Proyecto de investigación “Herramienta contable”, Guías, Proyectos, Investigaciones de Contabilidad

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2021

HERRAMIENTA CONTABLE

PROYECTO DE INVSTIGACION

GRUPO M, CP.

INSTITUTO TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE NOGALES

CONTADOR PUBLICO

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

“HERRAMIENTA CONTABLE”

TALLER DE INVESTIGACIÓN I

12:00 P.M. – 13:00 P.M

INTEGRANTES :

Sandoval Tabanico Alan Eduardo Becerril Díaz Luis Fernando Rueda Rodríguez Ixchel Valdez Meza Karime Guadalupe GRUPO: “E”

H. NOGALES, SONORA A 29 DE JUNIO DEL 2021

HERRAMIENTA CONTABLE

RESUMEN

La presente investigación está basada en la propuesta de una herramienta de almacenamiento innovadora para los contadores públicos, en la cual se hace mejoras, para que sus actividades laborables sean realizadas más rápido, eficaz y cómodas. Para demostrar que la propuesta es viable, se realizaran distintos objetivos en los cuales se reflejaran las sugerencias de distintos despachos sobre el mejoramiento de las herramientas de almacenamiento. También se realizaron actividades de investigación, para así lograr lo que se busca como resultado.

OBJETIVO

Objetivo General

Proponer una herramienta moderna para la contabilidad que pueda encontrar documentos específicos y muy importantes en poco tiempo. Y de esta manera atender más clientes y darles mejores servicios y gracias a ello poder obtener mejores ingresos en los despachos.

Objetivo especifico

1. Hacer un diagnóstico del proceso que tienen actualmente sobre las actividades laborales.
2. Analizar los tipos de herramientas que existan en el mercado, para la ayuda de almacenamiento de documentos.
3. Comparar las ventajas y desventajas de las herramientas que existen en la contabilidad.
4. Comparar la ventajas y desventajas de implementar la herramienta.
5. Determinar cuáles empresas u organizaciones son las que puedan beneficiarse.
6. Proponer la herramienta para la ayuda de almacenamiento de documentos.

JUSTIFICACIÓN

La idea de esta investigación es proponer una herramienta que ayude a brindar el servicio de digitalización y almacenamiento de documentos, que surgen de las necesidades que llegaron a tener algunos despachos contables, para así poder mejorar los problemas de conservación y accesibilidad a la información. Esta herramienta es una de las mejores soluciones para resolver estos mismos problemas y al mismo tiempo poder facilitar la búsqueda y distribución de documentos, para así ayudar al despacho en su productividad y servicio. La valiosa información que se presenta en los despachos, llevaron a reflexionar sobre la perdida de la misma, ya que se acumula información que en un futuro será importante. Otro aspecto a considerar es que los documentos son consultados constantemente por los mismos contadores o clientes de ellos. Sin embargo, el estado de deterioro, la desorganización para acceder rápidamente a la información, la manipulación inapropiada de los documentos y la falta de mobiliaria para su conservación, dificultan la situación. Debido a lo anterior y al valor de los documentos, es necesaria esta herramienta de almacenamiento para así asegurar de mejor manera y obtener el acceso, así como dar difusión a su contenido para que los contadores puedan utilizar esta información. Es sumamente importante desarrollar un proyecto de investigación que busque la salvaguarda de este problema documental, por lo que la propuesta de aplicación de esta herramienta es idónea para que se aplique en los despachos o empresas que se dediquen a las técnicas archivísticas.

Las principales razones que hacen recomendable la digitalización son la dificultad en la consulta y el deterioro producido por la manipulación. El uso de un sistema computarizado, además, provee un nivel adicional de seguridad y proporciona difusión, a lo que les permite a los contadores entrar en la nueva era digital y de la información.

DELIMITACIÓN

El proyecto se realizará de enero a junio del 2019 y en los despachos contables que se encuentran en la parte céntrica de Nogales, Sonora. Dentro de los despachos contables de la comunidad o de las empresas que le puedan dar un buen funcionamiento a la modernización de sus actividades.

