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“Conociendo la administracion – paolini” CAPITULO 1 – LA ADMINISTRACION Y LAS ORGANIZACIONES. Características de las organizaciones: Grupo de personas: se conforma por 2 o más personas por cuanto se crean por la voluntad propia de cada individuo. Esta característica se vincula con la división del trabajo y del poder. Fines, objetivos, metas: trabajan para lograr distintos propósitos organizacionales, grupales o individuales. Actividades: las personas realizan tareas que reunidas por similitudes o afinidades, conforman diferentes actividades. Pueden ser o no remuneradas. División del trabajo, división del poder y de la responsabilidad en las comunicaciones: son las diferentes actividades que conforman una organización y a los diferentes niveles jerárquicos que integran sus estructuras, como también a los tipos de responsabilidad en la emisión de los mensajes, acorde a los cargos y niveles de estructura. Orden normativo: vinculada con el ordenamiento interno que requiere. Las normas y los procedimientos que rigen el desarrollo de sus actividades. Límites: las org tienen límites que las separan del contexto o ambiente en el cual están insertas. Los límites no siempre están bien definidos y a veces es necesario distinguir con mayor precisión los elementos que pertenecen a la organización de aquellos que se encuentran en el ambiente externo. Centros de poder: en las organizaciones no solamente existen relaciones de poder por la autoridad que emana de quienes ocupan puestos a determinados niveles de la estructura. El poder también está presente en aquellos que ejercen influencia por fuera de la estructura. Sustitución del personal: las personas que se retiran voluntariamente, se jubilan o se desplazan, son reemplazadas por otras. Continuidad y perdurabilidad: las org desarrollan actividades continuas y permanecen en el tiempo. La intensión de quienes crean la org es que crezca, se desarrolle, se adapte a los cambios y perdure en el tiempo a través de los años. Trascendencia, más allá de las vidas de sus miembros: las org siguen subsistiendo más allá de las vidas de los fundadores. Racionalidad limitada: las decisiones de la organización se toman con racionalidad. La racionalidad es limitada ya que la información lo es. Medio, ambiente o contexto: las org actúan en un ambiente determinado con factores políticos, económicos, sociales, culturales, etc., que son diferentes de un entorno a otro. Las variables del contexto ejercen influencia en las org y estás a su vez también influyen en el medio en el que actúen. Personería jurídica: las org son instituciones sociales, haciendo referencia al aspecto jurídico que distingue a las organizaciones de otros grupos de personas.- susceptibles de adquirir derechos y contraer obligaciones. Se conforman a través de contratos sociales. El distinguirlas como personas jurídicas tiene que ver con la intervención del Estado tanto en su formación como en su control. Culturalmente aceptadas: Las actividades además de ser licitas deben ser culturalmente aceptadas para satisfacer una necesidad social que no se contraponga con principios morales ni religiosos del ambiente donde actúa y adecue a sus costumbres.
Las organizaciones en la sociedad. Vivimos en un mundo organizacional. La mayor parte de
nuestras vidas transcurre en organizaciones. El Estado nos brinda servicios, regula y controla
actividades productivas, comerciales y de servicios a través de las organizaciones. No se concibe casi ningún desarrollo de productos o servicios sino a través de organizaciones. Se destaca la importancia de las organizaciones en nuestra sociedad y de la buena administración de la misma para que pueda satisfacer las necesidades de la población.
CLASIFICACIÓN.
1- Empresas, está asociada al desarrollo de un proyecto. Para su conformación se requiere de una o varias personas que inviertan su capital en una act product, comercial o de servicios asumiendo un riesgo. Toda organización económica de propiedad pública, privada o mixta que reúne factores de producción (capital, mano de obra, tierra) combinados por su cuenta y riesgo, y cuya actividad principal es la de extraer, fabricar y permutar o vender bs o mercaderías, mediante el cobro de los mismos. Las empresas integran el sistema económico de una sociedad. Características de las empresas: libro 2- Organismos públicos, son creadas por el Estado en sus tres niveles de gobierno; nacional, provincial y municipal. Pertenecen a los tres poderes: ejecutivo, legislativo y judicial. Prestan servicios propios del Estado, otras son instrumentos de control social y se crean en cumplimento de leyes específicas. Algunos organismos poseen autarquía, es decir que administran por si mismos los recursos que recaudan o que les son asignados. También existen organismos creados por leyes especiales para cumplir algún fin específico y que una vez cumplido, se disuelven; o para llevar a cabo una función de controlar. Los servicios se prestan en forma gratuita o poco onerosa. Mayoritariamente son de tamaño grande, complejo y muy formalizado. Sus estructuras responden al modelo burocrático. 3- ONG, ORG DEL TERCER SECTOR U ORG DE LA SOCIEDAD CIVIL; Forman parte del sistema social. Se las denomina del tercer sector precisamente porque no son empresas, ni forman parte del Estado. Está conformado por una gran diversidad de organizaciones, por lo que resulta dificultoso generalizar sus características diferenciales. Son privadas y voluntarias. Son creadas para actuar en la sociedad o para actuar en el sistema político o económico. Los fines están vinculados con la ayuda o asistencia a la comunidad ante contingencias sociales, defensa de intereses sectoriales, mejora de la calidad de vida. Sus ingresos `provienen de donaciones y/o cuotas que aportan sus socios o asociados. Actúan en campos muy diversos. Sus socios no poseen ánimo de lucro. En su esencia su trabajo es voluntario, no obstante en la medida que crece suelen contar con personal asalariado. Ejemplo: Asociaciones, fundaciones. 