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Integración del Control Presupuestal
Olga Lidia Acosta Ballina olga_20895@hotmail.com
**1. Introducción
- Responsabilidad, preparación, manejo, y administración
- Presupuestos de ingresos
- Presupuestos de egresos e inversiones
- Presupuesto del costo de producción de lo vendido
- Secuencia del efectivo
- Resultados presupuestados
- Principales causas de ineficiencia del sistema presupuestal
- Aplicación del camino crítico en la tecnica presupuestal
- Conclusión
- Bibliografía**
Introducción
El control presupuestal es un instrumento del que se valen las empresas para dirigir todas sus operaciones, lo anterior se logra a través de la comparación sistemática del co0onjunto de previsiones establecidas para cada uno de sus departamentos, con los datos históricos que refleja la contabilidad durante el mismo periodo. Cuando se habla de Control Presupuestal, se está indicando la coordinación de las actividades de los diversos departamentos de la Organización, por medio de la estructuración de un plan, cuyas partes forman un conjunto coherente e indivisible, en el que la comisión de cualquiera de sus secciones afectaría el logro de los objetivos deseados. Se puede decir que CONTROL PRESUPUESTAL tiene como reflejo el conjunto de presupuestos parciales, correspondientes a cada una de las diferentes actividades de una entidad. Es conveniente la elaboración de un programa de producción que se realice por periodos mensuales durante el primer año de operación del proyecto especialmente en los casos de demanda estacional o irregular, con el fin de que los aspectos financieros relativos a los ingresos, costos utilidades sean determinados de manera más precisa.
Responsabilidad, preparación, manejo, y administración
La responsabilidad de la elaboración del Control presupuestal, se delega en una persona que habrá de fundir como director del mismo. El director del presupuesto, deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajos, necesita estar compenetrado del Sistema contable de la entidad, su organización, operaciones que practica, problemas en la administración, etc.…, por lo que normalmente se designa para dicho puesto a un Contador público o a un Licenciado en Administración, quien puede ocupar el puesto de Controlador o de Director de Finanzas. Cabe aclarar, que aunque es en el director del presupuesto sobre quien recae la responsabilidad de la elaboración del mismo, para cumplir su cometido, necesita de la colaboración de todo el personal de la
compañía, para lo cual es conveniente que los ejecutivos tengan bajo su cargo las principales funciones, como sigue: Director o Gerente general. Políticas generales (cambios de diseños y productos, mercados, tendencias administrativas, etc.)proyección a futuro. Director de Finanzas o Contralor****. Aspectos financieros y de control (Presupuesto financiero, que incluye el de caja, cuentas por cobrar y por pagar, gastos generales, nominas, etc.) estadísticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos(organización),relaciones con auditorias interna y externa, análisis de operaciones futuras y presentes, estudios económicos, protección de los derechos(Activos),y Obligaciones(con los Acreedores y con los Accionistas); análisis, interpretación, evaluación, deliberación e información oportuna sobre todo lo anterior, interna y externamente solo conducente. Cuando el contralor es igualmente el director de finanzas, tiene también funciones d siguientes: obtención de capital, relaciones con inversionistas, captación de financiamiento, banca y custodias, créditos y cobranza e inversiones, básicamente. Gerente de Ventas y Mercadotecnia.- Ventas, Publicidad, propaganda, expansión o contratación del mercado, colocación de nuevos productos, etcétera. Gerente de Producción o Superintendente. Control de almacén de materiales, de producción, mantenimiento, etcétera. Las cuatro forman el Comité de Presupuestos, quien además puede incluir jefes de importancia como: el de personal y el de compras, en forma esporádica o complementaria. Una vez que se ha hecho notar a los funcionarios la importancia y ventajas que pueden obtenerse con la adaptación de El presupuesto, se podrá delegar responsabilidad de la elaboración de los presupuestos parciales, en los diferentes jefes de departamento. El Contralor tiene múltiples funciones; pero como diseñador del presupuesto, las principales son: A. Formular el presupuesto general, así como preparar estados proforma y presupuestados. B. Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus causas. C. Coordinar y supervisar los presupuestos parciales. D. Aprobar el diseño de las formas que se utilizaran. E. Elaborar manuales o instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios. F. Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer las correcciones pertenecientes, y a tiempo. G. Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos. H. Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales. Las funciones sobresalientes del comité son: A. Examinar, aprobar, y ajustar las estimaciones de gastos departamentales. B. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales. C. Presentar los presupuestos a autorización al gerente general y este al consejo de administración. I. DURACIÓN Es importante precisar el periodo de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o semestrales. II. MECÁNICA. Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario, la selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el Sistema Contable, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que comunique las perspectivas y los objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y entusiasmo y buena voluntad en el personal. III. FASES Todo estudio sistemático requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo, respecto al control del Sistema Presupuestal, las etapas son: PREVISIÓN PLANEACIÓN FORMULACIÓN APROBACIÓN EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN CONTROL. EVALUACIÓN a) De Previsión.- Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del Control Presupuestal.
