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Tesina de Ing. en Tecnológicas de la Información Comunicación
Tipo: Tesinas
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QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE INGENIERO EN
Organismo Público Descentralizado Del Gobierno del Estado de Puebla ABRIL 2016
Las tecnologías de la información y la comunicación (Las TIC), son un concepto muy asociado al de informática. Esta última es el conjunto de recursos, procedimientos y técnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisión de información, pues en la actualidad no basta con hablar de una computadora cuando se hace referencia al procesamiento de la información. En el mundo actual la tecnología nos rodea en todo, por ello para nadie es novedad que el mundo de la computación forme parte de nuestras vidas cotidianas. T - Systems es una empresa que se enfoca por el desarrollo de Software, páginas Web, instalación de Redes y mantenimiento, en algunas ocasiones incluyendo de los equipos de cómputo, a las empresas a las que les dan sus servicios Es por ello que en este documento conocerá a grandes rasgos a lo que se dedica la empresa y con gran detalle a una de sus áreas financieras, así como también el funcionamiento del departamento de Gastos De Viaje a través de su sistema Chris Travel Management el cual es un portal web. Si bien es cierto que el manejo de la Tecnología es responsabilidad de quien la utiliza, también lo es que parte de esta responsabilidad recae en los informáticos a no tener contemplado los riesgos que se genera con el mal uso de la misma e incluso con la compatibilidad que puede tener en con el hardware y el Software del equipo.
En el primer capítulo es donde se conocerá los antecedentes de la empresa parte de la organización de ella, los objetivos que llevan al análisis y propuesta de mejora del sistema ya mencionado con anterioridad. Mientras que en el segundo se encontrara más enfocado al área finalizaría de dicha empresa, y más detalladamente al análisis, tomando los antecedentes de proyecto como de igual manera su funcionamiento actual. Para concluir en el tercer y último capítulo se hallara las propuestas y diagramas de flujo que explican las mismas, para lograr un mejor funcionamiento de Chris Travel Management.
T-Systems, división del Grupo alemán Deutsche Telekom AG, es proveedor líder en servicios de Tecnología de Información y Comunicaciones (ICT), enfocado a negocios con clientes empresariales que incluyen medianas y grandes empresas, sector público y corporaciones multinacionales. A nivel mundial, la empresa cuenta con 52,700 empleados en más de 20 países. La compañía inició operaciones como Gedas México en abril de 1995 en la ciudad de Puebla, México. Actualmente, T-Systems México cuenta con más de 1,400 empleados altamente calificados y con oficinas en la ciudad de México y Puebla. En T-Systems, el aseguramiento del éxito de sus clientes significa apoyar sus procesos de cambio, creando un clima de servicio y concentrando sus esfuerzos en proveer soluciones tecnológicas para negocios de la más alta calidad. T-Systems ejecuta la integración de sistemas, proyectos y servicios, contando con profesionales con amplios conocimientos en diferentes industrias, experiencia en proyectos así comoen diversas competencias tecnológicas. La unidad de negocio de Servicios de Aplicaciones (SI) soporta sus operaciones a través de una estructura de procesos y metodologías; sus principales servicios son: Application Management and Modernization Testing SAP Services Service Parts Management. También se encarga de proporcionar servicios para proveer soluciones dinámicas en la nube, la administración, soporte y desarrollo de Infraestructura de TIC, y se encuentra organizada en tres grandes áreas de entrega de servicios, dependiendo del dominio de tecnología: Servicios y Soluciones de Telecomunicaciones (“TSS” por las siglas del inglés Telecom Services & Solutions).