4 - Cooperativas: tipo especial y diferenciado de las 3 categorías anteriores, pertenecen al sistema económico. Se denotan en los aspectos administrativos (tomas de decisiones) y en el funcionamiento interno. Son agrupaciones de personas, que sin tener espíritu de lucro ni interés especulativo, se reúnen para perseguir un objetivo común y obtener un mejor bienestar. “entidades fundadas en el esfuerzo propio y la ayuda mutua” Son privadas. Son abiertas, donde el ingreso de asociados es libre y voluntario no existiendo ningún tipo de discriminación. Se conforman en torno a un sistema de valores que
afectan a toda la organización o que sean relevantes para el cumplimiento de sus fines y objetivos. Administración como gestión: Gestión es como un sinónimo de administración aunque en realidad su significado está relacionado con la evolución de las acciones y evoluciones de un administrador, que no es el dueño de los recursos. Está orientada a la toma de decisiones de quien administra y a la obtención de resultados Administración como el proceso administrativo: Es el proceso a través el cual se establecen los fines y objetivos, se valúan distintas formas de alcanzarlo, se organiza el trabajo y distribuye los recursos necesarios, se conduce a las personas para que si desarrollen las actividades definidas y se controlen la marcha de las acciones emprendidas. Se requiere comunicar correctamente lo que se espera de cada área o parte que compone la organización, evaluar opciones y tomar las decisiones necesarias y lograr influir sobre las personas para que asuman los comportamientos esperados. Este proceso es responsabilidad de los administradores. Conjunto integrado de funciones de los dirigentes y administradores de las organizaciones y como proceso el administrar
Acepciones de organización
Organización como entidad social : Para que esta unidad social exista necesariamente debe
está compuesta por personas por lo que se la está definiendo como entidad socia Organización formal: Puede resaltarse la forma en la que se divide y organiza el trabajo en ese grupo social, como se establece las jerarquías o distintos niveles de autoridad, como se prevén los comportamientos y se definen normas que los regulen, es decir puede estudiarse la organización formal Organización informal: Las relaciones que surgen entre los miembros de manera espontánea, los vínculos y acciones que no se encuentran establecidos pero que suceden cotidianamente. Organización como proceso: Hace referencia a la organización entendida como estructura en el sentido de desarrollo de proceso para crearla: Proceso de organización, para lo que se divide el trabajo, se definen los procedimientos y se asignan las personas y recursos materiales a cada área
Enfoques o perspectivas para el estudio de las organizaciones
Organizaciones como instrumento: Resalta el hecho que un grupo de personas forman una organización para lograr ciertos fines. Se diseña un mecanismo o instrumento que permita llegar a ellos. Solo estudia la estructura formal de las organizaciones y los comportamientos predecibles o esperables Organizaciones como escenario de interacción social: Enfatiza el factor humano y las relaciones sociales que surgen entre las personas que participan de una organización. Reconoce la importancia de los fines y objetivos, se ahonda en la forma en que surgieron y se definieron estos, a los debates y discusiones previos, a los acuerdos. Implica comprender que los individuos conforman grupos para modificar la realidad en la que se encuentran pero a su vez son modificados en este proceso social. Hay 3 perspectivas. 1- Se centra en la búsqueda de legitimidad o legalidad de la conducta de los individuos y grupos 2-Aborda la organización desde la interacción de sus miembro en un contexto determinado.
3- Considera la organización como producto de su cultura, entendiendo este concepto como las construcciones colectivas, costumbres y percepciones que se fueron formando a lo largo de la vida de la organización. Para entender la dinámica de cualquier organización debe estudiarse la culta existente en ella. Organizaciones como sistemas vivientes: El estudio de las organizaciones como un ser vivo, como un organismo que funciona a partir de diferentes componentes que tienen un propósito específico y todos juntos contribuyen a la finalidad última del sistema. (Supervivencia). Capítulo 2 Ambiente y Espacio Organizacional Ambiente organizacional: Es todo aquello que rodea a una organización y que se encuentra fuera de sus límites. La organización al realizar transacciones, interrelaciones e intercambios con el ambiente para mantener su equilibrio y sobrevivir, permite que todo lo que ocurre externamente influye en su funcionamiento interno, de acuerdo a la permeabilidad de sus límites. Ambiente General, Social, Macro Ambiente o Indirecto: -Está constituido por los factores, elementos, sistemas y componentes que afectan a todas las organizaciones de ese medio. -Esta conformado por un conjunto de condiciones (Son fenómenos ambientales que forman un campo dinámico de fuerza). -Se lo denomina social porque representa las características de la sociedad como un todo.
- Macro ambiente por ser el más lejano a la organización que se toma como un todo.
