PROCESO DE ELABORACION DE NOMINA.
Paso 1: determinar salarios y prestaciones.
La empresa debe tener establecido el salario que habrá de recibir cada trabajador.
Para lograr esto suele haber una investigación sobre los diferentes puestos de la
empresa y así calcular la cifra justa según la jerarquía y desempeño de funciones. Otro
factor importante a tomar en cuenta es la capacidad económica con que cuenta la
empresa. Por esto, no existe un monto predeterminado para las labores según el
puesto que se aplique a todos por igual, pues esto dependerá del dinero disponible y
justo para que la empresa pueda seguir funcionando y generando ganancias.
Paso 2: definir políticas de pago.
Para evitar confusión o falta de información sobre el salario y las deducciones, es
necesario definir como empresa las políticas de pago. Es necesario detallar con la
mayor precisión posible todos los apartados sobre la determinación de salario, las
prestaciones y deducciones que por ley le competen al trabajador. Mantener a los
empleados al tanto de estas políticas servirá para esclarecer dudas y evitar confusión
sobre su nómina.
Paso 3: determinar calendarios de pago.
Realiza un calendario para determinar los pagos. Es un requerimiento para la
empresa antes de iniciar el año laboral, esto evita retrasos y conflictos en el esquema
de pagos. Recordemos que estos pagos pueden presentarse de manera semanal,
quincenal, mensual, etc.
Paso 4: determinar incidencias del período.
Como incidencias podemos considerar las faltas sin comprobante, permisos sin goce
de sueldo, incapacidades verificadas por el IMSS, etc. Es importante tomarlas en
cuenta ya que no solo influyen en el salario recibido mensualmente, sino que también
se ven afectados los salarios base de cotización para el cálculo de deducciones.
Algunas maneras para llevar registro de estas incidencias son los relojes checadores o
listas de asistencia.
Paso 5: considerar pagos y descuentos en procesos.
Como vimos anteriormente, hay casos extraordinarios donde en la nómina se
contemplan además otros conceptos. Una nómina regular es diferente, por ejemplo, a
la nómina que se otorga cuando al trabajador se le pagan las PTU (donde no incurren
faltas o tiempos extras) u otras bonificaciones. Puede ocurrir también que además de
las deducciones por ley, a la nómina se le descuente el pago de préstamos que el
trabajador recibió de la empresa, por lo que las nóminas pueden ser normales, con
pagos extras o con descuentos adicionales.
Paso 6: calcular la nómina. Ha llegado el momento de realizar sumas y restas. Para
calcular la nómina, debemos saber el salario a recibir por el puesto que se
desempeña, la cantidad de días que se asistió o si hubo incidencias, verificar que no
hay adeudos por préstamos, descontar créditos, descontar las cantidades destinadas
para seguridad social y en caso de existir un fondo de ahorro o crédito de vivienda
realizar el pago pertinente. De igual manera, tomar en cuenta si el trabajador es
merecedor de un bono o incentivo por actividades y ventas.
