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DOCUMENTO PARA ESTUDIAR, ESPERO SIRVA A TODOS
Tipo: Apuntes
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Hernán Rodrigo Alvarado
Bilbao, Bizkaia
En lo sucesivo se utilizará el término organización y métodos, aunque existen otros alternativos, tales como sistemas y procedimientos, análisis de sistemas, organización y sistemas o simplemente procedimientos.
La unidad de organización y métodos, es la encargada de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de procedimientos, que surjan por cambios o adaptación de los diversos sistemas formales a los objetivos determinados por el nivel superior, y proponer las soluciones que correspondan para mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean, apoyándose en técnicas y herramientas específicas, por iniciativa propia, por solicitud de alguna unidad específica o dentro de un plan general de trabajo.
Los sistemas que están sujetos a la acción de esta unidad son los administrativos y la estructura y los procedimientos que considera son los formalmente establecidos. Las técnicas aplicables son las que aportan el análisis de sistemas y la simplificación del trabajo.
La labor de la unidad nace, fundamentalmente, de estas decisiones:
¾ por iniciativa del gerente de la unidad;
¾ por solicitud de alguna otra unidad;
¾ por la formulación de un plan de trabajo, elaborado generalmente por el gerente de la unidad y aprobado por el nivel superior.
Evidentemente, esta última forma es la más recomendable por cuanto implica considerar a la organización como un elemento de la gestión y, por lo tanto requiere su planificación.
Las funciones inherentes a organización y métodos son ejercidas en todas las empresas, en muchas de ellas de manera asistemática. Sólo las grandes empresas están en condiciones de generar la autonomía departamental. En las de menor tamaño, se presentan como labor complementaria asignada a determinados cargos directivos, o se resuelven
9 transportes largos y riesgosos 9 condiciones de trabajo peligrosas 9 altos costos de operación 9 exceso de horas extras
En tales situaciones, es necesario que exista una unidad que se encargue de investigar, analizar y proponer planteamientos que conduzcan a solucionar las anomalías para el logro de la eficiencia en las operaciones. De ahí, la importancia de la existencia de la unidad de organización y métodos como parte de la estructura organizacional de toda empresa.
La unidad de organización y métodos depende directamente de la dirección superior de la empresa. En la práctica, esto se traduce por la subordinación a la Junta Directiva o a la dirección general.
En algunos casos es posible observar la ubicación de esta área dentro de otras, tales como Administración, Control y Finanzas, Auditoría Interna, etc. Sin embargo, de acuerdo al alcance de su gestión, no es recomendable la inserción de este departamento en otras áreas. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que la intensidad de la acción de la unidad está relacionada, entre otras cosas, con el nivel jerárquico que ocupe. Por ello, es común observar que la unidad de organización y métodos mantiene relaciones de asesoramiento con los diferentes niveles directivos de la empresa.
Las relaciones de asesoramiento se definen por la producción de información referida a los estudios organizativos realizados, la que se entrega a la dirección superior o a un determinado sector directivo.
En el cumplimiento de sus actividades, los integrantes de la unidad de organización y métodos actúan en relación directa con el gerente del área en que se deban cumplir sus investigaciones e implantaciones. En este particular, su función está sujeta al conocimiento integral de las actividades que se desarrollan en esa área, con el objeto de obtener un criterio sólido y propio que permita la adecuada asesoría.
Es preciso que cuando se ponga en vigencia este tipo de relación, se tenga en cuenta la jerarquía formalmente estipulada y por lo tanto, evitar dictar pautas o directrices al personal dependiente del gerente del área analizada.
La unidad de organización y métodos tiene a su frente a un gerente, quien debe poseer una capacitación y experiencia profesional en el área que lo ubique en ese nivel.
Dicha experiencia y capacidad del gerente de la unidad son fundamentales para lograr los objetivos de la empresa, generar confianza y credibilidad en el personal, pues en el ámbito informal de la organización, con frecuencia existe la tendencia a pensar que las personas pertenecientes al área, no se encuentran en capacidad de resolver los problemas de los demás.
Del citado gerente, dependen los ayudantes (auxiliares, analistas) que la dirección superior considere necesario dotar a la unidad para el cumplimiento eficaz del plan de trabajo.
¾ estudio de la estructura
¾ análisis de funciones
¾ estudio de los procedimientos
¾ diseño de formularios
¾ redacción de manuales
¾ ordenamiento de oficinas
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
Consiste en el análisis de la estructura formal oficial de la empresa y la proposición de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las particularidades que le han impreso su evolución histórica y el entorno en que se desenvuelve. Los ajustes que se proyecten deben conducir a hacer posible el cumplimiento de los objetivos que vaya estableciendo la dirección superior, tanto para la empresa en su totalidad como para las áreas que la componen.