- Indirecto porque las relaciones no son directas entre los factores que lo componen y la organización, sino a través de los componentes específicos. Características ambientales. Culturales: Incluyen valores, pautas de convivencia social, normas éticas, antecedentes históricos, ideologías, costumbres, etc. Los valores son puntos de vistas que mantienen las personas que integran una sociedad, acerca de lo que es bueno y deseable. Las sociedades son muy diferentes una de otras, acorde a sus valores, por lo que las organizaciones tienen que adaptarse a esas condiciones que determinan sus fines y su funcionamiento en ese medio. La ciencia es también un producto de la cultura. La evolución del nivel científico, está estrechamente vinculada al progreso de una sociedad. La globalización es un fenómeno de la modernidad que ha cambiado mucho los entornos sociales originales y que ha producido la diseminación de determinadas pautas culturales, hábitos de consumo, usos y costumbres que son habituales y comunes en gran parte del mundo. Políticas: Comprende el grado de concentración de poder político en una sociedad, el sistema político imperante, el sistema de partidos políticos y el clima político en general. Las decisiones políticas desarrolladas por un determinado gobierno y las regulaciones que puedan implementarse. Legales: Incluye preceptos constitucionales, leyes en materia civil, comercial, laboral, impositiva, penal, etc. Que rigen en una sociedad. Comprende normas de contralor y regulatorias de las diferentes actividades que influyen y condicionan el funcionamiento de las organizaciones.
Competidores: Son aquellos que producen productos o prestan servicios que satisfacen las mismas necesidades que nuestra organización. Pueden ser directos o indirectos. Financiero: Son las entidades financieras como los bancos. Grupos de presión: Conjunto de organizaciones diversas entre las que se destacan los sindicatos. Han sido creadas por los trabajadores para proteger y promover los intereses de sus afiliados. Mantienen una relación permanente con el resto de las org. Servicios Varios: Comprende empresas prestadoras de servicios públicos. Brindan servicios esenciales para el desarrollo de todo tipo de actividades. Org de Regulación del Estado: Se refiere a los organismos del Estado que ejercen una influencia directa en la org objeto. Espacios Organizacionales: Se pueden observar la dimensión física , concreta y objetivable, y la no física o simbólica que por el contrario no refiere a cuestiones materiales precisas sino a construcciones simbólicas o abstractas, que se desarrollan en la mente de cada uno de nosotros. Dimensión física: Ámbito grafico concreto de la organización (el taller, la mesa de entrada, el aula) en el cual se comporten normas, se realicen actividades similares o vinculadas persiguiendo una meta. En todos los casos son identificables, es decir que pueden verse, medirse, fotografiarse y transmitirse a otros de manera objetiva y concreta. Esta dimensión física solo puede darse en el interior de la propia organización. El espacio físico está constituido por los lugares que ocupan oficinas y demás sectores donde se desarrollan actividades. Estos lugares representan el ámbito geográfico interno de la organización, es decir la dimensión física del espacio. Dimensión no física: Es una construcción simbólica de carácter social en la cual se ubican los miembros de la org y su entorno, puede desarrollarse en el interior de la org y se define por la afinidad que presentan individuos y grupos en cuanto a las ideas, las actitudes, las costumbres, el nivel social y los objetivos personales o bien por intereses compartidos. Un conjunto de individuos se ubica en alguno de los segmentos de esta dimensión del espacio porque es posible que piensen igual sobre los mismos temas, posean intereses similares y además ellos tienen conciencia de dicha identidad. La cercanía física entre los individuos no significa que compartan esta dimensión no física del espacio. Es extensible al análisis de las relaciones de carácter socioculturales que la org mantiene con su entorno; o sea con los grupos sociales y de intereses que operan en el medio ambiente, tales como proveedores de insumos, usuarios, clientes, asociaciones de defensa de algún interés, medios de prensa y organismo de gobierno; que esperan que la org genere cierto tipo de productos y servicios y que sus acciones se ajusten a ciertas pautas establecidas de conducta. El espacio organizacional incluye el ámbito no físico hasta donde ejerce poder e influencia la org; o hasta donde llega la imagen, prestigio y el cono ciento que la sociedad tiene de la misma, conformándose así una suerte de conducta o comportamiento organizacional en el medio en el que se actúa. La existencia de este espacio es una condición indispensable para luego mantener intercambios con ese mismo medio, es decir lograr que alguien del ambiente general pase a formar parte de su ambiente específico y mantenga un intercambio concreto con el de la org. Las personas se informan por algún medio de la existencia de las org. Previo a mantener