responsabilidades de las personas que formularan y ejecutaran los presupuestos, se logran una uniformidad en el manejo del mismo, y facilita la supervisión. Un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas pequeñas las ventajas de controlar con un manual del presupuesto, compensa el trabajo que se re quiere para elaborarlo, principalmente en las grandes compañías en donde se tiene diversas unidades de bajo una propiedad común. En estos casos, el manual se hace indispensable para que cada unidad prepare uniformemente sus estimaciones.
SECUENCIA SINTÉTICA DE ACTIVIDADES
INICIO DEL ESTUDIO DEL CONTROL PRESUPUESTAL JUNTAS PRELIMINARES COMO FUNCIÓN EDUCATIVA Y CONSOLIDACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS Y ELECCIÓN DEL DIRECTOR O COORDINADOR EL GERENTE GENERAL RECIBE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN LOS PLANES, POLÍTICAS, OBJETIVOS Y FINES PAR EL PRÓXIMO PERIODO PRESUPUESTAL EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS EVALÚA LOS PLANES, POLÍTICAS, OBJETIVOS Y FINES EN CONCORDANCIA CON LOS DIVERSOS INTERESES DIVISIONALES ANTERIORES EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS FORMULA EL PLAN GENERAL A REALIZAR, PRECISANDO LAS BASES ADOPTADAS PAR EL MISMO EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS PRESENTA A LA DIRECCIÓN GENERAL PARA SU APROBACIÓN O RECHAZARLO EL DIRECTOR DE EL PRESUPUESTOS ELABORA EL MANUAL Y FORMULARIOS LOS DISTRIBUYE
6 LOS ENCARGADOS DIVISIONALES SE REÚNEN CON SUS SUBORDINADOS Y PRECISAN LAS METAS CONTRALORÍA EFECTÚA Y REPARTE LA ESTADÍSTICA DE COSTO POR DEPARTAMENTOS CADA JEFE DE DEPARTAMENTO HACE SU PRESUPUESTO TENTATIVO CON BASE EN LOS PLANES, POLÍTICAS, OBJETIVOS, FINES, MANUAL Y FORMULARIOS CADA GERENTE DIVISIONAL RECIBE Y REVISA LOS PRESUPUESTOS DE SU ÁREA (APROBACIÓN O RECHAZO) 1 2 1 2 5 3 4 11 10 9 8 7
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SECUENCIA SINTÉTICA DE ACTIVIDADES
(Concluye)
JUNTAS PRELIMINARES COMO FUNCIÓN EDUCATIVA Y CONSOLIDACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE PRESUPUESTOS Y ELECCIÓN DEL DIRECTOR O COORDINADOR EL GERENTE GENERAL RECIBE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN LOS PLANES, POLÍTICAS, OBJETIVOS Y FINES PAR EL PRÓXIMO PERIODO PRESUPUESTAL EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS EVALÚA LOS PLANES, POLÍTICAS, OBJETIVOS Y FINES EN CONCORDANCIA CON LOS DIVERSOS INTERESES DIVISIONALES ANTERIORES EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS FORMULA EL PLAN GENRAL A REALIZAR, PRECISANDO LAS BASES ADOPTADAS PAR EL MISMO EL DIRECTOR DE EL PRESUPUESTO EMITE Y DISTRIBUYE A LOS GERENTES DE DIVISIÓN EL PRESUPUESTO OFICIAL LOS GERENTES DE DIVISIÓN ENTREGAN EL PRESUPUESTO OFICIAL A LOS JEFES DE DEPARTAMENTO 1 8 1 7 MÚLTIPLES ASPECTOS DE COMPARACIÓN, CONTROL, EVALUACIÓN, DECISIONES Y APLICACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS EN EL CASO DE VARIACIONES O DESVIACIONES DE IMPORTANCIA 1 3 1 4 1 2 1 5 1 6 EL COMITÉ DE PRESUPUESTOS FORMULA EL PLAN GENRAL A REALIZAR, PRECISANDO LAS BASES ADOPTADAS PAR EL MISMO 1 7 1 8 1 9 SE INICIA EL EJERCICIO DEL CONTROL PRESUPUESTAL 2 0 ACCIÓN CONTINUA
d) Presupuesto De Ventas En Unidades Y Valores General mente el presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos, por lo que debe primeramente, cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo o línea de artículo, y una vez afinado o después, entonces se procede a su valuación, de acuerdo con los precios del mercado, regido por la oferta y la demanda, o cuando no sea así, por el precio de venta unitario de terminado, con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios. e) FORMULAS PV = Presupuesto de Ventas. V = Ventas del Año Anterior F = Factores Específicos de Ventas a = Factores de Ajuste b = Factores de Cambio c = Factores Corrientes de Crecimiento E = Fuerza Económica Generales (% estimando de realización, previsto por economistas). A = Influencia Administrativa (% estimado de realización por la administración de la empresa). FORMULA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS Ejemplo (por cada producto) V= Ventas de Año Anterior=$5´000, F= Factores Específicos de Ventas: a = - 800,000. b= +500,000. c= + 600,000. E = Fuerza Económica Generales -5% A = Influencia Administrativas +10% Despues de la obtenion del presupuesto de ventas, se puede dividir en meses, por zonas de vanta o por zonas de vanta o por linea de producto. Tomando para ello la acumulacion de datos estadiscticos hasta el final del ejercicio Es conveniente precisar que el presupuesto de ventas es por lo general, la base de los demas presupuestos, pero tambien el se auxilia de otros.
