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INTRODUCCIÓN
El sector de industrias metalmecánica es un rubro vital, para la generación de empleos para una nación, ya que el impacto que genera este sector al mercado de consumo masivo es relevante tanto para la sociedad y el ambiente, así como el país donde se desarrolla, por ende se hace necesario su innovación continua dentro de sus procedimientos y estructura organizacional en función de mejoras en su rentabilidad. La empresa caso estudio está presentando un escenario variante en el control de sus insumos y la salida de sus productos, punto en donde las empresas deben poseer una adecuada y correcta optimización de recursos, tanto cuantificables como cualitativos, que aumenten el capital, tiempo invertido y materiales dentro de la empresa que las lleven a brindar la adecuada respuesta a las numerables adversidades que enfrentan las industrias. Dentro de la organización existe una serie de complementos que se integran por diversos departamentos entre los cuales se buscan soluciones en diversas actividades que van dirigidas a hacerlos más eficientes, dentro de estas resalta el departamento de almacén, conocido como uno de los principales pilares que tiene como finalidad manejar el control de entrada de insumo y salida de productos que la empresa labore, esto con el fin de mantener la vitalidad dentro de las organizaciones para forjar una series de resultados que tienen como meta principal maximizar el rendimiento de la organización. En relación a esto las nuevas legislaciones aplicadas al sector industrial a nivel nacional en materia laboral, el departamento de almacén ante la descripción anterior y a la necesidad de llevar un control de su inventario, a fin de evitar la disminución y deterioro de su proceso productivo, ha realizado manualmente todo el manejo de
inventario y control de insumos, esto genera una enorme pérdida de tiempo para los encargados del departamento, siendo el transcurso laborioso, poco eficaz y consumiendo horas productivas de trabajo; cada inventario se almacena en archivadores que ocupan casi todo el espacio del departamento. Esta situación está buscando corregirse mejorando los procesos y disminuyendo los costos para la mejora del proceso productivo en la empresa. A continuación se presenta la estructura de la propuesta en cuestión para concebir un mejor enfoque y mayor entendimiento: En el capítulo I se realizó un diagnóstico del funcionamiento de información en el área de almacén, así como la aplicación de encuestas al personal del departamento con el fin de conocer cómo está el desempeño de la gestión en esa área. En el capítulo II se determinó que por medio de los antecedentes podemos abarcar los conceptos y nociones teóricas que se utilizaron en el Trabajo Especial de Grado como base fundamental para el desarrollo del plan de mejora tecnológica para el departamento en estudio. Durante el capítulo III se comprobaron los costos de los recursos humanos, materiales y tecnológicos que serán necesarios para el desarrollo de la automatización en la empresa, procediendo a comprobarse como esta inversión se recuperaría en la estimación del beneficio que generaría esta mejora sobre la organización. En el capítulo IV se realizó el análisis obtenido por medio de la aplicación de la propuesta a la empresa caso estudio. Donde se especificaron los pasos a seguir para la obtención de un plan de mejora tecnológica correspondiente al departamento de almacén. En el capítulo V se presentó la propuesta de la automatización en función del establecimiento de los requerimientos de información que soportarán al documento visión de la propuesta, así como la presentación del prototipo de la misma. Durante el capítulo VI se realizan las conclusiones referentes al Trabajo Especial de Grado así
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema A medida que la evolución, en todos los campos de la vida humana avanza, en algunos casos a pasos agigantados, en otros más paulatinos, surge la necesidad de mantenerse a la vanguardia para sobrevivir en este mundo tan competitivo. Es el caso específico del mundo de las empresas manufactureras y/o de servicios, que con el pasar de los tiempos, se someten a mercados cada vez más cerrados, más difíciles y más exigentes, a los cuales se debe satisfacer para poder tener resultados medidos en términos de rentabilidad e ingresos. De manera que, y con base en el avance tecnológico, es que las empresas toman parte de sus recursos para invertir en estos adelantos tecnológicos que se desarrollan sobre sistemas de información capaces de suplir las necesidades de los clientes tanto internos como externos haciendo un replanteamiento de los procesos a lo largo de la cadena de abastecimiento dentro de las empresas con el fin de hacer más flexibles a las organizaciones y poder sustituir frente a los escenarios que presentan los mercados nacionales y los internacionales. Para Solórzano y Villanque (2010:16) indican que, “La industria abarca un papel importante en el crecimiento económico y ha sido la principal fortaleza de las políticas estatales, y fundamentalmente la rama de los electrodomésticos y electrónicos”.
