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ANÁLISIS FINANCIERO
UNIDAD 2 PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO
PLANEACIÓN
La planeación financiera es una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras por alcanzar, toman en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlo. La planeación financiera es un procedimiento en tres fases para decidir qué acciones se deben realizar en el futuro para lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar a cabo lo planeado y verificar la eficiencia de cómo se hizo. La planeación financiera a través de un presupuesto dará a la empresa una coordinación general de funcionamiento. Para planear lo que se quiere hacer se tienen que determinar los objetivos y los cursos de acción que han de tomarse, seleccionando y evaluando cuál será la mejor opción para el logro de los objetivos propuestos, bajo qué políticas de empresa, con qué procedimientos y bajo qué programas. De esta manera, la planeación es la primera etapa del sistema presupuestario en la que se deben analizar los factores que influyen en el futuro de la empresa, como por ejemplo, lo relacionado con los productos, personal, estructura financiera, condiciones de la planta y equipo, etc., considerando el entorno económico y financiero en que vive la empresa, el mercado que se desenvuelve la situación económica, sindical, impositiva, etc., y finalizando con la preparación e implementación de un plan que determine claramente los objetivos (realistas y logrables) que deban alcanzarse y bajo qué políticas o reglas definidas para cada caso en particular, para lo que es muy conveniente se establezca un programa con procedimientos detallados en el que se señale la secuencia de acción para lograr tales objetivos. Una buena planeación emana, por los menos, de niveles intermedios (mandos intermedios), con la participación de todas las personas que ejerzan supervisión, lo que motivará al personal para el logro de objetivos, pues de esta forma los objetivos que se fijen son propios de ellos y no de impuestos por la dirección. ORGANIZACIÓN, EJECUCIÓN Y DIRECCIÓN Para llevar a cabo lo planeado se requiere organización, ejecución y dirección. La organización es un requisito indispensable en el proceso presupuestado, que conceptualmente identifica y enumera las actividades que se requieren para lograr los objetivos de la empresa, agrupándolas en razón de unidades específicas de dirección y control, a las que se debe definir claramente su grado de autoridad y responsabilidad. Para la armonización de los trabajos y esfuerzos, deben establecerse líneas de comunicación entre los diferentes niveles y unidades de dirección y control, para desarrollar la cooperación efectiva y eficiente de todos los grupos que integran la empresa. Existiendo una buena organización, se requiere la ejecución por parte de los miembros del grupo para que lleven a cabo sus tareas con entusiasmo. La ejecución incluye una buena política de personal: reclutamiento, selección, adiestramiento, promoción, planes de beneficio, retiro e incentivos, así como las facilidades con que contará cada cual para que el desempeño de sus funciones, equipo, instalaciones adecuadas, etc. Todo esto es importante porque el elemento humano es el que va a hacer funcionar el presupuesto y la empresa. Al hablar de ejecución se requiere necesariamente dirección , que es la función encargada de guiar a las personas para alcanzar por medio de su actividad los objetivos que se han propuesto. CONTROL Para verificar la eficiencia de cómo se hizo se requiere el control de las actividades, para saber si están realizando las acciones (cuándo, dónde y cómo) de acuerdo con los planes. Para ejercer un buen control se requiere evaluar los resultados comparándolos con patrones o modelos establecidos previamente, de manera que se tomen decisiones correctivas cuando surja cualquier variación o discrepancia con el fin de
minimizar hasta donde sea posible las desviaciones entre lo que se intenta obtener y lo que se está obteniendo. Las cinco funciones: planeación, organización, ejecución, dirección y control, están interrelacionadas. La ejecución de una función no cesa totalmente antes de que se inicie la siguiente. La secuencia debe adaptarse al objetivo específico o proyecto en particular. EL SISTEMA PRESUPUESTARIO El sistema presupuestario es la herramienta más importante con que cuenta la administración moderna para realizar sus objetivos. Dentro de una empresa existen distintos tipos de presupuestos, y el objetivo central de todos es el mismo: son planes financieros para un periodo de tiempo, normalmente un año. Los presupuestos deben adaptarse a los departamentos de la empresa y se usan para organizar los recursos financieros disponibles, y así poder diseñar acciones futuras. Por tanto, el presupuesto tiene que contar con todos los elementos y áreas de la empresa. Los distintos presupuestos específicos para cada departamento se unen finalmente en un único presupuesto denominado el presupuesto maestro, en el cual se refleja toda la actividad financiera que la empresa espera tener. OBJETIVOS DE PRESUPUESTOS Algunos de los objetivos de los presupuestos son los siguientes:
- Controlar los recursos de los que se dispone.
