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Orientação sobre como usar o access
Tipologia: Resumos
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Não perca as partes importantes!
- Passo a Passo
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Trecho de Demonstração!!!
Nesta introdução eu irei apresentar os seguintes tópicos:
Bancos de Dados – Introdução:
Hoje em dia os bancos de dados são elementos vitais para o funcionamento de praticamente tudo o que existe. Eu chegaria até a afirmar que, se em um passe de mágica, todos os bancos de dados do planeta “sumissem”, ficassem indisponíveis, seria um caos comparável a uma guerra em escala mundial. Acredite, não estou exagerando.
A cada instante, mesmo sem saber, estamos utilizando informações e serviços que dependem de um banco de dados. Por exemplo, quando você acessa um site de comércio eletrônico e pesquisa por produtos, compara produtos, consulta a lista de pedidos anteriores, etc., você está acessando dados do banco de dados da empresa responsável pelo site.
Quando você liga para a companhia aérea para reservar uma passagem, a atendente consulta um sistema para ver os horários disponíveis e se há vagas. Estas informações todas estão no banco de dados (ou em mais de um banco de dados), da companhia aérea. Se houver um desastre e o banco de dados for corrompido ou ficar indisponível, mesmo que por alguns minutos, será um verdadeiro caos, pois não será possível fazer check-in, não será possível fazer ou consultar novas reservas e assim por diante.
Os órgãos do Governo também trabalham (e dependem) de bancos de dados gigantescos. Informações tais como contribuições ao INSS, dados das declarações de Imposto de Renda (tanto de pessoas físicas quanto de empresas), cadastro de CPF e CNPJ, informações sobre funcionários públicos, licitações, orçamento, etc., estão todas em bancos de dados (gigantescos), armazenados em servidores de banco de dados do Governo ou de empresas que prestam serviços ao governo.
Trecho de Demonstração!!!
O Access é o que chamamos de um SGBD – Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Isso por que o Access fornece todas as ferramentas necessárias para a criação e gerenciamento de bancos de dados, capazes de atender os requisitos descritos anteriormente. O Access também segue, integralmente, os princípios do Modelo Relacional de dados, o que garante que os dados sejam
Trecho de Demonstração!!!
armazenados de uma maneira estruturada, organizada e segura, conforme os princípios do Modelo Relacional de Dados (assunto que estudaremos, em detalhes, no Capítulo 1). A seguir apresento uma lista com os principais SGBD disponíveis atualmente:
Bancos de Dados é com o Access, não é com o Excel:
Eu resolvi escrever este tópico para facilitar a resposta a um e-mail com uma dúvida bastante comum e que se refere a utilizar o Excel como banco de dados. Eu recebo entre 5 a 10 e-mails, TODOS OS DIAS, com dúvidas de leitores que estão tentando usar o Excel como banco de dados e estão com diversas dificuldades. A maioria acha que é por que não conhece bem programação VBA, ou porque ainda não descobriu “aquela função mágica do Excel”, a qual resolve todo e qualquer problema e assim por diante.
Na verdade, a causa dos problemas no uso do Excel como banco de dados é bem simples e eu resumo a seguir:
Trecho de Demonstração!!!
importa o que digam ou escrevam outras pessoas. Para estes teimosos eu só posso dizer: BOA SORTE!
Apenas alguns exemplos de funções que você até conseguirá fazer com o Excel, mas que exigirão milhares de linhas de programação e meses de trabalho, sendo que estas funções já estão praticamente prontas no Access:
Vou parar por aqui. A maioria destes recursos, todos indispensáveis para o bom funcionamento, confiabilidade e desempenho de um banco de dados, simplesmente não existem no Excel e teriam que ser implementados a partir do zero, usando programação VBA. Além de um trabalho gigantesco, o resultado obtido, em todos os casos, seria precário, em termos de desempenho, confiabilidade, facilidade de uso e segurança.
Por isso, quando se trata de bancos de dados, o conselho é bastante simples:
Trecho de Demonstração!!!
O problema de tentar utilizar o Excel para implementar banco de dados ocorre pelo seguinte motivo:
“Na maioria das vezes, os usuários aprendem a utilizar o Windows, depois o Word e depois o Excel. Quem não é da área de TI, dificilmente irá estudar ou se interessar pelo Access. Como a pessoa conhece o Excel, ela tenta utilizar o Excel para resolver todo e qualquer problema que envolva dados, inclusive implementar um banco de dados utilizando o Excel.