Actualmente se habita en una economía global y competitiva, por lo cual es indispensable que los administradores de las empresas desarrollen estrategias que les ayuden a satisfacer las necesidades de clientes quienes son cada vez más exigentes; anticipándose a sus requerimientos y dándoles un trato personalizado a cada uno de ellos. Las compañías buscan implementar sistemas para que manejen todas las áreas del negocio de tal forma que estén integrados, muchas han buscado nuevas herramientas tecnológicas para poder optimizar los procesos operativos internos para así ahorrar costos y ser más eficientes, los que tiene como consecuencia un mejor posicionamiento y la atracción o una buena conservación del cliente. Para Cruzado y Yoplac (2005:22): La función principal del almacén es la de evitar la interrupción del flujo logístico, así el almacén actúa como amortiguador, lo que facilita la continuidad de los procesos e impiden el desabastecimiento del mercado. Los almacenes de entrada (materias primas, materiales, repuestos, insumos varios), permiten regular los suministros para la producción, mientras que los almacenes de salida (producto terminados) permiten regular las fluctuaciones en las ventas. Como se puede apreciar, existen necesidades por suplir tanto para los clientes, quienes conforman la sociedad, como las empresas que necesitan de otros medios de los que tienen para poder elevar sus niveles de eficiencia. Es por ello, que nacen las tecnologías de desarrollo de software, por ello permite impactar en la sociedad, así como también en las organizaciones de forma positiva y a medida que se estimule la implementación de las TIC (Tecnologías de información y la comunicación), esto se puede lograr, ya que son capaces de adaptarse a una empresa para que esta optimice sus funciones. Por lo tanto, esto ha transformado la manera de trabajar y gestionar recursos en las organizaciones, convirtiéndose en un elemento clave para generar productividad, agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando los
Es así que nacen los sistemas de información que son capaces de adaptarse a una empresa para que ésta optimice sus funciones, integrando los procesos, en este caso, el trabajo de investigación se encuentra centrado estos sistemas de información que según Peña (2006:12): Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollos de acciones. Una de las grandes debilidades que afronta Venezuela en sus relaciones comerciales, es que carece del desarrollo de gestión tecnológica, aspecto que se le ha dado muy poca importancia, haciendo que el país mantenga una dependencia en la materia con los países de avanzada que se la proporcionan. Es importante acotar que, dentro de la gestión tecnológica en las pequeñas, medianas y grandes empresas venezolanas, no solo se debería tomar en cuenta la utilización de la capacidad de gestión tecnológica existente, por el contrario, es necesario otorgar atención al desarrollo de aquellas capacidades focales en las cuales se considere que se existan fallas, y, por ende, se estima necesaria atenderlas de la forma más adecuada y con todos los requerimientos correspondientes. Al respecto, Rodríguez (2014:11). Las pequeñas y medianas empresas en Venezuela ante esta realidad de la falta de gestión tecnológica, deben afrontar esta gran debilidad que tienen de cara al público, ya que estas no cuentan con suficientes recursos económicos para adquirir tecnología de punta de países como China, Japón y Estados Unidos.
