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descripción ORGANIZACIÓN DE ALMACENES
Tipo: Monografías, Ensayos
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“Año del Bicentenario del Perú: 200 años de independencia ” CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVA PUNO ESPECIALIDAD: LOGÍSTICA Y ALMACENES MODULO:
La óptima organización logística de una empresa es un factor clave para su productividad, reflejándose en una mayor satisfacción del cliente, además de en una disminución de los costes asociados a esta gestión. Para lograr una correcta organización dentro de un almacén, es importante fijar algunas pautas, como las necesidades del trabajo que allí se realiza y el espacio del que se dispone. Las ventajas de un almacén eficiente reducen el margen de error respecto al abastecimiento y la distribución, y proporcionan un completo conocimiento de las existencias, lo que se traduce en un mayor aprovechamiento del espacio y los recursos; aumentando la productividad. Factores a considerar en la organización de almacenes Hay numerosos factores que deberemos tener en cuenta a la hora de organizar el almacén de una forma u otra, por ejemplo: Tamaño de la empresa y frecuencia de pedidos (rotación de stocks) El modelo de ventas El tipo de mercancías a almacenar (cantidad de unidades, características físicas y todo lo que necesitamos para su conservación) La cadena de producción El presupuesto con el que contamos Si va a ser un almacén subcontratado o no Considerando estos factores, deberemos valorar los distintos sistemas de almacenaje o las distintas formas de organizar el espacio disponible.
El Rol del Personal de Almacén De todo lo indicado se deduce la importancia de la profesionalidad del personal de almacén, independientemente de su rango (gerente, encargado, operador o auxiliar), ya que su función abarca un triple campo de actuación:
1. Operativo. Las actuaciones más claras: recepción, almacenamiento, manipulación y entrega de mercancías. Conocimiento de las áreas del almacén, correcta disposición de las mercancías, limpieza y orden, son algunos ejemplos. 2. Documental. Verificación y archivo de albaranes, facturas, documentos de transporte, control de los flujos documentales, establecimiento de horarios, definición de tiempos, localización de “Puntos críticos” en el sistema de logística. 3. Comercial. Cubre todos los aspectos relacionados con la “Atención de Clientes” sean estos externos o internos. Así el “almacenero” se transforma, y en muchos casos lo es, en un vendedor más de la empresa. Quizá no venda producto directamente, pero vende “imagen y servicio”. LA UBICACIÓN DE UN ALMACÉN Importancia Sin lugar a dudas, un aspecto muy importante a la hora de instalar un almacén es determinar el sitio donde se va a levantar.
Este aspecto influye en el aspecto constructivo, pero más aún en el aspecto estratégico ya que puede determinar el éxito o el fracaso de la empresa. Cuanto mayor sea el tamaño de la empresa y su sistema de distribución, más complejidad presentará el estudio de la ubicación del su almacén. Este estudio se realiza en base a 4 factores:
**1. La Producción
A. Influencia de la composición La red de distribución puede estar compuesta de concesionarios autónomos (como empresas independientes) o de agencias propias. En el primer caso, la cantidad de producto que se debe almacenar se determina exclusivamente en función de la demanda y del número de pedidos que se reciban en esta red. En ningún caso se debe realizar un almacenamiento de primera necesidad, ya que es la propia red la que se encarga de ello. Cuando se trata de agencias propias, además de contar con los clásicos almacenes centrales, regionales y de tránsito, se debe situar un centro de primera necesidad en cada uno de los puntos de distribución y éstos hallarse lo más cerca posible de las áreas de demanda. B. Influencia de la distribución en la red de comercialización El reparto geográfico de la red de distribución influye en la ubicación, el número y tipo de almacenes de los que se debe disponer. Al igual que en el anterior factor, hay dos posibilidades, como son que la red esté formada por concesionarios autónomos o por agencias propias. ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN DE ALMACENES Área de gestión administrativa Oficina o zona donde se registrarán todas las gestiones documentales que posteriormente acabarán en una operación física en las zonas de almacén, en ella se revisarán los albaranes, cartas de porte o documentos como fichas técnicas (productos químicos)
1. Recepción 2. Clasificación 3. Inspección y validación 4. Ubicación en la zona de almacén correspondiente 5. Preparación de pedido 6. Carga y expedición En esta zona se dará de alta y baja los movimientos administrativos de los productos (entradas, salidas, obsoletos, roturas, etc.), normalmente los almacenes son gestionados mediante un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) que reúne todos los requisitos para tener un control exhaustivo y en tiempo de los productos, prepara inventarios, etc., y facilita la organización de almacenes.