2. PRESUPUESTO DE OTROS INGRESOS Se refiere a ingresos propios y ajenos, que no son los normales, no consuetudinario, o sean los accesorios que tiene una entidad, como: a) Préstamos y operaciones financieras, en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avió, emisión de obligaciones hipotecarias, etc. b) Aumentos de capital, por entregas en efectivo, etc.
Presupuestos de egresos e inversiones
Está Integrado por: Presupuesto de inventarios, producción, costo de producción, y compras Presupuesto de costo de distribución y administración. Gasto de venta, y Gasto de administración Presupuesto de impuesto sobre la renta Presupuesto de aplicación de utilidades Presupuesto de otro Egreso Presupuesto de inversiones a más de un año.
1. PRESUPUESTO DE INVENTARIOS, PRODUCCIÓN,
COSTO DE PRODUCCIÓN, Y COMPRAS
a).Presupuesto de Inventario. Una vez predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la fórmula del programa de trabajo, de casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de venta. Un inventario excesivo ocasiona gastos innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, pago de seguros, intereses, obsolescencia, etcétera. Por otra parte, un inventario insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende, baja en las ventas. Se deduce que es imperioso determinar el inventario adecuado, para lo cual es recomendable considerar varios factores, como la duración del periodo de producción y la fluidez de la fabricación, de tal forma que al mantener un ritmo de la producción, se provocan las cantidades suficientes de inventarios para surtir, de manera correcta los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencia, en la época de poca demanda. Se puede utilizar el procedimiento denominado Rotación de Inventarios, que es una medida de análisis para determinar las veces que los inventarios en existencia han dado vueltas en relación con las ventas, de tal manera que cuanto mayor sea la rotación, menor será la cantidad de capital de trabajo necesario, y a caso sea la mayor utilidad de operación en relación con el capital invertido. La relación que se desea entre las ventas de un año y el inventario real en un momento determinado es lo que se conoce como la rotación estándar de inventarios, con finalidades para el presupuesto. Haciendo una comparación de lo real con lo estándar, se está en posibilidades de decir si un inventario es excesivo o es insuficiente, como ejemplo se presenta el siguiente. Suponiendo que las ventas, en unidades, de un año fueron de 60,000 unidades, y el promedio de inventarios es de 20,000 unidades la relación de inventarios será tres: O DE PRODUCCIÓN Está basado en el presupuesto de ventas, ya que debe satisfacer sus requerimientos, considerando: Capacidad productiva de la planta. Disposiciones y limitaciones financieras. Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones, etcétera. Requerimientos y/o políticas sobre inventarios. La determinación de este presupuesto debe hacerse en dos partes (unidades y valores): a).- P rimera: en unidades; como quizá esta medida la capacidad productiva y la de los inventarios, deben calcularse las ventas y un inventario base (aquel al que se quiere llegar al finalizar del periodo, por resultar el ideal). Ejemplo: Datos: Se tiene un presupuesto de ventas de 1’600,000 unidades; en la empresa considera ideal una rotación mensual de inventarios (doce al año) y se cuenta con inventario real al final del ejercicio anterior de 135,000 unidades. Determinar el presupuesto de producción. SOLUCIÓN