LIMITACIÓN

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) no proporciona la documentación que se puede llegar a requerir en los despachos; otra limitación es cuando no se cuenta con un buen programador al momento de utilizar alguna herramienta digital contable; otro inconveniente que se puede presentar es que los contadores no estén bien capacitados al momento de utilizar la herramienta contable; por ultimo no contar con un ingeniero en electrónico o de mantenimiento.

HIPÓTESIS

Este proyecto ayudara a la contabilidad y a las empresas de una manera en poder atender a los clientes de manera más rápida y así poder realizar sus actividades laborales de manera más eficaz y eficiente. Y aparte lograr que los contadores entren a la nueva era digital y de información.

METODOLOGÍA

El tipo de investigación que se realizará para esta herramienta de modernización es de tipo cuantitativo, porque el proyecto está basado en la deducción de una teoría existente (querer modernizar a la contabilidad). El proyecto tiene una causa y efecto ya séase querer optimizar la realización de la contabilidad y hacerla más eficaz con un objetivo de mejorarla para una buena realización contable. Todas las actividades contables pueden ser medidas con estadísticas a sus labores diarios para saber lo que se quiere realizar esta herramienta podrá aumentar su volumen de eficiencia drásticamente.

Para poder realizar la presente investigación primero que nada se va necesitar hacer un diagnóstico sobre las actividades laborales que realizan los contadores dentro de las sus áreas laborales. Para poder conseguir el diagnostico se necesita asistir a un despacho púbico en donde se les preguntara a los expertos en contabilidad (contadores públicos); el proceso que ellos llevan a cabo para realizar la contabilidad de las empresas.

Después de la realización del diagnóstico se realizará una investigación de igual manera que lo anterior se les cuestionara a los expertos en contabilidad (contadores públicos), en donde la consulta será la siguiente; ¿Cuáles son las herramientas de almacenamiento de documentos que se utilizan en su contabilidad?, y con eso se realizará el análisis de cada una de las herramientas que existan.

Enseguida se realizará un cuadro comparativo de ventajas y desventajas de las herramientas que existan en la contabilidad.

Después se determinará la cantidad de empresas y despachos que existen en la localidad de H. Nogales, Sonora, México que se podrán beneficiar de la herramienta, para esto se necesita hacer una investigación de todas las empresas existentes en la localidad.

Por último, se realizará una investigación de campo, el instrumento aplicado será el de las encuestas para la obtención de datos e información más directa a lo que se está buscando. Con esta encuesta se está buscando la manera más idónea para proponer una

nueva herramienta contable, de igual manera, se necesitará la realización de los objetivos anteriores.

Por consiguiente, se presentará un cuadro comparativo para evaluar la herramienta que se utiliza usualmente Tabla 1. Cuadro comparativo, CONTPAQ

CONTPAQ

Ventajas Desventajas  Ayuda para hacer los asientos contables.

 Es un programa con un costo de adquisición.  Puede realizar los impuestos anuales.

 Tiene que estar instalado en la computadora para poder darle el uso.  Se puede almacenar una pequeña cantidad de información.

 No puede realizar cálculos muy detallados. Fuente: Elaboración propia

Después se realizó el cuadro comparativo de las herramientas que existen para la ayuda de la contabilidad. La información se obtuvo del artículo de Novia el cual muestra la información de cada programa: Tabla 2. Cuadro comparativo, herramientas contables Cuadro Comparativo Programa Ventajas desventajas Aptean Ross ERP- Finanzas

 Permite definir un plan contable y gestionar las divisas.  Podrás crear agendas para los proveedores y los clientes.

 El servicio que proporcionan no es de manera gratuita.  Para poder utilizarse se tiene que hacer firma de contrato.

Sage contaplus flex

 No se requieren conocimientos avanzados de contabilidad.  Puede ser utilizada desde el internet.

 El uso de este programa es por medio de licencias.  Solo otorgan 30 días de prueba y el resto se cobra. Contasimple

 Se puede acceder por medio de la nube.  Se puede realizar facturas y graficas de la empresa viendo sus ingresos y egresos.