intercambios con la misma, evalúan si quieren pertenecer a su espacio, es decir, si comparten intereses y valores con la misma. Imagen Organizacional: La organización necesita difundir en la sociedad quien es y a que se dedica: y ejercer cierto grado de influencia en el medio ambiente en el que se desenvuelve Para lograrlo, recurre a crear y mantener una imagen que la posicione, la haga conocer y a la vez la diferencie de otras organizaciones Existen dos tipos de imágenes: A) La imagen objetivo: es la que la organización intenta crear en la sociedad. B) La imagen social: es la que efectivamente los integrantes del medio social tienen de ella. El concepto imagen objetivo surge por el intento permanente de las organizaciones de influenciar las conductas de personas, grupos y otras organizaciones que se encuentran en su ambiente, con el objetivo de obtener su aceptación y apoyo. La imagen objetivo es una construcción simbólica que se proyecta sobre los componentes externos de la organización y mediante la cual ella intenta ejercer influencia sobre el medio. La imagen social también es una construcción simbólica pero, al revés que la anterior es la que verdaderamente se forman las personas externas respecto de la organización Los integrantes de una sociedad forman esa imagen a partir de: las transacciones o intercambios concretos que ellos mismos realizan con la organizacionales interpretaciones que se derivan de dichas acciones: las expectativas propias o que otras personas elaboran, de acuerdo con sus propias apreciaciones sobre la organización y el grado de credibilidad de los mensajes que emite la organización. Tanto la imagen social como la imagen objetivo organizacional, incluyen aspectos intangibles, tales como el prestigio, la credibilidad y la trayectoria, entre otros. A ello se suma las expectativas propias y las de personas conocidas, sobre el accionar de la organización. Las expectativas propias y las de personas conocidas, sobre el accionar de la organización. Se denominan “influencias” Es muy probable que existan integrantes de la comunidad cuyas apreciaciones y opiniones coincidan con los objetivos que la organización se propone. Pero también es posible que existan otros ciudadanos cuyas valoraciones sean contrarias a las que propone la organización. Las coincidencias de ambas imágenes en un medio social, determina el espacio que la organización ocupa en el medio. Cuando se presenta esta coincidencia o superposición de imágenes, puede interpretarse que la organización y los componentes externos comparten un espacio organizacional, en el que se realizan exitosamente las transacciones materiales y simbólicas, que incluyen las adhesiones y las ideas que se divulgan sobre la conducta de una organización. Esto significa que la organización ha conformado su ámbito de influencia o de "dominio" en la sociedad. Existen dos momentos en la concreción del espacio organizacional: el primero es definición del espacio considerado deseado o factible (imagen es que se proponen declaman las el segundo momento es ocupación real del mismo. Para ello las organizaciones deben realizar acciones concretas para demostrar en hechos lo que prometen. Si existen diferencias entre estos dos estados o momentos, es decir entre la definición y la ocupación del espacio, estaríamos ante la necesidad de revisar las políticas de la organización, ya que el espacio puede ser ocupado por otra organización.
Concluir que los fines abarcan dos aspectos de las organizaciones, uno externo y uno interno, ya que son las necesidades del entorno las que permiten su subsistencia. El fin establece las actividades que realizará la organización para satisfacer esas necesidades, así como los recursos que necesitará y los procesos que desarrollará, orientando todo su funcionamiento. Los fines conforman el primer límite de toda organización. Distinguiendo dos tipos de fines: los establecidos y los reales. Los fines establecidos, también llamados estatutarios legales, son aquellos definidos formalmente en los documentos de creación de la organización, por lo que describen la actividad principal para la que se decidió fundarla. Sin embargo, existen los fines reales, que son aquellos que verdaderamente persigue, a los que asigna sus recursos y esfuerzos. Tres conceptos relevantes asociados a los fines: desplaza miento, sucesión y multiplicidad de fines. Objetivos y metas : Son utilizados comúnmente para referirse a "algo" que se desea alcanzar a futuro. Si estamos en el ámbito de la Administración las palabras objetivo y meta tienen un significado más completo. Al definir un objetivo se está expresando de manera específica lo que quiere lograr la organización o alguna de sus partes o áreas para un momento determinado. Una de las utilidades de la definición correcta de objetivos es la verificación del logro de las actividades de la organización. Que puede saberse si la marcha de las acciones emprendidas por la organización sigue el camino planeado o no, es decir puede controlarse su cumplimiento. Se contemplen los siguientes elementos: El atributo o dimensión específica: ¿Qué se quiere medir? La escala o unidad de medida: ¿Cómo se va a medir ese atributo? La normal o umbral: ¿Cuánto? El horizonte temporal o momento en que se espera lograrlo: ¿Cuando? Ejemplo:
- Vender 1000 toneladas de dulce de leche en 2019. Atributo: Ventas anuales. Escala de medida: Toneladas. Umbral: 1000 Horizonte temporal: 1 año. Llegado el momento que indica el horizonte temporal, puede medirse el atributo definido, a través de la escala y comprobar si se ha logrado lo establecido en el Umbral. Conveniente definir un conjunto de metas que consideren plazos más pequeños que insten a su verificación periódica. Las metas , entonces, son los resultados esperados para cada sub-área de la organización en períodos más cortos que los definidos en los objetivos. También pueden determinarse metas correspondientes a los distintos componentes que contribuyen a la concreción de la venta, por ejemplo metas publicitarias mensuales, cantidades de pedidos mensuales tomados por vendedor, etc. Es posible establecer la relación entre fines, objetivos y metas, ya que están alinea dos para guiar las actividades de la organización de la siguiente manera: Fin organizacional. Objetivos. Metas. Esto significa que el cumplimiento de cada meta, llevará al logro de los objetivos y éstos encaminan las actividades para lograr el fin de la organización.
