APOSTILA FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS, Notas de estudo de Administração Empresarial

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FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

PROFª. ESP. ANA MARIA SANTANA

Contatos: e-mail: anamariasantana_2@hotmail.com +55 (63) 8119-

PALMAS-TO.

APRESENTAÇÃO

Prezados colegas,

O CURSO denominado FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS objetiva capacitar os servidores do Poder Executivo Estado do Tocantins, para lhes possibilitar a habilidade necessária para gerir, acompanhar e fiscalizar os contratos administrativos, nos termos determinados no artigo 67 da Lei nº 8.666/93.

Assim, estudaremos a legislação pertinente, os embasamentos teóricos e, na medida do possível, tentaremos uma aproximação maior com a realidade a partir do manuseio de casos concretos, discussão de fatos que acontecem no nosso cotidiano.

Todo o desenvolvimento do curso será permeado por exemplos, buscando uma contextualização das várias fases e etapas da fiscalização dos contratos, relacionando assim, teoria e prática.

Ressaltamos que este material ora disponibilizado para você foi elaborado com amparo nas normas em vigor, nos ensinamentos doutrinários e jurisprudências das Cortes de Contas, em especial do Tribunal de Contas da União e do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.

Aproveitem bastante, participando com perguntas e sugestões para alcançarmos pleno êxito neste Curso e sucesso na vida prática.

Um excelente e proveitoso curso a todos nós!

A importância destes dispositivos se revela, exemplificativamente, em um contrato de obras, de serviço de engenharia, de serviço de limpeza, serviço de vigilância armada, manutenção de veículos, fornecimento de combustível, dentre outros. O artigo 67 caput da Lei nº. 8.666/93 faculta que Administração contrate terceiros para acompanhamento da atividade de fiscalização para gerir os contratos públicos. Isto ocorre nos casos em que a especialidade ou a complexidade da gestão superam os limites da atuação dos agentes administrativos, sendo necessário contar com a colaboração de outros particulares para fiscalizar o desempenho do contratado. O fiscal de contratos deve agir de forma pró-ativa e preventiva, observar o cumprimento, por parte das empresas contratadas, das regras previstas no instrumento contratual, buscando os resultados esperados no ajuste de modo a trazer benefícios e economia para a Administração Pública. Deve adotar todas as providências necessárias ao fiel cumprimento do contrato que estiver sob seus cuidados, tendo, sempre por parâmetro, a legislação vigente, encaminhando aos seus superiores em tempo hábil os fatos que demandarem decisões e providências que ultrapassarem a sua competência. A designação do gestor recairá sobre o titular da unidade que tenha conhecimento técnico do objeto do contrato, sendo necessária a sua indicação já no projeto básico. Por exemplo: para o acompanhamento, fiscalização e gestão de um contrato que envolva bens e serviços de informática será designado um servidor da área de informática, cujos conhecimentos são específicos daquela unidade. Da mesma forma serão os casos de passagens aéreas, almoxarifado, patrimônio, transportes, manutenção etc. No Dicionário Aurélio encontramos as seguintes definições:

Gerenciar “[De gerência + ar] Verbo transitivo direto. Dirigir (uma empresa) na qualidade de gerente”

Fiscalizar “[De fiscal + izar] Verbo transitivo direto. Velar por; vigiar; examinado”.