Área de Recepción Zona en la que se procederá mediante la organización de almacenes, mediante el uso de medios mecánicos (carretillas, muelles), humanos y tecnológicos (Pda’s, escáner, arcos de clasificación, basculas, robots, etc.) a la recepción y aceptación de las mercancías a almacenar, en dicha área se efectuarán operaciones físicas como:
1. La descarga del transporte 2. La inspección del producto recepcionado y su aceptación o rechazo 3. El pesaje y dimensionamiento (volumetría) 4. La adecuación del producto recepcionado en las unidades de manipulación para su posterior almacenaje: Pallets (europeo, americano, Cp’s, plástico, etc.) Jaulas Cajas Bidones, IBC’s Otros diversos útiles de manipulación 5. Etiquetaje para la correcta clasificación y trazabilidad de la vida del producto aceptado. Organización de almacenes en cajas. Área de Almacenamiento Zonas en las que se ubicarán las materias recepcionado. Los almacenes deben de estar dimensionados a las necesidades de almacenamiento que dependerán de las características de los productos a gestionar 1. Zonas de productos químicos peligrosos o convencionales 2. Zonas de productos alimenticios para consumo humano o animal 3. Zona de almacenamiento en frio 4. Zona de productos convencionales 5. Zonas de almacenamiento en bloques de producto (remonte) 6. Zonas de estanterías Estanterías convencionales Estanterías Compactas Estanterías drive-in Estanterías drive-through Estanterías dinámicas (poca rotación) Estanterías cantiléver (mercancías voluminosas o pesadas)
menores serán los gastos de lo ya mencionado y de transporte, ventas perdidas y mantenimiento del nivel del servicio que se les preste a los clientes. Por esta razón, lo ideal es contar con un tamaño de almacén que esté guiado por un buen diseño de almacenes industriales, con esto se evaluaría y analizarían todas las características que componen una determinada empresa respecto al tipo de actividad que realiza, con el propósito de que tenga un almacenaje adecuado que le sea muy beneficioso para su distribución, a corto y largo plazo. Calcular la capacidad de almacenaje de un almacén Para realizar este cálculo y obtener un resultado fiable, deberás hacer lo siguiente:
1. Calcular la superficie total de tu almacén en metros cuadrados. Este dato se obtiene al adquirir el edificio, pero no dudes en confirmar su exactitud. Recuerda restar los espacios no dedicados al almacenaje de mercaderías: baños, vestuarios, oficinas, etc. 2. Determinar la altura máxima de almacenaje. Esto se obtiene restando elementos, como los sistemas de ventilación, iluminación u otros, a la altura del techo del almacén. Ejemplo: Capacidad de almacenaje = (superficie del almacén - zonas no dedicadas al almacenaje) x altura máxima de almacenaje = (45 000 m² - 5 000 m²) x 10 m = 40 000 m² x 10 m = 400 000 m³ Calcular el espacio de almacenaje utilizado Para saber si se está utilizando la capacidad de tu almacén con criterio, te recomendamos que te plantees la siguiente pregunta: ¿cubren mis estanterías y sistemas de almacenaje la altura máxima de almacenaje de mi nave o almacén? El espacio no utilizado, también conocido como espacio vacío, representa una pérdida de dinero para tu organización. De hecho, si tus sistemas ocupasen la altura máxima de almacenaje de tu almacén, podrías almacenar más mercaderías. Espacio de almacenaje utilizado = Espacio efectivamente utilizado / Espacio total disponible x 100
