Taller de evaluacion de producto, Apuntes de Innovación

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Primer Taller para

Evaluación de Producto

Mi primer proceso

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Tabla de Contenido

1. Taller: Solicitud de Licencia de Vacaciones

Una compañía ha iniciado una estrategia BPM y ha escogido a Bizagi para soportarla. Usted ha sido seleccionado para implementar el Proceso de Solicitud de Licencia de Vacaciones.

La información acerca del Proceso y los datos requeridos por él se pueden encontrar en las siguientes páginas. Este taller lo lleva a través de los pasos necesarios para automatizar el Proceso de Solicitud de Vacaciones.

Descripción del Proceso de Solicitud de Vacaciones

El Proceso de Solicitud de Vacaciones inicia cuando un empleado de la organización presenta una solicitud de vacaciones.

Una vez que el requerimiento es registrado, la solicitud es recibida por el supervisor inmediato; el supervisor debe aprobar o rechazar la solicitud.

Si la solicitud es rechazada, la aplicación regresa al solicitante/empleado quien puede revisar las razones del rechazo.

Si la solicitud es aprobada, una notificación es generada al representante de Recursos Humanos, quien debe completar los respectivos procedimientos administrativos.

Alcance

Este proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organización, desde la solicitud inicial hasta su aprobación o rechazo.

Modelando el Proceso paso a paso

Bizagi tiene dos productos principales:

 Bizagi Modeler: Utilizado para diagramar y documentar Procesos.  Bizagi Studio: Utilizado para convertir diagramas de Proceso en aplicaciones ejecutables. (workflow).

Utilizaremos Bizagi Modeler para diagramar el proceso y luego lo automatizaremos utilizando Bizagi Studio. Puede descargar Bizagi Modeler y Bizagi Studio aquí

2. Definir y modelar el Proceso

El modelado del Proceso es el primer paso en la automatización de un Proceso. El Modelador de Procesos de Bizagi es una herramienta de modelado y documentación de procesos de negocio. El Modelador le permite visualmente diagramar, modelar y documentar procesos de negocio en un estándar de la industria conocido como BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es un formato de acepción mundial para el modelado de procesos.

Abra el Modelador de Procesos de Bizagi. Un Pool consistente de un Lane se cargará al inicio. Para nombrar su Proceso, dé clic derecho en el Pool y luego seleccione Editar Texto. Escriba Solicitud de Licencia de Vacaciones.

Renombre el Lane; dé clic derecho sobre el Lane y seleccione Editar Texto. Escriba Empleado.

Ingrese dos Lanes más: Supervisor y Administrador de Recursos Humanos.

Agregue una fase del Proceso arrastrando una Fase desde la Paleta y soltándola dentro del Diagrama.

Renombre su Fase; dé doble clic sobre la Fase para cambiar su nombre y escriba Registrar.

Agregue una segunda Fase y llámela Aprobación.

Seleccione la Tarea desde el Menú circular y ubíquela junto a la forma de Inicio.

Renombre la nueva tarea a Registrar Solicitud de Licencia. Usted puede renombrar las formas y transiciones dando doble clic sobre ellas.

Importante: Todas las transiciones deben ser conectadas adecuadamente y todas las figuras deben estar dentro de Fases y Áreas funcionales.

Agregue las formas restantes hasta que el diagrama luzca como el siguiente.

Dé clic derecho sobre la actividad de Verificar días disponibles de vacaciones y transfórmela en una Tarea de Servicio.

Guarde su archivo BPM. El archivo estará disponible para posterior documentación y cambios.

Su flujo de Proceso está completo. Dé clic en Ejecutar Workflow. Esto llevará el diagrama a la Suite Bizagi que es el ambiente de automatización.

Ingrese un nombre para el Proyecto: BPMProject. Dé clic en Siguiente.

Se presenta un dialogo presentando la información de la base de datos, ignórelo y presione Siguiente. Bizagi creará el proyecto por usted, esto puede tomar algunos minutos. Cierre el Modelador de Bizagi.