- Comunicar los planes a los gerentes de la empresa.
- Motivar a los gerentes a cumplir los objetivos presupuestarios.
- Evaluar el desempeño de los gerentes.
- Dar visibilidad al rendimiento de la empresa.
- Por motivos de contabilidad. Por ello, los objetivos principales de los presupuestos podrían resumirse en tres:
- Servir de previsión de ingresos y gastos; es decir, construir un modelo de cómo el negocio debería actuar si se llevan a cabo ciertas estrategias.
- Poder medir la actuación real de la empresa contra la prevista, y ver diferencias.
- Establecer una restricción de costes para un proyecto concreto. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO Es una representación en términos contabilísticos de las actividades a realizar en una organización, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificación, de coordinación y control de funciones. Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. Es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos. ETAPAS DEL PRESUPUESTO Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo. Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.
Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. Es sólo una herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante”. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS 1.- SEGÚN LA FLEXIBILIDAD Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. 2.- SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
3. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
4. SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN
Presupuesto del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones. El sector público ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es preciso darle forma a la multitud de datos estadísticos que reflejan su sentido y alcance. Para ordenar estas informaciones, existe un conjunto de métodos de clasificación presupuestaria única y universalmente aceptada, pues los enfoques del análisis fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los datos. Lo anterior significa que es posible preparar distintas cuentas gubernamentales en las que aparecen clasificados los ingresos y gastos de acuerdo con diversos criterios. Presupuestos del Sector Privado: Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración. TIPOS DE PRESUPUESTOS Y SUS CARACTERÍSTICAS Las empresas generalmente utilizan muchos tipos de presupuestos, que dependen de su actividad económica, tamaño y otros factores. A continuación se nombrarán los más comunes en todas estas, que son: el maestro, el operacional, el de flujo de caja, el de tesorería (formado por los de gastos y cobros) y el de producción, que incluye el de compras.
1. PRESUPUESTO MAESTRO El presupuesto maestro es el conjunto de presupuestos individuales de la empresa. Sirve como presentación de la imagen completa de su actividad y salud financiera. Este presupuesto combina factores como las ventas, los gastos operacionales, los activos o las fuentes de ingreso, para permitir a las empresas establecer objetivos y evaluar su rendimiento general. Este tipo de presupuesto se suele utilizar en compañías grandes, con el fin de controlar y mantener alineados a los distintos gerentes. 2. PRESUPUESTO OPERACIONAL El presupuesto operacional es una previsión y análisis de los ingresos y gastos estimados durante un periodo de tiempo determinado. Para crear una imagen precisa, estos presupuestos deben tener en cuenta factores como las ventas, la producción, los costes laborales, los costes materiales, los costes productivos o los gastos administrativos, entre otros. Estos presupuestos suelen crearse semanal, mensual o anualmente, con el fin de comparar las actuaciones con las previsiones y vislumbrar posibles errores. 3. PRESUPUESTO DE INVERSIONES PERMANENTES También llamado capital, está relacionado con la adquisición y reposición de activos fijos. Se prepara por separado del presupuesto de operación, generalmente bajo comité de inversiones de capital distinto del comité de presupuestos. Cada proyecto de inversión deberá tener la justificación que lo apoye, y para proyectos mayores su rendimiento sobre la inversión tiene que ser analizado y medido con métodos apropiados. Con bastante frecuencia, los proyectos se clasifican basándose en el propósito de la inversión, como por ejemplo: para aumento de capacidad, para mejorar la eficiencia de operación, para mejorar la seguridad de operación, para la fabricación de un nuevo producto, etc. Cada día un mayor número de empresas está trabajando con este presupuesto para ejercer un mayor control y vigilancia sobre las inversiones de capital. 4. PRESUPUESTO FINANCIERO Está relacionado con la estructura financiera de la empresa, como las necesidades de capital de trabajo, los orígenes y las aplicaciones de recursos o fondos, la generación de fondos internos, incluyendo el presupuesto de caja, la composición del capital social y utilidades retenidas en el que se debe estudiar la rentabilidad. El
Este presupuesto es el encargado de estimar cuánto ha de producir la empresa. Está relacionado con el anterior (ventas), ya que debe tener en cuenta lo vendido para saber cuánto producir. Este documento tiene que considerar las materias primas, las herramientas, los costes de la mano de obra y los posibles gastos de servicios profesionales si los hubiera, entre otros.