Para controlar la fabricación (semanal, mensual, bimestral, etc.) puede hacerse en base a las siguientes necesidades: a.1).-P roducción Uniforme. Los departamentos productivos requieren para facilitar su actividad, aprovechar su capacidad productiva y abatir costos, fabricando grandes cantidades, estandarizando la producción, procurando el mínimo de cambios en el proceso, abatimientos de tiempos, etcétera, por ello que se preferirá trabajar en un mismo volumen siempre para que la producción tendrá un comportamiento constante. a.2).- Nivel Constante de Inventarios. Quizá por el tipo de instalaciones, sistema productivo, necesidades de control, políticas de inventario, y sobre todo por los costos que representan, se preferirá que sean constantes las existencias de inventarios, lo que mantendrá similitud de comportamiento entre producción y ventas. a.3).- Flexibilidad tanto en la Producción como en los inventarios. Tratar de desarrollar el equilibrio entre ventas, producción, finanzas, e inventarios; periódicamente, para buscar los menores costos y las mayores utilidades, considerando: Las políticas de inventarios. Las necesidades de ventas La capacidad productiva Y ortos fenómenos aleatorios, como periodos vacacionales, tendencias cíclicas de las ventas, disponibilidad de materiales, condiciones sindicales, etcétera. Una vez obtenido el presupuesto de producción en unidades, se procede a formular el calendario de elaboración, que es la determinación de las cantidades a producir mensual, bimestral, etc., para cubrir el programa de ventas, considerando el inventario base. b).-Segunda, en valores, procederá hacer una cuantificación pecuniaria, con la del calendario de producción en unidades, con la cual será relativamente sencilla y rápida, si se tiene implantada la técnica de costos estimulados o la de estándar, puesto que existirá en cualquiera de los dos costos unitaria; para determinar estimativamente un costo unitario que servirá de base de aplicación a la producción presupuestada, y así precisar su costo, siendo necesario antes, hacer el estudio de gastos constantes y variables en relación con la producción presupuestada. C).-Presupuesto de compras de Materiales Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materiales. Para elaborarlo es necesario hacer ese mismo presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar en términos generales, cuantas unidades de materiales se requerirán a lo largo del ejercicio, para producir los volúmenes indicados por el presupuesto de elaboración, por cada tipo de productos. 2.-PRESUPUESTOS DE COSTO DE DISTRIBUCION ( Gastos de Venta) Comprende las operaciones habidas desde que el producto fue fabricado, hasta que es puesto en manos del cliente; por lo pronto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas, publicidad y propaganda, gastos de transporte, gastos de almacén de artículos sujetos a la venta, etc.. Una vez calculado el presupuesto, será necesario, al igual que en todos los casos, corregirlo como resultado del cambio en las condiciones del presupuesto original, informar a los ejecutivos responsables de las ventas, sobre las desviaciones habidas, con condiciones para corregir los errores en que se hubiere incurrido, siempre tratando de determinar las tendencias que puedan afectar las actividades de distribución y que den lugar a cambios en la estimación original de los Gasto de Venta. A).-Presupuesto de Publicidad, Propaganda y Aspectos Afines. Es el conjunto de medios necesarios para despertar el interés de los consumidores en potencia y crearles hábitos de compra a través de mensajes, impacto que produzca la presentación del producto, beneficios que ofrezca, calidad, calidad, etc. Lo cual será más efectivo cuanto más individual, especifico, y diferente sea. a) Utilidad La publicidad, la propaganda, etcétera, representa uno de los medios de que se valen comerciantes e industriales, para llegar sus productos al consumidor, en coordinación con los demás recursos con que cuentan las empresas con objeto de aumentar sus ventas. Son tan importantes, que generalmente, es lo que da lugar al crecimiento y sostenimiento de la entidad. b) Elaboración de “El presupuesto” La elaboración de este presupuesto se puede llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos; pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de cada empresa, entre los cuales se citan: porcentaje fijo sobre ventas, empuje publicitario de la competencia, objetivos a alcanzar, básicamente.
