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Definiciones e importancia de la Administración
Tipo: Apuntes
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República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Proyecto de Carrera: Contaduría Pública Asignatura: Fundamentos de la Administración
Ciudad Bolívar, junio del 2021.
Profesor: Integrantes: José Reinaldo Franco Cabrera, Venecia C.I. 30.768.
Sección: 2
1.- ¿Qué es la Administración? ¿Arte ciencia o técnica? Base sus respuestas en al menos tres autores distintos. Chiavenato (2004) Comienza por la etimología: ·”La palabra administración viene del latín ad (hacia, dirección, tendencia) y minister (subordinación u obediencia), y significa: aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro”. (p.10) Agrega Thompson (2008) que, sin embargo: En la actualidad la palabra administración tiene un significado distinto y mucho más complejo porque incluye (dependiendo de la definición) términos como "proceso", "recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han cambiado radicalmente su significado original. Además, entender éste término se ha vuelto más dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día, las cuales, varían según la escuela administrativa y el autor. A continuación se presentan una serie de definiciones de autores e investigadores reconocidos en el área de la administración: Según Chiavenato (2004), la administración es: "el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales". (p.10). Para Robbins y Coulter (2005), la administración es la "coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas". (p.7). Hitt, Black y Porter (2006), definen la administración como "el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional". (p.8). Según Díez de Castro, García, Jiménez y Periáñez (2001), la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en la organización". (p.4).
De acuerdo a Valladares (1992) la administración es: Indudablemente un arte y que la aplicación artística de los conocimientos seguirá siendo tal vez la mayor pericia de un gerente. Aunque el estado de la ciencia en la administración puede llamarse inexacto, también es una ciencia aunque no en el sentido lato de las ciencias físicas o naturales.
En cuanto a la profesión nos dice: ...no podemos decir que técnicamente la administración es una profesión, de acuerdo con los criterios establecidos, a pesar de que sin duda su profesionalismo y por tanto su aceptación, aumentaran en el futuro. El grado de adelanto del progreso hacia la profesionalización dependerá de la adopción del enfoque científico o de sistemas para la administración, así como de la teoría de la organización, de la aclaración de los fines del negocio, del grado en que los gerentes y las organizaciones participen en los sistemas de los que forman parte y de la conveniencia del profesionalismo entre los gerentes.
Kliksberg (1979) a la pregunta ¿Qué es una ciencia? Explica lo siguiente:
Es una actitud de conocer, de investigar, de buscar el porqué de algo .Por naturaleza ciencia significa comprensión y explicación de la realidad. El científico presupone que la realidad existe de modo tal que es comprensible y explicable a nivel de las categorías de raciocinio humano. La ciencia no crea las cosas ni los objetos, por el contrario las cosas y los objetos están y la ciencia busca solamente conocerlos, explicarlos y predecir su comportamiento. Ese nivel explicativo contiene varias dimensiones: el descubrimiento del objeto, su explicación a nivel funcional, su historia, su nacimiento y evolución y dinámica que devendrán. Las tres dimensiones de la ciencia son las siguientes: La historia o evolutiva. La presente o actual. La predictiva o futura. Las dimensiones se imbrican sobre dos campos científicos: el de la explicación científica y el de la evaluación. Ahora pasamos al concepto de técnica para analizar el grado de relación que existe entre ambos términos. La técnica es un complemento de la ciencia, su objetivo es la operación de la realidad o bien su transformación, a través de normas o procedimientos que se ejercitan sobre la realidad de los objetos. La técnica trata de obtener determinadas modificaciones en las cosas, o determinado comportamiento de los individuos. La relación es clara. La ciencia explica determinada realidad. La técnica se propone transformarla, pero sólo podrá operar sobre ella de modo eficiente si parte de la comprensión de su naturaleza, dinámica de funcionamiento, e interrelaciones. El conocimiento técnico se estructura, a partir del conocimiento científico. Lo que queda por explicar es el Arte, el arte no busca explicaciones ni comprensión como la ciencia ni tampoco transformación u operatividad.