Cuanto mayor sea el porcentaje, mejor aprovecharás el espacio disponible. De lo contrario, tendrás que tomar las medidas necesarias para ajustar este resultado. MATERIALES A ALMACENAR El producto se percibe como una mezcla de su naturaleza física, su precio, su embalaje y el modo en que se sirve. Las características físicas de un producto, cualquier requerimiento específico del embalaje y el tipo de unidad de carga, son factores muy importantes al intentar minimizar los costos totales para niveles de servicio dado. Ciertas características de los productos tienen un impacto directo en el diseño y operación de un sistema de distribución, este impacto puede afectar tanto al costo como a la propia estructura del producto. Características Especiales Un aspecto muy importante para el almacenamiento y distribución son las características de los productos: Materiales peligrosos Productos frágiles Productos de valor elevado Bienes perecederos Productos refrigerados o congelados Clasificación de los Materiales El primero de los pasos al diseñar o gestionar un sistema logístico es conocer el tipo de producto que vamos a mover. Diferentes tipos de productos exigen diferentes equipos para la manutención y el almacenaje. A continuación, se expresan algunas de las características por las que se deben clasificar las mercancías, antes de proceder al diseño o rediseño de un sistema logístico cualquiera: Volumen Peso Forma Cantidad de unidades de consumo por unidad de carga Fragilidad
La diferencia con el sistema anterior es que en esta las estanterías se montan sobre bases móviles en carriles fijos en el suelo, lo que permite desplazar los estantes de un lado a otro para abrir el pasillo donde deba acceder el montacarga. La ventaja de este tipo de almacenaje es la optimización de espacio y capacidad de uso, lo que es óptimo si se requiere controlar la temperatura y mantener la mercancía en frio o en congelación, reduciendo así el volumen a enfriar.
4. Drive In y Drive Through Este sistema consiste en una instalación de pasillos de racks compactados, lo que optimiza el espacio; el acceso a ellos se realiza con maquinaria, como son montacargas, a través de los extremos. Es útil para empresas que requieren almacenar una gran cantidad de pallets de productos homogéneos, de lo contrario, se complicaría el fácil y rápido acceso a la mercancía. Drive In: el acceso a la mercancía es través de un solo extremo o lateral del pasillo. Se utiliza el método de gestión LIFO (Last in, First out, en inglés) o UEPS, es decir, la última mercancía en entrar será la primera en salir. Drive through: el acceso es desde ambos lados del rack lo que permite que se use el método de gestión FIFO (First in, First out) o PEPS, la primer mercancía en entrar es la primera en salir. 5. Push Back Generalmente estos almacenes son de dos a cuatro pallets de profundidad, los cuales al colocarse se van empujando hacia el fondo. Su ágil movilización es gracias a sistemas de rodillos y la leve inclinación de los racks hacia abajo provoca que al retirar cada pallet el de detrás ocupe su lugar, utilizando así el método de gestión LIFO. 6. Dinámicas En esta estructura inclinada, el extremo por el que se coloca la mercancía con montacargas es la más elevada, por lo que los pallets se deslizan avanzando hacia el otro extremo y, utilizando el sistema FIFO, es donde se retiran cuando se realizan pedidos. Se utilizan normalmente para productos con fecha de caducidad o perecederos, siendo el pallet más antiguo el que se retira primero. 7. Lanzadera / Pallet Shuttle Estos almacenes basan su sistema automatizado en “lanzaderas” o “carros” que transportar los pallets de manera autónoma por el interior de la estructura, desde donde estén hasta el lugar donde
vayan a retirarse. Estas lanzaderas o carros satélite funcionan con un control remoto a través del cual el operario da la señal para movilizar la carga y colocarla donde el trabajador la necesite. Este sistema usa estanterías compactas, aprovechando así al máximo el espacio de almacenaje. Al ser una instalación que automatiza el movimiento de mercancía e incluso controla el inventario mediante sensores, dependerá mucho de la calidad y eficacia del funcionamiento, y podría resultar más costoso. Sin embargo, para saber si es una opción viable y correcta para las empresas, también se debe considerar los gastos que se ahorran en mano de obra, maquinaria pesada, tiempos, entre otros.