Clasificación de los objetivos
- Según el nivel de la organización donde fueron establecidos y los aspectos que incluyen pueden ser: A- Político – estratégicos B-Táctico – Logísticos C- Operativos
- Según el plazo que implique el objetivo definido, puede considerarse de largo, mediano o corto plazo. a. Largo plazo: más de 1 año, generalmente 5,10 o más años. b. Mediano plazo: 1 año. c. Corto plazo: menos de 1 año. Estos plazos son variables dependiendo del tipo de organización.
- Según la cantidad de personas involucradas en los objetivos pueden ser individuales, grupales u organizacionales. Cuando las organizaciones determinan sus fines y en consecuencia sus objetivos, lo hacen teniendo en cuenta una serie de valores propios de las sociedades en las cuales están insertas. Por valores a los puntos de vista normativos que mantiene la sociedad acerca de lo que es bueno o deseable. Criterios administrativos para el logro de objetivos
- Eficacia : señala la capacidad o posibilidad de una organización de alcanzar ciertos resultados. Ser eficaz significa, entonces, cumplir con los objetivos previstos.
- Eficiencia : es el criterio que evalúa la capacidad de lograr los objetivos a través del óptimo uso de los recursos. Es decir, ser eficiente significa haber cumplido los objetivos involucrando la menor cantidad de recursos posibles.
- Efectividad : se relaciona con el funcionamiento de la organización a lo largo del tiempo, ya que hace referencia a lograr la eficacia y eficiencia y mantenerla a lo largo del tiempo. Segunda Parte - Formulación fines y objetivos. Las etapas enunciadas por los citados autores son: Negociación o regateo: se fijan la composición y condiciones generales de la coalición. Organización Interna de control: Mediante la que se estabilizan y elaboran en detalle los objetivos, reconocida también como de estabilización. Adaptación a la experiencia: a través de la cual se alteran acuerdos organizacionales en respuesta a los cambios ocurridos en el medio interno y externo. En teoría, es aplicable también a la determinación de los fines. Se describen las tres etapas que componen la formulación de los objetivos: a) Negociación o Regateo : En las organizaciones existen uniones, alianzas, entre individuos y grupos que comparten intereses en común, aunque con distinto nivel de compromiso y de participación en la determinación de los mismos a las que llamamos coaliciones. Cada uno de los participantes (individuales o en grupo) trata de lograr cierto beneficio para sí. Para satisfacerlo, la organización otorga alicientes o pagos a sus miembros, pagos colaterales. No se distribuye una determinada riqueza, sino algo parcialmente cuantitativo y parcialmente cualitativo, cuyo total es indefinido. La retribución se materializa a través del proceso que se ha denominado de negociación o regateo, Este proceso es relativamente continuo pues, casi siempre, hay miembros de la coalición pugnando por uno u otro objetivo. En la negociación, no todos los participantes son igualmente importantes para la
Los acuerdos así concretados suelen ser incompletos. Son instrumentos que constituyen una especie de sistema de control mutuo dentro de la coalición, dado que otorgan cierta seguridad a los participantes de que los acuerdos logrados habrán de ser respetados. Cuando las definiciones resultantes de la negociación son vagas e imprecisas tienden a hacerlo recaer prontamente en una nueva etapa de negociación. Por el contrario, la precisión en la fijación de los objetivos tiende a conferir a éstos un mayor grado de estabilidad. "La concentración es la llave de los resultados económicos... ningún otro principio de efectividad es violado tan constantemente hoy en día como el principio básico de concentración... No es fácil concentrarse. Yo acostumbraba tener frente a mí una leyenda en mi escritorio, donde no podía evitar verla al hablar por teléfono (al concertar una cita) o al mantener una reunión en mi oficina: ¿Lo que estoy haciendo o lo que estamos por hacer nos conduce al logro de nuestro objetivo? Tal leyenda me salvó de muchos viajes, almuerzos, conferencias y reuniones inútiles." Los acuerdos previos, se constituyen en precedentes y son tenidos en cuenta por sus miembros que, usualmente, los toman como pautas normativas de observancia coactiva. Los objetivos adquieren una estabilidad mayor que la que sería característica en una situación de pura negociación. Los acuerdos fijan, los límites de actuación de los participantes de la coalición. Como que el derecho de cada uno termina donde comienza el de los demás. Cubrir cursos de acción que satisfagan todo un conjunto de restricciones, siendo este conjunto y no alguna de sus partes, el que más apropiadamente puede ser considerado como el objetivo de la organización. Un objetivo se define más que como el resultado que tengo que lograr como todo lo que no puedo hacer o conjunto de restricciones para lograrlo. El proceso de estabilización de los objetivos suele derivar en el fenómeno de laxitud organizacional, característica de las organizaciones que no están sujetas a una fuerte competencia o a otro tipo de rigores de contexto. Los responsables de su conducción suelen enfocar más su atención en los problemas internos que en los aspectos estratégicos de comercialización, producción, finanzas, etc., para el caso de las empresas, o en la prestación de servicios y satisfacción de los intereses de la comunidad, para el caso de las organizaciones públicas. En estos casos si la organización se ve enfrentada con situaciones críticas, suele correr un serio riesgo de supervivencia. Las oficinas públicas, cuando cuentan con un alto grado de estabilidad conferido por el gobierno, adolecen de esta laxitud o debilidad organizacional. c) Adaptación a la Experiencia. Esta etapa cierra el ciclo de la formación y determinación de objetivos. En el proceso de estabilización y control, cada individuo corrobora si