É o velho dilema: “SE A ÚNICA FERRAMENTA QUE EU CONHEÇO É UM MARTELO, TENTAREI FAZER COM QUE TODO PROBLEMA SE PAREÇA COM UM PREGO!!!”.
O usuário pensa da seguinte maneira: Eu já conheço bem o Excel, então vou tentar utilizar o Excel para implementar o meu banco de dados.
E se adicionarmos a isso tudo a correria dos dias atuais, onde as pessoas são “engolidas” pelo grande volume de tarefas diárias, pouco ou nenhum tempo é dedicado ao estudo de novos assuntos e ao aprendizado de novas ferramentas. Com isso, a tendência natural é tentar utilizar a ferramenta que o usuário já conhece (no nosso exemplo o Excel), para resolver todo e qualquer problema que apareça, inclusive implementar um banco de dados. Porém este raciocínio é falho e levará a grandes problemas, conforme tentei descrever e ilustrar neste tópico.
Por isso, vamos encerrar esta questão por aqui, repetindo mais uma vez (ou melhor, várias vezes):
Trecho de Demonstração!!!
(Relatórios) e diversos recursos mais avançados, tais como Macros, Programação VBA, segurança, replicação, etc. O objetivo deste livro é ensiná-lo a utilizar os recursos básicos do Access, para criar bancos de dados e gerenciar as informações do banco de dados. Na sequência eu publicarei outros livros, ensinando a utilizar os recursos mais avançados do Access 2013, indo até o nível de Macros e de programação VBA no Access 2013.
Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como um controle de pedidos dos clientes, um cadastro de livros e autores de uma biblioteca ou manutenção de uma coleção musical. Por exemplo, um banco de dados pode ser criado com o objetivo de fazer um controle de estoque em sua empresa. O banco de dados poderia ter uma tabela para entrada de mercadorias, outra para cadastrar os responsáveis pelas movimentações, outra para cadastrar as movimentações efetuadas (entradas e saídas) e assim por diante.
Um Banco de Dados do Microsoft Access contém diversos elementos, sendo os principais os seguintes:
Utilizando o Microsoft Access, você pode gerenciar todas as suas informações a partir de um único arquivo de banco de dados. Dentro de um banco de dados os dados são divididos em compartimentos de armazenamento separados denominados tabelas (ou entidades). Por exemplo, em um banco de dados de Controle de Estoque de uma empresa você poderia ter várias tabelas:
Trecho de Demonstração!!!
Importante: Todos os dados (registros) de um banco de dados do Access ficam gravados nas tabelas do banco de dados. Nenhum outro elemento do banco de dados é capaz de armazenar dados. Os demais elementos, todos, sem exceção, funcionam acessando os dados armazenados em uma ou mais tabelas do banco de dados.
Consultas: As consultas são utilizadas para uma série de funções, sendo a principal delas a aplicação de filtros para pesquisar dados em uma ou mais tabelas, de acordo com um ou mais critérios de filtragem. Também podemos utilizar consultas para criar campos calculados, consultas para excluir registros que atendam a um ou mais critério de pesquisa, consultas que atualizam dados de registros que atendam a um ou mais critério de pesquisas. Existem também um tipo especial de consulta conhecido como Consulta de Tabela de Referência Cruzada. Neste livro você aprenderá a trabalhar com todos os tipos de consultas do Access.
Formulários: Os Formulários são utilizados para criar telas gráficas que facilitam a entrada de dados. Os formulários também podem ser utilizados para fazer a validação de dados e para facilitar pesquisas avançadas em duas ou mais tabelas. Os formulários são baseados em uma ou mais tabelas ou em uma consulta. Você aprenderá a trabalhar com formulários em um dos capítulos deste livro.
Relatórios: Os Relatórios são utilizados para criar listagens de dados para exibição na tela ou para impressão. Existem vários tipos de relatórios, desde simples listagens ordenadas por um ou mais campos, até relatórios mais sofisticados, baseados em critérios de filtragem, com ordenação por um ou mais campos e por agrupamentos por um ou mais campos, com cálculo de subtotais nos agrupamentos. Você aprenderá a criar, configurar e utilizar relatórios mais adiante, em um dos capítulos deste livro.
