Organização, Sistemas e Métodos - OSM
O Caso Palmeira
Na década de 80, José Roberto, gerente de O&M (numa empresa grande,
multinacional e com departamento de organização e sistemas cheio de gente
experiente, 80 pessoas ao todo), deu a seguinte tarefa para um de seus
funcionários:
– Sr. Palmeira, preciso que o senhor assuma essa tarefa.
– Sim, chefe. Sou todo ouvidos, pode falar.
– Levante o fluxo atual de informações no departamento de compras. Quero o fluxo
complexo, descrito e desenhado graficamente.
– Certo, chefe.
– Quero todos os passos levantados, desde o momento em que o usuário entrega a
requisição de compra no departamento de compras até a hora em que o material
chega na recepção. Entendeu, Sr. Palmeira?
– Sim, disse o Sr. Palmeira, já fazendo menção de se levantar da cadeira para
começar imediatamente o trabalho pedido.
– Calma, Sr. Palmeira, calma, disse o chefe. Ainda não terminei de explicar a tarefa.
– Tem mais tarefa, chefe?
O chefe, sem responder diretamente a pergunta, continuou:
– Depois que levantar a situação atual do departamento de compras eu quero que
desenhe um novo fluxo de informações levando em consideração o novo sistema
que o pessoal de sistemas está desenvolvendo. Entendido?
– Sim. Posso começar já?
– Está envolvido com alguma outra tarefa?
– Sim, mas nada é muito importante.
– Então, pode começar imediatamente.
Algum tempo depois, Sr. Palmeira volta com o trabalho pronto.
– Está pronto, Sr. Palmeira?
– Está pronto, chefe.
– Deixe-me ver.
O chefe pegou a pasta das mãos do Sr. Palmeira e, colocando-a sobre a sua mesa
examinou-a por algum tempo. Examinou o fluxo atual e o novo fluxo proposto por Sr.
Palmeira. Colocou os dois em cima da mesa, um ao lado do outro, e comparou-os.
A mesma quantidade de folhas que tinha um tinha o outro.
O novo fluxo, para o qual olhava de longe, não diferia muito do antigo; pelo menos
em tamanho, ambos eram iguais. O fluxo antigo ocupava umas 05 páginas de papel
de tamanho A4, o novo também. E ambos estavam muito desalinhados.
Depois de algum tempo em silencio, estudando os dois fluxos, José Roberto disse:
– Sr. Palmeira, o senhor precisa reduzir esse fluxo novo. Ele está muito grande.
– Como assim, reduzir, perguntou.
– Tente reduzi-lo para que ocupe no máximo uma ou duas páginas, explicou
sucintamente o chefe.
Profº Carlos Elias - FACOL
