Curso Básico de Gestão de Documentos Arquivísticos, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão de Serviços

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Curso Básico de Gestão de

Documentos Arquivísticos

GOVERNO FEDERAL Presidente Luiz Inácio Lula da Silva MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Ministro da Educação Camilo Sobreira de Santana Secretária de Educação Superior Denise Pires de Carvalho

UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS Reitora Sandra Regina Goulart Almeida Vice-Reitor Alessandro Fernandes Moreira Pró-Reitora de Graduação Bruno Otávio Soares Teixeira Pró-Reitor Adjunto de Graduação Maria José Batista Pinto Flores Pró-Reitora de Extensão Claudia Andrea Mayorga Borges Pró-Reitora Adjunta de Extensão Janice Henriques da Silva Amaral

DIRETORIA DE ARQUIVOS INSTITUCIONAIS Diretor José Francisco Guelfi Campos Vice-Diretora Maria Juliana Nunes da Silva – Arquivista Administrador Marcelo Lacerda Garcia Arquivistas Daniel de Brito e Paixão Júnia Terezinha Morais Ramos Assistente em Administração Erika Campos Martins Fernandes Técnicos em Arquivo Lilian Aparecida Moreira Reis Marcos Volpin Junior

CAED Diretora de Educação a Distância da UFMG Vilma Lúcia Macagnan Carvalho Diretora Adjunta de Educação a Distância da UFMG Maria das Graças Moreira Coordenador da Universidade Aberta do Brasil – UAB/UFMG Eucidio Pimenta Arruda Revisão Pedagógica Cristina Souza Ana Carolina Almeida Projeto Gráfico Setor de Design/CAED-UFMG Formatação Carolina Vilhena

Centro de Apoio à Educação a Distância da UFMG (CAED-UFMG) Av. Antônio Carlos, 6.627 | Unidade Administrativa III Térreo | Sala 115 | Campus Pampulha | 31270- Belo Horizonte-MG | Brasil Telefax +55 31 3409-5526 | ead@ufmg.br

Março/

Caro cursista,

O Curso Básico de Gestão de Documentos Arquivísticos apresenta conceitos e procedimentos voltados para profis- sionais que lidam com a produção de documentos e a guarda de arquivos. O trabalho do servidor público é natural- mente ancorado em documentos, sejam eles em suporte em papel ou digital. Muito embora nem sempre o servidor tenha a sua disposição as três possibilidades de guarda (corrente, intermediário e permanente), ele precisa conhecer os requisitos que a ciência da informação e a arquivologia criaram para aplicar aos documentos produzidos ou rece- bidos pela sua instituição. Sem estes requisitos, corre-se o risco de tornar o registro das informações, a guarda e a sua recuperação em um trabalho pouco funcional, de tal forma que pode comprometer o próprio resultado e finalidade das atividades administrativas.

Entretanto, qualquer que seja a função exercida pelo servidor, existirá a criação, a tramitação e a guarda de docu- mentos relacionados às atividades administrativas. Por consequência, faz-se necessária a gestão destes documentos. Nesse campo, já não é tão acessível e consolidada a preparação do servidor.

A fim de contribuir para formação em gestão documental, este curso propõe preparar os cursistas para a aplicação correta dos procedimentos arquivísticos e para o consequente cumprimento da função instrumental dos arquivos, além de técnicas que devem ser observadas na gestão documental, desde a criação à destinação final, com o objetivo de garantir que estes documentos sejam produzidos, classificados, preservados e tenham o acesso correto de acordo com as melhores práticas de gestão de documentos.

São objetivos do curso:

OBJETIVO GERAL

Consolidar práticas administrativas para um programa de gestão de documentos institucional com foco na melhoria da eficiência da gestão pública, bem como da transparência e da preservação da história e da memória institucionais.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Preparar os cursistas para a correta aplicação dos instrumentos de gestão arquivística;
• Propiciar conhecimentos para a administração racional e eficiente dos arquivos desde a produção até a destinação final;
• Sensibilizar os cursistas sobre os riscos e prejuízos causados pela má administração dos documentos de arquivos.