El estudio al que se hace referencia puede darse en los siguientes aspectos:
9 revisión de la estructura actual;
9 reordenamiento de la estructura actual total o parcialmente;
9 creación y supresión de unidades administrativas, definiéndolas internamente y definiendo su relación con otras unidades de la empresa y con el medio externo.
En el primer caso, se trata de verificar la estructura vigente de acuerdo con un patrón previo, comprobando su cumplimiento y el grado de eficiencia alcanzado. En el segundo, se actúa dentro del campo de lo que es común denominar reestructuración. El aspecto restante se refiere al análisis de determinadas unidades de la empresa.
Los estudios de estructura sólo pueden ser encargados por la alta gerencia o dirección superior; sin embargo, los gerentes de área deben tener facultades para solicitar la realización de reordenamientos estructurales internos en los sectores a su cargo. De cualquier manera, la aplicación de los cambios estructurales así determinados debe siempre contar con la anuencia de la dirección superior. En muchos casos, cuando se ejerce la función de organización y métodos externamente, las modificaciones a la estructura se originan de acuerdo a sugerencias del equipo consultor, quienes están en capacidad de evaluar los estudios realizados para proponer mejoras.
En el estudio de la estructura general es necesario mantener la compatibilidad de cargos, niveles y relaciones con el fin de formar una totalidad coherente. Si se trata de un análisis parcial, es preciso adaptar el sector rediseñado al resto de la estructura.
ANÁLISIS DE FUNCIONES
De acuerdo a los objetivos que se han planteado en las diferentes áreas de la empresa, es necesario describir el procedimiento adecuado para lograrlos y, por consiguiente, determinar cuáles son las funciones a cargo de cada área. Como las funciones se materializan a lo largo de la práctica de los procedimientos corrientes, la
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
La unidad de organización y métodos tiene en el análisis de los procedimientos una de las funciones más relevantes, puesto que en ellos debe buscar la máxima eficiencia, que se traduce en rapidez, economía y fácil control.
El estudio de los procedimientos se centra fundamentalmente en estos aspectos:
a) revisión de procedimientos vigentes, proponiendo las modificaciones necesarias para incrementar la eficiencia;
b) estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan creado o para cumplir nuevos objetivos y funciones;
c) consideración de las relaciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema general operativo - informativo, señalando interrupciones y superposiciones, tomando en cuenta la secuencia que deben seguir.
Tanto el levantamiento de información como el análisis y la redacción de los procedimientos, requiere llevarse a cabo bajo la aplicación de técnicas que faciliten dicha actividad, pues éstas constituyen la base fundamental para la obtención de un buen producto final por parte de organización y métodos.
Las tres funciones tratadas hasta el momento, son el verdadero pilar de la gestión de organización y métodos. Desde un punto de vista teórico, la secuencia para estas funciones sería primero determinar los objetivos, luego se establecen las funciones que harán posible cumplir con dichos objetivos; posteriormente se consideran los procedimientos necesarios para realizar todas las funciones; se definen los cargos (puestos de trabajo) exigidos por el conjunto de labores descritas, y se construye la estructura
correspondiente, tomando en cuenta jerarquía, control, unidades subordinadas y unidades a las cuales se debe reportar.
En la práctica, tal secuencia no siempre puede aplicarse por motivos de muy diversa índole, entre los cuales se destacan las características de la misma organización sujeta a cambios. En la mayoría de las organizaciones, ya existe un modelo de estructura, el cual sirve de base para establecer las funciones y procedimientos operativos de la misma. De ahí que la labor de organización y métodos debe ser muy creativa y dinámica, pues en la práctica no siempre se puede atender a patrones teóricos.
DISEÑO DE FORMULARIOS
Debido a que toda empresa genera, a lo largo de los procedimientos que se desarrollan, un gran número de formularios de muy diferente naturaleza, la unidad de organización y métodos debe vigilar atentamente todo lo concerniente a los mismos: diseño, información transmitida, cantidad de ejemplares, tramitación, control, archivo, etc.
En la mayoría de los casos, este análisis deriva en la consideración de los procedimientos, lo que resulta lógico si se piensa que el formulario refleja la materia prima que se procesa administrativamente.
