Comunicação Empresarial: Guia Completo para Profissionais de RH, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão de Recursos Humanos

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Recursos Humanos

Carlos Polônio

Comunicação Empresarial

1.COMPETÊNCIA 01 | COMUNICAR-SE CORRETAMENTE POR MEIO DA LÍNGUA

• INTRODUÇÃO............................................................................................................................
• PORTUGUESA NO AMBIENTE DE TRABALHO ...........................................................................
  • 1.1 Processo de Comunicação
  • 1.2 Elementos que Geram a Comunicação
• OFÍCIO, MEMORANDO E REDES SOCIAIS ............................................................................... 2.COMPETÊNCIA 02 l ELABORAR DOCUMENTOS CORPORATIVOS: COMUNICAÇÃO INTERNA,
  • 2.1 Comunicação Interna – Importância e Função
  • 2.2 Documentos Corporativos - Ofício
  • 2.3 Documentos Corporativos - Memorandos...........................................................
  • 2.4 Redes Sociais
• APLICABILIDADES.................................................................................................................... 3.COMPETÊNCIA 03 l TRABALHAR COM A COMUNICAÇÃO VIA INTERNET E SUAS
  • 3.1 Comunicação Eletrônica
  • 3.1.1 Mensagens Instantâneas...................................................................................
  • 3.1.2 Videoconferências
  • 3.1.3 E-mail.................................................................................................................
  • 3.1.4 Rede Intranet e Extranet
• 4.COMPETÊNCIA 04 l GERENCIAR AS COMUNICAÇÕES DEPARTAMENTAIS ..........................
  • 4.1. Fluxo da Comunicação
  • 4.2 Comunicação Interna como Fator de Motivação
  • 4.3 Dicas Sobre a Comunicação Entre Departamentos..............................................
• REFERÊNCIAS ..........................................................................................................................

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INTRODUÇÃO

Olá aluno de Recursos Humanos,

Como você sabe, do profissional de mercado, tanto a nível nacional quanto internacional, são exigidas diversas qualidades para que seja aceito e possa fazer carreira neste competitivo circuito empresarial em que vivemos.

As empresas procuram por diversos estilos profissionais, porém um dos mais importantes tem a ver com a capacidade de comunicação que a pessoa detém. Uma vez que diversos problemas que ocorrem no mercado corporativo nos remetem às práticas, muitas vezes provocadas pela comunicação informal ou de baixa qualidade envolvida no processo, que acabam provocando diversos “ruídos”, ou seja, mau entendimento no ambiente empresarial.

Tais problemas podem, direta ou indiretamente, comprometer a carreira de quem não se importa com a qualidade do processo de comunicação empresarial, pois oferece grande risco uma vez em que não se dá a devida atenção.

Porém, quando tratamos de forma correta este processo, o mercado acaba reconhecendo a capacidade que tem o profissional. Isso pode ser avaliado pela conversa com os colegas e clientes, no envio de e-mails, na produção de relatórios gerenciais, na transmissão de informações corporativas etc., tudo envolvendo a capacidade de convencimento e destreza na construção de ideias e procedimentos.

Este módulo do curso oferece uma visão sobre as formas de comunicação, as aplicações, os erros, os modelos e os exemplos que todo profissional de Recursos Humanos necessita em na carreira profissional. Oferecendo um melhoramento de uma das características mais importantes do ser humano, a

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1.COMPETÊNCIA 01 | COMUNICAR-SE CORRETAMENTE POR MEIO

DA LÍNGUA PORTUGUESA NO AMBIENTE DE TRABALHO

Para uma compreensão de como funciona a comunicação no ambiente de trabalho precisamos conhecer alguns conceitos importantes: linguagem, língua e normas.

LINGUAGEM é um sistema de signos utilizados para estabelecer uma comunicação. A linguagem humana seria de todos os sistemas de signos o mais complexo. Seu aparecimento e desenvolvimento devem-se à necessidade de comunicação dos seres humanos.