O público-alvo do curso são servidores técnico-administrativos, docentes da UFMG e profissionais externos que trabalham com a produção de documentos e guarda de arquivos. O curso possui carga horária de 30 horas e duração de seis semanas. O que exigirá do cursista a dedicação semanal de 5 horas.

O curso é autoinstrucional, logo não haverá tutor disponível. Disponibilizaremos um cronograma para ajudá-lo na organização dos seus estudos.

APRESENTAÇÃO

O curso está organizado em quatro unidades. A saber:

1. Unidade 1 - Produção de documentos : aborda o documento arquivístico, a relação dos arquivos com a his- tória da UFMG, as atividades administrativas e o fomento para a construção do patrimônio documental e fonte de conhecimento.
2. Unidade 2 – Gestão de documentos : aborda noções básicas de procedimentos de gestão de documentos como identificação, classificação, destinação e eliminação de documentos visando a aplicação prática nos setores de trabalho.
3. Unidade 3 – Gestão de Documentos no SEI : aborda a criação de documentos digitais no SEI e outros proce- dimentos no sistema que envolve a gestão de documentos.
4. Unidade 4 - Guarda e conservação : traz noções básicas de cuidado com seus documentos para melhor con- servá-los no decorrer do tempo.

Ao final de cada unidade do curso, haverá uma avaliação visando apurar o seu desempenho. As questões avalia- tivas serão do tipo múltipla escolha. Na aba de Abertura, você responderá à pesquisa de perfil do cursista. Na aba Fechamento, você responderá a um questionário final sobre todas as unidades.

Ao longo do curso, serão atribuídos 100 pontos. Para obter aprovação, o cursista deverá obter o mínimo de 70 pontos nas atividades.

Esperamos que o curso o ajude a consolidar as práticas de gestão documental em seu ambiente institucional.

Bom curso!

Coordenação.

CARO CURSISTA,

Seja bem-vindo à unidade 1: Produção de Documentos!

Nesta unidade, vamos tratar sobre os arquivos e os documentos arquivísticos, buscando uma maior familiarização com os conceitos, as teorias e as terminologias da área, na qual você, provavelmente, já atua.

Nosso objetivo é construir uma visão geral dos arquivos e das características dos documentos arquivísticos e identi- ficar a importância desses para a construção do patrimônio e da memória da UFMG.

Veremos que os documentos arquivísticos estão presentes em todas as nossas atividades profissionais na UFMG e que tratá-los da maneira correta favorece a eficiência e a eficácia da administração pública. Veremos também que esses documentos, posteriormente, podem se tornar fontes documentais para a história e para a construção da memória institucional.

Caso tenha interesse em se aprofundar nas questões apresentadas, poderá consultar as referências ao final desta unidade.

Nesta unidade, estão disponíveis alguns exercícios para testar seus conhecimentos. Acesse o AVA para realizá-los.

Ao final desta unidade, você será capaz de:

Compreender o conceito básico de arquivo;

Entender o conceito e a caracterização dos documentos de arquivo;

Conhecer alguns marcos no tratamento dos arquivos na UFMG;

Conhecer os conceitos e teorias arquivísticas;

Conhecer sobre os graus de sigilo de um documento.

Vamos começar?

1.1 OS ARQUIVOS E A PRODUÇÃO DO CONHECIMENTO CIENTÍFICO

O QUE É ARQUIVO E COMO OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO COLABORAM PARA A ADMINISTRAÇÃO,

TRANSPARÊNCIA E A HISTÓRIA E A MEMÓRIA DA UNIVERSIDADE?

Os documentos de arquivo são produzidos no exercício das atividades de uma instituição, sejam elas públicas ou privadas, e atendem aos seguintes preceitos:

Administrativos Fiscais Legais Necessários às atividades cotidianas/correntes de quem os criou.

