Organigrama y Funciones, Resúmenes de Administración de Empresas

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LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

Contenido

1. Concepto de estructura organizacional. Organización formal e informal. Diseño Organizacional. Elementos claves: Especialización. Departamentalización. Distintos tipos de Departamentalización. Criterios y Recomendaciones. Cadena de Mando. Tramo de control. Centralización/Descentralización. Formalización.
2. Requisitos del diseño organizacional. Estructuras mecanicistas y orgánicas. Factores de contingencia. Diseños tradicionales y contemporáneos. Clasificación y características. Modelo de Henry Mintzberg. Estructura organizativa horizontal.
3. Los organigramas: concepto, elementos y criterios que se utilizan para su diseño. Tipos. Normas que rigen su confección.
4. Manuales administrativos: concepto. Tipos: misiones y funciones, de organización, de normas y procedimientos.
5. Cursogramas: concepto, propósitos, simbología, diseño. Normativas aplicables.

¿Qué es la estructura organizacional?

• La estructura organizacional es un sistema de responsabilidades y roles dispuesto intencionalmente para que cada uno de los integrantes entienda y asuma su papel, de manera que todos trabajen armónicamente con el mayor rendimiento posible y para lograr los objetivos fijados en la planificación.
• Este término describe el marco formal o el sistema de comunicación y de autoridad de la organización; y se establecen a través de organigramas y manuales.
• Estas normas escritas darán estabilidad a la organización y evitarán indefiniciones y conflictos entre las distintas áreas.

Definiciones

• Kast y Rosenzweig (1974) consideran a la estructura como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización.
• A su vez Strategor (1988) definió la estructura organizacional como el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.
• Mientras que Mintzberg (1984) considera a la estructura organizacional como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.
• Stephen Robbins (2008) considera a la estructura como el marco formal mediante el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan.

En la organización formal:

• El sistema social está organizado en niveles, estructurados en forma jerárquica.
• La autoridad se delega de un nivel a otro
• El flujo de órdenes es descendente y el de la información, ascendente.
• Es deliberadamente impersonal.
• Las relaciones son ideales y los individuos cumplen sus funciones en pos de un objetivo, sin mostrar agrado o desagrado, acuerdo o desacuerdo.
• Es un conjunto de cómo se deben hacer las cosas.
• Utiliza los criterios de eficacia y eficiencia.
• Se mueve a través de formalidades, de reglas y normas que regulan su funcionamiento.
• Da primacía al objetivo de conjunto por sobre los intereses individuales.

La organización informal:

• Reconoce la presencia de aspectos no racionales en el comportamiento organizacional, vinculados con propósitos no explícitos, uso de poder, las creencias y valores de los participantes.
• Reconoce los procesos de confrontación como método legítimo de explicitación de conflictos y como medio de innovación.
• Considera factores no formales en los estudios sobre la racionalidad en las conductas de los participantes, relativizando la fuerza de las órdenes, las reglas y los procedimientos.
• Según Pérez Gorostegui (1997) la organización informal “no puede ser planificada ni estructurada, por lo tanto lo único que se puede hacer es conocerla tan bien como se pueda y, en la medida de lo posible, tratar de que funcione a favor de la organización”.

Especialización El reto del diseño de una estructura organizacional es crear el patrón óptimo de relaciones verticales y horizontales entre roles, funciones o departamentos y divisiones que permitan a la organización coordinar y motivar mejor, tanto a las personas como los recursos para lograr sus metas. A medida que las funciones se especializan, las habilidades y capacidades de los trabajadores mejoran y surgen las competencias clave que dan a la organización una ventaja competitiva. La sobre especialización puede dar como resultado desventajas humanas, como aburrimiento, fatiga, estrés, mala calidad, ausentismo y aumento en la rotación de personal.

Departamentalización La departamentalización dentro de las estructuras organizacionales muestran la manera en que las actividades se realizan al interior de la organización. Los departamentos que más comunes son: Recursos Humanos, Contabilidad y Finanzas, así como el de Ventas. La diferencia entre la departamentalización y la especialización es que en esta última se separan las actividades con el propósito de poder sintetizar las áreas de tal manera que logren desempeñar funciones más específicas, como: Comercio Electrónico, Mercados Financieros y Logística Internacional, entre otras.

© 2009 Pearson Educación, Inc. Publicado como Prentice Hall. 10– Departamentalización Funcional

© 2009 Pearson Educación, Inc. Publicado como Prentice Hall. 10– Departamentalización por productos

© 2009 Pearson Educación, Inc. Publicado como Prentice Hall. 10– Departamentalización por procesos

© 2009 Pearson Educación, Inc. Publicado como Prentice Hall. Departamentalización por clientes

Criterios y recomendaciones para obtener una

departamentalización adecuada

Se tiene que aplicar el siguiente procedimiento:

• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas de acuerdo a su función.
• Agruparlas según orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. Ese procedimiento nos permitirá tener un conocimiento específico de la situación de la organización, así como el tipo de departamentalización más adecuado.

Cadena de Mando Es la base de todo modelo organizacional. Se trata de una línea de autoridad que fluye desde la más alta dirección hasta los puestos más bajos. Esta cadena define a quién hay que dirigirse según el tema que se trate. Para entender la cadena de mando, se debe entender otros tres conceptos: Autoridad: se refiere a los derechos inherentes a una posición gerencial para decirle a la gente que hacer y esperar que lo hagan. Responsabilidad: cuando los gerentes asignan trabajo a los empleados, estos asumen una obligación para realizar cualquier tarea asignada. Principio de unidad de mando: el cual establece que una persona debe reportarle solo a un gerente