A LINGUAGEM VERBAL é uma faculdade que o homem utiliza para exprimir seus estados mentais por meio de um sistema de sons vocais denominados - língua.

Figura 01 - Exemplo de linguagem verbal Fonte: www.oficinaenem.wordpress.com

Embora a linguagem verbal seja a mais importante de que se utiliza o homem, a não verbal é largamente usada e não destituída de relevância, como gestos, postura, cores, vestuário.

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As linguagens não verbais oferecem maior dificuldade de interpretação, visto que seus significados não são universais. Por exemplo, um gesto como balançar a cabeça pode ter significados diferentes conforme o lugar em que é feito; a cor preta em países orientais não significa luto, como no Brasil, na Itália e em Portugal (TOMASI E MEDEIROS, 2010).

Figura 02 - Exemplo de linguagem não verbal Fonte: www.infoescola.com

LINGUA é um código que permite a comunicação, um sistema de signos e combinações. Ela tem caráter abstrato, dispõe de um sistema de sons e se concretiza por meio de atos de fala, que são individuais.

Figura 03 - Relações Linguísticas Fonte: www.comunicacao.fflch.usp.br

A Língua Portuguesa, portanto, é um sistema linguístico que abrange o conjunto das normas que se concretiza por meios dos atos individuais de fala.

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VARIANTE DE LINGUAGEM BUROCRÁTICA – A burocratização da linguagem advém do uso frequente de perífrases, de jargão, de expressões excessivamente técnicas de formalidades de tratamento, da ausência de expressões carregadas de espontaneidade e de gírias. Veja-se o caso da redação comercial. “ Em vez de usar a palavra assinatura, o usuário da língua dá preferência à firma. No lugar de você, o tratamento V.S.ª, senhores” (TOMASI E MEDEIROS, 2010).

LINGUAGEM PROFISSIONAL – Consiste no uso de um vocabulário específico. Entre textos redigidos segundo a variante profissional, encontram-se: (a) relatórios administrativos, circulares, convocação de acionistas, requisição de material, comunicados; (b) carta precatória; (c) petições; (d) editais.

NÍVEL COMUM. O nível de linguagem comum foge às formalidades e aos requintes gramaticais e atinge uma espécie de meio termo. Não redigem textos em linguagem só compreensível pelos doutores, nem escrevem textos utilizando uma variante linguística em que sejam frequentes agressões ao padrão culto da linguagem ou erros gramaticais.

NÍVEL POPULAR. Constitui uma variante informal de pouco prestígio se comparada com a culta: é espontânea e descontraída. Seu objetivo é a comunicação clara e eficaz. Sua expressão é objetiva, concreta e efetiva. “É funcional, sobretudo, porque se vale de outros meios de expressão que não as palavras, como por exemplo, a entonação, na linguagem oral ” (TOMASI E MEDEIROS, 2010).

Depois de conhecermos esses conceitos centrais da Língua portuguesa na comunicação, temos que entender como o processo de comunicação funciona e entender como cada elemento que o compõe é importante para uma boa comunicação.

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1.1 Processo de Comunicação

O QUE É COMUNICAÇÃO?

A comunicação implica uma transferência de significados entre as pessoas e, para que seja capaz de produzir um efeito real, precisar ser compreendida pelos envolvidos no processo comunicativo (TOMASI E MEDEIROS, 2010).

Figura 04 - Comunicação Fonte: www.ateliedotexto.net

QUAIS SÃO AS FUNÇÕES DA COMUNICAÇÃO?

Nas organizações, a comunicação atende a quatro importantes funções, a saber: controle, motivação, expressão e informação.

Controlar os comportamentos dos membros do grupo, envolvendo aspectos de autoridade e poder; gerar motivação, ao deixar claro o que deve ser feito e qual deve ser o desempenho de cada um; permitir a expressão emocional dos sentimentos facilitando a demonstração de satisfação ou de frustração por parte dos indivíduos; fornecer informações para a criação de alternativas de solução de problemas ou para servir de base à tomada de decisão (TOMASI E MEDEIROS, 2010).