Logo, as expressões não se confundem, mas se completam. A gestão de contratos é o serviço de gerenciamento de todos os contratos. A fiscalização é pontual, pois é realizada sobre um contrato específico. Um servidor pode gerenciar vários contratos fiscalizados por outros funcionários, ou seja, o primeiro pode se responsabilizar pelo setor de gerenciamento, por exemplo, conhecer todos os contratos firmados pela Administração e, inclusive, sugerir à autoridade superior o nome específico de um colega para fiscalizar determinado contrato, em razão do conhecimento prático-teórico dessa pessoa. Assim, o gerenciamento de contratos é um serviço administrativo que pode ser exercido por uma pessoa, ou por um setor composto por uma equipe multifuncional, com conhecimentos diversificados, tais como: direito, contabilidade, economia, administração, etc. A fiscalização por sua vez é exercida por servidor que cuidará exatamente de um ou vários contratos atinentes ao seu conhecimento, cujas falhas detectadas durante a execução serão informadas ao gestor para a adoção das providências cabíveis. Para fiscalizar é preciso deter conhecimento sobre o objeto a ser fiscalizado. Se o servidor público detém esta qualidade está apto a exercer tal atribuição, inclusive, se a estrutura administrativa permitir, desde o nascedouro da compra ou do serviço, elaborando o Termo de Referência ou Projeto Básico, acompanhando todo o desenvolvimento do procedimento licitatório até alcançar a execução, os pagamentos e demais acontecimentos ligados a esta atividade fiscalizatória. Por isso, costumamos denominar o fiscal de contratos de “AGENTE 67” em analogia ao personagem James Bond , também conhecido pelo código 007 , que é um agente secreto britânico fictício, criado pelo escritor Lan Fleming em

1953. Bond trabalha no serviço de espionagem MI-06, abreviatura de Military Intelligence, section 6 , que é a designação tradicional, mas ainda vulgarmente usada, do Secret Intelligence Service - SIS. Assim, MI-06 é o serviço britânico de informações (ou de inteligência) encarregado de dirigir as atividades de

Os artigos 18 a 20 da Lei Federal nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regulamenta o processo administrativo no âmbito da administração pública federal, trata de impedimento e suspeição dos servidores públicos, a qual por analogia pode ser aplicada aos fiscais de contratos:

Art. 18. É impedido de atuar em processo administrativo o servidor ou autoridade que: I - tenha interesse direto ou indireto na matéria; II - tenha participado ou venha a participar como perito, testemunha ou representante, ou se tais situações ocorrem quanto ao cônjuge, companheiro ou parente e afins até o terceiro grau; III - esteja litigando judicial ou administrativamente com o interessado ou respectivo cônjuge ou companheiro.

Art. 19. A autoridade ou servidor que incorrer em impedimento deve comunicar o fato à autoridade competente, abstendo-se de atuar. Parágrafo único. A omissão do dever de comunicar o impedimento constitui falta grave, para efeitos disciplinares.

Art. 20. Pode ser arguida a suspeição de autoridade ou servidor que tenha amizade íntima ou inimizade notória com algum dos interessados ou com os respectivos cônjuges, companheiros, parentes e afins até o terceiro grau.

Art. 21. O indeferimento de alegação de suspeição poderá ser objeto de recurso, sem efeito suspensivo.

CONTRATAÇÃO DE TERCEIRO PARA FISCALIZAR CONTRATOS

PÚBLICOS

O artigo 67 caput da Lei nº. 8.666/93 faculta que Administração contrate terceiros para acompanhamento da atividade de fiscalização para gerir os contratos públicos. Isto ocorre nos casos em que a especialidade ou a complexidade da gestão superam os limites da atuação dos agentes

administrativos, sendo necessário contar com a colaboração de outros particulares para fiscalizar o desempenho do contratado.

PERFIL DO FISCAL DE CONTRATOS A Lei nº. 8.666/93 não faz referência expressa ao perfil do gestor do contrato. Todavia, em face da relevância do encargo, é importante que o servidor designado detenha as seguintes qualificações: a) Boa reputação ético-profissional; b) Possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado e do contrato a ser gerido. c) Não estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicância ou processo administrativo disciplinar; d) Não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo; e) Não ter sido responsabilizado por irregularidades junto ao Tribunal de Contas da União ou Tribunais de Contas de Estado, do Distrito Federal ou de Municípios; f) Não ter sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administração Pública, capitulados no Título XI, Capítulo I, do Código Penal Brasileiro, na Lei 7.492/1986 e na Lei 8.429/1992.

ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATOS A eficiência de um contrato está diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execução. O gestor tem grande responsabilidade pelos seus resultados, por isto deve estar atento e ser diligente quanto ao cumprimento das obrigações impostas às partes no instrumento contratual. Conforme preconiza o artigo 66 da Lei nº. 8.666/93, o contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas conseqüências de sua inexecução total ou parcial.

Modelo sugerido para anotações de ocorrências Nome da Contratada: Processo n°: Contrato n°:

Objeto:

Ocorrência(s): Providência(s) Tomada(s):

10. Manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronológica, observando para que o valor do contrato não seja ultrapassado; Modelo sugerido para controle de pagamentos efetuados Nome da Contratada

Processo n° Proc. de Pgto n°

Contrato n° NE n° Valor Empenhado Modalidade ( ) Ordinário ( ) Global ( ) Estimativa

Mês/Ano Descrição Documento n°^ Pagamento Data OB n° Data Valor

Total da Despesa Realizada Saldo Disponivel (Despesa Empenhada - Despesa Realizada) Observação:

11. Receber e atestar as notas fiscais e encaminhá-las à unidade competente para pagamento, fazendo isto conjuntamente com a Comissão responsável pelo recebimento e atesto concernente.
12. Solicitar à unidade de programação orçamentária disponibilidade de recursos para o pagamento de valores que tenham extrapolado o valor do

contrato e necessitem de reconhecimento de dívida (esta hipótese deve ser raríssima e altamente evitada pela Administração Pública);

13. Acompanhar a evolução dos preços de mercado referentes ao objeto contratado e informar à unidade competente as oscilações bruscas que porventura acontecerem;
14. Comunicar à unidade competente, formalmente, irregularidades cometidas passíveis de penalidade, após os contatos prévios com a contratada;
15. Solicitar à unidade competente esclarecimentos de dúvidas relativas ao contrato sob sua responsabilidade;
16. Informar à unidade de programação orçamentária e financeira, até 15 de dezembro de cada ano, ou em outra data definida pela Administração, as obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à obtenção de reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de empenho à conta de restos a pagar;
17. Encaminhar à unidade de programação orçamentária e financeira até o mês de novembro de cada exercício os pedidos de empenhamento para os contratos ainda em vigor no exercício seguinte;
18. Autorizar, formalmente, quando do término da vigência do contrato, a liberação da garantia contratual em favor da contratada;
19. Manter sob sua guarda os processos de contratação, ou se a Administração preferir deixá-los em outro departamento, ter sob sua guarda as cópias dos contratos e das notas de empenhos;
20. Verificar se o prazo de entrega, especificações e quantidades encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual;
21. Receber, provisória e definitivamente, as aquisições, obras ou serviços sob sua responsabilidade, mediante termo circunstanciado, quando não for designada Comissão de Recebimento ou outro servidor ou em conjunto com a Comissão existente.
22. Comunicar à unidade competente eventuais atrasos nos prazos de entrega e/ou execução do objeto, bem como os pedidos de prorrogação, se for o caso;

RESPONSABILIDADES DO FISCAL DE CONTRATOS

O gestor do contrato, por força de suas atribuições formalmente estatuídas, tem particulares deveres que, se não cumpridos, poderão resultar em responsabilização civil, penal e administrativa.

SANÇÕES ADMINISTRATIVAS APLICÁVEIS AO GESTOR DE CONTRATOS A Lei Estadual nº 1.818/2007 – Estatuto do Servidor Público Civil do Estado do Tocantins-, em seu artigo 152, prevê as penalidades disciplinares a serem aplicadas aos servidores pelo exercício irregular de atribuições a eles afetas, quais sejam: a) advertência; b) suspensão; c) demissão; d) cassação de aposentadoria ou disponibilidade; e) destituição de cargo em comissão; f) destituição de função comissionada.