Trecho de Demonstração!!!
IMPORTANTE: Esta parte teórica é importante. Muitas vocês você está criando uma consulta ou um relatório e não consegue, de jeito nenhum, obter os resultados desejados. Na maioria das vezes, o problema não é falta de conhecimento no uso do Access e sim falta desta base teórica e, principalmente, do conhecimento do Modelo Relacional de Dados (assunto do Capítulo 1).
Aqui nesta introdução estou apenas dando uma visão geral. Esta parte teórica será bem detalhada no Capítulo 1.
Não caia na tentação de pular a parte teórica (com a desculpa de que é chata ou de que você não tem tempo) e ir direto para a prática. Será um grande erro e fará com que você perca muito mais tempo depois.
Acredite no conselho de quem já trabalhar há algumas décadas com bancos de dados. Estude e entenda bem a parte teórica. Leia e releia o Capítulo 1 até que não restem dúvidas. Só depois parta para a parte prática.
Estamos combinados???
Trecho de Demonstração!!!
Figura i.1 – Visão geral dos principais componentes de um banco de dados do Access.
Algumas Observações sobre os Elementos que compõem um banco de dados do Access:
Trecho de Demonstração!!!
Situação 2: Como fazer um relatório que exiba o total de Vendas por país de Destino e por Ano?
Solução: Novamente os dados necessários não estão disponíveis diretamente nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Para solucionar este problema eu vou criar uma consulta do tipo Tabela de Referência Cruzada, baseada na Consulta que calcula os totais por Pedido. Nesta consulta adiciono um campo para o Ano do Pedido e outro campo para o País de Destino. Crio o meu relatório baseado nesta consulta. Ao ser aberto o Relatório é acionada a consulta do tipo Tabela de Referência Cruzada, a qual por sua vez aciona a Consulta na qual ela é baseada, a qual busca os dados nas tabelas a ela associadas. O Caminho inverso é percorrido, até que os dados são fornecidos para o Relatório, o qual exibe os resultados na tela ou imprime na Impressora. Aprenderemos a criar este tipo de consulta no decorrer deste livro. Também aprenderemos a criar relatórios baseados em uma consulta.
Situação Desafio: Os dados sobre o cabeçalho do Pedido (tabela Pedidos) e os diversos itens de cada Pedido (Tabela Detalhes do Pedido) estão separados. Como reunir estas informações em um formulário de tal maneira que o formulário se pareça com uma Nota Fiscal?
Solução:? R: Utilizando o recurso de sub formulários, recurso este que você também aprenderá no Capítulo sobre Formulários.
Bem, acredito que com isso já foi possível ter uma visão geral do que é o Access e dos elementos que compõem um banco de dados do Access. Claro que nesta introdução eu apenas relatei o que existe. O como criar e configurar um banco de dados e todos os elementos que o compõem é que será objeto do restante do livro. Ainda temos muito trabalho a fazer. Mas antes disso, vamos ter o capítulo teórico que é o capítulo 1, o qual é de vital importância, conforme já descrito anteriormente.
Trecho de Demonstração!!!
Quando “Não devo Utilizar o Access” ???
Desde as primeiras versões o Access evoluiu e melhorou bastante. Porém ainda existem limitações, as quais definem situações onde não é indicado o uso do Access.
O Access é um banco de dados para uso em pequenas e médias empresas, para um número pequeno de acessos simultâneos (eu diria até, no máximo, 20 usuários simultâneos). Dependendo do tipo de aplicação e do volume de dados, este limite poderá ser maior ou menor. Não existe uma forma exata de calcular qual será o limite aceitável de usuários até o qual o Access será capaz de manter um bom desempenho em rede.
Devemos deixar o Access de lado e partir para o uso de um servidor de banco de dados, tal como o SQL Server, MySQL ou Oracle, quando um ou mais dos seguintes itens for verdadeiro:
Bancos de dados como os de uma bolsa de valores ou da Receita Federal, evidentemente são o tipo de banco de dados conhecidos como de “Missão Crítica”, ou seja, não podem falhar ou ficar
Trecho de Demonstração!!!
Uma Visão Geral do Conteúdo do Livro:
A seguir apresento um breve resumo do que você verá em cada capítulo deste livro.
