Inventário de Arquivo Morto, Esquemas de Logística

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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Sergipe

MANUAL DE ORGANIZAÇÃO DE

DOCUMENTOS DIGITAIS

Equipe de Elaboração Organização Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo (CGPA) Texto-base Nadine Passos C. D’Oliveira Dulce Elizabeth Lima de Sousa e Silva Revisão Manuela do Nascimento Silva

SUMÁRIO

• 1 INTRODUÇÃO
• 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
• 2.1 Produção e uso
• 2.1.1 Identificação dos documentos
• 2.1.2 Classificação
• 2.1.3 Metadados..........................................................................................................
• 2.2 Tramitação
• 2.3 Avaliação
• 2.4 Arquivamento
• 2.4.1 Triagem
• 2.4.2 Padronização
• 2.4.3 Arquivamento
• 3 MEMORANDOS E E-MAIL
• 3.1 Memorandos
• 3.2 E-mail
• 4 GLOSSÁRIO
• REFERÊNCIAS

2 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

As instituições devem determinar procedimentos e operações técnicas que visem a gestão documental, ou seja, o controle da produção, uso, tramitação, avaliação e arquivamento dos seus documentos produzidos e recebidos, independentemente do material no qual são registradas as informações. As organizações vêm cada vez mais transformando ou produzindo documentos exclusivamente em formato digital. De acordo com Arquivo Nacional (2011, p. 44) o documento digital é aquele codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de recursos computacionais. Exemplo: textos, imagens fixas, imagens em movimento e mensagens de correio eletrônico e base de dados. Os meios e tecnologias digitais de processamento, transmissão e armazenamento de informações proporcionaram facilidades como: redução de custos e aumento da eficácia dos processos de criação, troca e difusão da informação. Quando não existe controle sobre o documento produzido e armazenado por diversas mídias e sistemas informatizados o risco de perda do documento digital, bem como a perda da sua acessibilidade aumentam exponencialmente. Assim, as instituições devem congregar esforços para implantar meios que garantam uma gestão documental para que os seus arquivos, tanto de documentos físicos quanto digitais, estejam permanentemente organizados e em condições adequadas de conservação, facilitando o acesso e consulta aos acervos sob sua custódia quando necessários ou requeridos. É importante que cada setor mantenha seus documentos organizados, pois a identificação, a classificação, o armazenamento e a preservação dos arquivos digitais são de responsabilidade da unidade que os produziu e/ou recebeu. As sessões a seguir trazem alguns conceitos, métodos e noções básicas para o controle da produção, uso, tramitação, avaliação e arquivamento necessários para organização dos arquivos digitais do Instituto Federal de Sergipe (IFS).

2.1 PRODUÇÃO E USO

É a criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a produção de documentos com informações desnecessárias e atentando para sua veracidade e autenticidade. Este é o momento que o documento passa a existir para a instituição. 2.1.1 Identificação dos documentos Para a nominação de documentos digitais, deve-se considerar a espécie e o tipo documental. De acordo com Camargo e Belloto (1996) a espécie documental pode ser definida como a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Sendo o tipo documental a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que ele representa. Observe o exemplo abaixo: Para a nominação de documentos digitais, deve-se adotar a seguinte regra: Levantamento_documental_CGPA_ minuta_versao_01_revisao espécie documental ou tipo documental sigla do setor forma do documen to (rascunho, minuta, original, cópia) versões (versão 1, final, ect.) revisões ou números de especificação (n01, n224) Exemplos: ✓ Formulario_solicitacao_documentos_CPRA ✓ Instrucao_normativa_PROEN_n ✓ Programa_gestao_PRODIN_minuta

2.1.2 Classificação Na classificação de documentos é efetuada a análise do conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos no exercício de funções e atividades do órgão, selecionando a categoria de assuntos sob o qual serão classificados, para que os documentos sejam arquivados e tenha sua recuperação mais ágil. É a atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Para esta atividade são usados os Códigos de Classificação de Documentos referentes às atividades meio e fim, e que refletem a hierarquia, as funções e as atividades do órgão. Dessa forma, eles estão divididos em assuntos. Para estes assuntos é utilizado um sistema decimal que atribui um código de 3 dígitos. No IFS usamos os Códigos de Classificação de Documentos abaixo: Para mais informações sobre classificação, consulte hotsite da CGPA disponível em: http://ifs.edu.br/gestao-documental. Código de Classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal Código de Classificação de documentos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES Fonte: Arquivo Nacional, 2020.