ofrece su entorno, y así lograr una mejor calidad de vida.” VISIÓN “Instaurar un modelo de desarrollo social humanitario que permita a T - Systems y a sus colaboradores vivir y transmitir los Guiding Principles, expandiendo las capacidades y conocimiento de grupos sociales o comunidades, por medio de programas de apoyo y generando en cada una de ellas un clima de unidad, realización y prosperidad. “
La empresa T-Systems por su tamaño y diversas sucursales, cuenta con un amplio organigrama. Dentro de los departamentos más importantes se encuentran los que se muestran en la figura 1.1. Figura 1.1 Organigrama de T-Systems Mx
1.2.1 Áreas Financieras: Visión: “Apoyar a la empresa y a las unidades de negocio con información financiera adecuada y oportuna.” MISIÓN “Mejorar la calidad de la información y apoyar decisiones con información relevante entregada a tiempo. Apoyar en la mejora de los procesos internos que involucran a Finanzas. Crear un ambiente donde las áreas operacionales y financieras trabajen juntas de una manera constructiva. Informar mensualmente a las áreas operacionales sobre su situación financiera y apoyarlas en el análisis e interpretación de sus resultados. Optimizar la liquidez de la compañía para reducir el costo financiero. Promover internamente los programas gubernamentales para la obtención de estímulos tanto fiscales como de recursos financieros. Realizar auditorías financieras en áreas internas para detectar y reducir riesgos.” Brindar asesoría legal de la más alta calidad a todas las áreas deT-Systems, proporcionando información importante sobre riesgos y otros elementos necesarios para la toma de decisiones. Apoyar en negociaciones con clientes y proveedores a efecto de lograr condiciones justas y favorables en el negocio que realiza la Compañía. Ser un Departamento que utilice las herramientas legales y recursos adecuados para asegurar las operaciones de T-Systems. Buscar la mejora continua para ser un Departamento actualizado y confiable. Contar con abogados orientados al negocio, con la finalidad de complementar y dar valor agregado a las actividades deT-Systems. OBJETIVOS Asesorar eficientemente a todas las áreas de T-Systems, brindándoles certeza jurídica. Mitigar los riesgos de toda relación comercial y contractual. Evitar cualquier controversia judicial, mediante los instrumentos legales adecuados. 1.2.2 Organización “Proporcionar a la organización un conjunto de servicios orientados a soportar el ejercicio de las actividades operativas de los empleados y clientes”
Análisis y mejora para regular los gastos de viaje realizados por el personal de T- Systems en territorio nacional y en el extranjero, así como especificar los conceptos y Montos autorizados para viajes para el personal de las diferentes áreas de T-Systems México.
Conocer el proceso de autorización de un viaje Saber cómo se maneja la plataforma en donde se ingresan los documentos digitales Tener el conocimiento de que empleados están autorizados para hacer un viaje Obtener la información de cuáles son los tipos de viajes y sus respectivos conceptos Manejo de Chris Travel Management Políticas de gastos de viaje
El Proyecto denominada como Chris Travel Management fue creado a través de la necesidad que surgió del departamento de Gastos de Viaje, por la tardanza que tenían para generar el permiso o la autorización de un viaje, a los emplazados, con este sistema lo que se busca lograr, es que através de un par de portales que fueron llamados TWE y TWE el empleado que tenga la necesidad de trasladarse, introduzca los datos necesarios como son el pasaporte, el lugar donde se traslada, por cuanto tiempo y el motivo del mismo, esto fue realizado en el 2014 y con el problema que se tiene en el proceso de digitalización de documentos, durante una auditoría se busca hacerle mejoras al mismo. Antes de sugerir esas mejoras se necesita conocer al departamento de gastos de viaje que pertenece a las áreasfinancieras. Este departamento es el encargado de llevar el control de gastos que se llevan a cabo durante un viaje, de ahí el nombre que tiene, en el caso de muchas empresas también es el encargado de controlar las vacaciones, lo que lleva para efecto de viáticos, cabe citar que como REGLA GENERAL, la fracción V del Art. 32 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta condiciona la deducibilidad de este tipo de gastos a que las personas a favor de quienes se realice tal erogación, tengan una relación de trabajo con el contribuyente, de conformidad con el capítulo I del Título IV de la misma ley, (De los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado), o que le estén prestando servicios profesionales. Como todo departamento de finanzas tiene que llevar control de viáticos, y de comprobantes de viaje, para efectos del tercer párrafo del citado artículo 49 del reglamento. Cuando los viáticos y gastos, se refiere, beneficien a personas que presten al contribuyente servicios profesionales, los comprobantes deberán ser expedidos a nombre del propio contribuyente. Si benefician a personas que le presten servicios personales subordinados, los comprobantes podrán ser expedidos a nombre de dichas personas, en cuyo caso y para los efectos de la fracción IX del artículo 20 de la Ley (otros ingresos acumulables), se tendrá como cumplido el requisito de respaldar dichos gastos con documentación comprobatoria a nombre de aquel por cuenta de quien se efectuó el gasto. Para efectos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, es indistinto el uso del término VIÁTICO o GASTO DE VIAJE, si bien entendemos que
2.2.1 ¿Qué es SAP? SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos en procesos de datos), es una aplicación empresarial que desde su creación, apoyado en muchos aspectos a las empresas que ofrecen servicios de TICs. El cual trabaja sobre la gestión de administración de empresas además de todas las funciones que trae, te permite agregar otras nuevas, pero para esto es necesario saber programar con el lenguaje abap (que es el lenguaje utilizado por SAP). Figura 2.2 Interfaz SAP
Travel/Viajes Los viajes están clasificados en 3 tipos: Travel Expenses , Solicitud solo Anticipo y Solicitud anticipoy Reserva de servicio.
