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Disciplina: ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
OSM NA EMPRESA
ADMINISTRAÇÃO - CONCEITUAÇÃO ABRANGENTE
"Conjunto de princípios e normas que têm por objetivo planejar, organizar, dirigir, coordenar e controlar os esforços de grupos de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum." G.L. Heilborn Administrar uma Empresa é conseguir estabelecer e reunir uma série de condições favoráveis para que um grupo organizado de pessoas possa atingir um ou mais objetivos pré-determinados, visando, a cada etapa do processo administrativo, a melhoria da produtividade! Por que a melhoria da produtividade? Se não visássemos a melhoria da produtividade, a administração seria uma mera reunião de condições para o desempenho de pessoas que operam uma Empresa. A ADMINISTRAÇÃO É UM PROCESSO EMINENTEMENTE DINÂMICO Dentro dessa visão a Organização é uma decorrência da função administrar. Todo empreendimento que exige o esforço coordenado de um conjunto de pessoas necessita de alguma organização para ser executado, cujo sucesso depende da qualidade de sua administração. É o que chamamos de Organização como função administrativa. Um outro aspecto a considerar, é a Organização no sentido de Empresa que congrega recursos humanos e materiais, visando ao alcance de um objetivo. Cada Organização tem a sua própria cultura, suas normas, tabus, costumes e crenças. A Organização existe desde as épocas mais remotas, enquanto atividade contínua e permanente, uma vez que o homem sempre procurou, embora de forma empírica, racionalizar, aperfeiçoar e simplificar suas ações, para conseguir maior rendimento ou o máximo de bem estar com o mínimo de esforço. Este é o princípio básico e o objetivo final da Organização. CONCEITOS DA FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO , SISTEMAS E MÉTODOS O conceito de organização dentro do campo administrativo é de gerir capital, recursos humanos, equipamentos e processos com o objetivo de se atingir um determinado resultado. A Organização no sentido sistêmico ou no sentido puro da atividade de OSM é vista como o desenvolvimento ou adequação dos sistemas funcionais da Empresa, de forma a capacitá-la ao desenvolvimento de suas atividades dentro dos conceitos de produtividade. Quanto ao Método , de forma mais prática, seria traduzido como a forma de executar os referidos sistemas com o menor dispêndio de energia e maior eficácia do executante. Os Sistemas podem ser conceituados como um conjunto de métodos, procedimentos e/ou técnicas, que trabalhados geram informações necessárias ao processo decisório da Empresa. Ele trabalha tanto as informações processadas no computador, quando as processadas manualmente. Assim, definindo Organização, Sistemas e Métodos, teremos como seu objetivo principal a procura de sistemas racionais, que executem as várias tarefas da empresa dentro do parâmetro de produtividade e eficiência garantindo, assim, a segurança de tais procedimentos e das informações envolvidas.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO: história, relacionamento sistêmico. Dentro dos princípios da Escola Clássica de Administração, o pioneirismo ditava o desenvolvimento dos métodos de trabalho a serem cumpridos rigidamente por seus executores, dando ênfase, exclusivamente, à forma de se fazer o trabalho e à forma final do produto. A função da área de OSM era voltada para o desenvolvimento de um sistema "entre quatro paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia a implantação. A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que: não havia comprometimento das unidades com o sistema implantado; o sistema era imposto "de cima para baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de algum tempo; os empregados não se sentiam parte integrante da Empresa, uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento de sistemas que afetavam diretamente suas atividades; depois de implantado, verificava-se que o sistema não atendia ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram levados em consideração; choque de poder entre as unidades, com a área de OSM sendo vista como impostora. Na atualidade, analisa-se o homem como peça fundamental do processo, estuda-se o comportamento das funções e o comportamento do indivíduo. Assim, as normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras. Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras, jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados. Atualmente é considerado o ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas" várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos. Esta filosofia de atuação propicia, entre outros aspectos: melhor entrosamento entre as unidades organizacionais usuárias de um sistema; maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando; maior facilidade de implementação; menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os usuários o conhecem desde o início do desenvolvimento; maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários do sistema; menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema. FUNÇÃO DE OSM OSM é usada no âmbito geral como uma função que diagnostica males administrativos e depois os cura. Isto, é claro, tem uma importância primordial mas a analogia suporta, ainda, maior ampliação, à medida que a unidade de OSM, tal como a prática médica, se ocupa tanto da prevenção como da cura. Assim, em algumas organizações, a unidade de OSM existe como um serviço de permanente revisão crítica de áreas administrativas inteiras. Essa crítica revelará "problemas", sem dúvida, mas dedicará seu tempo a preparar a administração para fazer face a condições e requisitos que são freqüentemente alterados, a examinar funções que estão operando satisfatoriamente mas necessitam de uma reorientação para o futuro. A unidade de OSM também pode ser chamada a estabelecer uma função inteiramente nova e o trabalho será, é óbvio, consideravelmente mais fácil, quando não existe o acréscimo de práticas e atitudes já instaladas pela rotina. TENDÊNCIAS PARA INCORPORAÇÃO DA INFORMÁTICA
2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
Definir a movimentação de documentos. Definir o fluxo de decisões dos sistemas. Elaborar e acompanhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas. Modificar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas. Atualizar as técnicas administrativas e dos sistemas de trabalho. Definir os formulários e demais instrumentos que acompanhem e complementem as soluções operacionais, administrativas , funcionais adotadas. Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas. Desenvolver internamente novas opções tecnológicas. 3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL Estudar e definir os ciclos organizacionais. Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional. Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos. 4 - CONTROLE DE SISTEMAS Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas. Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento. Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas à disposição. 5 - SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados. Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações transacionais. Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais. Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão. 6 - CONSULTORIA EXTERNA Acompanhamento e eventual participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos. Controlar os serviços prestados por terceiros em sua área de atuação, qual seja OSM. Nota-se uma tendência atual no sentido de, cada vez mais, enriquecer a função da área de OSM, que é compatível e acompanha a evolução e sofisticação do meio ambiente onde a empresa se insere. Naturalmente, esta visão não é casuística. Ela é originária do enfoque sistêmico descrito anteriormente. POSICIONAMENTO DA ÁREA DE ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS NA ESTRUTURA DA EMPRESA Compete à própria área de OSM em sua função de estruturação organizacional, indicar racionalmente qual a melhor posição, de acordo com os recursos disponíveis, as formas de atuação e o ambiente interno e externo.
Essas relações profissionais podem ser classificadas em três categorias: Linha: A área de OSM constituiria um departamento ou divisão ou diretoria como as demais, todos subordinados a um único diretor ou superintendente ou presidente. Vantagens: possui o mesmo poder de negociação que todos os demais; estabelece cronogramas de trabalho de acordo com os recursos disponíveis. Desvantagens: tendência a priorizar os "melhores" sistemas. Ex.: Assessoria: É a função de aconselhamento. Não possui autoridade oficial sobre a linha. Não pode decidir o que será efetuado e como. Só pode aconselhar na tomada de tais medidas e dentro de sua área de especialidade. E neste caso, será assessoria de qual área/departamento/diretoria? A área de OSM depende da alta administração da empresa, principalmente na alocação de recursos. Isto significa que o ideal é a subordinação à presidência, haja vista que a atividade de OSM abrange todas as áreas da Empresa. Vantagens: Não possui responsabilidade sobre as decisões tomadas; Não possui responsabilidade sobre a priorização dos trabalhos desenvolvidos. Desvantagens: aumento, nas áreas, da resistência às mudanças; difícil alocação dos custos pois um trabalho raramente se refere ou afeta uma única área.