Una vez precisados los aspectos anteriores, se puede determinar el monto del presupuesto y como se va ir ejercitando, no sin antes de haberse basado en el análisis de resultados de los últimos años y factores que han influidos en las ventas, así como la determinación de medios de publicidad. c) El presupuesto de la publicidad, la propaganda, Aspectos Afines y la Mercadotecnia La influencia de la publicidad, la propaganda, la Mercadotecnia y aspectos afines en este tipo de presupuestos normalmente es grande, por lo que se hace necesario establecer un programa general de publicidad, Mercadotecnia, etc. la cual respecto a la virtud empieza en la planeación del consumidor.
3. PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTARCION En este presupuesto, se incluyen aquellos gastos que se derivan directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades de la empresa, su contenido están amplio que la determinación de su naturaleza dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle cada empresa en particular. Para elaborar este presupuesto, es preciso efectuar una análisis de los gastos incurridos en el pasado, para precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos constantes y cuales variables, además de determinar sobre quien o quienes recae la responsabilidad del control de las erogaciones. 4. PRESUPUESTO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA La preparación de este presupuesto es sumamente sencilla, pues es suficiente tomar como base para su cálculo los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y costos, para aplicar tarifas en vigor a la fecha de su realización. 5.-PRESUPUESTO DE APLICACIÓN DE UTILIDADES Con base en las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboración de un presupuesto de aplicación de las mismas, de acuerdo con los planes proyectados y los datos derivados de los demás presupuestos formulados, tales como planes de expansión a largo plazo, presupuesto de inversiones, etc., así como las restricciones de carácter legal y estatuario que condicionen tal aplicación. 6. PRESUPUESTO DE OTRO EGRESOS Dichas partidas deberán distribuirse dentro del presupuesto, de acuerdo con los datos específicos de contratos, convenios o documentos que se proyecten elaborar en la realización de tales operaciones. 7. PRESUPUESTO DE INVERSIONES A MAS DE UN AÑO Tiene como objetivo fundamental, la correcta planeación y el estudio racional de los factores que intervienen en la decisión de realizar dichas inversiones, tales como urgencia y necesidad, de acuerdo con los planes de expansión , avance en el aspecto tecnológico, etc., épocas de realización, fuentes de financiamiento, así como administración de los fondos y su disponibilidad.
Presupuesto del costo de producción de lo vendido
Al efectuar el presupuesto de producción en unidades; y una vez conocido el costo de los inventarios iniciales, se procederá a valorizarlos inventarios finales, de acuerdo con los valores que sirvieron de base, para obtener el costo de producción, presupuestado. VI. PRESUPUESTO FINANCIERO Es el presupuesto financiero que generalmente, el presupuesto hace al final, porque recibe constantes ajustes, que incluso son los últimos.
1. PRESUPUESTO DE CAJA Está constituido por saldos disponibles en caja y bancos, inversiones temporales de fácil realización, estimaciones de dinero o recibir, de acuerdo con la política de crédito y los hábitos de pago de los clientes, así como los desembolsos que deberán hacerse, de acuerdo con las políticas financieras. Su realización debe ser cuidadosamente planeada y desarrollada, basada en los demás presupuestos, ya que se realiza obviamente al último, teniendo como objetivos: A) Respecto a los Ingresos Aprovechamiento superior a) Conocer la estimación correcta de los cobros, de acuerdo con las políticas de crédito establecidas. b) Precisar el financiamiento exterior, de conformidad con los planes elaborados. c) Palpar el cumplimiento de las decisiones tomadas, en relación a los aumentos de capital, las emisiones de obligaciones, etcétera. d) Procurar la obtención de líneas de crédito, para el desarrollo, para el descuento de documentos. B) Respecto a los Pagos Decisión sobre la forma de pagos.
