades en que operan. Entre las actitudes y comportamientos que ponen en evidencia la integridad personal, los colaboradores de la empresa deben destacar por su dedicación y profesionalidad, tanto en los procesos como en la gestión de los resultados, con el fin de garantizar la excelencia en la reputación. - Cumplimiento de la Legalidad: Cumplimiento de las disposiciones y reglamentaciones a que está sujeta la empresa. Colaboración, dentro del marco normativo aplicable vigente, con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención de operaciones ilícitas y conflictos de interés. - Equidad: Protección de los derechos de los accionistas, asegurando el tratamiento equitativo para todos, con especial protección de los derechos de los accionistas minoritarios fomentando el ejercicio de su derecho a la información de la compañía y de su derecho a voto. - Responsabilidad: Configurar un marco de responsabilidad de los administradores y altos ejecutivos orientado a la creación de valor a largo plazo y de modo sostenible para los accionistas y para los restantes grupos de interés. De esta forma, se aspira a la supervivencia a largo plazo de la entidad en un contexto de sostenibilidad, preservando la integridad y potenciando todo lo posible el valor de su capital, financiero e intelectual. - Respeto de los derechos: El respeto a la dignidad de las personas y a los derechos que les son inherentes. La empresa debe estar comprometida con los principios de la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y con los de otros tratados de organismos internacionales que promueven los derechos humanos, muy especialmente, la Organización Internacional del Trabajo. Una importante dimensión de esos derechos, y manifestación de esa dignidad, es la igualdad de oportunidades y el respeto a la diversidad. - Fidelidad: Obrar de buena fe en interés general de la institución, con honestidad y rigor, entendiendo que es fundamental el ejemplo coherente y constante de todos los colaboradores que integran la empresa, la cual debe contar con personas responsables, en dar la mejor respuesta posible a las situaciones planteadas, ofreciendo soluciones y
asumiendo el riesgo de equivocarse; y que de este modo aprenden a tomar las decisiones acertadas. MANUAL POLITICA DE RELACIONES HUMANAS I. OBJETIVO El Manual de Políticas de Recursos Humanos, tiene como propósito consolidar los lineamientos que regulan la administración del recurso humano, a fin de que el mismo alcance los objetivos con eficiencia y eficacia, tanto de cada unidad organizativa como de la institución. Brindar los lineamientos para ejercer una adecuada gestión del recurso humano, estableciendo las obligaciones y derechos de los funcionarios y empleados, así como las obligaciones de PROESA en materia de recurso humano Definir los lineamientos que regirán el actuar del personal de la institución; y c. Elevar la productividad del personal, a través de los diferentes procesos de la gestión del recurso humano, para promover la eficiencia y eficacia de las actividades A través de medios: RECONOCIMIENTOS: Encaminado a motivar y recompensar a aquellas personas que tengan un desempeño sobresaliente. CAPACITACIONES: Orientada a detectar necesidades de capacitación que permitan mejorar aquellas áreas susceptibles de ser corregidas a través de ella, buscando perfeccionar las habilidades y las destrezas de los funcionarios y empleados con el fin de que se trasladen a su puesto de trabajo y este sea realizado de una manera efectiva.
III. POSTULADOS
Requerimiento personal Los planes de personal (como cualquier buen plan) se construyen sobre la base de principios, suposiciones básicas sobre el futuro, y el propósito de proyectar es desarrollar estos principios básicos. Si lo que se planea son los requerimientos de personal generalmente se necesitarán tres conjuntos de pronósticos: uno para los requerimientos de personal; otro para el suministro de candidatos externos; y otro para los candidatos internos disponibles. Selección del personal Los procedimientos de la selección constituyen una parte esencial para las organizaciones en tanto que les proporcionan sus recursos humanos. Además, efectuar la selección de forma eficaz significa alcanzar los siguientes fines concretos: Contribuir a los objetivos finales de la organización Disponer de personal con altos niveles de rendimiento es una condición necesaria para que las organizaciones puedan satisfacer sus objetivos. Selección del personal La sucesión en la empresa es un tema muy importante que debe ser atendido y planeado para que ocurra de manera natural y gradual, no como una acción inmediata para solucionar un problema Esta práctica permite garantizar la estabilidad del equipo de trabajo y fortalecerlo, su objetivo principal es buscar la continuidad en las estrategias clave de la organización e independientemente de cada estilo de liderazgo y toma de decisiones que tenga cada persona, es fundamental preservar la visión y los valores en los que se finca la identidad de la empresa, esto solamente se puede conseguir gracias a una correcta implementación de la sucesión. IV. NORMAS SUBORDINADAS ISO 30408, Gestión de recursos humanos - Directrices sobre la gobernabilidad humana, proporciona las directrices para estructurar un sistema de gobierno humano efectivo que es capaz de responder con mayor eficacia a las necesidades de organización y funcionamiento, sino también fomentar una mayor colaboración entre todos los interesados, prever y gestionar los riesgos de recursos humanos y desarrollar una cultura de la empresa que está alineado con sus valores.
NORMA DE REQUERIMIENTO DE PERSONAL
Objetivo Incorporar como parte de la empresa a personal de la más alta calidad cuyas competencias se encuentren en concordancia con las exigencias y objetivos de nuestra empresa, a través de procedimientos técnicos y transparentes, no discriminatorios basados en el mérito y la excelencia. Campo de aplicación Esta norma se aplica en todos los niveles organizacionales Norma por consultar Art. 10.- Toda contratación de personal se realizará a través de la Gerencia Administrativa Financiera, con la autorización de la Dirección Ejecutiva, y la plaza a ser contratada debe estar incluida en la estructura organizativa aprobada por el Consejo Directivo. NORMA DE SELECCIÓN DE PERSONAL Objetivo Definir los lineamientos para el reclutamiento y selección de personal que permitan distinguir los candidatos ideales para cubrir las necesidades de la empresa. Definir la forma técnica en que tendrán lugar los procesos de selección. Garantizar el bienestar de los trabajadores y de la empresa. Campo de aplicación Esta norma se aplicará en todas las áreas de la empresa Norma por consultar Art. 14.- La selección de la persona que ocupará una vacante, se llevará a cabo por medio de diferentes actividades que permitan elegir al candidato para la posición a contratar. Este proceso incluirá revisión de currículum para determinar si cumplen con el perfil, entrevistas,