Kliksberg (1979) nos dice: “La actividad artística trata de trascender el nivel de la mera utilización en la relación del hombre con los hombres y con el medio. Trata de llegar a las esencias, y de rescatar la belleza y el sentimiento”. “Al igual que la actividad científica, la actividad artística no transforma de por sí la realidad. Pero tampoco se limita, salvo en formas mecánicas del arte, a copiarla. El artista interpreta la realidad a través de la subjetividad concreta, y con ella le añade el rasgo de originalidad. Su actividad obtiene esencias de las cosas impregnadas por las notas de su subjetividad”. Haciendo una síntesis; sobre la ubicuidad de la problemática de la administración, el mismo Kleisberg nos escribe; que el encuentra dos tipos de problema más relevantes y son los problemas causados por simples confusiones semánticas, y problemas ligados a errores de concepto, si bien da muchos ejemplos tanto terminológico como conceptuales, de ineficiencia sobre bibliografía con respecto a la administración.
Concluye definiendo a la administración como... “un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones integradas por nociones atinentes a la explicación científica de su comportamiento, y nociones atinentes a su tecnología de conducción”, y completó la definición anterior conceptualizando a las organizaciones como instituciones sociales; su centro es un sistema de actividades a cargo de los componentes de la organización que se caracteriza por su coordinación consciente, racionaliza y expectativas fijas de comportamiento recíproco.
El conjunto de relaciones entre las actividades de la organización, constituyen su estructura, que es estable en el tiempo, tienen hacia determinados fines, cuyo proceso de fijación varía al igual que el grado de cooperación de sus integrantes con los mismos, según el tipo de organización y tienen una relación de interacción permanente con el medio.
Seleccionar sistemáticamente a los trabajadores para que sean adecuados a los puestos asignados y capacitarlos efectivamente. Ofrecer incentivos para que los trabajadores se comporten de acuerdo con los principios de la ciencia que se ha desarrollado. Apoyar a los trabajadores planeando cuidadosamente su trabajo y relajando la forma en que lo realizan. Womack, Jones y Roos (1990) arguyen que estos principios están apoyados en supuestos que en las empresas modernas son discutibles, estos supuestos son: El trabajo se realiza efectivamente cuando se divide y asigna a especialistas, una idea que venía desde el economista Adam Smith (1776). Sin embargo, muchas empresas buscan capacitar a los trabajadores de manera amplia y enriquecer su trabajo para hacerlo menos monótono y hacerlos más responsables de los resultados. Los administradores y expertos en su personal se concentran en pensar y los trabajadores se deben concentrar en hacer. Para las empresas, el personal y la administración representan gastos indirectos y deben ser reducidos. La única forma de hacerlo es logrando que los trabajadores también piensen. Cada proceso se caracteriza por una cierta variación, de manera que tiene una tasa irreducible de efectos. Muchas empresas modernas han implantado sistemas de calidad total para los que las piezas defectuosas son inaceptables. La comunicación en la organización debe controlarse estrechamente y debe proceder a través de la cadena jerárquica de mando. En las empresas modernas, la comunicación es también informal y horizontal entre los trabajadores de línea, más que a través de rutas jerárquicas. Los conocimientos operativos que permiten la eficiencia, son estables en el tiempo. Esta noción justifica el uso de estándares, que son niveles de eficiencia fija en el tiempo, y permite administrar con base a las referencias del pasado. Esto es apropiado cuando las tecnologías evolucionan lentamente
y se tiene una visión determinista del mundo. Ahora la tecnología cambia rápidamente. El administrador tiene información perfecta. Sabe que hay que hacer porque tiene una compresión precisa de todos los procesos operativos importantes de las tareas bajo su responsabilidad. Sin embargo, el mundo actual se ha hecho más complejo y hay cada vez más información por analizar y digerir. La eficiencia de una organización se logra disminuyendo los costos. La eficiencia se puede medir como la diferencia del valor del producto menos el costo de producirlo. Como había un mercado de vendedores, era muy importante reducir los costos. El mercado actual es un mercado de compradores que exige un mayor valor, calidad, servicio, etc en los productos. Hay un recurso fundamental, generalmente la mano de obra, que sirve de base a los procedimientos de asignación de costos. A principios del siglo XX los costos fundamentales eran la mano de obra y el costo de la materia prima, otros costos indirectos como la administración, la energía, las amortizaciones, etc. Eran reducidos. Por lo tanto, para controlar la eficiencia, era necesario controlar la productividad del trabajo directo. En los últimos años, el costo de mano de obra ha disminuido en proporción a otros costos y los costos indirectos han aumentado, en contraposición al sistema tayloriano.