se cumplen las expectativas establecidas. En caso que no se concreten, pretende que se redefina la situación. Rutina de realimentación, ajuste o modificación de los objetivos en función de la experiencia adquirida. Estas son las consecuencias del aprendizaje organizacional. Los objetivos se adaptan sin necesidad de volver a una etapa de negociación o regateo con el concurso de todos los involucrados y en una especie de repetición del ciclo pero, en otros casos, esto no sucede. La adaptación consiste así en una adecuación de la organización al contexto y a cambios internos. Los objetivos individuales y grupales también pueden ser ajusta dos. Suele hacerse en función de los logros y los resultados obtenidos. Éstos otorgan implícitamente un nuevo nivel de derechos potenciales a ciertos participantes. Podría decirse que desplazan las barreras de los límites preestablecidos. La experiencia se maneja a través de focos de atención, que adquieren o pierden relevancia en
función de los hechos acaecidos. La experiencia se maneja a través de focos de atención, que adquieren o pierden relevancia en función de los hechos acaecidos. Se da el caso extremo de organizaciones que constantemente están priorizando los últimos problemas que han aparecido. En estas circunstancias, la etapa de adaptación o ajuste empírico no suele enriquecer mayormente el proceso de formación de objetivos, en la medida que, al enfocar la atención en los problemas cotidianos, se pierde la perspectiva de los objetivos de mayor significación. la relevancia que tienen los sistemas de información internos y externos a la organización, y la existencia de indicadores que permitan medir los resultados obtenidos y el comportamiento de las variables que han incidido en los mismos. Son las herramientas necesarias para que los administradores actúan en con secuencia adaptándose permanentemente a los cambios que impone el contexto y más aun tratando de anticiparse a los mismos en el marco de un proceso general de aprendizaje organizacional. Aspectos complementarios vinculados a la negociación: Los administradores negocian con miembros internos de la organización y con representantes de otras organizaciones del entorno. Así vemos como el gerente general deberá atender varios frentes y negociar con cada gerencia, cada área, cada grupo (en suma, cada coalición) con intereses distintos, pagos colaterales distintos, aportes distintos y compensaciones también distintas para la organización del caso. Lo podrá hacer por separado o simultáneamente, siguiendo un orden preestablecido o no. Es posible que, al final de esta etapa de negociación y regateo con las distintas coaliciones y grupos de interés internos y externos a la organización, el objetivo definido sea aumentar la producción pero en un 8% por mes en lugar del 10% que se pretendo en un primer momento. Los grupos externos a la organización también tienen intereses en ella. Sus aportes y contribuciones pueden ser de diverso modo y las compensaciones que pretenden también son distintas. Todos los que, en general, tienen intereses en una organización y en su supervivencia también adaptan sus propios objetivos, metas e intereses para mantener la relación con ella. Un proveedor muchas veces disminuye o sub optimiza su propio objetivo de rentabilidad para mantener la relación con el cliente o para mantener la continuidad del proceso productivo. Capítulo 4 - Las Organizaciones como Sistemas abiertos. -Conceptos básicos de la Teoría General de Sistemas - Primera Parte Teoría General de Sistemas Es suficiente aislar los elementos componentes del mismo, sino que es necesario esta blocar las relacionesentre ellos. La TGS e basa fundamentalmente en: La Integración de las ciencias. La búsqueda de principios unificadores. El desarrollo de un lenguaje común a todas las ciencias. La descripción de los objetos de estudio con énfasis en la interdependencia La teoría general de los sistemas constituye una base para el entendimiento e integración del conocimiento de una amplia variedad de campos de gran especialización. La aplicación de la teoría de sistemas en el ámbito de la administración permitió a diversos autores generar herramientas para conocer, analizar y explicar los componentes funcionamiento y relaciones que integran las organizaciones. También, ayudó a diseñar o
Finalidad y Objetivos: La finalidad es el fin último que persigue un sistema, su razón de ser, mientras el objetivo es un resultado concreto que se quiere obtener. Los objetivos pueden: *Ser impuestos desde fuera del sistema *Ser resultado de acciones previas de algunos elementos del mismo sistema Elementos y Componentes: Los elementos son cosas u objetos que tienen entidad, ya sea espiritual o corporal, natural o artificial, real o abstracta y que pueden ser identificadas. Los elementos pueden ser recursos humanos, recursos técnicos, recursos físicos, ideas, información, tecnología de diverso tipo, energía, etc. La interrelación de los elementos nos conduce al concepto de estructura. Llamamos componentes a los subconjuntos de elementos que tienen algunas relaciones más estrechas entre ellos y que a su vez se relacionan con otros elementos o componentes. El concepto de componente nos lleva al de Subsistema. Ordenamiento y Estructura: Orden constituido por un arreglo de configuración de los elementos y componentes que tienen alguna estabilidad en el tiempo, y cuya dinámica de cambio está asociada a la necesidad de adaptación, tanto al medio como a las transformaciones internas. La estructura corresponde a la disposición relacional de los elementos y componentes; es decir, a la forma particular en que están relacionados. Suele reservarse este concepto para definir y explicar las relaciones más persistentes e importantes del sistema, las que lo identifican y caracterizan. Comportamiento: Lo que calificamos de comportamiento es el conjunto de efectos que ese sistema produce en su