 Su funcionamiento es por medio de suscripciones mensuales.  Tiene que ser totalmente por uso de internet.

Para la determinación de cuantas empresas se beneficiarán de esta herramienta se realizó una presente investigación de cuantos despachos existen H. Nogales, Sonora, México. La investigación fue mediante Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), el cual nos arrojó los datos; que solo existen 18 despachos contables y esos serían los que podrían beneficiarse de la herramienta de almacenamiento de documentos. Para lograr el objetivo el ultimo y el más importante sé que es la propuesta de la herramienta de almacenamiento de documento se realizó en base a los resultados de la encuesta. Se propondrá que la página web será de una forma sencilla, pero con todas las funciones que va a necesitar un contador público, la página web tendrá una interfaz inicial con todas las especificaciones que será capaz de encontrar ya séase conciliaciones, facturaciones, asientos, hojas de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, control de inventarios, tarjetas de almacén, estados financieros, pero su mayor beneficio será su capacidad de almacenar grandes cantidades de documentos que se podrán acceder gracias al internet y a un servidor. Cada persona podrá registrarse a la página y tendrán una cuenta única para poder acceder a su información, desde el momento de la realización de las cuentas se podrá introducir sus documentos para guardarse dentro del servidor y proceder sus actividades contables, tendrán diferentes definiciones para poderse localizar. Cada actividad tendrá su propia sección dentro de la página web para enfocarse en cada una de ellas. La seguridad de la página será vigilada para así evitar el robo de archivos o de cuentas ya que esto puede ser un riesgo a las personas que utilizan la página web. La página también propondrá tener una app móvil ya séase para celulares y tabletas llevando así la contabilidad de una manera móvil sin una restricción de tenerla en una oficina.

MARCO TEORICO

Las herramientas de almacenamiento se han venido utilizando durante mucho tiempo y así hemos visto como han ido evolucionado. En la tesis de Hidalgo et al; (2012) nos señala los dos aspectos importantes que existen en la importancia de documentos; tanto como el archivo y la archivística: “ Archivo se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad, como consecuencia de la realización de sus actividades.” “ La archivística es la ciencia que estudia los archivos. Ella se ocupa de las técnicas, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, y que puede ser consultada y clasificada. Como se menciona anteriormente el objetivo siempre ha sido el mismo desde hace tiempo que es: tener en tiempo y forma los documentos que se necesitan. De igual manera se menciona que la archivística ha buscado muchas maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero como han llagado nuevas formas de almacenamiento como la digital, tuvo que volver a re emplearse para dar nuevas formas de almacenamiento; para no tenerse que quedar atrás y aprovechar las ventajas. También se menciona las diferentes formas que antes eran archivados los documentos como: libros de registro, carpetas, cajas y estanterías entre otras. Como análisis, esto no era algo muy eficiente ya que si ocurría algún inconveniente no se podían recuperar. Y como todo tiene una evolución se fueron modificando los documentos. Algunos de ellos fueron los siguientes:  los magnéticos u ópticos,  audiovisuales, etcétera; pero a diferencia de los demás este si se podían recuperar y les daba más seguridad y mejores beneficios. Hoy en día contamos con mejores herramientas y nuevas formas de almacenamiento. En el artículo de Ecu Red hace mención a el beneficio principal que siempre han buscado aquellas empresas, negocios o personas que almacenan documentos. Que es, “encontrar el sistema más pequeño físicamente y con más capacidad para almacenar más datos y tratarlos rápidamente.” Y también “Un dispositivo de almacenamiento que esa capaz de almacenar datos o cualquier tipo de información.” esto con el fin de no tener que ocupar mucho espacio, tanta pérdida de tiempo y problemas que se presenten a causa de perdida u otras razones. Afortunadamente ya se cuenta con estos sistemas y dispositivos y es mucho mejor que tener montañas de documentos los cuales se tiene que cuidar para que se encuentren en buenas condiciones y también para que no se terminen extraviando. Como hemos venido observando hoy existen más formas de almacenamiento una de ellas: es el almacenamiento de documentos digitales. En el artículo de Tic. Portal nos dice: “La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar

De igual manera no es la única herramienta de almacenamiento de documentos que existen. Una de las mejores maneras usadas hoy en día es la nube en la cual se puede guardar muchísimos documentos. En un artículo de Tu Blog Tecnológico se encuentra la siguiente definición de que la nube. Un servicio que nos permite guardar, de forma segura, todo tipo de datos, documentos o archivos en servidores online que son administrados normalmente por un proveedor de servicio. Esto es lo mismo que decir que estamos “contratando” un espacio privado de la red donde almacenamos nuestra información. Existen diferentes tipos de almacenamiento en la nube que son los siguientes:  ¡iCloud Drive  Dropbox  Google Drive  One Drive  Box

Figura 2, 3, 4, 5 y 6. ¿Qué es el almacenamiento en la nube y cuáles son las plataformas más usadas?

Estos tipos de almacenamiento se usan para liberar el almacenamiento los teléfonos móviles, tabletas y ordenadores que se usan cotidianamente y por otra parte para poder acceder desde otro dispositivo a nuestra información, documentos, archivos y para también poder compartirlos.

Tecnología y contable

Debemos saber que en el ámbito de la contabilidad no se encuentra mucha tecnología que ayuda a la profesión contable, sin embargo, existen algunas herramientas las cuales han hecho que los procesos contables sean mucho más fáciles; Paula Zaragoza (2015) señala lo siguiente: La tecnología en el área contable Las tecnologías de la información han impactado significativamente en esta área tan importante de las empresas, la cual es el área contable, ya que las TIC operan como un motor de cambio que permite a los usuarios dar respuestas a las nuevas necesidades de esta información.

Es importante tomar muy en cuenta esta carrera profesional, ya que en todos los negocios empresas y organizaciones es necesario llevar la contabilidad, como se menciona en el artículo 28 del CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION, FRACCION PRIMERA: Artículo 28.- Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas: I. Llevarán los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, las que deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento. Paula Zaragoza (2015) también menciona lo siguiente: Existe una gran diferencia en cuanto a cómo se realizaba la contabilidad anteriormente, ya que los registros se realizaban a lápiz y con muchos papeles de trabajo, mientras que actualmente existen paquetes contables muy completos que incluyen control de pagos, cuentas por cobrar, nóminas, etc. y esto ha beneficiado mucho en ésta área porque facilita el trabajo y disminuye el tiempo de elaboración.”

Y de igual forma nos señala que la contabilidad anteriormente se realizaba a papel y mano y esto hacia los procesos mucho más lentos y gracias a la evolución en las tecnologías todo es más rápido y más fácil de hacer; además que le da una gran ventaja de competitividad a las empresas que obtiene alguna herramienta, porque hacen sus actividades laborables con mucha más calidad. En el artículo de Ok Hossting nos menciona los diferentes tipos de Software que existen para la ayuda de la contabilidad. Que son los siguientes:  Hojas de calculo  Software contable personal  Software contable comercial  Software contable de empresarial Estos programas ayudan mucho en la contabilidad ya que hacen que el trabajo sea menos costoso y mucho más eficiente. Y tratan de ayudar siempre mediante el tiempo, que mejoren para tener muchos más clientes, no haya tantas complicaciones y resuelven muchos problemas que se puedan llegas a presentar en que las empresas que cuenten con contabilidad interna e incluso en los despachos públicos. En el artículo de Evolve It nos menciona las ventajas que puede tener la implementación de un software de contabilidad ya sea tanto como en los trabajos independientes, despachos, pequeñas empresas y negocios muy pequeños. La primera de las ventajas que se incluyes es: “ Un sistema informático diseñado para realizar tareas contables ofrece como primera ventaja la velocidad, pues tiene la capacidad de registrar, almacenar, procesar, buscar y proporcionar información de manera rápida y precisa, sin necesidad de buscar archivo tras archivo, papeles, documentos, hojas o tarjetas.” Como se vuelve a mencionar aquí mismo se busca mejorar siempre en el ámbito de tiempo y de ordenamiento. Otra ventaja seria;