Así mismo, el sector empresarial del Estado Carabobo, el constante mejoramiento y equilibrio entre los objetivos de la organización, hace necesaria la incorporación de nuevas tecnologías y sistemas, basados en brindar soluciones con resultados positivos, significativos y con un mayor aporte al desarrollo de los procesos de la empresa, tal es el caso de los sistemas de información. Que según Cohen (1996:6) “Los sistemas de información son un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio”, Por consiguiente, han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales, pues automatizan los procesos operativos y suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones, logrando que hoy en día, numerosas organizaciones implementen sistemas de información de forma rápida y efectiva. No obstante, a pesar del impacto positivo que ofrece la implementación de estos sistemas, todavía existen organizaciones con una gran necesidad de estas tecnologías. Asimismo, en Valencia la continua evolución de la tecnología informática y el creciente interés de la administración por alcanzar un desempeño más efectivo, han incrementado el uso de sistemas automatizados como mecanismos para enfrentar la competitividad de manera más eficiente. Así como también, el manejo de la información, a través de la implementación de sistemas automáticos permitiendo a las organizaciones, el dominio de gran cantidad de datos en forma centralizada y en línea. Tales razones explican la gran demanda y variedad de software o programas informáticos que están dando respuesta a necesidades particulares, en cuanto a la agilización y tramitación de datos que, debidamente interpretados puedan ser útiles para extraer conclusiones. En ese sentido, las tecnologías informáticas, como herramientas que afianzan la nueva realidad de un entorno social globalizado, se consideran parte de los componentes
su capacidad de toma de decisiones. Debido a la necesidad que posee la empresa de optimizar todas las áreas, adaptándose al nuevo panorama que enfrenta en diferentes niveles, incluyendo el departamento de almacén se podría determinar que la empresa necesita una mejora tecnológica en el departamento. Formulación Hipotética del Problema De lo anteriormente expuesto cabe preguntar, ¿Qué estrategia automatizada mejoraría el desempeño laboral dentro del departamento de almacén? Objetivos de la Investigación Objetivo General Desarrollar un sistema de información, por medio de la construcción de un software de aplicación bajo la metodología XP, para el mejoramiento tecnológico del departamento de almacén en la empresa Ven-Electric, S.A. Objetivos Específicos Diagnosticar las condiciones actuales de funcionamiento de información en el área de almacén de la empresa en estudio para la determinación de los elementos de composición del ejercicio laboral.
Construir un sistema de información bajo la metodología XP, como medida de solución al problema evidenciado. Realizar un estudio económico para la generación de un análisis de factibilidad de la propuesta de solución desarrollada. Justificación e Impacto de la Investigación En el mundo actual, cualquier organización que busque el éxito en sus operaciones, desarrollo y crecimiento dentro del mercado, debe plantearse estrategias que le permitan escalar peldaños importantes en la cadena evolutiva de su propia organización, basándose siempre en la mejora continua de sus procesos. Actualmente en mercados con economías tan desafiantes no parece una labor tan sencilla, ya que dentro y fuera de las organizaciones, clientes y proveedores, juegan el rol más importante del desarrollo de la organización, al imponer a través de sus decisiones de mercado las medidas de control de producción de los bienes o servicios que producen. Es aquí donde la gestión de procura es una de las piezas que conforman el gran engranaje de una organización exitosa sabiendo utilizar y maximizar sus procesos. Es por ello, que en el entorno Venezolano las empresas comercializadoras del sector productivo, es de suma importancia poseer sistemas de gestión tecnológica eficiente que haga una utilización tanto de los recursos humanos, como materiales y tecnológicos que combinen dentro de la organización que les permita poder estar en contacto o atacar directamente al mercado, promocionando los productos y servicios que esta ofrece logrando así una comunicación eficaz y en tiempo real con el cliente lo cual traerá de beneficio la producción de un mensaje de confiabilidad hacia el comprador que garantice la calidad de los productos y de la atención que se le da al mismo.