contexto, desde la perspectiva del observador. El denominado comportamiento de un sistema, se mide por el mayor o menor grado de predictibilidad del mismo, derivada a su vez, de relaciones causa-efecto. Por comportamiento "determinístico" cuando es posible conocer o calcular lo que va a ocurrir. Por otra parte, cuando el sistema es predictible, se lo denomina comportamiento probabilístico". Cuando se puede calcular o conocer el valor medio o probable de ocurrencia de un hecho, Existen razones, antecedentes, información, experiencia, etc. que nos indican qué ocurrirá ante un hecho que hemos identificado como causa. Es posible reconocer también, el comportamiento "autoadaptativo". En este caso, se hace referencia a la posibilidad que tienen algunos sistemas de mantenerse en equilibrio en su búsqueda de logro de los objetivos, cuando se modifica algún factor externo. Los sistemas con autoadaptación pueden cambiar, por sí mismos, su estructura, algunos de sus elementos, sus procedimientos, etc. Los sistemas pueden redefinirse o imponerse otro objetivo por si mismos a través de mecanismos internos de negociación de sus miembros individuales o grupales con cierto poder. En las empresas este tipo de comportamiento se denota cuando modifican, sus productos y/o servicios o crean algunos nuevos a fin de adaptarse a las necesidades de la sociedad. Caja negra o modelo de representación del proceso del sistema: "Caja negra" con que se identifica el proceso del sistema, implica la existencia de múltiples elementos interrelacionados, interactuando entre sí, sin que existan relaciones causa-efecto, de tal manera que no siempre es posible identificar cada uno de esos elementos que integran el proceso.
La caja negra es sólo una forma de representación formal, como símbolo y sinónimo de la esencia de los sistemas. Cuando se aplica este concepto, no se puede o bien no se quiere, dado el interés del analista, conocer el detalle del proceso que se lleva a cabo, sólo se conocen las salidas del sistema y sus entradas. Contexto, Ambiente, Medio o Entorno externo al sistema. Un sistema siempre está en función de un ambiente. Define la relación entre contexto y sistema explicitando que el sistema se ve afectado cada vez que el contexto modifica sus atributos los que a su vez se alteran según el comportamiento del sistema. El ambiente impone así restricciones, o facilita el funcionamiento del sistema. Totalidad, Globalidad, Sinergia: El conjunto de elementos y componentes, así como su estructura convierten al sistema en una entidad diferente a la simple agregación de sus partes. El concepto de totalidad es fundamental en la utilización de la teoría de sistemas, pues la existencia de cada una de sus partes tiene sentido sólo en función de ese todo o entidad. Si se cambia o modifica una de las partes o componentes del sistema, el sistema cambia indefectiblemente. Esto es así porque la esencia de los sistemas está en la interrelación entre sus componentes. La sinergia de los sistemas hace referencia a que un sistema es mucho más que la mera sumatoria de sus partes componentes. Jerarquía, subsistemas y suprasistemas: Se hace referencia a los subsistemas cuando se indica que aquel está formado por partes o conjuntos que conforman un todo o entidad menor que puede delimitarse. El sistema puede estar comprendido en un sistema mayor que lo contenga (su suprasistema, siendo entonces considerado subsistema de dicho sistema mayor. Se puede configurar de esta manera una jerarquía de sistemas. Puede existir una jerarquía a nivel de las partes, elementos o componentes que integran un sistema. Si se considera al hombre como un sistema se podría reconocer los aparatos digestivo, circulatorio, respiratorio, como subsistemas de rango o jerarquía inferior. Adaptación, crecimiento y desarrollo de los sistemas. Aprendizaje Adaptación: es el proceso mediante el cual los sistemas introducen modificaciones internas para dar respuesta a las presiones internas o externas. Crecimiento: todo sistema está sometido a fuerzas externas e internas que o bien las incorpora o bien trata de controlarlas. Este proceso de cambio continuo en el cual los sistemas están comprendidos, lo realizan mediante el crecimiento y la expansión en forma cuantitativa Desarrollo: cuando la adaptación se realiza en términos cualitativos, requiriendo subsistemas de apoyo con características que antes no existían o a través de cambios analíticos o por cambios de funciones en los subsistemas, se la denomina "desarrollo". Aprendizaje: un sistema que ha sido perturbado durante un tiempo y ha efectuado adaptaciones para lograr posteriormente el equilibrio, logra experiencia, aprende y, por consiguiente, puede introducir modificaciones a sus características internas y anticipar perturbaciones futuras. Segunda parte Las organizaciones consideradas como sistemas abiertos Organizaciones como un conjunto de elementos relacionados entre sí y con el medio y que contribuyen al logro uno o varios fines y objetivos, de esta forma podemos entonces definirlas en términos de sistemas y reconocer en ellas, sub sistemas o sistemas menores.
toma de decisiones y a la realización de las actividades operativas diarias. Este solo seleccionará aquella que es pertinente a sus fines. La información proporciona señales provenientes del medio y la retroalimentación negativa indica desviaciones con relación a lo que el medio desea. Este es un mecanismo de control. El concepto de retroalimentación hace referencia a un procedimiento de control que regula el sistema. La retroalimentación es la información sobre el estado y desempeño del mismo. La retroalimentación negativa es una entrada informativa acerca de los desvíos respecto de los resultados esperados. Esta información que ingresa en forma de retroalimentación negativa permite realizar los ajustes necesarios para lograr un nuevo estado estable. Sirve como mecanismo regulador del sistema.