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Código é o conjunto dos sinais (ou signos) linguísticos ou não, comum tanto ao emissor como ao receptor, e das regras de utilização desse conjunto.

Codificação é a conversão de uma ideia ou de uma informação em mensagem e desta em um código.

Canal de comunicação é o meio (oral, escrito, visual ou corporal) por meio do qual a mensagem é transmitida e que serve de suporte físico à transmissão da mensagem.

Decodificação (ou descodificação) é o inverso da codificação e consiste na percepção e interpretação, por parte do receptor, do significado da mensagem recebida.

Resposta ou feedback é reação do receptor ao ato de comunicação e permite que o emissor saiba se sua mensagem foi ou não compreendida pelo receptor.

Ambiente é o contexto no qual as mensagens são transmitidas e recebidas.

Ruído é tudo aquilo que interfere na comunicação, ocasionando perda de informação durante a transmissão da mensagem.

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2.COMPETÊNCIA 02 l ELABORAR DOCUMENTOS CORPORATIVOS:

COMUNICAÇÃO INTERNA, OFÍCIO, MEMORANDO E REDES SOCIAIS

2.1 Comunicação Interna – Importância e Função

A comunicação interna tem como objetivos trazer consenso e facilitar a aceitação dos valores da organização. Segundo Torquato (2010), a missão básica da comunicação interna é “contribuir para o desenvolvimento e manutenção de um clima positivo, propício ao cumprimento de metas estratégicas da organização, ao crescimento continuado de suas atividades e serviços e à expansão de suas linhas de produtos” (TERCIOTTI E MACARENCO, 2010).

Figura 06 - Comunicação Interna Fonte: www.vozdacomunicacao.blogspot.com

A comunicação interna diz respeito à interação verbal (oral ou escrita) e não verbal entre dois ou mais participantes do processo de comunicação. A comunicação interna deve ser clara, objetiva e não deixar brechas que possam gerar ressentimentos ou fofocas. Além disso, todos os elementos da comunicação (emissor, mensagem, canal, motivo, tempo, receptor) devem estar presentes, e as possibilidades de ruídos devem ser previstas e equacionadas antes que a comunicação ocorra de fato (TERCIOTTI; MACARENCO, 2010).

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Acredita-se que o boato (ou rádio peão) seja usado para espalhar rumores negativos, porém, muitas vezes, é utilizado não só para preencher os vazios da comunicação formal, mas também para disseminar informações especificas nas linhas informais. Os dirigentes podem adotar algumas condutas, entre as quais podemos citar (TERCIOTTI E MACARENCO, 2010):

 Estar atentos às comunicações vagas, sem base em fatos reais, para evitar interpretações errôneas e carregadas de ansiedade.  Valorizar a comunicação saudável e pontual, para promover a importância e a transparência dos canais de comunicação formal.  Evitar esconder notícias ruins, para envolver as pessoas em ações responsáveis.  Corrigir comunicações erradas, para reforçar políticas organizacionais e planos estratégicos.

2.2 Documentos Corporativos - Ofício

A carta assume funções e nomenclaturas diferenciadas: ofício para comunicações externas e memorando (MEMO ou CI) para comunicações internas. Nesta seção trataremos dos ofícios de solicitação e requerimento. Esse tipo de carta inclui toda espécie de documentos ligados a transações comerciais, industriais, financeiras e profissionais (FREITAS, 2013).

O ofício serve para informar, solicitar, requerer, encaminhar, convidar.

Diferentemente da carta social, o ofício será lido por pessoas da sua relação profissional, muitas vezes seus superiores hierárquicos. Portanto, deve ser escrito em linguagem formal, distante, que transmita de forma clara, direta e precisa a mensagem pretendida. Não se trata de escrever muito ou pouco, mas, tão somente, de apresentar as informações necessárias (FREITAS, 2013).