El resultante del pronóstico, debe proporcionar ala gerencia información que le permita solucionar problemas en el manejo de efectivo. En cuanto al lapso del proyecto, los pronósticos se dividen en: Pronostico a Corto Plazo.- Son programas que varían en tiempo, según el propósito o necesidades, pero nunca abarcan más de un año. Pronostico a Largo Plazo. - S on más de un año, y sirven para apreciar la posición del efectivo por causas de la modernización, la expansión, y la organización, entre otras. h) Manejo de secuencia del Efectivo Es recomendable la centralización en el manejo de fondos, por las siguientes ventajas: Se mantienen saldos adecuados en las cuentas bancarias, por lo tanto, se facilita la obtención de préstamos, dado el caso. Mejor control y delimitación de responsabilidad. Se mantiene con facilidad el volumen de operaciones normales. i) Obtención optima de fondos. Para llevarla a efecto, se pueden tomar las siguientes medidas: Mejorar y mantener una organización adecuada para la facturación. Revisión e implantación, en su caso, de procedimientos en los departamentos de crédito y cobranzas. Aplicación adecuada en materia fiscal En general, una programación absoluta de cada movimiento de efectivo. j) Programación de la cobranza. La programación de cobranza, la cual se puede resumir y es así como es más factible y confiable. k) Empleo de los Estados de Secuencia de Efectivo La información suministrada será de gran interés y provecho, pues se percata de la cantidad de efectivo, generada por las operaciones propias de la empresa, así como la obtención de dinero ajeno; por otro lado, sabrá de las aplicaciones, que deben estar en consonancia con los planes o los presupuestos generales. l) Principales Aplicaciones Independientemente en si, de la importancia de la técnica, esta tiene mucho empleo en diversos aspectos, entre los que se destacan: En análisis de las inversiones y los valores En estadísticas financieras e informes anuales En la elaboración del estado o respectivo. En la designación del dinero, que proviene de las operaciones realizadas y presentadas en un estado de fondos. Como sistema para pronosticar y controlar el pecuniario dentro y fuera del negocio, en la promoción y la obtención de efectivo, dando un uso optimo a los fondos. En los almacenes e inventarios, dada su similitud en el control y los movimientos Para decisiones sobre análisis del tipo del rendimiento, de recuperaciones en el presupuesto de capital, y otras técnicas administrativas similares. m) Conclusión Donde se aprecia globalmente y en forma sucinta el presupuesto financiero.
Resultados presupuestados
La formulación de los presupuestos relativos a las cuentas de resultados, constituyen la base de realización del estado de resultados presupuestado, mediante el ensamble de las diversas estimaciones estudiadas. VIII. POSICION FINANCIERA, PRESUPUESTA Parte de la posición financiera al inicio del periodo presupuestal, si se afectan sus valores con las estimaciones obtenidas en los presupuestos relativos a dicho periodo, se estará en condiciones de obtener de la posición financiera presupuestada a la terminación del ejercicio. IX. ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS, PRESUPUESTO Una vez formulada la posición financiera presupuestada, está en condiciones de preparar el origen y la aplicación de recursos presupuestado, mediante la comparación de las posiciones financieras al principio y al final del ejercicio, por medio de las variaciones. X. DETERMINACIÓN Y ESTUDIOS DE LAS VARIACIONES O DESVIACIONES
El control presupuestal se efectúa comparando los resultados reales contra los presupuestados. Es responsabilidad de la administración, dictar las medidas necesarias para corregir las causas que motivan variaciones o desviaciones desfavorables, así como para estimular las que dieron lugar a las favorables. La comparación señalada se efectúa generalmente en varios grupos, a saber: VENTAS. Se pueden obtener variaciones o deviaciones de volumen y precio de venta. A) De Volumen de ventas. Se refiere a que las unidades vendidas, difieren de las presupuestadas, en mayor o menor número. B) De precio de ventas. Significa que los productos se vendieron a un precio distinto al presupuestado. PRODUCCIÓN. Se pueden determinar las variaciones o desviaciones por los conceptos siguientes: A) En volumen. Significa haber producido mayor o menor numero de artículos, que los presupuestos. B) De materiales: a).- En Cantidad. Esta variación se genera, si el consumo real de Material Directo, es diferente al presupuestado. b).