8. PRESUPUESTO DE COMPRAS Es el presupuesto que se encarga de estimar las compras de materias primas para el área de producción. Para ello deberá contar con el presupuesto de ventas, para así hacerse una idea de las ventas estimadas que se pretenden lograr, y así poder comprar las materias primas necesarias para producirlas. Este presupuesto tiene que contar con todos los datos relacionados con la compra de las materias primas, como el inventario actual, el coste unitario de las materias primas y la cantidad necesaria de las mismas. 9. PRESUPUESTO DE VENTAS E INGRESOS Este presupuesto se encarga de estimar las ventas que tendrá la empresa en el futuro. Con esta estimación será posible realizar el presupuesto de compras y, por consiguiente, el de producción. Algunos de los datos que debe incluir el documento presupuestario de ventas son los productos que vende la empresa y las ventas previstas de la empresa y el sector. **MÉTODOS PARA DETERMINAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS
- Método basado en la opinión de los directores** Este método representa el sentir de los directores de la empresa, basado en gran parte en la intuición y conocimiento del negocio a través de los años. La estimación debe ser inteligente basada en la sensibilidad de los factores del mercado y la experiencia obtenida de las operaciones realizadas. Muchas empresas pequeñas usan este método. Puede ser fácil y rápido de aplicar, no requiere preparación de datos estadísticos, y es la única forma de presupuestar en ausencia de la información adecuada. Tiene como desventaja que las cifras están basadas en opiniones, se requiere el tiempo de los directores, presenta dificultades para separar el presupuesto por productos, mercados, zonas o territorios, así como para determinar la venta mensual. 2. Método basado en la opinión y experiencias obtenidas de la fuerza de ventas. Este método está determinado por la opinión de la fuerza de ventas. La responsabilidad recae en el director o gerente de ventas. Los vendedores deben ser instruidos para que informen por escrito su estimación sobre el territorio o zona que trabajan, basando su estimación en datos históricos que deben ser el punto de partida. Este método tiene como ventajas que está preparado bajo el juicio de personas que tienen un conocimiento especializado y que trabajan dentro del mercado. La responsabilidad de lograr los objetivos está en manos de las personas que producen los resultados, lo cual motiva a la fuerza de ventas para lograr los objetivos que ellos mismos han preparado. Las desventajas de este método pueden resumirse en que la opinión de los vendedores puede ser optimista o pesimista y no basado en garantizar el mercado. Otra desventaja es que los vendedores conocen poco de las fuerzas económicas generales. 3. Método de análisis estadístico El presupuesto de ventas bajo el método de análisis estadístico, debe ser preparado conjuntamente con la participación de todos los que tienen conocimiento del mercado, de las condiciones de los negocios, de las fuerzas económicas generales, de la influencia administrativa, etc. Para llevar a cabo el trabajo del presupuesto de ventas deben realizarse los siguientes pasos: a) Se deberá contar con la información de ventas del año o periodo base. También se puede contar con información de las ventas de años o periodos anteriores. b) Se requieren los datos y opiniones sobre los Factores Específicos de Ventas. En estos se incluyen los factores de ajuste que no tienen carácter repetitivo y que afectan a la información base. Los factores de cambio del producto, volumen de producción, cambios en el mercado en método de ventas. Los factores corrientes de crecimiento que deben modificar la información base.
