Código: F-CA-022
Versión: 0.3
No. R/O Clasificación
Interno
/Externo
Posibles causas que lo originan Impacto Probabilidad
Resultado /
Calificación
Nivel del
Riesgo
Acciones para el seguimiento del riesgo/oportunidad
Fecha de
implementación de
las acciones.
Evidencia
documental
Frecuencia de
revisión
Responsable de la
implementación de las
acciones
Cumplimiento
de las acciones
(si/no)
Fecha de
verificación
Observaciones
Responsable de la
verificación
1 R
Parte
Interesada
Junta Directiva
Proveedor
Interno
Causa:
1. Falta de revisión y aprobación de los
requerimientos de compras.
Consecuencias:
1. Se adquieren productos o servicios por encima de
los precios del mercado.
2. No estar alineado con lo establecido en el
procedimiento de comprar, al no presentar el cuadro
comparativo que permita la escogencia del
proveedor.
3. Adquirir productos que no sean necesarios.
4. Contar con un stock inadecuado de productos por
encima de lo estimado o por debajo de lo
presupuesta de acuerdo a su consumo promedio.
224BAJO
1. Revisión, aprobación y autorización a
requerimientos que se reciben.
2. Previo a la validación de la compra se debe
presentar F-SA-023 Comparativo cotización de
proveedores en el cual se identifican variables para
la escogencia del proveedor entre ellas precio,
tiempo de entrega, garantía entre otros.
3. Se opta por el proveedor con las mejores
condiciones y se procede a realizar el
requerimiento.
Inmediata.
1. F-SA-003
Formato
Requisición.
2. F-SA-023
Comparativo
cotizaciones
proveedores.
Según
necesidad o
requerimiento
de tiempo.
Coordinador y/o Auxiliar
Administrativo
100%
15/10/2023
De las 3 acciones propuestas se
cumplen 3= 3/3= 100%
1. Filtro de revisión por parte del
Coordinador y/o Auxiliar Administrativo
en el momento de recibir el
requerimiento y luego de la Dirección al
asignar al proveedor mediante F-SA-023
Comparativo cotización de
proveedores.
2. Para los proveedores vinculados y
aprobados mediante el F-SA-023
comparativo de cotización de
proveedores, este podrá ser solicitado
previo a la validación de parte de la
dirección de la orden de compra.
Verificando que los precios y
condiciones sean las adecuadas.
Dirección
Coordinador y/o
Auxiliar Administrativo
2 R
Parte
Interesada
Junta Directiva
ICBF
Proveedor
Interno
Causa:
1. Obviar en la selección del proveedor los requisitos
de documentación necesarios para su aprobación. No
solicitar la documentación o recibo parcial de la
misma.
Consecuencia:
1. Insuficiencia en la documentación soporte para
validar su aprobación.
2. Incluir proveedores que carezcan deacreditación
en el tipo de labores que indican desempeñar. (RUT
actualizado adecuado a la actividad- Conceptos
sanitarios entre otros)
3. El proveedor podrá verse impedido en el pago de
sus productos o servicios por no contar con las
acreditaciones.
326BAJO
1. Mantener actualizado el listado de
proveedores aprobados. Validar la información del
proveedor antes de generar una orden de compra.
Aseguramiento de la documentación que acredite
su experticia como proveedor de servicios o
productos.
2. Realizar la solicitud de la documentación
pertinente: Cámara de comercio, RUT, Certificación
de Banco, Certificación comercial (si aplica) ,
acreditaciones para el suministro de productos
que sean requeridos legalmente (conceptos
sanitarios, certificaciones de calidad entre otros).
Verificar los documentos uno a uno observando su
fecha de aprobación y vigencia para proceder. la
documentación suministrada requiere que sea
vigente.
Inmediata.
1. P-SA-001
Procedimiento
Compras.
2. F-SA-001
Inscripción de
proveedor.
Según
necesidad o
requerimiento
de tiempo.
Coordinador y/o Auxiliar
Administrativo
100%
15/10/2023
De las 2 acciones propuestas se
cumplen 2= 2/2= 100%
1. Asegurar en forma conveniente la
documentación que acredita a los
proveedores aprobados para facilitar la
revisión y aprobación en los tiempos
propuestos.
2. Hacer seguimiento y control a los
documentos del SGC verificando su
existencia con los listados maestros de
documento y el control de registro.
Empleando versión vigentes de
procedimiento y formatos del proceso.
3. Capacitar y divulgar el SGC, para su
conocimiento y apropiación por parte
de los interesados.
Dirección.
Coordinador y/o
auxiliar Administrativo.
3 R
Parte
Interesada
Junta Directiva
ICBF
Niños y niñas
Proveedor
Interno
Causa:
1. No hacer el requerimiento oportuno, seguimiento
en las entregas y demora en el ingreso de los
productos al almacén para aprovisionar el inventario.
Consecuencia:
1. Posibles faltantes de productos y de servicios
ocasionando carencia en la prestación del servicio.
2. Desmejoramiento de la imagen institucional por
carencia en los servicios prestados.
3. Incumplimiento de los requisitos del Sistema de
Gestión de la Calidad en los procesos afectados.
326BAJO
1. Seguimiento a lo solicitado, desde la solicitud
mediante orden de compra hasta la entrega e
ingreso al inventario.
2. Realizar la solicitud de los productos y servicios
con una fecha de entrega acordada.
3. Realizar seguimiento y control del acuerdo de
suministro o realización de los servicios acordados.
4. Contar con acreditaciones que validen la
actividad del proveedor (inscripción,
certificaciones, cotizaciones, evaluación ,
reevaluación entre otros).
Inmediata.
1. F-SA-008
Listado Maestro
de Proveedores.
2. F-SA-003
Formato
Requisición.
3. F-SA-023
Comparativo
cotizaciones
proveedores.
4. F-SA-010
Evaluación
reevaluación del
proveedor.
Según
necesidad o
requerimiento
de tiempo.
Coordinador y/o Auxiliar
Administrativo
100%
15/10/2023
De las 4 acciones propuestas se
cumplen 4= 4/4= 100%
1. Seguimiento a lo programado
gestión de compras.
Dirección.
Coordinador y/o
auxiliar Administrativo
OBJETIVO : Proporcionar a las dependencias que integran el sistema institucional de gestión de la calidad las herramientas para la generación del análisis de riegos y oportunidades de los procesos ,con la finalidad de dar cumplimiento a la clausula 6.1 Acci ones para abordar riesgos y oportunidades con el objeto de mejorar el servicio de compras brindado
por la institución.
FORMATO
MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES (PROCESO DE COMPRAS)
Fecha de Aprobación:
05/03/2021
SEGUIMIENTO DEL RIESGO/OPORTUNIDAD
VERIFICACIÓN DEL RIESGO/OPORTUNIDAD
Comprar a proveedores que
no hayan cumplido los
requisitos exigidos en el
procedimiento de compras y
con la calidad requerida por el
Sistema de Gestión de la
Calidad.
Hace referencia a la falta de
documentación que acredite
su proceso de selección.
No disponibilidad a tiempo de
los productos o servicios
requeridos.
Hace referencia al suministro
del productos o el servicio
fuera del tiempo acordado.
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL RIESGO
Riesgo/Oportunidad
(Descripción)
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO/OPORTUNIDAD
Gestionar requerimiento de
compra sin la aprobación
Hace referencia a la gestión de
la compra sin contar con la
autorización de la autoridad
competente.
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