- En Precio. Esta variación o desviación se obtendrá, si la adquisición del material, se hace a un precio diverso al presupuestado. C) De sueldos y Salarios. Igualmente se determina la variación en cantidad (hora) y precio D) De Gastos Indirectos de Fabricación. Esta variación o desviación se obtiene en gastos , de la comparación de los costos indirectos realmente efectuados contra los presupuestados; y en capacidad , por el estudio de las horas empleadas contra las presupuestadas. GASTOS DE VENTA Y ADMINISTRACIÓN. De la comparación del presupuesto de gastos de venta de administración, contra los erogados realmente se determina el monte de esta variación o desviación. VARIACIÓN FINANCIERA. Las diferencias por este concepto, originan necesariamente modificaciones en la estructura financiera en la empresa. El análisis racional de las variaciones o desviaciones permitirá, a la administración, determinar que área de la organización, no esta trabajando adecuadamente con las funciones que se le asignaron y cuales están cumpliendo normal o superiormente, pero la actividad administrativa solo se hará sentir en las áreas cuyas variaciones o desviaciones lo ameriten dando así lugar ala Administración por Excepciones , ala aplicación de la Contabilidad por Áreas de la Responsabilidad y esta al Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad. Principales ventajas y limitaciones de la técnica presupuestal
1. VENTAJAS A).- De Presión Es para procurar de antemano, todo lo que se va a necesitar antes de comenzar a pronosticar, tanto en la elaboración del presupuesto como en su ejecución, en cada una de sus partes, y así ser más eficiente. B).- De Planeación a).- Se tiene enorme visión a futuro, objetivos a realizar, finalidades a alcanzar, conocimiento de mercados y productos, métodos de fabricación y de todas las operaciones de una entidad, con proyección hacia una buena dirección y eficiencia. b).- Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera traer consecuencias negativas. c).- Con base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir (financiamiento, compras, inversiones, producción, ventas, etc.). d).-Influye para utilizar al máximo el capital propio y ajeno, así como prever necesidades oportunamente. C).-De Organización a).- Crea la necesidad de definir responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en la técnica presupuestal a implantarse, desarrollarse, etcétera. b).- Obliga a establecer en la entidad divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar su estructura. D).- De coordinación e integración a).- Se establece secuencias de las operaciones para relacionar todas y cada una de las actividades que forman en conjunto la entidad. b).- Obliga todos los departamentos de la entidad a que colaboren al unísono para alcanzar objetivos comunes, lo cual es garantía de funcionamiento ordenado de las actividades. E).- De dirección a).- manejo delo integrado, de tal manera que las desviaciones o variaciones que seguramente surjan sean estudiadas, valuadas, y evaluadas, para tomar decisiones con buenas bases. F).- De control
- Insuficiente uso de cantidades en unidades.
- Falta de atención para coordinar los inventarios con la producción.
- Mala determinación de la capacidad productiva.
- Tendencia de los contadores de pensar más en el pasado que en el futuro, quizá perdiendo en información oportuna. La mayoría de las causas anteriores, se deben a errores humanos, a falta de capacidad y conocimiento, etcétera; pero en todo caso, no es por culpa de la técnica en si, ya que la misma resulta ser magnifica, y casi de aplicación obligada en la actualidad, en los Organismos. XIV. INTERDEPENDENCIA PRESUPUESTAL La dependencia de unos presupuestos con otros es de la misma importancia para casi todos, con la excepción de tres, que en realidad fijan las bases para la colaboración de los demás, o dicho de otra forma, no se pueden hacer los otros, si no están precisados, cuando menos en cuanto a política, los presupuestos de Ventas, de Producción, y el Financiero puesto que los tres se ajustan unos a los otros, para servir de epicentro en la formación de los demás puntos. El presupuesto del inventario de artículos terminados, sirven para la elaboración del presupuesto de producción en unidades, para el costo de producción de lo vendido, y reportarse a la posición financiera, presupuestada. El presupuesto de la producción en proceso, sirven como dato para el presupuesto de producción en unidades, para el presupuesto de de costo de producción de lo vendido, y reportarse el documento de posición financiera presupuesto. Y así consecutivamente, viendo cada uno, hasta agotarlos, donde todos los presupuestos afectan al de caja, van recibiendo datos, para integrarse al presupuesto de caja, y este al financiero. XV. INTERRELACION Y SECUENCIA DE LOS PRESUPUESTOS Es inobjetable, que una de las características primordiales de los presupuestos, en si interrelación, ya que, por ejemplo, pueden estar hechos todos los presupuestos, faltando solo el de caja, y si en este se encuentra una falla, repercute en muchos otros que estaban terminados; pero que hay necesidad de corregir, debido al error localizado en unos de los últimos presupuestos, el de la caja. Con referencia al flujo de los presupuestos, es decir, ala secuencia que debe haber a la elaboración de unos y otros, en ocasiones es necesarios que sea verdaderamente estricta, y en otras, pueden hacerse varios presupuestos parciales ala vez. Como complemento y facilidad en la localización de la sucesión presupuestal, se presenta el listado siguiente, sin que ello indique que es lo perfecto y que debe respetarse absolutamente, más bien tiene cierta presentación lógica, que en algún caso particular, pudiera no ser así: Políticas establecidas
- De ventas.