Para comprovar operações financeiras.

Para comprovar direitos e deveres.

Quadro 1: Apresenta o conceito dos preceitos das atividades de uma instituição, seja ela pública ou privada. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

A Arquivologia, ciência que estuda as funções, os princípios, as técnicas do arquivo, define que estes preceitos, que são inerentes à sua criação, estão ligados aos valores primários, ou imediatos, dos documentos.

Com o tempo, esses documentos podem adquirir outros valores, sendo importante fonte para a pesquisa histórica, possuindo relação direta com a identidade e a memória da instituição. É o que se chama de valor secundário ou mediato dos documentos e a sua guarda se faz necessária permanentemente. Eles possuem valor probatório (comprova as ações da instituição) e informativo (quando registram informações sobre a instituição que se pretende preservar).

A Constituição Brasileira de 1988, assim como a legislação infraconstitucional, dispõe sobre o dever dos órgãos públicos de promoverem a gestão de seus respectivos documentos arquivísticos, que são instrumentos essenciais para a tomada de decisões, a comprovação de direitos individuais e coletivos e a preservação dos registros da história.

A Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, determina, em seu art. 1º, que é “dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Gestão de Documentos é definida pela Lei como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A gestão de documentos, assim, é um processo arquivístico que, com menor custo e maior eficiência, busca inter- vir no ciclo vital dos documentos com o propósito de reduzir, de forma seletiva e racional, a massa documental e manter somente os documentos que tenham valor permanente. O ciclo vital de documentos é entendido como uma sucessão de fases que um documento passa, desde o momento de sua produção até sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. O ciclo vital compreende as fases corrente, intermediária e permanente.

Fase corrente

A fase corrente é aquela na qual os documentos ainda servem ao propósito de sua criação.

Fase Intermediária

A fase intermediária é aquela na qual os documentos ainda possuem valor primário, mas não são consultados com frequência e estão aguardando o cumprimento dos prazos legais.

Fase Permanente

A fase permanente é quando os documentos perdem seu valor primário e adquirem valor secundário, importante para pesquisas históricas.

Quadro 2: Mostra as definições do ciclo vital dos documentos. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

Assista ao vídeo institucional da UFMG de 2018 em que mostra um pouco da grandeza e importância da Universidade. https://www.youtube.com/watch?v=isVS2o-XX08.

MULTIMÍDIA

Ao longo de sua história, a UFMG foi criando e absorvendo outras faculdades e institutos até chegar à configuração atual, com quatro campi universitários, na Pampulha, Saúde, Montes Claros e Tiradentes, 20 unidades acadêmicas, aproximadamente 47 mil alunos, 3.202 professores e 4.246 servidores técnico-administrativos1.

Apesar da grandeza da universidade, desde os seus primeiros anos de funcionamento, é possível identificar trabalhos e atividades de organização de documentos e arquivos na UFMG apenas na década de 1970^2. Apresentamos a seguir a linha do tempo desses trabalhos e atividades:

1976 - Implantação do serviço de microfilmagem na UFMG;

1979 - Desmembrado o Arquivo Central entre o Departamento de Pessoal - DP (atual departamento de Administração de Pessoal - DAP) e o Departamento de Administração (atual Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços operacionais - DLO);

1987 - Instaurada a Comissão de Organização de arquivos através da Portaria nº 1329 de 10 de setembro de 1987 com a finalidade de organização prévia dos documentos para microfilmagem;

1998 - Instituída uma comissão para estabelecer políticas de acervo da UFMG, que contemplava não só documen- tação, como também o acervo cultural de bens móveis e imóveis;

2004 - O resultado do trabalho da comissão de 1998 foi o projeto básico de gestão de documentos na Faculdade de Farmácia, que seria a unidade piloto dentro do Projeto Sistema de Arquivos da UFMG;

2008 - 2010 - Adoção do Programa de Apoio ao Plano de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (REUNI) e contratação de arquivistas;

2012 - Criação da Comissão de Estudos para definição de políticas e implantação do Sistema de Arquivos Institucionais da UFMG (SIARQ-UFMG);

2013 - Criação da Diretoria provisória de Arquivos Institucionais da UFMG (Diarq);

2013 - 2015 - Diagnóstico da situação arquivística na UFMG: existia em salas, arquivos e demais espaços destinados à guarda de documentos aproximadamente 24 km de massa documental acumulada^3.