Capítulo 01 – Teoria de Banco de Dados e o Modelo Relacional de Dados: Conforme já descrevi anteriormente este é o capítulo mais importante do livro. Neste capítulo eu apresentarei a teoria básica sobre banco de dados e os tópicos sobre o Modelo Relacional de dados. Você aprenderá sobre tabelas, campos de tabelas, chaves primárias, relacionamentos, integridade referencial, noções básicas sobre projeto de bancos de dados, normalização de tabelas, etc.
Reforço que este é o capítulo mais importante do livro. Você não deve partir para o Capítulo 2 sem antes ter estudado e entendido todos os conceitos apresentados no Capítulo 1. Jamais caia na tentação de pular o capítulo 1 e partir direto para a prática. Você terá uma falsa ilusão de “ganhar tempo”, quando na verdade você irá perder muito tempo, mais adiante, por não conhecer bem a parte teórica.
Capítulo 02: Arquitetura, Nova Interface do Access 2013 e Novidades do Access 2013: Neste capítulo começaremos a trabalhar com o Access 2013. No início do Capítulo ainda teremos um tópico teórico, mas necessário, para que você tenha uma visão geral do que o Access 2013 oferece, qual a função de cada um dos elementos que compõem um banco de dados do Access e qual o escopo deste livro. Depois de estudar a Arquitetura do Access 2013 é chegada a hora de abrir o programa e conhecer mais detalhes sobre a interface de trabalho do Access 2013. Neste tópico eu farei um passeio pelas principais opções da área de trabalho do Access 2013. Este é um tópico importante pois mostrará a você “onde estão as coisas no Access 2013”. É importante ter uma visão geral de todos os recursos disponíveis e saber onde encontrá-los. Se você já for usuário das versões mais antigas do Access, até o Access 2003, este tópico será especialmente útil, pois a partir do Access 2007, a interface do programa mudou bastante. Para finalizar o capítulo veremos algumas das principais e úteis novidades do Access 2013 em relação as versões anteriores do Access.
Trecho de Demonstração!!!
Capítulo 03 – Introdução ao Access 2013 e Criação de Bancos de Dados: Neste capítulo eu apresentarei uma visão geral do Access 2013 e de seus componentes. Apresentarei uma descrição sobre os componentes de um banco de dados e a função de cada componente. Depois é hora de ir para a parte prática. Mostrarei como criar um banco de dados em branco ou baseado em um modelo já existente. Também mostrarei como configurar uma senha de proteção, a qual será solicitada quando da abertura do banco de dados.
Capítulo 04 – Tabelas: Uma vez criado o banco de dados o próximo passo é a criação das tabelas, dos campos que irão compor cada tabela. Depois é hora de configurar quais campos serão chave primária nas tabelas e configurar os relacionamentos entre as tabelas. A etapa final é inserir dados para testar se os relacionamentos estão funcionando corretamente e se o mecanismo de Integridade Referencial foi corretamente configurado.
Capítulo 05 – Importação e Exportação de Dados: Neste capítulo eu mostrarei como exportar dados de tabelas do Access para outros formatos, tais como arquivos .txt ou planilhas do Excel. Também mostrarei como importar dados de diferentes formatos para tabelas dentro de um banco de dados do Access. Por fim você aprenderá como importar tabelas entre bancos de dados do Access e como vincular tabelas.
Capítulo 06 – Consultas: Uma vez criado o banco de dados e criadas as tabelas e relacionamentos é hora de partir para o estudo das consultas. As consultas permitem que façamos pesquisa nas tabelas do banco de dados, inclusive tendo acesso a duas ou mais tabelas relacionadas em uma mesma consulta. Este será o maior e mais importante capítulo deste livro.
Capítulo 07 – Formulários: Os formulários são utilizados para que possamos implementar funcionalidades que não seriam possíveis de serem implementadas com o uso de tabelas ou consultas. A principal aplicação dos formulários é para a criação de telas gráficas, que facilitam a digitação, inserção, validação e alteração de dados. Ao criarmos um formulário este deve ser baseado em uma tabela ou consulta. Caso o formulário seja baseado em uma consulta, quando o formulário for aberto, a consulta será executada e o resultado obtido pela consulta será exibido no formulário. Ao alterarmos dados de um registro no formulário, estas informações serão alteradas, na prática, diretamente na tabela associada ao formulário. O formulário é apenas uma tela gráfica, que