Esta función comprende los siguientes aspectos:
a) establecimiento de reglas para el diseño de formularios: normalización, distribución de campos, tipos de papel, color, etc.);
Es preciso que el conjunto de manuales forme una totalidad homogénea y de fácil consulta. Antes de ser aplicados, los manuales deben ser discutidos con el gerente del área y aprobados por la dirección superior.
La función referida a los manuales se concreta principalmente en estos aspectos:
a) preparación de manuales, conteniendo disposiciones sobre estructura, políticas, funciones, normas aplicables y procedimientos: los manuales pueden referirse a uno de estos tópicos o a varios de ellos, según se considere necesario para lograr mayor eficiencia en su aplicación; del mismo modo, pueden legislar sobre una determinada operación, procedimiento o unidad de la empresa;
b) revisión de los manuales actualmente en vigor y análisis de las modificaciones que deban introducírseles para adaptarlos a los cambios organizacionales que se propongan;
c) análisis de la coherencia interna de los manuales y de éstos entre sí;
d) compilación y divulgación de los manuales aprobados y en vigencia.
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO
La unidad de organización y métodos está a cargo del estudio de la distribución del espacio que utiliza la empresa. El esquema general de la ubicación de las diversas oficinas debe ser trazado por esta unidad y aprobado por la dirección superior. La distribución interna de cada unidad debe ser considerada por el gerente respectivo.
En cada caso, hay que determinar la posición del mobiliario, equipos e instalaciones necesarias y establecer un plan de renovación y estandarización de las oficinas teniendo en cuenta las características básicas del inmueble que ocupe la empresa. Esta función, está ligada a funciones de otras unidades, mas en ningún caso puede interpretarse como una duplicidad o choque de roles, pues como se ha comentado, los objetivos de organización y métodos apuntan a la búsqueda de eficiencia en las operaciones de la empresa.
En definitiva, se pretende un mejor aprovechamiento del espacio, rapidez y facilidad de circulación tanto de personas como de documentos. En consecuencia, esta función se concreta en los aspectos que se enumeran a continuación:
a) distribución de las actuales oficinas, estipulando un plan general;
b) determinación de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los equipos, muebles y útiles que exija el buen desempeño de las actividades bajo su responsabilidad;
c) modificaciones que pueden introducirse a futuro en la distribución propuesta, por reestructuraciones, nuevos procedimientos, nuevos cargos y estandarización.
La unidad de organización y métodos tiene a su cargo las siguientes tareas que le son propias:
a) planificación del trabajo;
El planeamiento de las tareas puede ser analítico, contándose para esto con herramientas de variado potencial y complejidad, tales como cartas de Gantt o cualquier otra herramienta de control de proyectos.
Ejecución de Tareas
Para llevar a cabo los estudios que se establezcan de acuerdo con lo indicado en el párrafo anterior, se procede a la aplicación de un método de trabajo más o menos complejo, según el alcance que hayan de revestir aquellos.
Las labores más corrientes que se ejercitan con tal fin, son las que ahora se enumeran:
a) levantamiento de información de estructuras y procedimientos; b) análisis de los datos obtenidos; c) propuestas de modificaciones e innovaciones; d) consultas a los jefes y gerentes sobre las propuestas; e) informes a la dirección superior y a los gerentes de área sobre dichas proposiciones; f) discusión de las propuestas realizadas; g) implantación de las reformas aceptadas; h) comunicación de los cambios que se introduzcan; i) revisiones periódicas de las implantaciones efectuadas.
Organización Departamental
El gerente de la unidad tiene a su cargo la organización de su unidad. Ello implica lo siguiente:
a) asignación de tareas entre los auxiliares o analistas, de acuerdo con las necesidades emergentes del cumplimiento de los estudios encargados o del plan aprobado oportunamente;
b) creación y mantenimiento de los archivos de papeles de trabajo y documentación generada en la realización de los estudios a cargo de la unidad;
c) obtención y mantenimiento de los elementos de trabajo (mobiliario, equipos, libros, útiles, etc.);
d) remuneración, compensación, promoción y entrenamiento del personal;
e) seguimiento y control de los costos de operación de la unidad.
Es común distribuir algunas de estas tareas entre el personal, responsabilizándolos, por ejemplo, de algunos archivos, de los útiles de escritorio, de la biblioteca, etc. Algunas funciones, como las citadas en d), son indelegables.
Información a la Dirección
La unidad de organización y métodos, elabora distintos tipos de información, que gira a los diferentes sectores constitutivos de la empresa. Comúnmente, se tienen los siguientes:
a) a la dirección superior, sobre el desarrollo del trabajo; b) a la dirección superior, los estudios realizados para su análisis y aprobación;