2.1.3 Metadados De acordo com o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, do Conselho Nacional de Arquivos (2016) metadados são: “Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.” Com o objetivo de apoiar e facilitar a gestão do documento digital e sua recuperação faz-se necessário o cadastro dos metadados do documento no ato de sua produção, ou seja, ao salvá-los. É fundamental que os produtores registem os metadados dos documentos desde o momento de sua criação, concomitante às ações executadas. Do contrário, existe o risco de não ser mais possível fazer o registro correto e preciso de algumas informações. (Arquivo Nacional, 2011, p. 70) Alguns exemplos de metadados são: autor, data da última modificação, data de criação etc. Alguns são automáticos como, por exemplo, data da última modificação. Mas outros, como a classificação, podem ser inseridos pelo autor do documento. Na figura 2, tem-se alguns exemplos de diferentes telas da caixa de metadados encontrados em programas de edição de texto. Figura 2: Programas de edição de texto Fonte: autores (2019)

2.2 TRAMITAÇÃO

Para a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a tramitação é o “curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também denominado de trâmite ou movimentação.” (2014, p. 33). Ou seja, a tramitação é o caminho que um documento ou processo faz entre as unidades ou setores do órgão que decidirão sobre o assunto nele tratado. A tramitação de documentos produzidos em meio digital aos seus destinatários geralmente é feita via Internet, utilizando softwares de correio eletrônico ou sistemas informatizados. Nesse último, a tramitação deverá sempre ser registrada no sistema a fim de garantir a eficiência do controle da movimentação. 2.3 AVALIAÇÃO De acordo com o Arquivo Nacional (2020, p.13), a avaliação constitui-se em atividade essencial para a racionalização do ciclo de vida dos documentos de arquivo, pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos serão preservados de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração pública que os gerou e para a sociedade. Ao classificar um documento, você terá a possibilidade de ter uma avaliação do ciclo de vida do documento. Isso significa que você saberá a os prazos e condições OBS.: Sobre a recuperação de documentos... ✔ Para estabelecer metadados que resultem em uma busca eficiente, é necessário que o setor estabeleça um vocabulário controlado; ✔ Dúvidas podem ser tiradas com a Coordenadoria Geral de Protocolo e Arquivo (CGPA) ou com a Coordenadoria de Protocolo e Arquivo (CPRA) do seu campus.

de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento ou eliminação da documentação. Portanto, só a classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo integral de produção, uso e acesso à informação, mantendo a relação orgânica específica que possuem com a instituição geradora (ARQUIVO NACIONAL, 2020, p. 13). A eliminação de documentos digitais públicos só ocorrerá após a verificação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD) de sua destinação final de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFS foi criada em 2015. Essa comissão, com base na avaliação documental, decide quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 2.4 ARQUIVAMENTO De acordo com o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o termo arquivamento possui 2 definições (2014, p. 6): ✓ Arquivamento (Atividade) Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. ✓ Arquivamento (Decisão) Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação. Os documentos digitais deverão ser arquivados em pastas/diretórios de acordo com o código de classificação de documentos das atividades meio e/ou atividade fim. É necessário seguir as seguintes etapas: triagem, padronização e arquivamento.

2.4.1 Triagem

2.4.2 Padronização

2.4.3 Arquivamento Os documentos digitais deverão ser arquivados em pastas/diretórios de acordo com o código de classificação de documentos das atividade meio e/ou atividade fim. OBS: Caso o assunto tratado pelo documento não exista nos Códigos de Classificação de Documentos Atividade Meio e Atividade Fim, o setor deverá solicitar orientação à CGPA antes de criar a pasta e/ou sub-pasta.

Exemplo: Arquivamento Figura 3: Ciclo do arquivamento Fonte: autores Figura 4: Estrutura do diretório Fonte: autores