Dado que todas las empresas están empeñadas en producir más y mejor en un mundo competitivo y globalizado, la alta gerencia de las organizaciones tiene que recurrir a todos los medios disponibles para cumplir con sus objetivos. Estos medios están referidos a: planteamiento estratégico, aumento de capital, tecnología de punta, logística apropiada, políticas de personal, adecuado usos de los recursos, etc. Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada vez más competitivas. Para ser competitivas es necesario que una empresa tenga optimizado e integrado sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales externas, y así conseguir objetivos básicos como son: las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costos. Según Tovar y Estrada, (2008:12): Las empresas toman parte de sus recursos para invertir en estos dichos adelantos tecnológicos que se desarrollan sobre sistemas de información capaces de suplir las necesidades de los clientes tanto internos como externos haciendo un replanteamiento de los procesos a lo largo de la cadena de abastecimiento dentro de las empresas con el fin de hacer más flexibles a las organizaciones y poder subsistir frente a los escenarios altos y bajos que presentan los mercados nacionales y a sus vez los internacionales. A su vez, a la empresa en estudio se le propondrá la implementación y puesta en marcha de un sistema de información, con el objetivo de optimizar los registros del almacén de la empresa Ven-Electric, S.A., rol del que se encarga un completo sistema de gestión de inventario, que garantice que los esfuerzos humanos, tecnológicos y financieros, sean invertidos en los lugares y los momentos correctos, para que el objetivo sea el adecuado y previamente arrojado por la misma. Llevando este a colaborar con el desarrollo de las empresas del país, brindando innovación y desarrollo. Así mismo, como la utilidad del aporte de información valiosa y necesaria, para las empresas que quieran optimizar sus almacenes en el país, y para que la empresa caso
de estudio pueda mejorar su servicio enfocado siempre en sus clientes, permitiéndoles mejorar su compañía y de la misma manera el sector de productivo del país. De igual manera, se podrán utilizar esta investigación como base para cumplir con los requerimientos en optimización y mejora en el desempeño laboral de los trabajadores y con esto expandirse en otras ciudades del territorio venezolano, y en un futuro quizás lograrlo internacionalmente, gracias a la estrategia de fronteras abiertas del mismo, permitirles posicionarse en el primer lugar en el mercado. Es por ello, que debido a la alta competitividad y las diferentes condiciones económicas y sociales que se dan en Venezuela, se hace necesario el análisis de estos aspectos a la hora de buscar una exitosa optimización de los almacenes y mejoras en los desempeños laborales, rol del que se encarga un completo sistema de gestión de inventario, que garantice que los esfuerzos humanos, tecnológicos y financieros, sean invertidos en los lugares y los momentos correctos, para que el objetivo sea el adecuado y previamente arrojado por la misma. Además de ello, contribuirá con la empresa a mejorar y fortalecer su gestión dentro del departamento, de esta manera lograr evitar las pérdidas financieras que pudiesen llegar a ocasionar el cierre de la organización a largo plazo, lo cual generaría el favorecimiento el desempleo; es importante mencionar que será un aporte a otros Trabajos de Grado a los estudiantes de la Universidad Tecnológica del Centro y otras universidades del territorio nacional que se encuentren relacionados con termas de auditoría interna. CAPÍTULO II
Antecedentes de la Investigación Los antecedentes de la investigación proporcionan referentes de cómo abordar el fenómeno estudiado, así como también los instrumentos y metodologías a utilizar, tal y como lo señala, Arias (2006:15): Constituyen una síntesis de estudios previos relacionados con el problema planteado, los cuales son referentes importantes para el abordaje metodológico de la investigación. De allí que a continuación se presenten otras investigaciones realizadas con temas relacionados y de soporte teórico al actual trabajo. En primer lugar, fue tomada la obra desarrollado por Guevara (2014), que en su trabajo de grado titulado Desarrollo de un software en ambiente web destinado a gestionar los procesos del departamento de administración de una empresa encargada del mantenimiento de equipos dispensadores de combustible. Para optar al título de Ingeniero en Computación de la Universidad de Oriente, Venezuela, cuyo objetivo principal fue el desarrollo de un software en ambiente web destinado a la gestión de los procesos del departamento de administración de una empresa encargada del mantenimiento de equipos dispensadores de combustible, ubica en Puerto La Cruz, Edo. Anzoátegui. Esta aplicación fue desarrollada siguiendo los lineamientos RUP, con el uso de la metodología UML en conjunto con otra metodología exclusiva para sitios web WEBML y a misma se da a través de cuatro fases de desarrollo, a saber: 1. Fase de inicio, 2. Fase de elaboración, 3. Fase de construcción y 4. Fase de transición. Por consiguiente, se logró desarrollar el software web obteniendo resultados positivos, con lo cual se cumple con el objetivo general, ya que el software ha
contribuido de manera eficiente en minimizar el tiempo en la búsqueda, ubicación y actualización de documentos. La relación existente entre la investigación antes mencionada y la presente es que ambas realizan unas mejoras tecnológicas basadas en automatización de procesos, para la optimización de un sistema obsoleto y con fallas. Por otra parte, Millán y Garelli (2013) desarrollaron el trabajo de grado cuyo nombre es Desarrollo de un software que permita la automatización de las actividades asociadas al departamento de admisión y control de estudios de la extensión centro / sur del núcleo de Anzoátegui de la Universidad de Oriente. Venezuela, este trabajo fue presentado en la Universidad de Oriente como requisito parcial para optar por el título de Ingeniero en Computación, el software se elaboró utilizando tecnologías y paradigmas de software libre. Cuyo objetivo general fue desarrollar un software que permita la automatización de las actividades asociadas al departamento de admisión y control de estudios de la extensión centro / sur del núcleo de la Universidad de Oriente. Este software maneja la información de los estudiantes y genera reportes de las consultas efectuadas por el personal del departamento. Para su desarrollo se empleó la metodología RUP, lenguajes de modelado UML, WebML. En resumen mejora notablemente el manejo de la información interna, logrando de esta manera mejorar los tiempos de respuesta al buscar información oportuna, después de implementar este proyecto se consiguió manejar la información del personal y cuerpo estudiantil de una manera eficiente, generando reportes en poco tiempo y facilitando las auditorías internas, evitando pérdida de tiempo, datos y duplicación de inscripciones ofreciendo seguridad de datos y brindando una interfaz amigable entre el usuario y el sistema.