habilidade para reunir idéias de forma lógica. Este espaço de análise exige intensa capacidade de concentração e concisão; e habilidade para ter conhecimento das ferramentas e processos que a empresa usa. Deve, portanto, ser um generalista que trabalhará juntamente com especialistas, sabendo, dessa forma, integrar as informações. A habilidade humana consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Para os profissionais de OSM, esta habilidade é de grande importância, pois saber ouvir, observar e argumentar é necessário para a ação de influenciar terceiros, convencendo-os das vantagens de suas recomendações. Neste sentido deve estar apto também para treinar usuários, sabendo lidar com suas resistências. Além destas características a criatividade é de suma importância na solução de problemas, que é uma função do analista de OSM. A habilidade conceitual consiste na habilidade para compreender as complexidades da Empresa como um todo e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da estrutura organizacional da Empresa, promovendo ajustamentos necessários que são evidenciados através do levantamento e da análise de dados dos sistemas administrativos. CONDUÇÃO DOS TRABALHOS ORGANIZACIONAIS Se o emprego de uma metodologia imprópria pode comprometer os trabalhos de OSM, não menos prejuízos advirão da utilização inadequada de uma metodologia correta. A maneira de utilizar as técnicas organizacionais, ou seja, a forma de se conduzir um trabalho é tão importante quanto a definição da metodologia e de seu respectivo instrumental. Assim sendo, para garantir seu sucesso, o Analista de OSM deve certificar-se da forma correta de dirigir seus trabalhos, observando alguns pressupostos básicos quanto ao seu comportamento e relacionamento com os demais órgãos da Empresa. Em primeiro lugar o Analista deve aceitar e entender o fenômeno da sinergia. Os esforços do Analista e do Usuário serão mais eficazes se forem coordenados em função de um objetivo comum. O somatório das idéias de um e de outro fortalecerá qualquer projeto em desenvolvimento, além de criar um ambiente mais propício ao trabalho. Cabe, contudo, ao Analista de OSM saber captar as boas idéias advindas de seu Usuário e aceitá-las em sua forma integral ou não, abdicando de posições radicais em prol de um maior rendimento. Em segundo lugar, o Analista de OSM deve dedicar um cuidado especial a seu relacionamento com o Usuário, despertando o interesse deste pelo trabalho, uma vez que o Usuário é o elemento mais importante em um trabalho de OSM, e, na maioria das vezes, conhecerá o assunto abordado de maneira mais técnica e profunda que o Analista. Nesse acesso ao Usuário e a seus conhecimentos, em nenhuma hipótese o Analista pode permitir que se formem bloqueios, resistências e barreiras de origem pessoal e que interfiram em seu trabalho. Ele deve conseguir gerar empatia e simpatia em seu Usuário, de forma a facilitar os entendimentos e ser bem
recebido. Para atingir seus objetivos o Analista deve se preparar, introduzindo em sua bagagem técnica conhecimentos sobre Relações Humanas, Psicologia, bem como ter um gênio paciente e bem humorado, sem esquecer a perseverança e a garra profissionais necessárias para se levar um trabalho a bom termo. Em síntese, o Analista deve saber se posicionar no meio ambiente. Estas são as ferramentas mais adequadas para o tratamento com seres humanos e que irão auxiliar o Analista a manter uma postura congruente perante os Usuários do seu trabalho. O outro item que deverá merecer a atenção do Analista de OSM é a hierarquia existente em sua Empresa. O trabalho organizacional deve percorrer todos os níveis hierárquicos envolvidos, começando sempre nos escalões inferiores. Assim sendo, o Analista terá uma massa de informações cada vez mais sólida e consistente, à medida que acompanha a escala hierárquica, e economizará o tempo dos dirigentes. Além disso, com esta atitude o Analista irá sentir todos os problemas no próprio local de sua ação. Quanto à bagagem teórica do Analista de OSM, é importante que ele conheça os aspectos técnicos básicos da matéria a ser abordada, antes mesmo de contatar o Usuário. Assim, ambos poderão conversar na mesma linguagem e terão um entrosamento maior. DIFICULDADES NO TRABALHO DE OSM Na maioria das empresas é comum um Analista de OSM encontrar certas barreiras na execução de seu trabalho. Existe um desconhecimento generalizado do verdadeiro significado de OSM, bem como dos serviços e vantagens trazidos por esta atividade, o que logicamente acarreta maior dificuldade quanto à aceitação dos trabalhos de cunho organizacional. Devido a estas dissonâncias, é aconselhável que em uma empresa toda a equipe de OSM esteja direcionada a criar nos demais órgãos uma mentalidade favorável aos seus trabalhos, provando os benefícios para a empresa e para os empregados em geral. Pode-se apontar como maiores dificuldades no trabalho de OSM: O órgão de OSM é tido como elemento normatizador, "fazedor de leis". O ser humano, por sua própria natureza, é avesso a quaisquer normas ou regulamentos. Essa atitude é naturalmente desfavorável à receptividade de OSM numa Empresa. Contudo, é importante ressaltar que, se o órgão de OSM normatiza e até mesmo burocratiza os procedimentos funcionais, este trabalho será sempre feito dentro de parâmetros racionais, o que acarretará maiores vantagens e, principalmente, maior produtividade e eficiência do que um simples "laissez-faire". O órgão de OSM é visto como um órgão que comete ingerência nos departamentos alheios. Muitas chefias imediatas costumam considerar a atividade de OSM como uma intromissão em seus setores, um elemento perturbador de suas rotinas de trabalho. Nada é mais errado do que esta mentalidade. O objetivo de OSM é ajudar, é favorecer uma produtividade maior. Não representa nenhum descrédito ou "atestado de incompetência" para uma chefia recorrer ao departamento de OSM. Ele existe para apoiar todos os órgãos da sua Empresa.