c) Una vez determinados los ajustes por los factores específicos de ventas, se examinarán y discutirán las fuerzas que prevalezcan o que se estima existirán en el futuro. d) Esta propuesta deberá ser revisada y estudiada para determinar si cumple con las políticas, objetivos y estrategias de la empresa. Todos esto para determinar un ajuste en términos de porcentaje a la alza o a la baja.
Producto Factores Positivos y
Negativos
Precio Volumen
Factores específicos de venta (FEV) ------^ ------
A. Factores de Ajuste: ------ ------
- Efectos perjudiciales año anterior no repetitivos
- Efectos saludables año anterior no repetitivos ( ) ( )
- Efectos por la apertura comercial de Libre Comercio % B. Factores de cambio: ------ ------
- Rediseño del producto
- Cambios en volumen para mantener existencias apropiadas con clientes
- Cambios en el mercado por moda, gustos, etc.
- Cambios en métodos de venta ------ ------ a) Cambios en precio b) Garantía y servicios c) Promoción y publicidad del producto d) Cambios en canales de distribución e) Remuneración a vendedores % C. Factores corrientes de crecimiento del producto % TOTAL FEV % ------ ------
Fuerzas económicas generales (FEG) ------^ ------
- Crecimiento por volumen por periodos de expansión (receso)
- Crecimiento en precio por de periodo inflación (deflación) TOTAL FEG % ------ ------
Influencia de la administración (IA) ------^ ------
- Cambios en el tipo de productos por adelantos en la técnica
- Rediseño de productos adaptados a zona de precios superiores o inferiores
- Restablecimiento de la calidad del producto
- Evaluación del costo de los canales de distribución.
- Amplitud de medios publicitarios y promocionales
- Política de precios. TOTAL IA %
TOTAL GENERAL %
Las cifras del presupuesto deben calcularse en dos etapas, tomando como base los datos obtenidos a través de la hoja-resumen del producto. En la primera etapa se determinará el volumen y en la segunda el valor de
El incremento por efecto de aumento de precios es de $5,956, obtenido de restar en la ecuación segunda el valor del presupuesto $89,604 menos el valor del año base, $83,648. CONCLUSIONES El presupuesto debe considerarse como una herramienta fundamental en la administración de la empresa y no como una función contable. Su estructura está formada por centros de responsabilidad y debe mostrar los costes y gastos controlables separadamente de los que no lo son, esto es, costes y gastos fijos, conocidos también como de estructura, que se generan por el transcurso del tiempo y no por el volumen. En la elaboración del presupuesto participan los encargados de los centros de responsabilidad, quienes han de estar de acuerdo con las metas presupuestadas para que se comprometan a lograrlas. Si no se logra la participación, es muy probable que el presupuesto sea visto con una actitud de indiferencia o resentimiento, lo cual dificulta el logro de los objetivos. Es recomendable que en esta elaboración se redacte un manual que incluya un programa para que los responsables tengan una clara comprensión del proceso del presupuesto. Las cifras presupuestadas deben representar metas razonablemente obtenibles: ni tan altas que no puedan ser alcanzadas a pesar del esfuerzo y por ello produzcan frustración, ni tan bajas que propicien complacencias e ineficiencias. Finalmente, todo presupuesto requiere aprobaciones parciales y una aprobación final que debe ser comunicada a todos los centros de autoridad y responsabilidad de la empresa.