La administración como sociología: A este enfoque le dio auge el trabajo de Max Weber (1864-1920). Weber fue un sociólogo alemán que pensó que la organización burocrática era un medio racional para controlar a los seres humanos. Las burocracias weberianas tienen los siguientes elementos: Hay una división de trabajo corresponsabilidades claramente definidas. Las posiciones están organizadas en una jerarquía de autoridad. Todo el personal es seleccionado objetivamente y se le promueve con base en sus habilidades técnicas.
4.- Las teorías de incentivos organizacionales se centran en la relación de los individuos dentro de la firma. Estudian las relaciones entre principales (acciones, directivos) y agentes (gerentes), explorando los problemas de delegación de autoridad y el diseño de incentivos.
La administración como psicología: Aunque hubo muchos precursores, el libro que dio fuerza al enfoque psicológico dentro de la administración fue el de Elton Mayo (1933): los problemas humanos de una civilización industrial. Elton Mayo se interesó en los empleados, pensando que eran el factor más importante para aumentar la productividad. Demostró la importancia de la gente en las organizaciones, iniciando un movimiento de relaciones humanas que todavía es válido. Las ideas de Mayo dieron impulso al campo de la administración de personal. Los aportes de Mayo surgieron con base en el famoso estudio del comportamiento de grupos realizados en la fábrica Hawthorne de la Western Electric Company a principios de la década de 1930. Inicialmente, el estudio se ocupó de los efectos de cambios en el nivel de iluminación en la producción. No se encontró un nivel óptimo de iluminación, sino que los trabajadores aumentaron su productividad en respuesta a la atención de quienes conducían los experimentos, ya que sentían que participaban en algo importante. El estudio encontró que fueron factores sociales, además de factores físicos, los que tenían impacto en la producción. A esto se le conoce como efecto de Hawthorne. Mayo y su grupo de investigadores experimentaron con factores como periodos de descanso, días de trabajos más cortos e incentivos salariales, y demostraron el efecto de la fatiga y la monotonía en la producción. En otro experimento encontraron que las normas del grupo de trabajo afectaban la producción, estas normas eran influidas no solo por la administración sino también por muchos otros factores. La motivación del trabajador no depende solo de los métodos de trabajo y sistema de incentivos, sino que influye el liderazgo, la posición del empleado y otros factores
sociosicologicos. Los trabajadores más rápidos sintieron la presión social de sus colegas para trabajar más lentamente. El grupo de trabajo establecía el paso y los estándares en el desempeño individual. Las conclusiones de los estudios Hawthorne incluyen: El reconocimiento y la atención dada a los trabajadores los motivo a trabajar más rápido. La dinámica del grupo influyo sustancialmente en el trabajo. La intervención de los investigadores creó en los trabajadores la percepción de que estaban participando en algo valioso. A la intervención y su impacto se le llama ahora el “efecto de Hawthorne”. En 1962, Herbert Simon publicó el libro el comportamiento administrativo. Simon destacó que los administradores, y los seres humanos en general, están limitados en su capacidad de tomar decisiones por su falta de habilidad para optimizar; los administradores se contentan con satisfacer los requisitos de una de decisión, pero no tienen la información ni la capacidad para optimizar. Otro aporte importante al enfoque psicológico en la administración fue la de Douglas Mcgregor, quien publicó el lado humano de la empresa (1960). Mcgregor pensaba que a través de la historia, los líderes habían tratado a sus subordinados como irresponsables y perezosos. A este enfoque se le llamó teoría X. los administradores que operan bajo los puestos de la teoría X son autocráticos, orientados hacia el control y desconfiados, ya que tienen una visión pesimista del ser humano. Otra perspectiva, la teoría Y considera a los subordinados en términos optimistas, como individuos que buscan el desafio al trabajo, prefieren el autocontrol y son capaces de juicio responsable e independiente. Los individuos que se comportan de acuerdo a la teoría X no quieren ser líderes, sino que buscan ser liderados. Los que se comportan con base en la teoría Y buscan el liderazgo. Las aportaciones de estos autores y de sus seguidores se estudian en un curso de comportamiento organizacional, o psicología organizacional. Los enfoques