2015 - Institucionalização da Diarq, como órgão auxiliar da Reitoria e criação da Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos (CPAD-Central).

1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS - UFMG. Dados de maio de 2021. Disponível em: <https://ufmg.br/a-universidade/

apresentacao/ufmg-em-numeros>. Acesso em: 16 jun. 2021

2 DIRETORIA DE ARQUIVOS INSTITUCIONAIS - Diarq. Histórico. Disponível em:https://www.ufmg.br/diarq/index.php/historico/.

Acesso em: 26 set. 2021

3 SANTOS, 2018, p.253.

Para mais informações sobre a gestão documental na UFMG, acesso o site da Diretoria de Arquivos Institucionais: https://www.ufmg.br/diarq/

SAIBA MAIS

1.2 ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO: CONCEITOS BÁSICOS

O QUE É DOCUMENTO, DADO E INFORMAÇÃO?

Dado

Dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito geral, ele é definido como uma parte da informação 4.

Informação

É mais abrangente que o conceito de dado. Quando informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim, um conjunto de dados só se tornará uma informação se estiver organizado de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem.

Documento

Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. Quando falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como o registro, em meio físico ou digital, que contém informações sobre assuntos de interesse da organização ou de um indivíduo.

Quadro 3: Mostra o significado de dado, informação e documento. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

Acesse o AVA e assista aos vídeos em que os documentos de arquivo foram utilizados para contar um pouco da his- tória da UFMG. Estes são exemplos de como os documentos arquivísticos podem ser úteis à construção da memória e da história institucional.

https://www.youtube.com/watch?v=_yk9p4GETL8&list=PLBv8koRm6pO2Hp4otWwFVDbuwnokMKwVs&index=

https://www.youtube.com/watch?v=vOju1tfp0t0&list=PLBv8koRm6pO2Hp4otWwFVDbuwnokMKwVs&index=

https://www.youtube.com/watch?v=yFV7AjNhbeA&list=PLBv8koRm6pO2Hp4otWwFVDbuwnokMKwVs&index=

https://www.youtube.com/watch?v=5pmnyksPpw0&list=PLBv8koRm6pO2Hp4otWwFVDbuwnokMKwVs&index=

https://www.youtube.com/watch?v=Ovcrl8_vy-k&list=PLBv8koRm6pO2Hp4otWwFVDbuwnokMKwVs&index=

https://www.youtube.com/watch?v=JRF4hJRmzJE&list=PLBv8koRm6pO2Hp4otWwFVDbuwnokMKwVs&index=

MULTIMÍDIA

Formato

É a apresentação física de um determinado suporte, em consonância com a sua natureza e a forma como foi produzido. Os exemplos mais comuns são caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta e rolo de filme.

Gênero

Aspecto que um documento recebe de acordo com os signos aplicados na comunicabilidade de sua temática. Como exemplo, pode-se citar documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual, documentação informática, documentação cartográfica, documentação micrográfica.

Espécie

Disposição que um documento apresenta em conformidade com a configuração e a natureza das informações que contém. Como exemplo, pode-se mencionar o boletim, certidão, declaração e relatório.

Tipo

Apresentação que evidencia uma espécie documental, em concordância com a atividade para a qual foi concebido. São exemplos: boletim de ocorrência, boletim de frequência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades e relatório de fiscalização.