Na aplicação dessas penalidades, serão consideradas a natureza e a gravidade da infração cometida, bem como os danos que dela provierem para o serviço público. As sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais, sendo estas independentes entre si. De acordo com o artigo 141 da referida Lei nº 1.818/2007, a responsabilidade civil decorre de ato omisso ou comissivo, doloso ou culposo, que resulte em prejuízo ao erário ou a terceiros.

RESPONSABILIDADE PENAL APLICÁVEL AO FISCAL DE CONTRATOS No que se refere à responsabilidade penal, esta abrange os crimes e as contravenções imputadas ao servidor nessa qualidade, conforme preconiza o artigo 170 da Lei 1.818/207. Se comissão de sindicância ou de processo administrativo disciplinar concluir que a infração constitui ilícito penal, os autos serão encaminhados ao Ministério Público. São crimes contra a Administração

Pública: improbidade administrativa, aplicação irregular de dinheiro público, lesão aos cofres públicos e dilapidação nacional e corrupção.

DEFINIÇÕES IMPORTANTES AO FISCAL DE CONTRATOS

1. Termos de Referência ou Projeto Básico: Não há forma ou modelo legalmente definido de Termos de Referência a ser elaborado. O essencial é que seu conteúdo contemple todas as informações necessárias à justificativa do pedido, bem como à elaboração do edital de licitação e do contrato. 2. Termo de Referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato (artigo 8º, II da 10.520/2002).

Previsão legal para os Termos de Referência: Art. 3º I, (lei 10.520/02); Art. 8º, II (Decreto n.º 3.555/00) e Art. 9º, I (Decreto n.º 5.450/05)

Quem será responsável pela elaboração do Termo de Referência? R: O Órgão requisitante, nos termos do artigo 9º, I do Decreto Federal nº 5.450/05.

3. Projeto Básico: é o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução. (art. 6º, IX da Lei nº 8.666/93). 4. Diferença entre termo de referência e projeto básico: a diferença fundamental entre o Termo de Referência e o Projeto Básico está na modalidade

A execução é direta quando a Administração executa o objeto, com utilização dos seus próprios meios. Exemplo: o órgão dispõe, em seu quadro de pessoal, marceneiro que faz reparos em móveis do órgão.

A execução é indireta quando a Administração contrata com terceiros. Exemplo: contratação de empresa para fazer a limpeza do prédio do órgão.

 Preço: os preços a serem pagos pelo serviço, obra ou fornecimento devem estar definidos em cláusula própria do contrato. O valor deve ser igual àquele obtido na licitação ou no procedimento de dispensa ou de inexigibilidade.

Todos os valores utilizados nas contratações serão expressos em Real (R$)

• moeda corrente nacional, ressalvados os casos de contratações internacionais. Devem ser grafados em algarismo e por extenso, no que couber. No contrato, os preços devem estar discriminados conforme constar do edital e da proposta, por exemplo:

Item Quant. Discriminação. Vlr unit. R$ Vlr Total R$ 01 10 Borrachas 1,50 15, 02 10 Lápis 1,00 10, 03 10 Canetas 2,00 20, Valor total do itens 45,

Os preços apresentados em lote ou grupo devem constar do contrato conforme cotados na proposta. Os grupos ou lotes são geralmente compostos de subgrupos, subitens etc. Cuidado: a regra é a licitação por ITEM, conforme entendimento dos Tribunais de Contas da União e dos Estados.

 Cronograma de Desembolso: a Lei nº 8.666, de 1993, estabelece a obrigatoriedade de cláusula contratual prevendo, nas condições de pagamento, cronograma de desembolso máximo por etapa, parcela, tarefa ou período, conforme a disponibilidade de recursos financeiros.

Para obras e serviços de engenharia, esse cronograma é usualmente chamado na prática administrativa de cronograma físico-financeiro.

Cronograma físico-financeiro é o documento em que estão previstas as etapas de execução da obra, da prestação dos serviços e do desembolso que a Administração deve fazer por ocasião das medições e efetivação dos pagamentos.