7. Estado constante (o estable) y homeostasis dinámica (Equilibrio dinámico para sobrevivir). Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, tratando de controlar los factores externos amenazantes. Como sistemas abiertos, buscan permanentemente estar en equilibrio, ante modificaciones en su estado, buscará readecuar las variables de forma tal de lograr un diferente nivel de equilibrio y mantener así su dinamismo. 8. Diferenciación interna y externa. Las organizaciones como sistemas se diferencian externamente. La diferenciación externa se manifiesta a través del nombre o razón social, fines, función social, marcas, logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y sirve para adquirir su propia identidad, distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una tendencia a la diferenciación por áreas, departamentos, a la descripción de funciones diferenciales, a la realización de distintos procesos ya la especialización de oficios. 9. Equifinalidad. Esta característica implica la capacidad de alcanzar el mismo estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes y lo utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolución. En las organizaciones existen múltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida que aumenta el conocimiento, el número de medios convenientes puede verse reducido, pero siempre habrá más de una forma de llegar a los objetivos. Las organizaciones como sistemas complejos: La mayor o menor complejidad de un sistema depende no sólo del número de elementos y componentes que lo integran, sino de la variedad en las clases y categorías de dichos elementos y componentes y de la multiplicidad de tipos de relaciones que los ligan. Un sistema será tanto más complejo cuanto mayor sea la dificultad para identificar y definir las partes o elementos que lo componen y las relaciones que los enlazan. Una organización se concibe como un sistema complejo. Posee complejidad en sus relaciones con el medio ambiente externo específico y general y también son complejas internamente. Nuevos paradigmas tecnológicos, que impactan en las organizaciones y que las tornan cada vez más complejas. Destacamos: •La productividad de los trabajadores del conocimiento y de servicio •La calidad •La globalización de mercados, operaciones y competitividad.
•La responsabilidad ética, social y ambiental, y la velocidad de respuesta organizacional •El Nuevo rol de los suministros externos como producto de nuevos modos de integración vertical y horizontal. •Distintos modos de asociación para aprovechar nuevas formas de hacer negocios y de implementar programas de colaboración. •La existencia de un nuevo modelo referido a la responsabilidad gerencial y directriz, tanto en la formación de políticas como en la acción y en la decisión Los Subsistemas Organizacionales. Karst Y Rosenzweig (1985) Estos autores consideran a la organización como un sistema socio técnico abierto, integrado de varios subsistemas. Es la integración y estructuración de actividades humanas en torno de varias tecnologías. Las tecnologías afectan los tipos de entradas a la organización, la naturaleza de los procesos de transformación, y los productos que surgen del sistema. El sistema social determina la afectividad y eficiencia en la utilización de la tecnología. La organización interna puede ser considerada como integrada por varios subsistemas importantes:
- Subsistema de Fines, Objetivos, Metas y Valores: la organización toma muchos de sus valores del medio sociocultural. Como un subsistema de la sociedad, debe cumplir ciertos fines y objetivos que son determinados por el sistema general.
- Subsistema Técnico: conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en producto. Está determinado por las tareas requeridas por la organización y varía de acuerdo con el tipo particular de actividades. Está conformado por la especialización de conocimientos y por las habilidades requeridas, por el tipo de maquinaria y el equipo de que se dispone y por la distribución de servicios. La tecnología afecta la estructura de la organización y a su sistema psicosocial. El proceso de trabajo actual es más complejo que en la antigüedad y se agregan otros factores de complejidad vinculados con la mayor o menor facilidad para entender las tareas o grado de compresibilidad del trabajo a desempeñar y con la libertad o discrecionalidad del trabajador en su relación con las máquinas y dispositivos.
- Subsistema Psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones de estatus y de papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia: autoridad, poder, liderazgo. También es afectado por los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de los miembros de la organización. Obviamente, el subsistema psicosocial recibe influencias de las fuerzas del medio externo así como por las tareas, tecnología y estructura de la organización interna. Estas fuerzas establecen el "clima organizacional", se debe esperar que los sistemas psicosociales difieran significativa mente entre las diversas organizaciones. •Subsistema Estructural: se refiere a la manera en que están divididas y coordinadas las funciones, actividades y tareas de la organización entre sus áreas e integrantes. La estructura se establece mediante organigramas, manuales y otras normas que describen posiciones, describen el trabajo y establecen procedimientos reglamentando el accionar. También tiene que ver con los patrones de autoridad, jerarquía, comunicación y flujo de trabajo. La estructura facilita las bases para la formalización de relaciones entre los miembros y los