Quadro 4: Explica o significado das características externas de um documento arquivístico. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

Características Internas

São características internas do documento de arquivo:

Fidedignidade

Fidedignidade também chamada de confiabilidade é quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados. A fidedignidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser dotado de completude ou completeza e ter seus procedimentos de criação bem controlados.

Integridade

Um documento íntegro deve estar intacto e não corrompido, isto é, a mensagem que deve comunicar para atingir seu objetivo deve estar inalterada. Qualquer anotação, adição ou remoção autorizada deve ser explicitamente indicada e rastreável.

Identidade

Identidade, ou unicidade, refere-se aos atributos de um documento que o caracterizam como único e o distinguem de outros documentos. Cada documento deve ser identificado individualmente, sem perder de vista o conjunto de relações que envolvem a autenticidade.

Quadro 5: Explica o significado das características internas de um documento arquivístico. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

Autenticidade X Confiabilidade X Autenticação:

Apresenta-se abaixo um quadro comparativo para esclarecer os conceitos dos requisitos que todo documento arqui- vístico deve ter como: autenticidade, confiabilidade e autenticação.

Sobre o tratamento dos documentos arquivísticos em outros espaços, veja o exemplo do Centro de Memória da Educação Física, do Esporte e do Lazer (Cemef) da UFMG, em que os documentos arquivísticos institucionais foram tratados de forma correta, separando dos outros acervos (museológicos, acervos pessoais, bibliográficos, documentos avulsos) http:// projetos.eeffto.ufmg.br/cemef/linha-de-acervo/

SAIBA MAIS

Autenticidade

Um documento autêntico é aquele que se mantém da forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Ou seja, o conceito de autenticidade se refere aos métodos que garantem que o documento não foi adulterado após sua criação, continuando fidedigno. Assim, autenticidade é uma propriedade do documento que o acompanha enquanto este existir. Para assegurar que a autenticidade possa ser presumida e mantida ao longo do tempo, deve-se definir e conservar a identidade dos documentos arquivísticos e proteger sua integridade.

Confiabilidade

A confiabilidade está relacionada ao momento da produção, enquanto a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia.

Autenticação

A autenticação é um meio de provar que um documento é o que parece ser num determinado momento. Assim, autenticação é a declaração da autenticidade, resultante da inserção ou da adição de elementos ou afirmações nos documentos arquivísticos em questão, e as normas que a regulam são estabelecidas pela legislação.

Quadro 6: Demonstra e conceitua quais os requisitos que um documento arquivístico deve possuir. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE ARQUIVOS, BIBLIOTECAS, CENTROS DE MEMÓRIA, MUSEUS E OUTRAS

INSTITUIÇÕES DE GUARDA DE DOCUMENTOS?

Essas “instituições de memória’’ (arquivos, bibliotecas, centros de memória, museus e outras instituições de guarda de documentos) têm como funções básicas coletar, preservar, organizar e dar acesso público ao patrimônio cultural sob sua guarda, seja para fins educacionais e de pesquisa, seja para enriquecimento cultural ou a função entre o meio físico e o digital.

A função primária de um arquivo é administrativa, ou seja, é viabilizar e comprovar atividades da instituição. Por outro lado, a função das bibliotecas, dos museus e de outros espaços é educacional, científica, técnica e cultural. Os arquivos podem ter essas funções também, mas sua relação é essencialmente administrativa.

Na organização de um arquivo, preza-se por uma abordagem contextual, enquanto em outros espaços de guarda de documentos, a abordagem é, em sua maioria, por conteúdo dos documentos. Os documentos que integram um arquivo são únicos, enquanto os documentos de outros espaços podem ser múltiplos (por exemplo, os livros de uma biblioteca, que pode possuir muitas unidades de um mesmo título). Por isso, é preciso distinguir os documentos de arquivo que podem existir em outros espaços, como biblioteca, museus e centros de memória. Esses devem ser tratados arquivisticamente, seguindo as normas e recomendações.