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A forma de tratamento deve ser adequada ao cargo que ocupa o destinatário, usando-se os pronomes de acordo com as normas recomendadas e abreviando-os (Ilmo. Sr., V. Sa. V. Exa.).

Como tudo que é excessivo, uma linguagem muito rebuscada cheia de floreios e sentimentalismos, caiu em desuso. Então, atenção especial para os fechos que, em cartas, geralmente demonstram cortesia. Frequentemente, são utilizadas expressões, como: Atenciosamente, Respeitosamente, Cordialmente.

Fechos do tipo “Sendo o que se apresenta para o momento” “No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu cordial e atencioso abraço”, “Aguardando com interesse, renovo meus protestos de estima e consideração”, são altamente inadequados à correspondência oficial moderna (FREITAS, 2013).

Quanto à assinatura, ela vem logo após o fecho, colocando-se sob o nome de quem assina a função ou cargo que ocupa. Dispensa- se o traço para a assinatura.

Of. 0031/ Recife, 08 de agosto de 2013. Sra. Joana Silva Diretora da Escola Estadual Euclides da Cunha Rua dos Ipês, 316 Recife, PE

Prezada Senhora, Solicito-lhe a gentileza de encaminhar, com possível brevidade, a relação dos funcionários que gozarão férias no próximo mês. Agradeço antecipadamente.

Atenciosamente, Laura Pereira Diretora de Recursos Humanos

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Não use a linguagem informal ou descuidada em seus memorandos, porque eles podem ser armazenados, podem circular pela empresa ou até mesmo chegar às mãos de pessoas de fora da organização. Soe cordial e acessível, sem sacrificar o profissionalismo (KRANZ, 2009).

Checklist do memorando

A habilidade de redigir memorandos com eficiência pode ser adquirida. Até você dominar a forma, vale a pena reler o produto final para se certificar de que não esqueceu algum item importante ou cometeu erros básicos. Uma simples omissão pode arruinar uma mensagem que teria sido muito bem elaborada.  Siga o formato do memorando adotado por sua empresa.  Não esqueça os quatro elementos do cabeçalho: Para, De, Data, assunto.  Não esqueça o espaçamento duplo entre cada item.  No cabeçalho, não se dirija a pessoas por seus apelidos.  Inclua os cargos das pessoas hierarquicamente acima de você.  Escreva claramente qual é o objetivo do memorando.  Resuma discussões anteriores.  Inclua subtítulos para facilitar a visualização dos conteúdos relevantes do texto.  Use marcadores e diferentes entradas para dividir memorandos longos em partes. (KRANZ, 2009)

Como evitar erros em memorandos

A maneira como um memorando é escrito é tão importante quanto à informação que ele contém (KRANZ, 2009).

 Use um tom cordial.  Não empregue uma linguagem muito rebuscada. Bons memorandos transmitem questões essenciais de forma direta.  Apresente as informações importantes imediatamente, em ordem lógica.

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 Descreva em linhas gerais os passos que você pretende seguir ou as ações que recomenda.  Não se esqueça de incluir anexos, se você pretende mencioná-los.  Não apresente muitas informações de uma só vez.  Oriente seus leitores para as questões mais importantes.  Não deixe de contextualizar as informações.  Não exagere no uso de expressões supérfluas (“a fim de que”, “em virtude de”, “com a finalidade de”).

2.4 Redes Sociais

As pessoas estão inseridas na sociedade por meio das relações que desenvolvem durante toda sua vida, primeiro no âmbito familiar, em seguida na escola, na comunidade em que vivem e no trabalho; enfim, as relações que as pessoas desenvolvem e mantêm é que fortalecem a esfera social. A própria natureza humana nos liga a outras pessoas e estrutura a sociedade em rede (Tomaél, Alcará e Chiara, 2005).

Figura 08 - Redes Sociais Fonte: www.jovenscomunicadores.ning.com

Nas redes sociais, cada indivíduo tem sua função e identidade.