Trata-se de documento importante para a Administração que contrata obras ou serviços, em especial durante o acompanhamento das etapas de execução. O cronograma físico-financeiro deve estar em harmonia com o projeto básico, de forma que possa refletir o andamento e a realidade da obra ou do serviço e definir claramente, em especial:

o Os limites para pagamento de instalação e mobilização para execução das obras ou prestação dos serviços, previstos obrigatória e separadamente das demais etapas, parcelas, tarefas ou períodos; o As datas de início de execução, de conclusão e de entrega de cada etapa, parcela, tarefa ou período; o O valor a ser pago por etapa, parcela, tarefa ou período concluído.

Uma das deliberações do TCU trata justamente da importância do cronograma de desembolso, a Decisão 835/2002, diz o seguinte: “Devem ser providenciados cronogramas físico-financeiros atualizados que possibilitem visualizar o acompanhamento da sua programação e a compatibilidade da execução contratual ao longo do prazo estipulado para

• seguro-garantia;
• fiança bancária. O gestor deverá autorizar expressa e formalmente, quando do término da vigência do contrato, a liberação da garantia em favor da contratada, e, no caso de garantia prestada em dinheiro, a devolução será feita após atualizada.  Vigência. Artigo 57 Da Lei 8.666/93. O gestor deverá informar o prazo de vigência do contrato. O artigo 57 da Lei 8.666/93 estabelece que os contratos devem ter sua vigência limitada aos respectivos créditos orçamentários, em observância ao princípio da anualidade do orçamento. Sendo assim, os contratos vigoram até 31 de dezembro do exercício financeiro em que foram formalizados, independentemente da data em que iniciaram. O mesmo artigo 57 da Lei 8.666/93, porém, admite exceções para que os contratos possam ultrapassar a vigência dos respectivos créditos orçamentários, são elas:
• Projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no Plano Plurianual, que podem ser prorrogados, se houver interesse da Administração e previsão no ato convocatório. Exemplo: construção de nova sede;
• serviços a serem executados de forma contínua, que poderão ter a sua duração prorrogada por até 60 meses. Exemplo: serviços de limpeza e conservação, e vigilância; (vide INSTRUÇÃO NORMATIVA No^ 02, de 30 de abril de 2008, que dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão).
• aluguel de equipamentos e utilização de programas de informática, que podem ser prorrogados pelo prazo de 48 meses. Exemplo: licença de uso de software.

 Repactuação: É uma forma de negociação entre a Administração e a contratada, que visa à adequação dos preços contratuais aos novos preços

de mercado. Não está vinculada a qualquer índice. Somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natureza contínua podem ser repactuados. Para repactuação de preços deve ser apresentada demonstração analítica da variação dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada. A repactuação que vise a aumento de despesa não é permitida antes de decorrido, pelo menos, 01 (um) ano de vigência do contrato.  Compensação Financeira: A compensação financeira é admitida nos casos de eventuais atrasos de pagamento pela Administração, desde que o contratado não tenha concorrido de alguma forma para o atraso. É devida desde a data limite fixada no contrato para o pagamento até a data correspondente ao efetivo pagamento da parcela.

 No exercício do controle externo, o TCU utiliza o Índice de Preços ao Consumidor Ampliado – IPCA da Fundação Getúlio Vargas para atualização dos débitos e multas aplicadas.

Nas compras para entrega imediata, cujo pagamento venha a ocorrer em até 15 dias, pode ser dispensada a compensação financeira correspondente ao período compreendido entre a data do adimplemento e a data prevista para o pagamento.

ENTREGA IMEDIATA é aquela com prazo de entrega de até trinta dias da data da contratação.

A atualização monetária pode ser aplicada nos casos em que o contratado tiver executado o objeto ou cumprido sua obrigação e a Administração não tenha efetuado o pagamento dentro do prazo estipulado no ato convocatório e no contrato.

A atualização monetária, quando aplicável, deve ser calculada por critérios estabelecidos obrigatoriamente no ato convocatório e no contrato.