Las siguientes configuraciones e instrucciones se realizarán en Bizagi Studio. Bizagi Studio se abrirá cuando el asistente finalice la exportación, por lo que usted no necesitará continuar trabajando en el Modelador de Procesos Bizagi.

Una vez en Bizagi Studio será necesario configurar la duración, texto de ayuda y descripción del flujo y sus componentes. Dé clic derecho sobre el nombre del Proceso y seleccione Propiedades.

Ingrese la Descripción del Proceso: Este proceso controla las solicitudes de vacaciones de empleados de la compañía.

Desplácese a la parte inferior de la ventana y defina la duración. Asigne un tiempo estimado, un límite inferior y uno superior. Estas duraciones definen el SLA (Acuerdo de nivel de servicio) de su Proceso.

Cuando finalice, cierre la ventana de Propiedades dando clic en el ícono de cruz (“x”) a la derecha.

Dé clic en Duración e ingrese el tiempo como se muestra a continuación. Luego cierre la ventana de Propiedades de la actividad.

Una vez que se han ingresado las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de vacaciones , configure las siguientes propiedades para cada Actividad de Usuario.

Aprobar solicitud de licencia

2 días

Informar razón de rechazo Revisar las razones para el rechazo de la solicitud.

3 días

Registrar solicitud de vacaciones

Registrar el evento en el sistema de nómina.

3 días

Una vez finalizado, Guarde sus cambios y cierre la Suite del Modelador de Procesos.

Cuando usted cierra el Modelador de Procesos, usted regresará a Bizagi Studio y será llevado al Asistente de Proceso. Este Asistente lo guiará a través de todos los pasos necesarios para automatizar sus Procesos.

Actividad Texto de Ayuda Duración

3. Datos del Proceso

Procederemos a la creación del modelo de datos. En Bizagi, el modelo de datos incluye toda la información que el Proceso automatizado necesitará mostrar en el Portal de Trabajo y solicitar a los usuarios finales.

El Proceso de Solicitud de Licencia de Vacaciones incluye la siguiente información:

 Fecha de Solicitud  Empleado  Fecha de inicio de Vacaciones  Fecha de finalización de Vacaciones  Número de días laborales solicitados  Número de días disponibles  Supervisor  Bandera (si/no) para vacaciones aprobadas  Razón de rechazo  Código de Nómina  Fecha de tarea Administrativa

Toda la información acerca de la solicitud como fechas, número de días laborales solicitados y días disponibles se agrupará en la entidad Solicitud de Vacaciones.

4. Dé clic derecho en la entidad Solicitud de Vacaciones y seleccione Editar lista de Atributos.
5. La Ventana de lista de Atributos para la entidad Solicitud de Vacaciones se mostrará; Dé clic en el botón Agregar para crear atributos; para cada nuevo atributo, complete la siguiente información.  Nombre Visual: Este es el nombre que se presentará al usuario final. Este no admite caracteres especiales.  Nombre: Este campo se llenará automáticamente por el sistema. Se utilizará para Reglas de Negocio.  Tipo: Este es el tipo de datos del atributo.  Longitud: Aplica para Textos, y determina cuantos caracteres puede ingresar el usuario final en un campo. Cree los siguientes atributos:

Fecha de Solicitud Fecha-Hora Ninguna

Fecha de Inicio Fecha-Hora Ninguna

Fecha de Finalización Fecha-Hora Ninguna

Días laborales solicitados

Entero Ninguna

Días disponibles Entero Ninguna

¿Aprobado? Booleano Ninguna

Comentarios de rechazo Texto 100 Código de Nómina Texto 20

Fecha de tarea Administrativa

Fecha-Hora Ninguna

6. La lista de atributos para la Solicitud de Vacaciones se verá tal como se muestra en la siguiente pantalla.
7. Después de crear los atributos básicos, cree aquellos relacionados a otras entidades.

Nombre de Mostrar Tipo Longitud