automatizado, dando respuestas a las distintas necesidades que pueden presentarse en esta área. Por otra parte Guzmán (2012), en su trabajo de grado titulado Sistema de gestión y control administrativo de los servicios de soporte técnicos a usuarios de la Universidad de Oriente, Núcleo Monagas, Trabajo de Grado presentado en la Universidad de Oriente, Núcleo Monagas como requisito para optar al título de Ingeniero de Sistemas, cuyo objetivo principal fue implementar un sistema de gestión y control administrativo de los servicios de soporte técnicos a usuarios de la Universidad de Oriente, núcleo Monagas, Venezuela, para el desarrollo del trabajo de grado se utilizó la metodología RUP y se empleó la herramienta UML. El desarrollo de este sistema tuvo como finalidad proveer de una herramienta tecnológica a los usuarios de la Universidad de Oriente núcleo Monagas que permitirá una mejor fluidez de la gestión de operaciones, control y seguimiento de los procesos administrativos y a su vez proveer información confiable e inmediata, permitiendo la reducción del tiempo en las solicitudes, además de seguridad e integridad de la información La relación existente entre la investigación antes mencionada y la actual es que ambas se plantean las aplicaciones un sistema de inventarios automatizados de información para el control de los mismos y así optimizar el área generando beneficios a las empresas a través del desarrollo de un software y los artefactos que esta genera. Por otra parte, Vera (2012) en su trabajo de investigación titulado Sistema de información para el control administrativo de ventas e inventarios en México, DF , para obtener el título de Ingeniero en Sistemas de la Universidad Nacional Autónoma de México. Cuyo objetivo general fue implementar un sistema de información para el control administrativo de vetas e inventarios en México, DF.
Para tal efecto, se recomendó la implantación de un sistema de control administrativo basado en computadora usando un programa de cómputo; además se propone un procedimiento general que pueda ser aplicado en proyectos similares. Enseguida se presenta una propuesta de solución que consiste en un producto de control administrativo denominado SIS-VEN-MULTI 2010. Esta solución comprende: el inventario, los registros de compras, ventas, entrega de mercancía, así como los reportes contables y estadísticos. Para descubrir las fortalezas y debilidades de la compañía utilizaron un cuadro FODA. Como resultado del trabajo destacan dos conclusiones. Primero, para que proyectos de implantación de programas de cómputo para control administrativo tengan éxito, es indispensable que la empresa defina las funciones administrativas relacionadas con las operaciones de compra-venta, ya que el uso inadecuado de un sistema de control administrativo tiende a producir resultados impredecibles, incluso erróneos. Segundo, la empresa debe elegir el producto adecuado que cubra sus necesidades y que, además, sea una opción aceptable para que el proceso de implantación tenga un mínimo impacto negativo. Este trabajo de investigación ha servido a la presente investigación como medio guía en cuanto al buscar instruir a quién quiera que requiera instalar un programa de cómputo que facilite el control de procesos administrativos de inventario y compra- venta. Por ejemplo, puede ser útil al administrador de la empresa, vendedor, encargado de compras, almacenista, contador y a quién participe en los procesos ya mencionados y que lleva a cabo una empresa. Teorías, Modelos o Sistemas que Sustentaran la Investigación