Unidad de mando. Los empleados deben recibir órdenes de un solo jefe. Si un subordinado reporta a un solo jefe será más leal y habrá menos confusión sobre las instrucciones que se le proporciones. Unidad de dirección. Cada grupo de actividades con un solo objetivo debe ser unificado en un solo plan y bajo el mando de un solo jefe. Subordinación de los intereses individuales al interés general. El interés de un empleado o grupo de empleados no debe prevalecer sobre el de la compañía u organización. Remuneración del personal. Para mantener la lealtad y apoyo de los empleados estos deben recibir un sueldo justo por los servicios prestados. Centralización. El grado apropiado de centralización varia con cada asunto en particular. Se debe buscar la proporción adecuada. Cadena de mando. Es la cadena de los superiores que viene desde la última autoridad a los rangos más bajos. Es un error salirse sin necesidad de la cadena de mando, pero es un peor error mantenerla en detrimento del negocio. Orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Equidad. Es una combinación de amabilidad y justicia. Estabilidad del personal de planta. Una rotación alta de personal incrementa la ineficiencia. Un ejecutivo mediocre que permanece es preferible a un ejecutivo extraordinario que va y viene. Iniciativa. Involucra pensar en un plan y asegurar su éxito. Esto da celo y energía a la organización. Espíritu de equipo. La unión es la fuerza y viene de la armonía entre el personal.
3. – ¿Que es el proceso administrativo y como está conformado?
De acuerdo con Munch y García (2009), los procesos administrativos son “el conjunto de fases o etapas a través de las cuales se efectúa la administración, que al
relacionarse entre sí forman un proceso integral”. (p.34). Además mencionan que estos procesos administrativos ”están compuestos por distintas fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento profundo es indispensable a fin de aplicar de forma correcta el método, los principios y las técnicas de administración”. (p.34). Por otra parte, Bernal (2007) contempla que “los procesos administrativos abarcan el conocimiento, las herramientas o técnicas del quehacer administrativo, haciendo referencia a los procesos de planeación, organización, dirección y control”. (p.51). Del mismo modo señala que “éstos procesos son inherentes a todas las áreas funcionales en que se estructuran las organizaciones para el desarrollo de sus actividades”. (p.51). Del mismo modo, para Benavides (2004) los procesos administrativos “ayudan a lograr que las cosas se hagan promedio de los recursos disponibles, para dirigir y coordinar a las personas de manera que las cosas funcionen bien”. (p.23). Además, “contribuye a la integración de las metas y los objetivos de la empresa y de las personas que laboran en la misma para alcanzar la optimización en el uso de los recursos”. (p.23). Podemos afirmar que de acuerdo a las definiciones anteriores, todos los autores coinciden en que los procesos administrativos son el conjunto de etapas o herramientas indispensables para que la administración pueda llevarse a cabo de forma eficaz, integrando todos los elementos que la componen con el fin de lograr los objetivos de la empresa. Según Chiavenato, (2012). ‘’Los elementos que los conforman son: planear, organizar, dirigir y controlar”.
Concepto de Planeación: Según García (2012) “Planificación, acción y efecto de planificar, función fundamental del proceso Administrativo, sin la previa administración de las actividades, por medio de la planeación no habría nada que organizar, dirigir ni que controlar” (p.195). De acuerdo a este autor para lograr una administración
sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Según: Hernández, (2011): ”Fase del proceso administrativo en la que se aplican las técnicas administrativas para estructurar una empresa u organización social, definiendo las funciones por áreas sustantivas, departamentos y puesto, estableciendo la autoridad en materia de toma de decisiones y la responsabilidad de los miembros que ocupan dichas unidades, así como las líneas de comunicación formal para facilitar la comunicación y cooperación de los equipos de trabajos, con la finalidad de alcanzar los objetivos y estrategias”. (p.192). Al igual que García este autor explica la obligatoriedad de construir un esquema que sistematice el uso adecuado de los recursos, estableciendo jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades.
Según Ponce (2011),” Es la estructura de las relaciones que se deben existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”. (p.192).
Concepto de dirección: Según García (2012) ”Es la acción de dirigir o dirigirse, personas o conjunto de personas encargada de dirigir una sociedad, establecimiento, negocio etc” (p.355).