- De producción (capacidad productiva).
- Financiera.
- De inversiones. A. Fijas. B. Variables.
- De costos Presupuestos
- De ventas.
- De inventarios de producción terminados.
- Programa de producción.
- Costo de producción.
- De inventarios de materiales.
- De consumo de materiales.
- De compras de materiales.
- De sueldos y salarios (De producción).
- De gastos indirectos de producción.
- De otros ingresos.
- De cuentas por cobrar.
- De costo de distribución y costo administrativo.
- De otros gastos.
- De costos de producción de lo vendido.
- De impuestos sobre la renta.
- De aplicaciones de utilidades o aumentos de capital.
- De cunetas por pagar.
- De caja. 24 Financiero.
- De inversiones a mas de un año. El listado anterior se puede superar en mucho, si se hace por medio de una red de actividades, hasta obtener el camino critico, con lo cual se pueden apreciar los presupuestos secuenciales, y aquellos que pueden hacerse, sin tener esa característica, en el mínimo de tiempo indispensable.
Aplicación del camino crítico en la tecnica presupuestal
El presupuesto es una técnica de previsión, planeación, organización, coordinación, integración, dirección y control; considerada como adecuada, en su aplicación, a las entidades económicas o no, pero si se auxilia, desde sus primicias, por el método de camino critico (método optimo, para la planeación de actividades); individualmente que los frutos serán muy superiores, ya que el presupuesto, en la ultima instancia, es un objetivo a lograr, o susceptible de lograr, que refleja de echo un plan de acción a seguir en cada área, o sea, el camino a recorrer para alcanzar esas metas, mediante una serie de actividades, por lo que es optimizante la aplicación del camino critico, o dicho en otra forma: la “planeación” de lo que se va ha “planear”. Para que funcione adecuadamente el presupuesto, debe obtenerse con suficiente tiempo, estar basados en estadísticas recientes, con posibilidades de realización, etc.; todo ello, crea problemas de limitación de tiempo, por lo que es conveniente, procurar recursos que logren reducir el periodo de su preparación y de su ejercicio, perfectamente sopesados o controlados, aspectos de su preparación, y el de su ejercicio, perfectamente sopesados o controlados, aspectos que se solucionan por medio del camino critico, considerando las enormes ventajas de programación que aporta, sobre todo en las actividades simultaneas, y a la precisión en la convergencia de ellas, mediante el establecimiento de tiempos para cada actividad, desde su inicio holgura, y terminación, o sea, actividades por efectuar, considerando los retrasos, y sus repercusiones sobre ellas. Par que funciones el camino critico, es necesario que el personal de cierto nivel lo conozca y sepa de sus bondades, a tal grado que este consciente de los tiempos críticos y sus consecuencias en caso de anomalía; que haya tal forma, que este difundido profusamente de la empresa, y con oportunidad. La serie de pasos y cuestiones técnicas del método del camino critico, daría lugar a un trabajo especifico, por lo que partiendo de ella, se puede concluir que la aplicación del método mencionado trae, como resultados positivos, cuando menos: establecer tiempos soberbios en la preparación y ejercicio del presupuesto y a la necesidad de llevar a cabo, una secuela y, un análisis de su preparación previa, con lo cual se ahorra costo administrativo
Conclusión
Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a los gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit. Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones. El presupuesto Nacional es un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la política en la asignación de recursos financieros, los mismos que rigen la administración económica financieros, los mismos que rigen la administración económica y financiera en forma anual de los diversos organismos del Estado. Es importante mostrar una clasificación adecuada para el presupuesto, ya que por la misma se puede mostrar con claridad las informaciones hacerlas confiables y mostrando hacia donde dan los fondos del estado y se justifican adecuadamente los gastos del mismo.