FIQUE ATENTO

Os documentos arquivísticos só adquirem este status quando se tornam fidedignos, legítimos, disponíveis e entendíveis, o que pode ser alcançado com a inserção de um planejamento de um programa de gestão arquivística de documentos.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE DOCUMENTO ANALÓGICO (FÍSICO) E DIGITAL?

As instituições devem produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e atividades, seja em meio convencional (geralmente papel) ou em meio digital. Em relação a essas obrigações, não há diferença entre o meio físico e o digital. O tratamento dos documentos ocorre da mesma maneira, independentemente dos meios em que estejam. A diferenciação acontece no processo de produção, transmissão, armazenamento, acesso e manutenção dos documentos. Por ser mais simples, na criação dos documen- tos digitais, pode ocorrer a informalidade nos procedimentos administrativos. O acesso mais fácil dos documentos digitais pode acarretar intervenções não autorizadas e causar adulteração ou perda de documentos.

A preservação de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade também merece atenção principalmente devido à rápida obsolescência tecnológica (de software, hardware e de formatos) que pode levar à perda de função, mesmo que o recurso esteja em excelente estado. Quando do surgimento de algo inovador, deve ser feita a migração de sof- tware, hardware e de formatos, para que não haja perda de informações e a degradação das mídias digitais. Por esses e outros motivos, o tratamento dos documentos digitais requer a adoção de medidas preventivas para minimizar os danos, como a adoção de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos, bem como o acesso contínuo a eles. Isso só é possível com a implantação de um programa de gestão arquivística de documentos. Enfim, independente do suporte em que os documentos se apresentam, eles registram as políticas, funções, procedimentos e decisões, sendo, portanto, documentos arquivísticos.

OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO SÃO DE ACESSO PÚBLICO?

Porque são produzidos por órgão público federal, o acesso aos documentos arquivísticos deve ser a regra e o sigilo desses documentos deve ser a exceção. Assim, os documentos produzidos na UFMG são de acesso público, com exceção dos que atentem contra a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, bem como contra as liberdades e garantias individuais e os considerados imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado.

Cabe aos órgãos e entidades do poder público assegurar a:

I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;

II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e

III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, inte- gridade e eventual restrição de acesso.

Lei de Acesso à Informação (LAI - Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011)

A Lei de Acesso da Informação (LAI), de 18 de novembro de 2011, contribuiu para dar visibilidade a uma das questões mais importantes da conduta da Administração Pública, nas esferas municipal, estadual e federal, que é o acesso à informação. As informações são demandadas por meio do Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) e cabe às instituições procederem à classificação dos documentos, sendo que, aquelas que forem sigilosas não poderão ser disponibilizadas, ao contrário das de livre acesso. A resposta ao cidadão deve ocorrer em até 20 dias, podendo ser prorrogada, caso seja necessário, por mais 10 dias.

Para saber mais sobre o Plano de Dados Abertos (PDA), acesse o site da Universidade. https://ufmg.br/acesso-a-informacao/dados-abertos-ai.

SAIBA MAIS

Documentos ostensivos e sigilosos

A classificação da natureza dos documentos de arquivo se divide em ostensivos ou sigilosos:

Documento Ostensivo É^ aquele^ que^ não^ possui^ limitação^ para^ ser^ acessado,^ sendo^ de^ livre^ acesso.

Documento Sigiloso É^ aquele^ que,^ de^ acordo^ com^ a^ natureza^ ao^ qual^ pertence,^ possui^ limitação^ de^ acesso.

Quadro 8: Apresenta a natureza dos documentos bem como suas definições. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

Graus de sigilo

Os documentos sigilosos possuem níveis de sigilo que são exigidos segundo a natureza da sua temática e com o propósito de restringir sua publicidade a quem tenha o interesse de inteirar-se deles.