Según Koontz (2011),”Dirigir es influir en los individuos para que contribuyan a favor del comportamiento de las metas organizacionales y grupales. Incluyendo el liderazgo y comunicación”. (p.215).
Según Fayol (2011),”Es el arte de manejar a las personas. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspeccionar periódicamente al cuerpo social. (p.215)
Según Hampton (2011),”Es llevar a cabo actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización valores, estilo, liderazgo, comunicación y motivación”. (p.215).
Los autores anteriores coinciden en que el proceso de dirección consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión.
Concepto de Control: Según Stoner (2012),”Proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas” (p.240).
Según MCHugh (2012),”Función que consiste en determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos, y en tomar medidas correctivas en caso negativo”. (p.135).
Según Ponce (2012),”Establecimiento de sistema que permiten medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes” (p.240).
Parafraseando a los autores anteriores el control viene siendo como un elemento vital para el sistema administrativo, ya que de esto permite que la empresa mantenga regulada en términos deseados, a través de la planeación.
4.- Breve reseña histórica de Frederick Taylor, Henry Fayol, Max Weber, Kurt Lewin
Frederick Taylor: Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la administración gerencial. Con su obra “Principios de la Administración Científica”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo y hoy su legado es considerado como fundamental y una referencia obligatoria para cualquier gerente ya que a pesar del tiempo, sus apreciaciones resultan de gran actualidad. El gran aporte de Taylor
Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo : Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios del trabajo manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor eficiencia. Henry Fayol: Fue Ingeniero Francés, nacido en el año de 1841, es considerado como el padre de la Administración moderna y un gran impulsor de ésta. Fayol visualizaba los problemas de la empresa como algo concerniente a los niveles de la alta gerencia y no tan sólo a los niveles operativos. Publicó en 1916 su obra "Administration industrielle et genérale". Sus ideas, eran ampliamente conocidas en Francia y en 1930 se traducen al inglés.
Sus principales aportes fueron: La postulación de 14 principios universales de la administración, los cuales son aplicables a todas las formas de organizaciones humanas: división del trabajo, autoridad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, remuneración, centralización, cadena escalar, orden, equidad, estabilidad del personal, iniciativa y unión del personal.
La definición de cinco grandes etapas en el proceso administrativo: planeación, organización, dirección, ejecución y control. La identificación de seis funciones que llevan a cabo las empresas: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas. A manera personal se puede resumir que algunos de los aportes que Fayol realizó en su momento se mantienen vigentes como principios indispensables de la actividad empresarial. Muchos de ellos, se han continuado desarrollando por otros teóricos de las empresas, los cuales se han valido de algunas de estas teorías de Fayol para continuar implementando soluciones esta ciencia (de las empresas). Pude ver que
Henry Fayol vio la administración como una técnica para lograr la máxima eficiencia y eficacia de las funciones empresariales. Se deduce que no hay, ni puede haber, administración fuera de una sociedad y al mismo tiempo que toda sociedad necesita de los medios técnicos de la administración, para un mejor desarrollo de sus funciones.
Max Weber: Max Weber (Érfurt, 1864 – Múnich, 1920), considerado uno de los fundadores del estudio moderno de la sociología y la administración pública, fue además filósofo, economista, jurista, historiador y politólogo. Su obra más conocida y reconocida es el ensayo La ética protestante y el espíritu del capitalismo.
El redescubrimiento de los trabajos de Max Weber da lugar, hacia la década de 1940, al desarrollo de la Teoría de la Burocracia aplicada a la administración de empresas. Son varios los aspectos que animan a los investigadores a profundizar en la sociología de la burocracia. Entre ellas:
La parcialidad de las teorías anteriores (Administración Científica y Relaciones Humanas), opuestas entre sí y carentes de un enfoque global de los problemas de las organizaciones. La necesidad de un modelo de organización aplicable a todas las formas de organización. El creciente tamaño y complejidad de las empresas. Según los investigadores, la burocracia es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad; es decir, en la adecuación de los medios a los objetivos pretendidos, con el fin de garantizar la máxima eficiencia posible en la búsqueda de esos objetivos. Max Weber no veía la burocracia como un sistema social, sino principalmente como una forma de poder. Para comprenderla mejor, estudió los tipos