En las figuras 2. 3 y 2. 4 se puedenapreciar conceptos de los viajes y los esquemas, como se puede observar, en todos los esquemas no están presentes todos los conceptos y el único en el que se encuentran todos, es en el esquema de Viaje Internacional. Figura 2. 3 Tabla uno de conceptos y esquema de viaje Figura 2. 4 Tabla dos de conceptos y esquema de viaje
concepto del mismo, el monto solicitado, por cuanto tiempo será, inclusodependiendo de su tipo de traslado, se pude hacer la reservación del vuelo y hotel, los gastos que se realizaron y/o realizarán durante este, así como también lo que es si WBS (centro de costos /CC), en los viajes se puede poner más de un CC e indicar el porcentaje que le corresponde a este, de los gastos ya mencionados, que ya una vez ingresado esto se realizará de forma automática, una vez terminado esto se tiene que guardar y enviar ya que si solo se guarda no será enviado al buzón deTravel para su autorización, que es donde llegan la solicitud de aprobación del viaje. El buzón travel es el correo general de todos los gastos de viaje, a este tienen acceso todos los miembros de ese departamento y lo que garantiza la aprobación o negación del mismo, en un tiempo menor, para que el usuario tenga más confianza el portal genera un archivo PDF (figura 2.5) que es el que es el enviado a lo ya mencionado, y dicho archivo también lo puede ver el usuario una vez enviado. Es importante recordarque, si no lo descarga inmediatamente, el usuario ya no podrá hacerlo después ya que el sistema jamás contemplo ello. En el ya mencionado PDF se especifica todo lo ya establecido, por ejemplo el número de control(NC) de quien lo realizó o realizará, numero de viaje a realizarse (NV), Hotel por cuantas noches y precio a pagar, vuelo redondo reservado y el costo de este, etc. Todo ello con el fin de saber la cantidad a autorizar con más exactitud. Los empleados autorizados pararealizarlo son los altos mandos como directores, ejecutivos, jefes de arrea, personas de confianza, sin contar que existen usuarios como los asistes o secretarias de que tienen acceso pero para crearlo para los empleados ya mencionados, estos últimos usuarios son los que tienen que especificar por ello el NC de quien realizará el viaje. Una vez ya realizado, el archivo mencionado se tiene que imprimir, pegar en un sobre manila tamaño carta, que tendrá como contenido los comprobantes de pago de cada uno de los gastos. Contar con una copia y el original se entregará en el dicho departamento. Por segunda vez se comprobará las cantidades. Después de saber cuáles son los tipos de viajes y bajo que conceptos se pueden hacer su puede empezar un recorrido por el área de gastos de viaje para conocer el valor del área, y por qué razón no es muy funcional hoy en día Chris Travel Management cuando se trata de la realización de una auditoria.
Sin embargo también se necesita saber cómo es el proceso de una auditoría financiera y para qué sirven, pues estas se suelen llevar a cabo por las empresas, debido al especial conocimiento de información financiera que necesitan. Para llevarse a cabo, existe una serie de normas o principios que hacen la función de regularización de las mismas. Figura 2.5 Formato del PDF
Reportes generados por la Agencia de Viajes Figura 2.6 Interfaz Amadeus
Ya se tiene una perspectiva de lo que hacen en el departamento de Travel y cómo funciona el sistema con el que ellos trabajan (Chris Travel Management) que asimismo es conocido dentro de la empresa como el PortalChris Travel, con estose puede emprender mejoras al mismo, una de ellas es simplificar el hecho de la parte de digitalización de cada comprobante de viaje. Con el fin de hacer más eficaz el área de gastos de viaje, haciendo que la carga de trabajo disminuya significativamente, es por ello, que dentro de lo que se planea lograr un incremento en la eficacia, agilización, desempeño y rendimiento de trabajo de los empleados que conforman esa área evitando burocratismos laborales, además de asegurar la inexistencia o disminución de fugas de dinero por parte de los empleados que realizan los viajes, eso evitará que la empresa absorba el pago de gastos innecesarios. Así mismo convirtiendo a T - Systems en una empresa ecológica al bajar el nivel de uso de papel, pegamento, etc. Através de unmejor manejo de la tecnología con la que se cuanta en pleno siglo XXI. Se evita gastos de viajes innecesarios de la siguiente manera: a) En cuanto se autorice un viaje el sistema de manera automática genere el número de folio correspondiente, incluyéndolo dentro del pdf (Figura 2.5) mencionado anteriormente y logrando que el número de folio sea también el nombre del expediente de viaje(Figura 3. 1 ) b) El número de folio se le dará a conocer al departamento y al viajero. c) Que todos los comprobantes fiscales sean enviados directamente a dicho departamento sin pasar por el viajero, y en este se especifique el número de expediente. En caso de gastos de compras menores sin previa autorización, le sea autorizado al viajero una cantidad específica para dicho viaje y si sobrepasa la cantidad, que sea a cuenta del viajero. d) Uso de impresoras virtualescomo nitro pdf, que estén ligadas al SW para que cada que llegue un comprobante factura se pueda incluir en el PDF original,de tal forma que solo exista un archivo por viaje y estos tengan clave para su modificación asignada por el departamento de travel.