8. Entreplantas o Mezzanine Este tipo de estructuras de almacenes pueden levantar la superficie útil que tienen en dos o incluso tres pisos o niveles. Normalmente son de fácil montaje y pueden adaptarse a cualquier espacio, apoyándose con escaleras, puntos específicos de carga y descarga, barandillas, entre otros. 9. Cantilever Las estanterías Cantilever son el sistema más utilizado al almacenar materiales pesados de grandes dimensiones o cargas voluminosas y largas, como son vigas, tubos, entre otros. Se compone por base, columnas y estantes salientes de gran resistencia, lo que hace sencillo el colocar y retirar la mercancía, siendo en gran parte aprovechado por sectores que almacenan madera y metales o ferreterías. 10. Autoportante En este sistema de almacenaje la estructura del rack está integrada y se sostiene de la misma construcción, lo que permite aprovechar por completo el espacio y crear racks con una altura superior a cualquier otro tipo de almacén. La gestión y movimiento de mercancía es rápida, accesible y económica, lo que lo hace viable para una gran variedad de productos en tamaño y necesidades (seco, refrigerado, etc.). FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN Responsable o Jefe de Almacén El responsable o jefe de almacén es una figura clave dentro de la gestión logística de una empresa. Se trata del máximo responsable del correcto funcionamiento del almacén, un elemento cada vez más importante importancia en la cadena de suministro.
Fomentar el trabajo en equipo entre procesos, áreas y personas. EXISTENCIAS Las existencias son todo aquel conjunto de materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes ya que los necesita en sus instalaciones para disponer de ellos y así poder fabricar y suministrar los productos a comercializar a los usuarios de los mismos. También, suele utilizarse el término de inventarios, aunque este indica con mayor precisión la acción de inventariar o valorar el coste del inmovilizado almacenado en la empresa. Otro término utilizado es el de “stocks”. Ambos términos se pueden considerar como sinónimos. Es decir que se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los inventarios o existencias pueden ser definidos como una acumulación de materiales en el espacio y en el tiempo, se presentan en prácticamente cualquier organización y en particular, en las empresas industriales y en los grandes distribuidores de alimentos y textiles. Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación. El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la solicitud de compra, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores. CONTROL DE EXISTENCIAS DE UN ALMACÉN El control de existencias en almacén implica poder verificar en cualquier momento si se tienen existencias de un determinado producto y cuántas de ellas hay disponibles. Esto ayuda a saber cuándo ha llegado el momento de reponer el stock o cuando hay que llevar a cabo actividades como promociones para dar salida a ciertos productos que se están vendiendo menos.
Cómo establecer un buen control de almacén Para hacer una buena gestión primero hay que tener claro en qué consiste el control de entradas en el almacén. Se trata de llevar un registro exhaustivo de todos los productos que llegan y de la ubicación de los mismos. Una vez que se tiene claro todo lo que hay, llega el momento de buscar una fórmula para dar salida lo antes posible a toda la mercancía acumulada. Entre los mecanismos más usados está el método FIFO , que implica que el primero en entrar es el primero en salir. Su ventaja es que consigue un rápido movimiento del stock , dando salida primero a lo más antiguo y evitando así que se quede obsoleto. Esto se puede aplicar tanto con respecto a las materias primas como con respecto al producto terminado. Además, hay que asegurarse de tener los productos controlados en todo momento. Para ello se puede recurrir a mecanismos como la codificación o la identificación a través de radiofrecuencia. Otro aspecto a tener en cuenta es que el nivel de stock debe mantenerse siempre dentro de un límite mínimo (stock de seguridad) y máximo. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE EXISTENCIAS La gestión del almacén y el control de inventario son parte de la logística de una empresa cuyo objetivo es organizar, planificar y controlar las existencias del almacén. La clave es lograr un equilibrio entre las salidas (ventas) y las entradas (compras) de material. Un buen control de inventario pasa por conocer cada producto del almacén, cuál es su valor, cuáles se venden mejor y cuáles no, y cuándo es el mejor momento para comprar nuevos productos. Sin duda, optimizar este proceso es la solución más eficaz para aumentar las ganancias de la empresa. Una gestión más efectiva no solo ofrece beneficios en cuanto a las ventas, sino también a la hora de responder a las solicitudes de tus clientes. Pero además de la satisfacción del cliente, el control de inventario es importante por varias razones:
1. Almacén más organizado 2. Respuesta eficaz a los clientes 3. Más eficiencia en las ventas por varios canales 4. Control de roturas y exceso de inventario 5. Reducción de costes de almacén
4. Existencias sobrantes: Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén. 5. Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Se incluyen los residuos obtenidos en los procesos de fabricación. Según su obtención Son artículos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por medio de la subcontratación. IGUALDAD SALARIAL La Ley de Igualdad en las Remuneraciones exige que los hombres y las mujeres que desempeñen sus funciones en el mismo lugar de trabajo reciban igual salario por igual trabajo. No es necesario que los trabajos sean idénticos, sino que deberán ser considerablemente iguales. Es el contenido del trabajo (no los cargos laborales) lo que determina si los trabajos son considerablemente iguales. Todas las formas de remuneración están cubiertas por esta ley, incluidos el salario, el pago de horas extras, los incentivos, las opciones sobre acciones, los planes de participación en las ganancias y de incentivos, el seguro de vida, el pago por vacaciones y feriados, las asignaciones por limpieza o gasolina, las estadías en hotel, el reembolso de gastos de viaje y los beneficios. Si hay una desigualdad en los salarios entre hombres y mujeres, los empleadores no pueden reducir los salarios de personas de ningún sexo para igualar sus remuneraciones. Principales consideraciones Se comparten las principales consideraciones que las entidades empleadoras deberán tener presente con relación a las obligaciones ligadas a la igualdad salarial: A. ¿Qué obligaciones tienen las entidades empleadoras en el marco de las normas de igualdad salarial? Principalmente, las entidades empleadoras se encuentran obligadas a implementar al interior de la organización una Política Salarial y un Cuadro de Categorías y Funciones. Política Salarial: Conjunto de criterios y directrices establecidos por la entidad empleadora, para la gestión, fijación o reajuste de los diferentes esquemas de remuneración de los trabajadores.
Cuadro de Categorías y Funciones: Mecanismo mediante el cual las entidades empleadoras evalúan y organizan los puestos de trabajo, de acuerdo a los criterios objetivos y a la necesidad de su actividad económica. B. ¿En qué consiste la implementación del Cuadro de Categorías y Funciones? Al interior de la organización deberá evaluarse y agruparse los puestos de trabajo en categorías, teniendo en consideración las funciones inherentes a cada puesto; todo ello mediante la aplicación de criterios objetivos, tales como las tareas correspondientes a cada puesto, las aptitudes necesarias para un debido desempeño y el perfil requerido. Adicionalmente, deberán fijarse las remuneraciones que correspondan a cada categoría, sin incurrir en actos de discriminación. Para efectos de lo indicado, la normativa de la materia ha dispuesto que el Cuadro de Categorías y Funciones deberá contener la siguiente información mínima: Puestos de trabajo incluidos en la categoría. Descripción general de las características de los puestos de trabajo que justifican su agrupación en una categoría. La ordenación y/o jerarquización de las categorías en base a su valoración y a la necesidad de la actividad económica. C. ¿Pueden existir diferencias salariales entre trabajadores pertenecientes a una misma categoría? Excepcionalmente, los trabajadores pertenecientes a una misma categoría pueden percibir remuneraciones distintas, siempre y cuando ello se encuentre fundado en criterios objetivos; los cuales pueden encontrarse referidos, entre otros, a los siguientes supuestos: La antigüedad El costo de vida El perfil académico El nivel de desempeño La experiencia laboral El perfil educativo La negociación colectiva La escasez de oferta de mano de obra calificada El lugar de trabajo D. ¿Se debe comunicar a los trabajadores la Política Salarial implementada?