Prazos máximos de restrição de acesso

Ainda, de acordo com a supracitada lei, em seu Art. 24, parágrafo 1º, os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista, entram em vigor desde a sua produção e são os seguintes:

Ultrassecreto

Prazo máximo de 25 anos (podendo ser reclassificado por até mais 25 anos);

Secreto Período é de 15 anos;

Reservado Possui o tempo limite de 5 anos.

Quadro 9: Apresenta os prazos máximos de restrição de acesso à informação. Fonte: Produzido pelos próprios autores.

A UFMG instituiu Comissão, por meio da portaria nº 61 do Gabinete do Reitor, em 16 de maio de 2017, que via- bilizou a criação do Plano de Dados Abertos (PDA), com o objetivo de nortear as condutas que visem a efetivação, publicização e preservação da acessibilidade de dados públicos da Universidade, em acolhimento a determinação do Decreto nº 8.777/2016 e da Lei de Acesso à Informação (LAI), nº 12.527/2011.

• Os primeiros dados a serem disponibilizados atendiam aos Acórdãos do TCU 3022/2015 e 1007/2016. Os demais documentos que serão abertos levam em consideração:
• o nível de importância da informação para o cidadão, as solicitações recebidas por meio do e-SIC e Ouvidoria, bem como os setores e funções que obtiveram maior busca nos sítios eletrônicos da instituição;
• as normas legais e os acordos realizados pela Universidade;
• o posicionamento da UFMG frente ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), assim como as estratégias dos setores e também aquelas relativas a Tecnologia da Informação (TI);

Para saber mais sobre o Serviço de Informações ao Cidadão (SIC), veja o site do Ministério da Economia. https://www.gov.br/economia/pt-br/canais_atendimento/ouvidoria/sic

SAIBA MAIS

ARQUIVO PÚBLICO DE SÃO PAULO. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996 apud Gonçalves, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonçalves. – São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p.19: il.; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2). Disponível em: <https://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_cole- cao_como_fazer/cf2.pdf>. Acesso em: 7 jun. 2021.

ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO - APM. Manual de gestão de documentos / Texto de Emília Barroso Cruz. -. ed. rev. e atual.- Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. 146 p.; 30 cm. – (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n.3). Disponível em: <https://siaapm.cultura.mg.gov.br/ acervo/acervo_gestao/Manual_Gestao.pdf>. 28 jul. 2021.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli; CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros – Núcleo Regional de São Paulo; Secretaria Estadual da Cultura, 1996.

. Heloísa Liberalli. Arquivo. Estudos e Reflexões. Belo Horizonte: Editora UFMG, 2014. . Heloisa Liberalli. Arquivos, Bibliotecas e Centro de Documentação. In. Arquivo: Estudo e Reflexões. Belo Horizonte. Editora UFMG.2014.

BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília, DF: Senado Federal: Centro Gráfico, 1988.

. Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 09 jan. 1991. Disponível em:< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/ leis/l8159.htm>. 5 jul. 2021. . Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 18 nov. 2011a. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/ L12527.htm>. Acesso em: 7 jun. 2021. . Decreto nº 7.740, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5 º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição. Diário Oficial da União, Brasília, 16 mai de 2012 a - Edição extra e retificado em 18 mai. 2012a. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Decreto/D7724.htm. Acesso em: 7 jun. 2021. . Decreto nº 8.777, de 11 de maio de 2016. Institui a Política de Dados Abertos do Poder Executivo Federal. Diário Oficial da União, Brasília, 12 mai de 2016 a. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015- 2018/2016/decreto/d8777.htm>. Acesso em: 7 jun. 2021.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Glossário de documentos arquivísticos digitais. Rio de Janeiro: 2004.

. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil. jul. v2. 2020

DURANTI, L. The InterPARES Project: The long-term preservation of the authentic electronic records: findings of the InterPARES Project. Itália: Archilab, 2005.

REFERÊNCIAS

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